工程部档案员工作计划精选(九篇)

第1篇：工程部档案员工作计划范文

【关键词】人口和计划生育档案管理问题完善措施

人口和计划生育档案是在开展人口与计划生育工作的过程中形成的，具有保存和参考、利用价值的文字、图表等不同形式的工作记录，它为人口和计划生育政策的制定和执行提供了依据，有利于人口和计划生育工作的顺利开展，因此，应该重视人口和计划生育的档案管理工作，解决档案管理中存在的问题。

一、人口和计划生育档案管理存在的问题

（一）对档案管理工作的重视程度不够

对管理工作的态度决定了管理工作的质量，在实际工作中，很多领导干部和档案管理人员对档案管理的重视程度不够，没有认识到档案管理的重要性，认为档案管理工作只不过是形象工程，是为了应付上级检查的工具，并没有实际作用，不会对人口与计划生育工作带来实际的意义。由于对档案管理工作的不重视，档案管理人员在进行档案整理、收集过程中，态度不够认真，导致档案信息不完整或不准确。

（二）缺乏完善的档案管理制度

档案的建立和管理没有统一的要求，没有按照档案立案原则进行档案的规范管理，受到技术水平的制约，档案的管理还停留在手工操作的阶段，不但增加了管理人员的工作量，还容易导致档案信息的失真。由于缺乏档案管理制度，档案内容存在着弄虚作假的现象，比如对临时用工隐瞒不报、对下岗员工和留职人员没有进行生育节育的调查，档案漏档现象严重，假资料、假文件泛滥，严重影响了档案的真实性。

（三）档案管理人员的素质参差不齐

档案管理人员的素质对档案管理工作水平有直接的影响，目前很多档案管理人员的素质不达标，领导者认为档案管理工作是谁都能胜任的，因而没有技术要求，更没有学历要求，有的档案管理者是领导的裙带关系，大多数是由年纪大、身体差的女同志来做这项“轻松活”，她们大多数没有较高的学历，更没有管理经验，只能边摸索边学习，影响了档案管理水平的提高。

二、完善人口和计划生育档案管理的措施

（一）提高对档案管理工作的认识

随着社会经济的发展，人口因素的作用对社会、资源、环境的影响是巨大的，既可以促进社会、资源、环境的发展，又可以阻碍社会、资源、环境的发展，因此，做好人口与计划生育档案管理工作有利于为相关管理部门提供真实有效的人口信息，为管理部门做出有关人口语计划生育的决策提供重要的依据，满足社会对人口与计划生育档案利用的要求。领导阶层和档案管理者必须要认识到档案管理的重要性，才能制定档案管理的相关制度，管理人员在工作过程中也能认真对待工作，提高责任感。

（二）加强档案管理工作的制度建设

档案管理制度是档案管理工作的理论依据，加强档案管理工作的制度建设，能够让档案管理工作有据可查，有利于规范档案管理人员的行为。在档案归档前，要严格每个环节的检查，工作人员做好任务分配，采用责任制，严格把关每一个环节，并做好对档案信息的审核，一旦出现问题，直接找各个阶段的负责人，建立档案预立卷制度、移交接手制度等，严格制度的落实实施状况，保证档案信息的完整性、真实性和科学化，发挥档案对人口与计划生育工作的作用。

（三）提高档案管理人员的素质

提高档案管理人员的素质，要从两方面进行，首先，要严格档案管理人员的招聘制度，要有一定的学历和经验要求，多招收一些年轻的管理人员，有利于创新档案管理思想，容易接受新知识，也可以招聘一些具有优秀管理经验的人才，使档案管理队伍既具有丰富的理论知识，又具有丰富的管理经验。其次，做好在职管理人员的培训，鼓励档案管理人员加强学习，参加培训班，或者单位为其提供机会，交流学习等，为他们素质的提高创造条件。

总 结：

目前，人口和计划生育档案管理工作还存在着对档案管理工作的重视程度不够、缺乏完善的档案管理制度、档案管理人员的素质参差不齐等问题，要想提高档案管理质量，促进档案管理规范化，必须要提高对档案管理工作的认识、加强档案管理工作的制度建设、提高档案管理人员的素质、加快档案管理的信息化进程，使档案管理更好的为人口与计划生育工作服务。

参考文献

［1］胡晓华. 浅谈人口和计划生育档案管理中的问题及其对策［J］. 黑河学刊, 2010,(11)

第2篇：工程部档案员工作计划范文

关键词：计划生育档案管理；存在问题；措施

计划生育档案是人口计划生育过程中所形成的具有保存价值和利用价值的各种文字、图表、音像制品等不同形式的记录，是制定人口计划生育政策重要资料，是做好人口计划生育工作的基础。最近几年，我国计划生育系统各个单位认真贯彻和执行档案法规，计划生育档案管理工作有了一定的发展，但是计划生育档案管理工作还存在很多不足，发展不平衡，在个别部门这项工作得不到切实重视，计划生育档案管理工作处于混乱无人管理的状态，档案现代化管理水平不足，严重阻碍了计划生育档案功能的进一步发挥。

1 计划生育档案管理工作存在的问题分析

1.1 计划生育档案管理制度不健全

目前，在绝大多数乡镇、社区都制定了比较健全的计划生育管理制度，对各类各级工作人员的职责进行了明确划分。但是对于计划生育档案管理制度的建设、责任划分、考核却很少过问。现阶段，计划生育档案管理制度不健全，档案资料收集、整理效率低下，管理不集中，信息资源缺乏整体性。制度建设不完善，有价值的档案材料得不到充分的重视，资料收集效率低下，信息管理和档案管理严重脱节，档案工作逐渐失去了其自身的完整性，很多的档案信息资源缺乏有效的整合。

1.2 计划生育档案管理手段落后

现阶段，计划生育档案管理过程中手段和方法都比较落后，这和相关领导部门的不重视有很大的关系。在很多基层地区计划生育档案管理依然采用人工方式进行处理，计算机技术、网络技术和数据库技术在计划生育档案管理中应用较少。传统的人工管理方式，不仅工作效率低下，而且还很容易出现错误，对计划生育档案内容的真实性和科学性产生了深远的影响。此外，计划生育档案管理法规政策落实不到位。尽管最近几年，国家制定出台了多种法规和政策，但是这些法规和政策在具体实施过程中还存在不少问题，法规执行能力不足。

1.3 计划生育档案管理人员工作素质参差不齐

人才专业素质是影响计划生育档案管理质量和效率的又一个重要因素。目前，从事计划生育档案管理工作的专业工作人员在专业素质、专业理论水平和文化程度方面还存在很大的差异性，人员配置随意性大，人员流动性大，高素质专业人才普遍缺乏。工作队伍专业知识掌握程度不足，并且计划生育档案管理缺少专职人员，大多数是由从事行政、工会等部门的工作人员兼职的。现阶段，计划生育档案管理人员少，专业技术跟不上时展进程，缺少正规培训的机会，存在专业知识老化，知识面狭窄，知识结构不合理的现象。此外，计划生育档案管理工作由于缺少重视，薪资待遇较低，难以全面调动起计划生育档案管理人员的工作积极性，工作效率低，经常出现重大错误，不利于我国计划生育工作的顺利开展。

2 计划生育档案科学管理措施分析

2.1 强化制度建设

在原有档案管理工作的基础上，我们进一步完善了档案管理工作的各项规章。按照《档案法》规定，在档案局的具体指导下，结合地区实际情况，建立健全档案管理制度，即：档案保管制度、档案查、调阅利用制度、档案收集制度、档案整理制度、档案工作安全管理制度、档案统计制度、档案保密制度、档案员岗位职责。将这八项制度切实落实到实际，促进其在档案管理中发挥更好的作用。同时，还要加强基础设施建设。要保证档案室条件完备，基本符合档案室防盗、防光、防高温、防火、防潮等要求，保证档案的安全存放。档案人员办公室还配备办公桌椅、电脑、复印机，为档案工作的顺利开展提供可靠的物质保障。

2.2 强化自身建设

强化计划生育档案工作安全第一的意识，建立必要的投入保障机制，改善库房保管条件，严格遵守规章制度，落实档案安全管理责任，抓好汛期、黄梅天、极端高温天的档案库房巡查，确保档案安全万无一失。不断提高计划生育档案安全保管的制度化、规范化水平。确保档案信息安全和实体安全。做好创建测评自查验收工作，按要求填报《先进（合格）综合档案室申报表》。通过共同努力，寻找工作中的短板，真抓实干，确保计划生育档案管理更加规范和科学。

2.3 计划生育档案科学管理队伍建设

首先，积极引起专业人才。针对计划生育档案科学管理待遇不高的问题，应该从政治和经济角度将其解决，提高领导对计划生育档案科学管理重要认识，极大对档案管理部门的投入，吸引高素质人才到计划生育档案科学管理部门开展工作。人才引进之后，要大胆启用专业人才，发挥专业人才的带头作用，通过直接和间接的指导，进一步提升整个工作队伍的专业能力；其次，开展业务培训。坚持每年举办1-2期计生档案管理员培训班，培训内容涉及政策法规、宣传教育、科技服务、流动人口服务管理、规划统计、药具管理、计生协会、档案法规、档案管理方法等各项业务工作，不断计划生育档案管理工作队伍的专业素质；最后，引入竞争机制，计划生育档案管理部门应该将工作能力、业务水平同员工的晋升联系到一起，充分调动起计划生育档案管理人员的工作积极性，激发计划生育档案管理人员主动学习，提高档案管理质量和效率。

参考文献：

[1]浅谈计划生育宣传技术服务站档案管理的信息化[J].吕小囡.世界最新医学信息文摘. 2015（52）

[2]浅谈如何提高人口和计划生育档案管理水平[J]. 秦雯莉.东方企业文化. 2015（11）

第3篇：工程部档案员工作计划范文

关键词:奥运工程档案 前端管理

工程档案的前端管理是指在档案形成之前，从源头开始对可能成为档案的文件资料进行质量控制，避免有价值的档案或相关背景信息的流失。奥运工程档案真实记录了奥运工程建设的全过程，是确保赛时、赛后使用的重要凭证，是奥运文化遗产的重要组成部分。新奥集团在奥运工程建设过程中，对工程档案采取的有效措施，切实实现了工程档案的前端管理，把工程档案幕后工作转移到前台管理工作中，使档案管理与工程管理工作同步进行，协同作战。

一、健全档案网络，完善制度建设，确保档案管理的前端控制

1、组织机构、明确责任、落实到人

强大的组织体系、健全的规章制度是档案管理工作开展的有利保障和依据。针对奥运工程规模庞大、复杂的档案管理情况，我们首先与北京市档案局、北京市“2008”工程建设指挥部办公室档案主管部门、市城建档案馆建立起行政管理和专业指导联系，保证档案的合法与专业。其次在集团内部建立以法人代表为主要领导，部室经理、部室档案员负责的档案管理网络，落实了各总包、监理单位以项目经理、总监为负责人，总工、技术负责人、现场档案管理员管理的档案管理网络，实行层层管理，落实责任。领导负责制的档案管理网络，为档案工作的顺利开展提供了坚实有力的组织保障。

2、完善奥运工程档案新制度

为保证奥运工程档案高质量、高标准，必须实现与施工进度同步进行的要求，我们向各参建单位转发了《奥运工程档案管理指南》、《奥运工程档案管理实施细则》及《奥运工程档案检查标准》等管理办法，使参建单位档案管理人员明确奥运工程档案的特殊要求，做到了有据可依、有据可循。同时编制了《新奥公司奥运工程档案归档范围和保管期限》、《新奥公司声像档案管理办法》等新制度，并监督、帮助奥运中心区新奥集团各参建单位建立、健全各自的奥运工程档案管理制度，并要求把这些制度悬挂于墙上，时刻提醒现场施工人员、档案管理人员保证照章办事，为高质量完成奥运档案管理工作提供制度保障。

二、实行动态监管，强化档案管理与施工管理同步

1、档案工作计划与工程施工计划紧密结合

档案工作计划是实现奥运中心区工程档案整理进度与施工进度同步实施的前提。在实际工作中，要求参建各总包单位根据工程施工进度表，制定各自档案收集、整理计划;集团档案部门与工程部、安全质量部紧密配合，根据中心区总体施工进度、竣工工作安排制订《竣工工程档案工作时间安排》，这样把档案管理工作与工程管理工作紧紧地结合在一起，把工程后期档案工作提前到工程管理前台来做，为档案及时收集、整理，为保证档案的齐全、准确，为工程竣工发挥了保障作用。

2、工程分部分项划分措施，从源头解决档案收集问题

奥运中心区工程规模大、工期紧、任务重，交叉施工现象非常严重，因此给工程档案的收集工作带来困难。但我们发现，工程项目分部分项划分标准是档案收集的基础。如果不清楚工程项目分部分项的划分，档案收集就会出现杂乱无序的情况，与施工同步进行便无从谈起，因此，要求各总包单位提供工程的分部分项划分标准，根据分部分项划分标准，确定档案的形成时间和收集内容，从源头上解决档案收集内容、依据规程、完成时间等问题，使档案技术人员很快进入收集状态，有效解决了档案收集入手难的问题。

3、动态监管保证档案同步收集

(1)有效的监督检查是保障同步收集的有力手段

按照施工计划坚持每周到施工现场一线检查档案的收集整理情况，如施工单位何时进场，何时土方开挖，何时物资进场，何时进行相关试验，哪项工程进行隐蔽，哪天进行分项验收，哪天进行分部工程验收等。针对施工进度，集团档案部门要求施工单位提供相应的设计交底、施工物资进场检验记录、主要材料的试验记录、有关测量、钎探记录、隐蔽工作检查记录、工程验收记录等档案文件，真正达到同步管理的目的。

(2)有效监督设计变更通知单整改

工程前期，大量的设计变更通知单不符合《建筑工程资料整理规程》(以下简称《规程》)要求，设计单位按照各自单位贯标要求打印的设计变更通知单，只有设计单位自己内部各管理层的签字，即在这张设计变更通知单上没有建设单位和施工单位的签字确认，这样的设计变更通知单在现场将被视为无效文件，给工程责任各方和结算都将会带来很大麻烦，档案部门积极与设计院进行协调，提出按《规程》整改的建议，并在工程实施过程中有效监督其整改。从档案工作中提出文件形成的不足，实现档案的前端控制，保证了工程质量与责任。

档案工作计划的制定，分部分项的划分，动态的监督检查，把施工单位档案工作量化，增加了可操作性，使档案管理工作更具针对性，从真正意义上达到同步整理的目的，实现工程档案的前端控制。

三、建立风险管理机制

1、成立档案检查小组，实行全过程把关

在集团网络制度下，成立档案检查小组，由公司副总经理担任组长，由主管档案的经理办公室及与工程前期规划设计相关的规划设计部、与工程施工管理关系密切的工程管理部、与工程竣工相关的安全质量部等部室成员组成，有效实行从规划到竣工的全过程把关。

2、成立档案验收小组，保证高质量竣工档案的移交

为保证工程竣工档案接收移交工作的顺利进行，集团成立档案验收小组，编制了《新奥公司建设工程档案验收申请表》，在这张表里创新加入监理、业主代表、安全质量部等主要负责工程验收部门的意见，使档案业务保持和主要业务人员、业务部室的紧密联系。在档案竣工领导小组的共同审核过程中，把与工程实际竣工情况有出入、档案资料缺少的情况一一记录在案，填写《新奥集团有限公司奥运工程档案验收情况书面告知单》，让总包单位按检查要求进一步整改，合格后填写《档案移交书》、《移交目录》等，办理移交手续，使档案验收、移交工作做到程序化，进一步保证了竣工档案的准确性与完整性，体现了奥运工程档案的历史价值。

3、建立档案防汛应急预案机制，保证施工现场档案安全

档案防汛预案管理开创了档案安全管理先河。奥运工程档案首先形成、保存于施工现场，由于条件的限制，每年汛期的到来都会对档案实体安全产生严重威胁，为保证现场施工技术文件的完好与安全，集团坚持对施工单位现场档案室进行档案安全渡汛检查。一方面制订《档案防汛工作应急预案》，从制度上保证公司档案和施工现场档案安全渡汛。另一方面根据北京市气象局提供的气象预报资料，提前对现场档案保管情况进行监督检查，检查档案设施、设备、装具，检查各单位档案防汛预案等。2007年夏季，施工现场雨水倒灌的现象时有发生，然而由于我们提前采取了架高档案柜，柜上加盖防雨布等措施，没有出现一例档案损毁的现象。此举提高了档案人员安全风险意识，实现了档案安全工作的前端管理。

四、加强档案培训，提高档案管理人员业务水平

1、强化档案意识

强化档案意识对档案工作有巨大的推动作用。只有头脑中有很强的档案意识，才能在工作中注意收集、整理文件材料，填制施工资料时注意符合归档要求、方便存档立卷、便于今后的利用。也就是说，档案意识越强，越有利于档案材料的有效收集，从而越能使形成的档案材料具备及时、准确、完整的特点，最大限度地满足利用者的需求。为此，我们利用工程档案例会，第一时间把各级档案管理办法、制度及时进行宣贯，强化各级管理人员的档案意识。

2、加强档案业务人员专业培训

第4篇：工程部档案员工作计划范文

一个国家制定出人口和计划生育政策所依据的标准就是人口计生档案，是提高人口和计划生育的基础性工作一直，所以，想要不断提高人口计生档案管理水平，必须给予档案管理高度的重视，对其重要性做到充分了解。人口计生档案的工作范围不仅仅只针对于为育龄女性提供良好优质的服务，而且也表现在对流动人口的服务，政府部门可以通过人口计生档案中的信息，及时掌握流动人口的行动方向，对流动人口的婚育情况做到充分的了解，并能够及时满足其各种生育需求。人口计生档案还可以反映出人民大众的需求，并针对需求、疑问、建议等做好服务，有效的改善计划生育工作的手段方法，尽最大努力为人民大众提供更为优异的服务，提高群众的满意指数。而且，人口计生档案可以有效地改善群众的生育问题，控制人口数量的增长，为人口计划生育工作提供政务公开以及民主管理等服务，维持了人民群众的知情权，杜绝一切不公平、不公平的情况发生，使我们国家全面建设小康社会，带领人民群众走上致富的道路。

二、档案管理过程中普遍存在的问题

随着我国人口数量的不断提高，在人口和计划生育工作持续进行的过程中，在人口计生档案管理工作中也普遍存在若干问题，政府部门相关人员必须高度关注相关问题，找到合理解决这些问题的途径和方法。自从颁布计划生育政策转眼已经过去三十多年的时光，现在很多政府部门工作人员针对计生政策问题在认识上已经存在偏差，整体的管理思想比较松懈，工作态度不认真，很多单位当中的资料真假值得怀疑和考究，假文件和假信息频繁出现，对档案自身的真实性造成了很大程度上的影响。相关检查和监督部门工作人员对资料监督不到位，走马观花的工作方式随处可见，工作人员素质较低，人员不合理分配任务，工作内部人员调动比较频繁，对计划生育档案管理都造成了很大程度上的影响，严重地制约了档案管理的不断发展。在计生档案管理人员当中，很大一部分工作人员年龄趋于老龄化。同时，计生档案管理不规范，立卷不合理，储藏室当中资料杂乱无章，大量案卷胡乱堆放，硬件基础设施比较落后。这些都会对计生档案管理带来很大不便，若想把计生档案管理水平提升到一个崭新的高度，一定要针对这些问题给予解决，完善硬件设施，从根本上解决面临的问题。

三、提高计生档案人员的综合素质

在计划生育档案管理工作中，工作人员的素质高低直接影响到档案管理水平的优劣，想要让人口和计划生育档案工作快速的发展，必须首先提高计生档案管理工作人员的综合素质，之后在此基础上提高档案的管理水平。很多传统的档案管理模式已经不能适应当前的发展趋势，我们现在处于信息化时代，应该把信息化引入到计生档案管理当中，招揽具有专业计算机技能的高素质复合型人才，要求这些工作人员不但具有管理计生档案的能力，而且应该熟练掌握计算机应用技术，具备扎实的信息处理能力。所以，相关档案管理部门应该不断加强档案管理人员的素质培养工作，在聘请具有专业技能的人才外，还应该对在职人员进行再教育，使其掌握相关技能，开设专门的培训机构，将培训的重心放在理论和实际工作相结合的内容上，在此基础上不断鼓励工作人员进行再学习，不断提高自身的学术水平和职业技能，通过各种途径提高档案管理人员综合素质，让其可以站在一个新的高度分析自身的重要性和态度理念。同时，政府各部门应该派遣和调配专业人员融入档案人员集体，不断优化人才力量，使其能够相互配合、相互督促，让计生档案可以发挥出最大作用。在档案管理人员不断提高自身技能和知识的时候，相关的领导人员也应该理清自己的观念思想，与时俱进。在不断提高人口计生档案领导人员的基础上，周期性进行档案管理的宣传教育，做到政策和实际相结合，从整体角度完善档案管理的工作氛围。

四、实现档案管理的规范化和标准化

第5篇：工程部档案员工作计划范文

关键词：城市规划档案；数字化；管理

城市规划档案的数量相对比较大，同时在管理的过程中也存在着很多的难题，检索需求也相对比较大，在现代城市规划档案管理的过程中，一定要积极的去利用数字化档案管理技术的合理应用，采用数字化档案管理在技术上的优势，从而更好的提升管理的质量，满足更高层次的要求。

1 数字化档案管理技术应用分析

数字花档案管理通常就是将纸质的文件用扫描或者是录入的方式直接将相关的内容存储到计算机数据库系统当中。数字化档案管理技术在应用的过程中，档案信息检索和备份十分的便捷，同时，它也减少了对空间的占用，提高了空间的利用效率。对我国城市建设过程中城市规划档案管理的要求一定要有所了解，在当今的城市规划当中，应该积极的引进数字化的档案管理技术，同时还要采取有效的措施加强对人才的培养，这样才能更好的满足现代的城市规划档案管理的基本要求。同时还要在工作中建设一个数字信息化水平相对比较高的管理中心，针对数字化档案管理工作的具体要求对系统中的硬件和软件设施进行适当的调整，这样才能更好的确保管理目标的实现。

2 城市规划档案数字化管理的分析

2.1 注重硬件设施的选型与配置，满足城市规划档案数字化管理需求

城市规划档案在应用的过程中，其数量非常大，同时检索的要求也比较严格，所以就必须要有先进稳定的硬件设施作为支撑，计算机硬件方面要不断的提高配置，这样才能更好的保证计算机处理数据的速度和能力，满足城市规划档案的要求，所以在数字化建设额过程中，一定要充分的考虑到档案数据处理的具体要求，同时还要选择恰当的硬件设施。防止硬件设施自身能力不足而产生的负面影响。在重视硬件设施选择的同时，还应该加强备份工作的数字化建设，只有这样，才能更好的提升档案内容的可靠性和安全性。

2.2 科学选择数字化档案管理软件系统

为了更好的实现城市规划档案管理的基本要求，城市规划档案数字化当中一定要科学的选择管理软件，充分的考虑到城市规划档案管理工作的实际情况，在图纸数据的检索和应用方面，数字化管理当中一定要对软件进行严格的测评，同时还要以此为基础做好后续的工作，只有这样，才能保证科学目标的确立和实现。在选择和测试软件的时候，一定要选择合适的方法，此外还要保证软件自身的安全性和稳定性，只有这样才能更好的保证系统的积极作用得以充分的体现。

2.3 建立城市规划档案数字化管理体系，保障管理目标的实现

为了更好的保证城市规划档案管理的质量和水平，在城市规划档案数字化管理中，一定要创建一个完备的工作机制。对于数字化档案管理工作的需求和数传统工作的差异，去建立和完善一个比较科学的档案管理体制，在工作中还应该以数字化档案工作的基本要求为前提，保证城市规划档案工作的顺利进行。此外，还要建立一个细致的管理体制，按照工作的实际需要去设置工作岗位，明确不同岗位人员应该承担的职责，只有这样，才能更好的保证城市规划档案数字化管理工作的正常进行。

2.4 引入绩效考核机制，保障城市规划档案数字化管理质量

在现代城市规划档案数字化管理需求的层面上来说，城市规划管理部门应该在工作中积极的引入绩效考核机制，这种机制的应用可以对城市规划档案管理部门的工作质量和工作水平进行考察和评价，再以考核的结果为基础，减少工作中出现其他问题的可能性，此外还要将绩效考核制度当做是重要的核心，对数字化档案管理额人员的工作水平和工作效果进行客观的科学的评价。在这一过程中还要以岗位职责的要求当做一个基本的标准和原则，对你岗位人员的工作水平进行全面的考评。对工作中的问题应该及时的发现和改进，测评机制的应用使得档案管理工作人员的工作积极性更高，工作的质量也有了非常显著的提升。

2.5 强化数字化档案管理软硬件系统的维护，保障档案管理工作质量

针对城市规划档案数字化管理需求、针对档案管理工作中信息系统安全需求，城市规划档案数字化管理工作中应加强软硬件系统的维护管理。针对现代互联网环境下病毒、木马等危险因素，城市规划档案管理部门应加强软硬件系统的维护管理。通过软硬件防火墙、杀毒软件的安装，提高城市规划档案信息安全。同时，加强对档案录入、管理人员计算机安全信息知识的培训。由计算机操作人员为基本单位，定期升级防病毒软件数据库，减少危险网站登录对系统安全的影响。通过软硬件系统的维护、管理，提高城市规划档案数字化系统安全水平，保障城市规划档案数字信息安全。

3 注重人才培养与引进，促进城市规划档案管理水平的提高

我国传统城市规划档案管理中，多采用纸质文件档案进行存储管理。现代数字化档案管理技术对档案管理人员提出了新的要求。因此，现代城市规划档案管理部门应加强人才的培养与引进。针对数字化档案管理技术需求，对档案管理人员开展培训工作。从计算机硬件应用环境保护、计算机软件应用技巧的培训入手，强化数字化档案管理人员基础操作能力。在此基础上，强化档案管理人员的计算机安全知识，以此为基础提高城市规划档案信息安全。针对数字化档案管理工作需求，城市规划档案管理部门还需要加快相关人才的引进，以软硬件维护人才引进为基础、以档案管理岗位人才引进为重点，促进现代化数字档案管理工作的开展。在我国现代化城镇建设中，城市规划档案管理工作重要性日益凸显。为了满足现代城市建设中规划档案管理工作需求，城市规划部门应加快数字化档案管理技术的运用。以数字化档案管理技术优势，满足城市规划档案管理工作需求。同时，针对数字化档案管理工作对管理体系、人员素质等因素影响，加快管理体系的建立与完善。同时，针对数字化档案管理对软硬件系统的需求，引进高新技术人才。针对城市规划档案管理工作内容，科学设计软硬件系统，以此为基础，保障城市规划档案数字化管理工作质量，促进我国城镇化建设工作的开展。

结束语

当前，我国的城市化发展水平有了非常显著的提升，在城市规划和建设的过程中也出现了越来越多的档案，以往的纸质档案不仅查找困难，同时在很多的方面也需要改进，在这样的情况下，我们必须要采取有效的措施来提高城市规划档案数字化管理的质量和水平，从而也为我国的城建工作提供良好的条件。

参考文献

第6篇：工程部档案员工作计划范文

关键词：人口；计划生育；档案；科学管理

中图分类号：C923

我国是世界第一人口大国，拥有世界总数四分之一的人口数量，并且人口数量依然持续增长，管理好人口和计划生育档案是计划生育工作中重要的一环。随着人口计划生育工作的制度化、法制化、规范化，人口和计划生育档案管理也面临着工作方式的转化，由传统的管理方法向“高、新、严、准”的科学方式转变。探索科学管理新思维，创新管理方式，进一步提高档案科学管理水平，对更好的服务政府决策以及提高社会管理工作水平有突出的作用。高效利用档案，提高人口和计划生育部门的效率和服务，在工作中发挥人的主动性是当前工作中的关键[1]。

一、当前存在问题

当前由于种种原因，例如对档案管理认识不足、档案管理不规范、管理人员管理意识缺乏、农村人口流动性大等等，这些客观因素和主观因素都影响了人口和计生档案的管理工作的效率，严重制约了政府工作的开展，间接影响了和谐社会的建设进程。

1.1当前档案管理中存在的问题

随着人口的增多和人口流动量的增大，给人口与计生档案管理工作带来了困难，而且在管理工作方面，管理者对档案工作的认识不足。在这方面主要存在两个问题：一方面是没有认识到人口与计生档案管理的必要性和重要性，对工作的重要性存在认识偏差，在工作中不能全神贯注、尽职尽责的对待本职工作，忽视了档案管理的重要意义，导致计生档案的管理工作经常出现各种问题；另一方面的问题是出现在民众，老百姓对计生工作往往存在偏见，他们认为计生档案不能给他们提供有效的实质性帮助，因此在档案管理工作中经常出现抵情绪，不配合相关人员的工作，给档案管理工作带来一定的困难和妨碍。

1.2 人员流动性

人员流动性大是人口与计生档案工作的管理工作困难的另一个原因。改革开放以来，随着社会经济的高速发展，对农村剩余劳动力的需要急剧增大，各地用人单位用工模式逐步完善，刺激了劳工人员的流动，剩余劳动力从欠发达地区流向大城市，同时人才的交流更加频繁，人口的分散性给人口与计生档案的统计和管理的工作开展带来了极大的不便[2]。此外在人口和计生档案管理人由于工作调动、职位升迁等原因，使管理工作不流畅，存在着交接不清晰、档案的缺失、资料分管不清楚等问题。这些问题的存在造成了人口和计生档案管理中经常出现纰漏，增加了管理工作的难度。

1.3管理工作不规范、制度不健全

此外，人口与计生档案管理工作不规范、制度不健全也制约着管理工作的开展。由于工作性质繁琐、信息量大、管理方式不合理等原因，当前我国的人口与计生档案管理工作，一直都处于一个无序、不规范、放任自流的状态。基层工作人员在档案业务素质、档案意识等方面达不到国家标准要求，管理者大都缺乏过硬的业务能力，对保管技术的专业知识也了解过少，很多从业者都是跨专业从事工作，因此容易造成管理的混乱。再者各级人员分工不明确、职责不清晰，部分领导对档案管理工作不重视，导致管理工作效率低下，出现各部门推诿责任，出现工作的“真空区”。

1.4管理设备的陈旧

多数基层部门硬件设备上存在不容忽视的隐患，如保管条件简陋，没有升级保管设备，对档案库缺乏保护性措施。国家规定：国家、省、市级人口计生档案都应配备齐全的管理设备，并严格执行档案管理和规章制度，目前县级档案室仍然存在着设备陈旧、档案室空间狭小、档案堆积、办公用品不合格等问题，造成档案的污损、遗失等严重后果。

人口和计划生育档案管理的规范化、标准化和科学管理现代化

2.1 转变观念

档案工作人员要重视档案管理工作的重要性，彻底改变以往的工作观念，要从保管人员转为管理者，主动学习系统的档案专业知识、现代管理知识，提高工作效率。利用先进的管理设备和手段，增强信息分析能力和捕捉能力，从繁琐复杂的资料中提取有价值的信息，简化信息量。并把提炼信息总结归纳，传递到知识生产和知识创新中，服务于政府决策，由保管人员转变为知识提供者和决策咨询者。相关领导也要重视档案管理工作，给档案管理提供更多的工作支持，监督整治工作中出现的纰漏，杜绝人为错误的发生。

2.2 更新档案管理流程

档案管理工作是复杂繁琐的工程，耗费大量的人力物力，为了避免在人口计生档案的管理过程中出现过多的资源浪费，就需要规范计生档案管理工作，制定明确的工作流程和方案[3]，让计生档案管理工作保持有序、健康的发展。简化更新原有的工作流程，对管理流程进行重组，在工作流程设计环节中融入隐形知识，并使隐形知识显性化，在这过程中，人口和计划生育档案管理的参与者应该定义流程中与档案相关的基本概念，对档案的保存、流转、鉴定提出具体要求，确保流程的科学性和高效性。

2.3重视流动人员管理

流动人员管理是档案管理工作中重要的一环，因此要重视流动人员管理，加强分散人员的统计归档工作。当前，随着经济发展，流动人员已经成为一股不可忽视的群体，因此必须重视流动人口的有效管理。一方面，档案管理从业人员要对自己负责地区的流动人员进行详细的统计工作，这样才能更好地进行流动人员的管理，另一方面，针对流动人员，成立专门的下属职能部门，统筹负责人口的管理，对流动人口的数量、发展趋势以及面临的问题进行研究，设立相关的资料库，为以后工作和决策提供咨询。管理人员要走入基层，定时走访调查，掌握及时有效的信息，透彻地分析问题的原因，以确保搜集信息准确及时。

2.4 加强计生档案管理工作网络系统化建设

网络技术的发展给生活工作带来了极大的便利，加强计生档案管理工作网络系统化建设可以节省了更多的人力和财力资源。计生档案工作是计划生育工作的重要组成部分，要充分认识做好档案工作的重要性，把计生档案工作作为一项重要工作内容，需要实现计生档案工作管理系统网络化[4]。实现网络系统化，能够有效地保证工作的正常运转，不但减少工作人员的劳动量，提高工作效率，而且能更好地起到资料的交流和共享作用。这个网络既是计划生育工作的基本体系，同时也是计划生育档案收集、管理的系统体系，通过这个网络平台，可以实现更好的信息搜集和资源共享，同时也能更好的对计生档案工作进行分配和部署，把计生档案管理网络系统作为日常建档工作的重要依据，能够促使计生档案管理工作更加有效。

三、总结

总之，人口和计划生育档案工作在计划生育工作中有重要的作用，是计划生育工作和人员管理工作开展的重要基础，关系到民生建设和和谐社会的建设，为国家的决策起到引导和咨询作用。因此，相关的领导和工作人员应该重视档案管理工作，彻底转变观念，提高工作人员的素质，努力提高工作水平和工作效率，精简工作流程，利用新设备和新技术，提高科学管理水平。同时，国家和各级政府也应给予必要的投入，解决所需经费，为科学管理档案工作创造良好的条件。参考文献：

[1] 柳临.论提升人口计生档案管理水平与发挥档案作用.社科论坛，2012年3月.

[2] 潘真、何晓君、杨素红.浅谈如何加强流动人口计划生育档案管理.工作探讨，2013年3月.

第7篇：工程部档案员工作计划范文

一、加强计生档案管理的重要意义

（一）是人口与计划生育事业发展历程的重要凭证

计划生育档案记录了我国人口和计划生育事业发展的过程。80年代初期的计划生育工作，法制不太健全，宣传力度不够，广大人民群众生育观念陈旧落后，不具有少生优生的大人口观念和生育意识，法律意识十分淡薄，致使出现了诸多的过激言论和欠文明的宣传标语，工作手段和工作方法简单粗暴，计划生育声像档案就是我国当初落后的计划生育工作的重要凭证，真实记录了当年的计划生育对广大百姓带来的种种伤害。近年来，随着我国经济社会的高速发展，随着我国法制化进程的不断加快，我国的计划生育事业也逐步走向法制轨道，从当初单纯的为降低人口出生率就计划生育而抓计划生育，转变发展到现在的与经济社会发展紧密结合，采取综合措施统筹解决人口问题，大人口观念逐步形成。从社会制约行政干预逐步转变为建立计划生育利益导向和社会制约相结合，与宣传教育、综合服务、科学管理相统一的机制。

（二）见证了计划生育科学技术的继承和发展。

《农村基层计划生育技术服务机构建设标准》为计划生育技术服务机构标准化、规范化建设提供了强有力的法律支撑。加强县乡计划生育技术服务机构标准化建设，是建立科学规范的服务流程和质量标准，减少节育手术并发症发生率，提高技术服务质量，维护群众身心健康和生命安全的必然要求，体现了新时期人口和计划生育服务理念的转变。加快计划生育技术服务机构的标准化建设，按照国家明确规定的医用建筑设计，严格执行建设标准，针对计生服务机构薄弱环节，加强手术室、检查室、消毒室等核心科室建设，强化质量控制意识和责任意识，计划生育技术服务机构基建图纸档案，有力说明了计划生育技术服务阵地基础设施硬件建设的跨时代变迁。

（三）为国家选用人才考核晋升提供了可靠的依据

随着我国干部任用制度的法制化、规范化，各级党委、政府在干部选拔与任用中都严格把好计划生育关，把严格执行计划生浅析计划生育档案管理

二、计生档案管理工作的管理及对策

由上述可知，加强计划生育档案管理工作无论是对于我国人口与计划生育事业的发展，还是对计划生育科学技术的发展都有着十分重要的意义。然而，就我国当下的计划生育档案管理工作中，还存在着许多的问题，并且这些问题的存在严重的影响了我国计划生育相关工作的顺利进行。因此，必须要加强对计划生育档案管理工作的对策研究。笔者在此对如何加强计划生育档案管理工作的管理以及对策两个方面进行了研究，希望能够为计划生育档案管理工作水平的提高而提供一些帮助。

（一）档案工作者首先要实现新的角色定位

在档案的手工管理时代，档案工作者主要充当着档案保管员的角色，负责对档案的保护、整理与提供访问文件的作用。但在，在当前的档案信息化条件下，档案工作者必须尽快进行新的角色定位，努力提高自身素养，以适应新的工作环境。只有这样，才能向社会提供高素质的档案信息与知识服务的文件。

（二）加强宣传力度，提高档案意识

人口计划生育档案能够有效地促进计划生育工作的进行，计生档案管理也是党和国家事业发展一个不可缺少的环节。计生干部特别是乡镇地区领导干部缺乏这样的认识。因此，要采取多种形式，通过开展广泛持久的档案管理法规的宣传教育，让《档案法》等法律法规不断普及，全面提高各级计生干部特别是乡镇领导干部的思想认识和档案法治意识，增强对计生档案管理工作重要性的认识，不断完善档案工作者的业务水平，依法把计生档案管理工作列入社会主义新农村建设发展规划，列入党委政府的重要议事日程。

（三）建立档案网络化管理体系，实施计生档案的分级管理

计生档案工作是计划生育工作的一个重要组成部分。要充分认识做好档案工作的重要性，把档案工作作为一项重要工作，具体落实责任，明确专人，加强管理，实现计生档案工作管理的系统网络化。系统网络化能够有效地保证工作的正常运转。要做到上下一心，共同努力。作为主导部门的人口和计划生育档案管理领导小组，这是工作的主心骨，人口计生局各科室具体承担着计划生育工作的各项任务，汇集着各方面的资料，是关键，乡镇和行政村基层各业务部门、科室建立专兼职结合的工作小组，责任到人，形成一根纵向线。

（四）强化培训，提高基层计生档案工作者业务素质

要想提高计划生育档案管理工作，除了以上两个方面的措施外，还有一个措施也是十分重要的，即提高计划生育档案管理工作人员的业务水平。管理人员是计划生育档案管理工作好坏的最终决定者。所以，在新形势下，必须要加强相关工作人员的培训，从而使得工作人员具有较强的业务水平。

第8篇：工程部档案员工作计划范文

【关键词】水利工程 建设监理 档案管理

1 做好监理档案管理的重要意义

建设工程监理资料是项目监理机构对工程项目实施监理过程中形成的信息，详细记录了工程建设从监理进场、工程开工前准备、开工建设到竣工验收等全过程，以文字、图表、声像等形式的历史记录真实全面地反映工程建设过程中质量、安全、技术和管理等情况，是建设工程信息管理的重要组成部分。工程监理资料是项目监理机构、监理人员履职情况的可追溯依据，是工程质量评定、项目结算、竣工验收、运行管理和维护的直接依据。工程监理资料的管理水映了工程项目监理机构的管理水平、人员素质和项目监理工作质量。

2 做好监理档案管理采取的措施

2.1 制定档案管理规章制度

项目监理部应明确档案管理责任制，分工明确，专职专责。监理机构的总监是监理档案管理的责任主体。为保证监理档案管理工作的顺利进行，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作，总监应对整个监理档案的管理目标要求提出指导性意见，在实施过程中随时督促、检查和指导监理档案的收集、整理、归档工作，确保档案管理责任制落到实处。

2.2 严格执行文件收发制度，借阅档案要按规定办理登记手续

严格按照《水利工程施工监理规范》（SL288-2014）要求制定“监理收（发）文月统计表”，内外部往来文件应清晰地记录在“监理收（发）文月统计表”中。工作过程中要严格履行文件签收手续，避免发生文件收发错漏的纠纷。利用计算机、照相机、摄像机等现代化设备，实现档案管理与利用现代化。建立有效的电子网络档案，将各类档案合理分类，及时录入，运用计算机技术对档案进行系统管理，做到档案分类清楚，存放有序，管理规范，实现档案管理数据化和网络化。

任何人借阅监理资料应履行借阅手续，重要资料须经总监或副总监批准才能借阅。并要求借阅人员做到阅后资料及时归还、放回原位。

2.3 配备专职资料员负责监理档案管理

监理人员进场时就应安排专职资料员负责本项目监理部的档案管理。日常工作包括文件收发、传阅、上报、下发、归档、回收处理无效文件等。总监或副总监负责监督检查资料员日常工作完成情况，及时发现存在问题，纠正资料员工作中的失误，促进高效率、高质量完成监理档案管理日常工作。

2.4 加强档案管理人员职业培训

监理资料员要定期参加专业理论学习，提高业务素质和工作能力。应具有认真严谨的工作态度，有良好的职业道德，严格遵守《档案法》、《保密法》及《科学技术档案管理暂行规定》等有关法律法规，严格执行对档案资料的收集、立档、管理、利用及安全保密等方面的规定，做到对监理档案管理工作负责。 如遇工作变动，须先交清原岗位应归档的文件材料。

3 监理档案管理归档

3.1 档案文件预审

监理资料员能够熟悉监理档案的类型和传阅途径，保证文件在各个参建单位及时上传下达。资料员在接收文件时，要仔细审阅文件（尤其是施工单位提交的资料）。对发现的表格使用不符合规范、资料份数、文件上报时效性、签章不规范等细节问题要及时汇报总监，并要求施工单位纠正。

3.2 水利工程建设监理档案文件分类

资料员要及时对监理工作过程中形成的文件M行核查登记，分类暂存于档案盒内，做到资料不丢失、不遗漏。

3.2.1 监理管理体系文件

（1）监理单位资质文件：企业法人营业执照，企业资质等级证书复印件。

（2）监理人员资格文件：项目监理部人员配置表、调整表，上岗人员岗位证书、总监理工程师任命书、总监代表授权书及监理员授权书、分工责任书等。

（3）项目部管理制度：组织机构表、监理工作目标、管理制度、工作职责、工作流程、员工培训记录。

3.2.2 依据性文件

（1）规范标准文件：技术标准基本配置清单。

（2）监理合同文件：中标通知书、监理委托合同及补充协议。

（3）其他文件：施工总承包合同、借贷合同、分包合同、中标通知书。

（4）施工图纸及说明文件：施工图纸及登记目录清单。

（5）图纸会审及设计交底文件：图纸会审及交底会议纪要。

（6）变更设计文件：变更设计，技术核定资料及登记目录清单。

（7）政府批准文件：规划许可证，施工许可证、施工图审批意见书、质安监督书。

（8）监理规划：监理规划、内部交底记录。

（9）监理实施细则：质量监理细则，细则清单，内部交底记录。

3.2.3 监理工作控制文件

（1）会议纪要：工程例会纪要、专题会议纪要、其他会议纪要、内部会议纪要、及会签来往函件。

（2）收文、发文汇总记录：文件清单、公司及业主、政府发文及文件、发文记录。

（3）工作总结：阶段性总作总结（年度、月度、专题等）。

（4）预控性文件：对工程建设行为安全、质量等方面提出的监理预控性意见。

（5）监理计划：单位工程中分部（子分部）、单元工程项目划分表、隐蔽工程质量验收计划与记录清单、监理旁站工作计划、监理平行检验工作计划、质量抽检记录计划、工程结构安全和功能项试验计划于记录清单。

（6）监理报审：开工、停工报审审核表、总分包单位报审表、施工组织设计（方案）报审表。

（7）监理报告：钻孔桩、承台、墩台（质量）安全评估报告、有关监理工作专题报告、质量、安全事故报告与处理。

（8）监理指令：监理通知、回复单、监理工作联系单、开工（暂停）令。

3.2.4 监理质量控制文件

（1）监理记录：各类监理旁站记录表、各类监理平行检验记录。

（2）监理（施工）验收：单元工程报验及质量验收记录，分部工程报验及质量验收记录，单位工程质量报验及质量验收记录、单位工程质量控制资料检查记录、单位工程安全和功能检验资料检查及主要工程抽查记录、隐蔽工程验收报验及其记录、施工测量报验及成果记录。

（3）监理见证：见证取样送检台账、见证取样和送检人员备案表。

（4）其他影像资料：开工前原貌、施工阶段、竣工新貌照片、工程建设过程的录音、录像文件。

3.2.5 监理安全检查监督记录文件

（1）联系单：监理工作联系单。

（2）指令及回复：监理工程师通知单、监理工程师通知回复单、工程暂停令，安全报审表。

（3）会议纪要：各类安全会议纪要及会签，包括监理定期检查例会纪要。

（4）书面报告：向主要部门，建设单位及上级单位的报告。

（5）安全检查、考核：安全监理巡视检查记录，施工现场安全质量标准化工地考核评分记录。

（6）承包方安全生产规章制度：备案登记表，后附安全生产责任制、安保体系认证证书等八项管理制度。

（7）安全防护文明施工措施费用使用计划和签证：措施费使用计划报审表、措施费使用支付申请表。

3.2.6 工期管理控制文件

工程开工报审表、工程复工报审表、施工进度计划报审表、施工进度计划人机料动态表、工程延期申请表。

3.2.7 投资管理控制文件

工程价款支付申请证书、工程变更费用报审表、费用索赔申请表、审批表、工程量现场签证单等。

4 监理档案管理存在问题及应对措施

4.1 资料员能力存在个性差异

由于监理部资料员素质良莠不齐，个别人员对行业规范不熟悉，专业知识不全面，缺少工作责任心，对资料如何进行分类、传阅、整编、归档、保管等环节不清楚，存在资料分类混乱、保管不当等现象，容易造成资料的缺失。

选用专职技术人员负责监理档案管理，要求能熟知行业规范。加强对监理资料员的业务培训，提高档案管理人员的管理意识和专业素质能力，促进档案管理的科学化、规范化。

4.2 n案资料与工程建设进度不同步

工程开工初期，迫于施工合同工期要求，开工前准备资料不能及时上报，报审资料存在上报不及时、不齐全现象。

相关监理人员要及时督促施工单位补充完善上报资料，做到监理资料闭合。

4.3 做好现场监理资料记录

驻地监理人员汇总的监理资料是第一手资料，它直接影响工程的计量、结算工作。监理人员由于白天盯工地现场，可能存在资料记录滞后现象。

要求监理日记、旁站记录等资料及时汇总、记录，记录内容要清晰、准确、符合规范和事实，为日后工程量计量、结算等提供真实可靠依据。

4.4 签证、评定资料存在滞后现象

施工生产过程中，施工单位不能及时上报签证、评定资料，往往是先施工后补资料。开盘鉴定单、开仓报审表、单元工程质量评定表等不及时找监理人员签字盖章，迟迟拖延。这样可能会出现为应付报验程序而凑资料的现象，造成原始数据、填写日期不真实、不准确。

监理人员应严格执行监理规范要求，未经监理人员验收签字，施工单位不得进行下一工序施工。要督促施工单位及时上报相关签证、报验资料，做到工程资料和施工进度同步开展。

第9篇：工程部档案员工作计划范文

关键词：高校；计划生育档案；档案管理；信息化

一、高校计划生育档案管理信息化建设的重要性

计划生育档案是国家档案的重要组成部分之一，它担负着记载我国计划生育事业发展历程的重任。计划生育档案管理是计划生育工作的基础，它复杂烦琐，受基础条件、观念制度、人力和经费等因素的制约和影响，存在着诸多问题和薄弱环节。为了更好地服务新形势下的高校管理工作，最大限度地发挥计划生育档案的作用，提升档案管理水平，推动和实施计划生育档案信息化管理是大势所趋。

（一）可以提高高校计划生育档案管理的质量与效率

高校档案工作不仅记录了该校发展的主要历程，而且体现出一个学校的服务水平。将信息技术运用于高校计划生育档案管理可以提高工作效率，并且顺应了高等院校发展的需求。计划生育档案管理信息化后能够清晰地掌握育龄人员的基本情况和动态变化。计划生育档案管理信息化后，相较于传统的计划生育档案管理工作效率明显提升。例如，手写纸质的计划生育档案在搬运、存放的过程中极易破损和遗失，一旦发生这样的情况，就会给计划生育管理工作带来极大的不便，而使用信息化技术则可以避免这一问题。

（二）可以推动高校计划生育档案管理标准化、规范化

计划生育档案管理信息化使计划生育档案工作更加标准、规范，它充分提高了计划生育档案的利用率。传统的计划生育档案保存方式存在局限性，很难做到全面清查，这样就不可避免地存在许多相似或无参考价值的文件。信息化管理后，首先可以高效剔除这些无用的文件，避免出现重复的情况［1］。还可以根据档案的价值、利用率及其重要性进行排序，以便确定加工整理次序。其次，可以尽可能地将一些存在某种联系的案卷组合在一起。这样不仅能清晰地体现档案的主题和特征，而且可以减少录入的条目，既节省了时间、人力和财力，又提高了效率。再次，统一档案分类号。对保存完好的、内容全面的档案在著录时可以直接分类标引，而那些内容不完整、缺失的则可用计算机程序将时间、人名、地址等直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样既可减少著录环节，又可提高著录速度［2］。最后，规范档案题名，提高检索查准率。在规范档案题名时，一定要简单、明了、准确，避免出现文不对题的情况，否则将直接影响计算机的检索查准率［3］。

二、高校计划生育档案管理实行信息化时存在的主要问题

（一）管理制度不完善

一是档案收集方面。由于制度不完善，计划生育档案在收集的过程中缺乏完整的记录。二是档案保管方面。计划生育档案管理工作中要经常变更档案信息，但因保管制度不完善，极易造成档案丢失、损坏。三是档案利用方面。由于制度不完善，部分档案无法实现应有的价值，极大地降低了档案利用率。计划生育档案管理制度不完善，严重影响工作人员的工作态度和积极性，工作人员缺乏对计划生育档案管理工作重要性的认识，工作责任不明确，工作不积极，不能及时、准确地整理高校计划生育相关数据资料，这些问题严重阻碍了计划生育档案管理信息化进程。

（二）人员素质参差不齐

当前，高校计划生育档案管理人员仍以兼职为主，大部分没有接受过系统而全面的培训，缺乏档案管理及档案开发建设的基本知识；同时，其对于计算机的实际操作能力欠缺，不能完全适应信息化档案管理工作的要求。随着信息技术的不断发展，计算机在档案管理工作中已成为不可替代的工具，但由于工作人员不具备相应的计算机操作能力，这样在统计数据的过程中难免出现错误，工作效率和质量就难以提高。档案专业知识不足、计算机实际操作能力低，这些都严重影响计划生育档案管理信息化的推进。

（三）管理方式有待更新

高校计划生育档案工作虽然引入了计算机等信息化技术设备，但由于人员信息化能力不够，很多工作仍以传统方式为主，信息化水平较低，不能及时分析计划生育工作开展的情况，也就难以确定下一步的工作任务。

三、推进高校计划生育档案信息化管理的措施

（一）制定完善的、规范的管理制度及管理标准

高校要想实现计划生育档案管理信息化，就要从完善各项规章制度开始。根据相应的法律法规和管理规定，从计划生育档案管理的实际工作入手，制定一套完整的计划生育档案管理制度，使具体工作责任到人，做好相关数据和信息的保密工作。为保证计划生育档案管理工作正常开展，要明确具体步骤和流程，因此制定规范的管理标准必不可少。规范的规章制度及管理标准可以使工作人员充分认识到计划生育档案管理工作的重要性，进一步提升高校计划生育档案信息化管理水平。

（二）重视高素质复合型人才的培养

信息时代，计划生育档案管理人员面临着新的要求，一般的业务技能已经不能适应时代需求。高校计划生育档案管理人员应该既了解计划生育法律法规，又精通档案管理的专业知识，同时具备一定的计算机操作能力。档案管理信息化是对计划生育档案工作新的要求，也是档案人员努力的方向。档案管理信息化与计算机技术息息相关，不管是数据的录入、汇集、统计，还是文件的编著等，都离不开计算机技术，因此掌握一定计算机操作能力的高素质复合型人才是实现档案管理工作信息化的保障，直接决定着档案管理信息化的速度和质量。这就要求计划生育档案管理人员要掌握和运用现代化的科技手段和先进的管理技术，以此更好地适应工作的需要。高校要充分利用自身的资源对档案管理人员开展在职教育，不断增强档案管理人员的信息化意识，同时提高档案管理人员的信息化技术水平。

（三）采用先进统一的信息化管理设备

高校计划生育档案涉及教职工、学生及流动人口，人员类别较多，档案的数量也在逐年增加，如果继续采用传统的方式来记录各项信息，将会给工作人员带来很大的困难。因此，高校有必要引进先进的信息化管理设备，将计划生育档案原有的纸质信息转变为利用率更高的电子档案。而完善计算机设备这一硬件条件，是实现档案信息化的前提。因此，高校应采购先进统一的信息化管理设备，促进计划生育档案管理工作高效开展。

（四）注重资源共享

随着社会的不断发展，计划生育工作也在与时俱进，无纸化办公正在成为重要的办公方式。计算机技术的应用，不仅能促进档案信息高速传递，而且能够以创新的工作方式充分实现档案信息的资源共享。高校要注重资源共享，以提高各种计划生育的信息平台、信息系统、管理数据库处理计划生育档案的工作效率。

结语

高校计划生育档案管理信息化建设是一项长期的、繁杂的工作，它将信息化技术应用到了计划生育档案管理中，是高校整体信息化建设的重要组成部分。信息化管理是新时期高校计划生育档案工作的客观需求，是计划生育档案管理的大势，更是计划生育工作取得重要进展的突破口。在信息化技术飞速发展的今天，高校计划生育档案管理工作也应与时俱进，积极推进档案管理信息化建设工作，只有这样，才能跟上时展的步伐。

参考文献

［1］潘莉.加强企业档案管理信息化建设之我见［J］.兰台世界，2013（增刊1）：153.

［2］所英芳.论信息化档案管理的基础工作［J］.中国科技信息，2006（1）：66-67.