英文信件格式精选(九篇)

第1篇：英文信件格式范文

关键词： 商务英语书信 格式 结构

随着各国之间贸易交流的加深, 尤其是在我国加入WTO后,国际贸易活动日益频繁，作为对外贸易中的一种基本的交际方式,商务英语书信也得到广泛应用。然而，有些信件冗长而结构不严谨;有些措辞粗略无礼，空洞无物;有些累赘而模棱两可，充满着陈词滥调，晦涩的行话和难懂的专业术语;有的甚至还有拼写和语法错误,这都会阻碍有效的交流。对于国贸专业的学生,以及从事对外贸易的工作者来说,熟练掌握商务英语书信的格式与结构并加以应用,是不可或缺的一项技能。

一、商务英文书信的格式

一般来说,现在使用的商务英语书信的格式主要有两种:传统的缩头式和现代的齐头式。根据英国传统做法,缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间,有时可能会缩进更多。现在,齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始,段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行,以便于区分。这种格式被称作齐头式。但是,有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便,所以,人们使用了一种改良的齐头式,即把日期放在右边,而把其他内容放在左边。一般来说,我们通常使用单行距来布局一封信,这会使信函有一种紧凑感。根据个人或公司的喜好,可以选择使用齐头式或缩头式。

二、商务英文书信的结构

不论传统的缩头式,还是现代的齐头式,一般商务英语书信的结构都包括十三部分内容,前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容。在商务英语书信中,每一部分内容都有自己固定的位置,包含自己独特的内容,是不能随意互换的。

1.信头。信头所包含的是写信人的基本情况,包括姓名、地址、电话号码、电传号码，以及传真号码甚至E-mail 地址。信头在信纸的最上方,有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸,以及一个整洁、匀称的信头,可以展示一个公司的风采,增强公司的信誉。

2.案号和日期。

案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref”和“Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行,不管是齐头式还是缩头式,一般把日期放在右端,这可起到行尾的作用,使信看上去更整齐。在商务英语书信中,日期一定要写全,不能用数字的形式,因为美国和英国的日期标示法是不同的。月、日的后面用逗号,年份后面不用标点。

3.封内名称和地址和开头称呼语。封内名称和地址要用齐头式,紧靠信纸的左边,这样会使信看上去整齐。开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语,在英文书信中要使用敬语,在称呼方面,商业上最普遍的有Gentlemen(美国式)与Dear Sirs(英国式)二种,相当于我国的“敬启者”或“谨启者”。如果信是写给某个公司单位的,美语用Gentlemen(复数形式),英语用Dear Sirs。称呼后一般要使用标点符号,英国式采用逗号,美国式用分号。

4.信文。信文是实质性的内容,信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确,切中要点;段落划分明确,每段集中于一个话题;打印准确,布局要有艺术性,使信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏,它是信文的框架。信文多用单行距,有些短信可用双行距。　5.结尾敬语。结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards，典型的英国式表达有Yours sincerely（熟人或知道对方姓名），Best wishes,kind regards 和yours faithfully（不知姓名）。结尾敬语必须和信文紧连一起,不能分开,更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况,则信件必须重新安排、打印。

6.写信人签名或签署。签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印,而主管人签名则必须是手写,两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行,大约留出五行或更多的空间。

7.注意事项。注意事项的习惯用语是:For the attention of或简单的Attention,下面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时,则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外,可放在信文以上中间。

8.事由、标题。事由或标题在开头称呼语以下两行,下加横线,除齐头式外,一般放在信文以上中间。经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题,让收信人先对所谈内容有所了解。9.经办人代号和附件。经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写,可用小写,也可用大写。附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有:Enclosure,Enclosures,Encl.Enc等。

10.抄送。抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc,后面加上收件人或公司的名字,可打印在原件和复印件上。暗示的标记为bcc,后加收件人或公司的名字,只打印在复印件上,并且只有写信人和收信人知道。

11.附言。附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容,可用此方式,但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉,即在写信前,你未能很好地安排你的信件,这可能会影响到你的信誉。

总之,当书写商务英语书信的时候,必须谨记:选定一种格式,坚持使用,不能变来变去;结构中的内容要安排合理得当。布局好的信件是双方交易的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件,会留给人一种良好的印象,促进双方的进一步往来,直至交易的达成。

参考文献：

[1]戴冬冬:论商务英语写作[J];东北大学学报(社会科学版); 2001年03期;68～70

第2篇：英文信件格式范文

关键词： PRETCO-B 写作试题 分析 启示

一、前言

写作是各级各类英语考试的重要组成部分，旨在考查考生通过书面进行信息交流和沟通的能力，PRETCO-B（大学英语应用能力考试（B级））的写作部分也不例外。通过对PRETCO-B写作试题的分析，有助于了解该考试写作的考查特点，加深对《高等学校英语应用能力考试大纲》（以下简称《考试大纲》）和《高职高专英语数学基本要求（试行）》（以下简称《基本要求》）的理解，加强教学针对性。

二、PRETCO-B写作的考查特点

近几年PRETCO-B的写作考查都是以应用文或实用性文章为主，包括求职信、邀请信、感谢信、电子邮件、通知、留言表、调查问卷等，符合《基本要求》中的“在日常交际中会写日常题材的短文；在业务交际中能进行表格填写（即个人资料表单）和模拟套写，包括：1）名片、贺卡、通知等；2）便条、邀请函及回函；3）个人简历；4）简短个人信函”。突出了考教结合，对教学有良好的反拨作用，能有效促进高职高专英语教学。

三、2011年6月与2007年6月写作试题

2011年6月和2007年6月PRETCO-B的写作试题如下：

试题一：2011年6月

说明：假定你是销售部经理王明，根据下列信息写一封信。

写信日期：2011年6月19日

收信人：Mr.John Brown

内容：

1.感谢对方订购了你公司的最新产品；

2.所订购的货物已发出，大约一周后到达；

3.收到货物后请回复；

4.希望能继续与对方合作。

注意信函格式！

Words for reference：

订购 order

货物 goods

发出 deliver v.

合作 cooperate v.cooperation n.

试题二：2007年6月

说明：假定你是王军。根据以下内容以第一人称发一封电子邮件。

内容：

1.发件人：王军

2.收件人：Anna

3.省略

4.省略

5.事由：

王军在网站省略上卖出了一本书，书名：《电子商务导论》。买家是美国客户Anna Brown。

6.邮件涉及内容：

1）感谢对方购买《电子商务导论》；

2）书已寄出，预计一周内到达；

3）希望收到书后在网站上留下反馈意见；

4）如果满意，希望向其他客户推荐；

5）最近还会推出一些新的书，欢迎选购；再次购买可以享受折扣。

Words for reference：

反馈意见Feedback

电子商务导论Introduction to E-commerce

注意：E-mail的内容要写成一个段落，不得逐条罗列。

E-Mail Message

四、两次试题比较分析

这两次试题都符合《考试大纲》和《基本要求》的精神，以“应用为主，够用为度”；都是应用文，考查的是考生在涉外的日常交际和业务活动中用英语进行简单交流的应用能力。虽然两次试题涉及的有些不同：1）应用文体不同――前者是写信后者是电子邮件；2）格式不同――前者是书信格式后者是电子邮件格式；3）要求不同――前者要求考生自己写出书信的格式，后者已给出E-mail的格式，但它们有一个最大的共同点，即主要内容相同。请看下表之比较。

从上表可以看出，两者考查的内容大体相同：给已购买某商品的客户写信，告知其物品已寄出及到达的时间，收到后请反馈、回复，同时希望继续合作。由此可知，尽管两次写作的文体、格式、要求不同，但正文部分基本相同，只要对某些内容稍加改动即可。

五、启示

从上面的分析可以看出，PRETCO-B写作体现了《基本要求》中的“语言测试在考核英语知识的同时，应着重考核学生实际运用语言的能力”和“英语课程不仅应打好语言基础，更要注重培养实际使用语言的技能，特别是使用英语处理日常和涉外业务活动的能力”，使学生的语言知识考核与实际生活能力考核、职业场景与职场英语有机结合，考查学生生存所需要的语言能力。由此，对教学和考生的启示如下。

1）认真学习和研究《考试大纲》和《基本要求》，体会《考试大纲》和《基本要求》的精神，使教、学、考更有针对性和有效性，以做到“以应用为主，够用为度”，使很多基础欠佳的学生愿学、乐学，学有所得。跳一跳、伸伸手，可以达到目标。

2）系统掌握各种常见应用文的格式、句型和用词特点，背诵范文。应用文最突出的特点就是其格式，不同的应用文有不同的文体格式特点，如果不掌握牢记就容易混淆或弄错。而且现在考试对考生的要求也越来越高，从给出格式到要求考生记住格式，不记住格式就容易丢分。阅读与写作密不可分，范文会为写作带来大量有益的东西，学到流畅、地道的表达，减少汉式英语的发生。

3）注重对各种应用文体的书写、套写练习。PRETCO-B写作“测试考生套写应用性短文、填写英文表格或翻译简短的实用性文字的能力”，对学生的要求并不高。因此，加强对各种应用文体的书写、套写练习，有助于学生掌握各种应用文体的写作。只有对各种应用文体的文体特点、应用格式、表达习惯烂熟于心、了然于胸，才能在有限的时间内快速写出符合要求、表达地道的作文。

4）要认真学习、研究历年真题。历年真题凝聚了命题专家和命题组的心血，较好地体现了《考试大纲》和《基本要求》的精神，没有难题、怪题、超纲题，对熟悉所要掌握的词汇和考试要求非常有好处，也有助于了解、掌握各种常见的应用文体和实用性文字的能力，尤其适用于基础不太好的学生练兵和学习。

参考文献：

［1］高职高专教育英语课程教学基本要求（试行）.高教司［2005］57号.

［2］编写组2010.高等学校英语应用能力考试大纲及样题［M］.北京：高等教育出版社.

［3］李惠桂.近年PRETCO-B写作试题分析及应对策略［J］.群文天地，2011，（7）：179-180.

［4］梁小明.高等学校英语应用能力考试写作考点分析与写作技巧［J］.英语考试研究，2009，（7）：26-31.

［5］詹先君.语言测试学视野下的英语写作能力初探［J］.英语考试研究，2009，（6）：50-54.

第3篇：英文信件格式范文

[关键词]外贸英语信函翻译技巧专业词汇缩略语

大体而言，外贸英语信函主要有两种目的：一种用于正式的外贸交易;另一种用于贸易双方建立友谊或加深情感。针对两种不同目的，信函翻译的手段和侧重方法也有所区别。在这里，笔者主要是针对两种外贸英语信函提出几点翻译技巧。

一、用于正式外贸交易的英语信函翻译

1.专业词汇：外贸英语信函中对专业词汇的翻译务必精确、符合经贸专业要求。外贸英语中的价格术语意义固定：有的是单独的词，inquiry(询盘)和offer(报盘）;有的是则是由几个词构成，todrawonsomebody(向某方开出汇票)。这些专业词汇的翻译稍微有差错就会给企业造成负面的影响甚至巨大的损失，如曾有则报道说，某译者错将“不锈钢”译为“炭素钢”，这两字之差就给企业造成近20万元损失。

值得注意的是，有些外贸英语专业词汇与其本意大相径庭。Document本意为“文件”，而在外贸英语中则为“单据”，如AnL/Cnormallyspecifiesthedocumentsthatarerequiredbythebuyerandthedatebywhichthegoodsinquestionmustbeshipped。（信用证上，通常规定了买方所需的单据，以及有关货物的运货日期。）

2.歧义词：英语中常常会出现一个词汇有多重意义，而这几个意义恰好又是对立的。因此在外贸英语信函的书写或翻译中，应避免使用歧义词。面对这类词汇应及时发现，并立刻和对方取得联系，以便及时纠正，以免使缔约双方发生分歧，为日后贸易带来后患。如inaweek可指在withinaweek（一周内），又可以指afteraweek(在一周后），这就必须要与对方商榷，及时换上表义明确的词。

3.英美词汇差异：外贸英语信函的翻译还应注意英美词义的差异：在英式英语和美式英语中，同一个词可能有不同的含义。在这方面的典型例子即是单位的差异，如billion在美式英语中意思为“十亿”，而在英式英语中，则代表“万亿”。因此，在翻译中一定要注意英式英语和美式英语使用场合。

4.缩略语：缩略术语在外贸英语信函中也很常见，其意思对外贸交易极其重要。这里仅介绍几种常见的缩略术语的翻译法。

(1)音译。如:AIDS艾滋病；DDT滴滴涕；OPEC欧佩克。

(2)用汉语的缩略语译如：UFO飞碟；UNESCO联合国教科文组织；V.F视频；XL特大。

(3)部分译，部分不译如:DNAfingerprintingDNA鉴别术；FOBShanghaiFOB上海价。

(4)还原成原文意译如：EconomistsplacedgreatertrustintheCPIreport,contendingthatthesurgeinthewholesaleindexwasmerelyafluke。（经济学家对消费者物价指数比较信任，认为批发物价指数的飊涨只是偶发现象。）(CPT=consumerpriceindex:消费者物价指数)。

(5)外来语译法与以上方法差不多，以意译为多。如：EP(单方面)—exparte(拉丁语)；E/R(在途中)－enroute(法语)。

5.套用格式化语言或句型对应翻译法：以签署文件、合同等为目的的外贸英语信函，多套用已有格式。在翻译的时候，应用相应的中文格式，用程式化语言翻译即可。它的特点主要表现在一些套用、固定搭配及句式结构的应用中。译者可相应地采取“套用句型对应方法”来翻译。在此类商业信函中，对方一般也会采取正规书面语，风格繁冗。尤其是为了增加严肃、正式的意味，他们常常会选用带法律、语言保守倾向的古体词。常见的有以”here;there;where”为词根的词，如:herein;hereof;herewith;hereby;thereby;therefore;whereas;whereby等。翻译的时候不一定要字字对应，可以在其他地方以词汇手段予以补偿，用相对比较古雅的词汇将原文的文体风格反映出来即可。6.整体格式差异：整体格式差异主要体现在英文与中文信函中。众所周知，英文日期常写于右上方，而中文日期常写于右下方。英文称呼使用复数Sirs/Gentlemen,而在中文中，则体现为统称形式的整体单数。虽然，按照国际贸易惯例，外贸电函英译汉时，可保留英文外贸函电的格式，也可套用中文外贸函电的格式。但是，根据惯例，建议使用中文格式，以取得整体美感。

二、用于达成友谊、交流感情的商业信函的翻译

除用于正式交易的外贸英语信函外，为达成贸易双方的友谊，商家会特别注意礼貌，因此会大量写作交流情感类信函。对这一类信函，译者翻译的时候，应注意选取适合的词，使用翻译具有“信、雅、达”的美感。并且提醒注意的一点是，商人毕竟是商人，他首先考虑的是商品、质量及相关问题与条件，而非客套与人称，汉译时，应突出重点信息，精简繁枝冗叶，以达到强化重点的目的。

针对外贸英语信函所带有的书面语体的语言结构特点，译者在翻译时，应该选择相应的书面语。在中文外贸信函中，使用的是介于文言文与口语之间的半文言文体与之相对应。如Sincerelyyours汉译为“谨上”即可。而针对港台地区保留大量古语的特点，译者在翻译时，还应该把开头的“先生”之类词婉译为“敬启者”。在传统英语贸易辞令中，大量套语，更应该恰当增减。如：Wearepleasedto…；Wehavepleasurein…；Weacknowledgewiththanks…这些套语，产生了诸如Wearelookingforwardwithinteresttoyourreply.等句式，这里若直译为“我们带着极大的兴趣盼望您的答复。”显然，这种翻译拖沓而且生硬，只要稍微套用一下格式，采取婉译方式，译为“盼复”，则简洁明了。类似的情况还有：Yourpromptreplywouldbegreatlyappreciated。（直译为“贵方的快速回复将使我们不胜感激”;婉译为“即复为谢”）

第4篇：英文信件格式范文

关键词：商务英语；商务英语函电；对外贸易；作用

在经济全球化时代和我国对外贸易不断发展新形势下，国家与国家之间如何更加有效地沟通成为一个迫在眉睫的问题。就贸易空间而言，卖方与买方处于不同的地区和国家，地理距离相隔甚远，可以说很难有机会进行面对面的商业谈判，因此，国与国之间的对外贸易主要是通过函电进行沟通和交流。因为国际上通用的语言为英语，因此这种对外贸易上的洽谈就形成一种特别的文体――商务英语函电。从对外贸易来看，与外国商贸往来的成功与否，很大程度上取决于商务英语函电的质量，因此商务英语函电已经成为对外贸易当中起到重要作用和不可缺少的部分。

一、商务英语函电概念论述

（一）商务英语的内涵

商务英语主要是指人们在从事商务活动当中用到的一种语言工具，也被称为“Business English”和“外贸英语”（ForeignTrade English）。商务英语要求言简意赅，这种特性主要体现在商务英语函电的写作上。因此，商务英语有七个原则，即Clearness（清楚）、Courtesy（礼貌）、Conciseness（简洁）、Correctness（正确）、Completeness（完整）、Concreteness（具体）、Consideration（考虑周到），其中Clearness和Conciseness就很好地体现了商务英语的言简意赅的特性。商务英语的组成部分主要有三个：商务背景知识、商务背景下使用的语言以及商务交际技能。在面对复杂的国际国内贸易环境，对外贸易能否会朝着更好地方向发展和外企以及国家能否沉稳应对各种挑战主要看能否合理运用商务英语的三个要素。商务英语一般具有专业性强、文化因素大、语言简洁明了和正式性强等特性。

（二）商务英语函电的含义

伴随着全球贸易的发展，商务英语函电成为各个外贸企业快速、准确地传递买卖双方的需求的信息。商务英语函电有效地解决了供需双方信息不对称等问题，从而使得每一方能够有效地传递和处理信息，在世界各个角落都能进行信息的传递和交流，给企业带来更多的商机。商务英语函电（Business English Correspondence）就是一个交流的过程，是一个发出者编码和接受者解码的过程。作为对外交流的主要沟通工具，“商务英语函电是以外贸知识为背景，以外贸语言为载体；在对外贸易领域中人们借以沟通交流的书面工作语言的电子书信”①传统的纸质书信和现代的电子邮件等都能够成为商务英语函电的载体，其内容主要是以专业贸易用语和缩略用语为主。“商务英语函电的分类有很多标准，常见的按照具体使用功能而分成来函处理、答复函、邀请函、联络函、祝贺函、任命函、慰问函等。商务英语函电的主要内容范围包括询盘、发盘、付款、包装、索赔、保险、仲裁等等。”②

二、商务英语函电文本特征

（一）商务英语函电语言的言简意赅性

商务英语函电是对外贸易活动当中最为常见的一种专用文体，因为其发生和服务于各种商业活动，特别是国家与国家之间的商务活动，反映跟商务有着极其密切和极其相关地专业性内容，因此其言语措辞、语法、句法、风格等都有商务的风格。商务英语函电的主题主要有合作与竞争、守约与违约、货物与货款等主题，而且每一次的表达都是力求简答明了，态度坚决而不强硬，思维严谨而不枯燥，其文体遵循“7Cs”的写作原则，即Clearness（清楚）、Courtesy（礼貌）、Conciseness（简洁）、Correctness（正确）、Completeness（完整）、Concreteness（具体）、Consideration（考虑周到）。比如：

As to the steamer sailing from Shanghai to Los Angeles，we have bimonthly direct services.

在这句话当中“bimonthly”有两层含义，可以表示“一月两次”和“两个月一次”，这样就容易使对方产生误解。

最好是这样修改：We have two direct sailings every month from Shanghai to Los Angeles.

（二）商务英语函电语篇的格式规范和语法的句式复杂性

首先，商务英语函电具有一定的格式要求，有混合式、简化式和齐头式。一般常用的都是混合式。其次，商务英语函电的语篇主要是由三部分组成，也称作“三段式”。第一段写一些客套话；第二段写上次函电所提到的一些问题；第三段主要是写信方提出一些问题或者请求。最后，商务英语函电语法句式的复杂性。商务英语函电句子结构和语篇所使用的都是复杂句式，比如并列句和被动句，句子较长。因为复杂的句式不仅能表达复杂的意思，使得行为符合函电“7Cs”原则，而且保证主要的信息能够以词序的方式得到加强，无形当中增强函电的正式程度。③

三、新形势下商务英语函电的变化

随着国际国内政治经济形势的发展，各国之间贸易往来频繁以及全球贸易文化的交融，商务英语函电也在无形当中发生新的变化，特别是在应对国际经济形势的适应性和贸易专业化水平方面能力上有所提高，具体体现如下：

（一）在效力上，法律效力不断增强

作为对外贸易关键的一环，商务英语函电的法律效力已经越来越被认可，其中所来往的商业信息和内容，都是具有法律效力的文字依据，这样就提高了法律的约束力和规范性。所以，在商务英语函电的使用过程当中要把握好措辞和价目表的标准化，不要轻易涉及产品以外的任何信息。特别是在发盘函中，不要做出过多的邀请和承诺，保证以后在发生纠纷时，可以有效的保护自己的合法权益。在发函电过程当中，一定要遵守国际法和国际贸易制度，依照国际惯例，而非仅仅依据本国法律。

（二）在文本上，文本正规化

发函方为了更好地保证自己的合法权益和更好地体现自己的专业，都会对发函的内容和文本进行仔细推敲，这样无形当中促使商务英语函电更加正规，特别是文本格式正规和规范。在取样分析众多函件中发现，不管是常规的询问、答复还是正规的商业往来，发函方的函件都使用正规的函电格式和规范用语。函件的规范化和正规化，在一定程度上提升了自身在对外贸易中的地位和作用。

（三）在格式上，格式得到逐步更新

商务英语函电的主要平台是依托于网络，因此伴随着网络的发展，商务英语函电也在不断朝着更加简约化方向发展，表现为：1、排版的精简。传统的排版有三种方式，分别是齐头式、缩进式以及综合式。传统的排版方式会在某程度上给发函方和收函方造成一定的麻烦。为了更好地解决这一问题，跟上时代的潮流，发明了更为精简的排版方式。新的排版方式在一定程度上减少了贸易双方的时间，更为突出函件的内容，提高了商务往来的效率。2、格式的精简。以往的函电为了显示对发函者的尊敬，都在有一定的客气语词的格式，但是随着对外贸易和电子邮件的发展，函电的格式逐步进行精简，只保留一些必要的称呼、主题和正文。比如在传统的格式当中会有attention line这一项，但是现在的函电把这部分内容放在主题上，这样就精简了函电的结构。

四、新形势下商务英语函电在对外贸易当中的作用

商务英语函电是一种应用于商业往来的一种语言媒介，所有的商务往来都是体现在对外贸易的业务之中。在对外贸易当中，每项的贸易行为都可以分成三个阶段：一是贸易的准备阶段；二是贸易的谈判和签约阶段；三是履约与维系阶段。在贸易的每个阶段，商务英语函电都起到不同作用。

（一）在贸易的准备阶段时，函电起到建立业务关系（ESTABLISHING BUSINESSRELATIONS HIP）和邀请客户（INVITATION）的作用

随着国际贸易的不断发展，越来越多的商家是利用电子商务进行买卖，因此，商务英语函电有助于买卖双方通过现代电子手段进行沟通和建立业务往来。根据不完全统计，90%的交流都是通过E-mail进行的。因为电子邮件比传统的沟通方式更为便捷和有效，同时还能减少沟通成本。商务英语函电的作用类似于邮件，就是让买卖双方能够有个初步的了解，特别是让收函方知道发函方的业务范围和愿意跟自己合作，最后希望能够和收函方建立良好的合作关系。因此，此类函件的写作时要注意避免介绍地太过繁琐，要注意礼貌和措辞、涉及重点和吸引力，尽可能地让收函方知道自己发邮件的真实意图和有效性。

一般地写作格式有如下步骤：

第一，告诉收函方知道自己是如何得到对方的邮件地址。比如：WE HAVE LEARNED FROM…THAT…第二，自我介绍。如：WE WRITE TO INTRODUCE OURSELVES TO YOU AS…第三，表明你愿意与对方建立商务关系的目的和意愿。如：WE ARE WILLING TO…第四，表达你的期望对方的回复。如：WE WOULD APPRECIATED IT IF YOU GIVE US AN EARLY REPLY。

目标公司有意向跟自己公司建立业务上的关系后，让目标公司增强对本公司的客户体验和产品的认识，可以写英语函电邀请目标公司来本公司参加客户体验或者公司会展。这种函电就是为了增加客户之间的交流，加强彼此之间的联系和促进贸易，客户在参加会展后，如有意向合作，会首先考虑发函方。此时，写邀请函时应注意精简、内容明确，同时也要写清楚时间和地点。最好是能够展示发函方的热情和诚意。

一般地写作格式有如下步骤：

第一，感谢对方对己方的合作。如：WE GREATLY APPRECIATE YOUR COOPERATION AND HELP.第二，发出邀请（说明展会名称、时间、地点和目的）。如：IN ORDER TO FACILITATE BUSINESS BETWEEN US，WE ARE CORDIATELY INVITING YOU TOTHE CHINA TEXILES FAIR TO BE HELD IN SHENZHENFROM SEP.15 TO 25 THIS YEAR。第三，期待回复/见面。如：LOOKING FOR WARD TO THE PLEASURE OF SEEING YOU。

（二）在贸易的谈判和签约阶段时，函电起到交易谈判（BUSINESS NEGOTIATION）和签订合同（SIGNING CONTRACT）的作用

在目标客户清楚自己公司和品牌并且有意向与自己建立商贸关系后，发函方可以按照收函方的要求发送样品，让目标公司进行质量认证。认证通过后，自己公司要进行产品报价，这个时候一般也是通过英语函电的形式报价。此时，发函方要特别注意和严谨，因为此封函件将会具有法律效应，发送给对方后将不能随意修改，因此，发函方要同时兼顾眼前利益和长期利益。这个时候买卖双方就到了谈判阶段，这一阶段主要还是询盘、发盘、还盘和接受四个步骤，而且发盘和接受是必须进行的。谈判的四个环节能否成功，主要还是看这一阶段的商务英语函电额往来如何。

以发盘为例，介绍发盘的步骤：

第一、感谢对方的询盘。如：WE THANK YOU FOR YOUR INQUIRY OF…第二、写明货物规格详情和交易条件。如：WE ARE PLEASED TOQUOTE YOU AS FOLLOWS：（COMMODITY，SPECIFICATION，QUANTITY，PRICE，PAYMENT…）第三、写明发盘的有效期。如：THIS OF FER IS VALID UNTIL JAN.31，2012.第四、希望得到肯定的答复。如：WE LOOK FOR WARD TO RECEIVING YOURORDER SOON.

双方谈判磋商后，剩下就是签订合约。合约的签订是最为关键的一步，此时方英语函电的作用就是再次确认交易双方谈判的结果，提醒双方签订书面合同，保证交易地顺利进行。因此，在写商务英语函电的过程当中，要注意态度明确和时效。在制作合约的时候要与前面谈判函电的内容进行仔细对照，保证内容的正确性。

（三）在履约与维系阶段时，函电起到后续跟踪（FOLLOW UP）和申诉与索赔（COMPLAINTS AND CLAIMS）的作用

双方签订合约后就到履约阶段，这个阶段的主要任务就是备货、安排装运、付款收款等。商务英语函电在这阶段的作用主要是给双方传达有效的交易信息，帮助解决实现合同过程中出现的插曲，确保贸易双方能够顺利交接产品和收货款。因此，在写此类商务英语函电时要注意把相关要素进行条理化、清晰化和及时化。

在对外贸易当中，买卖双方因为各自的语言、习俗和权利义务等问题，也会经常出现争议问题，因此对外贸易也需要一种工具来维系双方之间的关系，解决双方之间出现的问题。商务英语函电就充当这样的角色，其作用就是要发现问题、提出解决思路和化解矛盾，把困难转发成为动力，重新塑造客户的信心，促进贸易业务的健康发展。在写此类函电过程当中，要注意有礼有理有力，做到顺势而变，态度诚恳，从长远角度考虑问题，切勿急功近利。

在当今的对外贸易中，商务英语函电在信息传递和沟通交流方面起到重要的作用。不论是在对外贸易的准备阶段谈判和签约阶段，还是履约与维系阶段，都少不了商务英语函电的身影。可以说，商务英语函电都能影响到对外贸易的全过程。正因为商务英语函电在对外贸易过程中有如此重要的作用，因此在面对日益发展的国际贸易和不断交融的文化环境，商务英语函电也要进行与时俱进的自我更新，提高自身的专业水平和技能，保证对外贸易信息的畅通，确保贸易能够顺利进行和完成。（作者单位：牡丹江师范学院应用英语学院）

注解：

①杨海霞.商务英语函电在国际贸易中的应用[J]，考试周刊，2012（8）：83.

②张阳.浅谈商务英语函电在对外贸易中的作用[J]，北方经贸，2015（9）：15.

③杨丽娜.外贸英语信函的文体特征分析[J]，山东外语教学，1995（1）.

参考文献：

[1]杨海霞.商务英语函电在国际贸易中的应用[J]，考试周刊，2012（8）：83.

[2]张阳.浅谈商务英语函电在对外贸易中的作用[J]，北方经贸，2015（9）：15.

[3]杨丽娜.外贸英语信函的文体特征分析[J]，山东外语教学，1995（1）.

第5篇：英文信件格式范文

关键词：泸州市 外贸企业 商务英语函电 写作技巧 运用

中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2015）11-0260-01

商务英语函电在国际贸易中有着非常重要的作用，世界上大部分的贸易活动都是通过外贸函电来进行沟通交流，外贸企业在对外贸易中通常是运用书面工作语言和外贸知识进行相互交谈。但是通过对当前泸州市当地的几家外贸企业进行走访调查后发现，有一部分从业人员并没有掌握或者不能够有效的利用外贸函电进行沟通交流，所以外贸企业需要进一步的开展对外贸函电的学习与摸索，更好地帮助企业在外贸交易过程中的交流。

一、外贸企业使用商务英语函电中的常见的问题

外贸函电应用主要有两种表现形式，第一是写作，第二是翻译。但是在对当前泸州市当地的几家外贸企业进行走访调查后发现，存在外贸企业发展过程中的一些问题。 通过对泸州市外贸企业商务英语函电写作人员的调查发现，有一部分商务英语函电写作人员在实践中容易出现：不能够清楚的表达描述内容，计量单位不统一，标点符号不能符合要求，外贸术语理解错误，还有一些书信格式上的错误，等等基本性问题。

1.数字、单位方面

通常在外贸函电写作的著作中，都会提及到外贸函电的数字的写作规范。例如：基数词和序数词的运用范围，日期、地址与道路名称的写作规范等等。在对外贸易的过程中，计量的单位、交易的货币、包装的形式、各项保险条款应该对照好相应的表格，清楚准确的表达。经过我们调查后发现，对于数字、单位方面出现的错误占商务英语函电总错误的30%以上。

2.专业术语方面

外贸企业在对外贸函电术语上应该保持谨慎细心的态度，例如：ETA（到港日）：ESTIMATED TIME OF ARRIVAL？、ETD（开船日）：ESTIMATED TIME OF DELIVERY？、 ETC（截关日）：ESTIMATED TIME OF CLOSING？等，外贸企业在对外进行交易时，如果不能熟练掌握相关专业术语，字词含糊，那么就有可能在交易过程中遭受不必要的损失。

3.信件格式不准确

外贸企业在使用外贸函电中经常会出现一些格式上的错误，这些错误不仅会导致贸易双方的理解困难甚至是误解，在外贸的书写格式上经常出现的错误是信件的格式不准确，在人称之间混淆表达、结束语乱用、日期排序没有按照规定、抬头标题错误、正文书写格式错误等等各方面都存在一些不符合外贸信件格式的错误。格式的不标准也很容易让和我们有贸易往来的国外客户产生误解，造成不必要的损失，通过当前泸州市几家关于外贸商务英语函电经常出现的错误统计中发现，单单信件格式错误让顾客误解或者错失外贸单的失误就占到总错误的50%左右。

4.语言不够简洁

外贸交易过程中，由于全球化带来的便捷，在语言交流、教育文化背景、思维方式上带来的差异，表达方式和内容容易出现错误或者嗦。所以在语言的表达过程中需要不断了解对方由于文化差异带来的语言交流表达障碍，运用直接了当的表达方式和意义确切的词语，使双方更加明白易懂。

二、外贸函电在外贸企业中的重要作用

1.保持双方有效的沟通，增进合作

通过全球性的网络，可以有效的消除一部分的地域界限带来的交流障碍，减少贸易壁垒，推动全球贸易的发展。在外贸英语函电的交流平台上，可以让外贸企业与客户之间能够直接的沟通交流洽谈双方的要求，减少了不必要的麻烦与交流的障碍，降低了双方的交易成本，在保持双方有效的沟通与交流的同时实现客户与企业的双赢。可以拓宽市场，有利于与客户之间巩固关系、建立有效的合作机制，促进外贸市场的进一步扩大。

2.不断改善企业运行模式，提高企业运作效率

通过与传统的贸易交易对比，运用商务英语函电的方式进行外贸交易，可以减少由于外贸的单证数量和处理费用。交易双方可以在法律允许的范围内约定交易的标准、合同的签约、订单的提交、发货的方式、货款的支付等等。这种方式大大节省了人力物力财力的花费，证件的传输和审批的时间，还能减少由于人员重复的输入各种数据导致的错误，提高交易的办事效率，增加企业的利润。

三、提高外贸企业商务英语函电贸易的建议

商务英语在外贸行业中有着不可替代的重要作用，外贸企业必须采取有效的措施保证公司外贸的正常进行，为更好地让商务英语函电为企业带来进一步发展的空间和机会。

1.了解中英文外贸函电的差异

首先，要了解外贸函电在格式上的要求。由于中英外贸函电上存在很大的差异，在商务英语外贸函电中，英文的外贸函电与普通信件相比有许多的不同，在外贸商务英语中增加了许多特殊部分来区别商务英语函电和普通信件的区别。所以，在外贸商务英语函电英文翻译成汉语时，可以套用英文外贸函电的格式，也可转换成中文外贸函电的格式。但是在汉语翻译成英语格式时，就应该严格按照英文外贸函电的格式。其次，在对商务英语外贸函电的表述方面也应该用更简洁、严谨、直观的语言描述所要表达的内容。再者，在外贸企业对各个地区进行贸易时要先了解双方的文化背景和风俗习惯，基于双方的差异，寻求更好的解决办法。

2.招贤纳士，不断吸引人才的加入

随着我国各大院校相继开设关于商务英语课程后，培养出越来越多商务英语专业的学生。所以这就要求外贸企业在招聘商务英语人才的时候，要选择真正适合本公司发展的人才，熟悉各个地区外贸交易的不同和流程步骤，具有较高的英语写作水平，掌握相关专业术语，能够与客户顺利沟通，传递信息，满足商务函电往来的基本要求。

企业在招聘满足本公司发展需要的人才后，应该要想办法留住人才与培养人才，避免公司造成人才流失更能增加本公司的行业竞争力。在外贸企业中，人员的流动性很大，很多公司都留不住人才，其中最主要的原因不外乎薪酬福利低于同行标准或者不能够给员工有一个更好地提升机会，限制了人才的进一步提高与认知。所以外贸企业不仅要保证每一个人才都能够得到相应的待遇水平，其次还要对一些有发展潜力的员工进行嘉奖和提供培训，保证在适应新形势变化下，掌握外贸商务英语函电专业的新变化，促进企业贸易的顺利进行。

3.培养综合性人才，提高企业竞争力

在对商务英语函电的交流过程中，网络是商务英语函电主要通讯平台，在商务邮件的广泛使用下，企业需要有相应的保密意识，对有商业价值的函电需要增加保护措施，保护好外贸企业商务函电往来中的信息不被窃取。在对外贸企业商务英语函电人才进行培训教育的同时，也应该拓宽培训的范围，将网络安全作为一项重要的培训项目，重视信息交换传递中的保护，提高外贸企业商务英语函电人员的公司保密意识，适应新形势下的更高要求。

四、结语

通过对当前泸州市外贸企业使用商务英语函电进行贸易的现状调查发现，外贸商务英语函电是企业对外贸易活动交流的一个重要工具，只有更好地掌握和熟悉外贸企业商务英语函电的差别，才能够促进企业贸易的正常进行。所以外贸企业商务英语函电人员既要熟练掌握相关的商业知识也要熟练掌握商务英语函电写作与翻译技巧，在实践中不断改进和总结，更好地带动企业的发展。

参考文献

[1]周铁.江门外贸企业经营情况调查分析[J]. 中外企业家，2013，15：123-124.

[2]侯德文. 株洲市对外贸易可持续发展对策研究[D].湖南工业大学，2012.

[3]王宇涯，白新芳，许怡. 外贸函电在外贸企业中的应用研究[J]. 佳木斯教育学院学报，2013，09：388-390.

[4]李海峰.商务英语函电在国际贸易中的功能分析[J].中国商贸，2011，18：228-229.

[5]任东梅.商务英语函电对外贸的重要作用[J]. 中国商贸，2011，24：224-225.

[6]张亭亭.商务英语函电的特征及在对外贸易中的作用[J].青年文学家，2012，24：184-185.

[7]杨廷勇.新时期商务英语函电对国际贸易影响[J]. 中国教育学刊，2012，S2：234-235.

第6篇：英文信件格式范文

一、qq邮箱格式怎么写

1、打开设置

在QQ邮箱主界面上方会显示你的默认账号，下面有一个“设置”选项，点击设置选项进入设置。

2、四个邮箱账号

在设置界面中，选择第二个“帐户”选项，可以看到一共可以设置四个不同的QQ邮箱账号，但是都隶属于一个邮箱。

3、QQ账号

一般默认的QQ邮箱账号就是：你的QQ号码@qq.com，当然默认的邮箱账号也是可以更改的。

邮箱后缀是@qq.com

4、英文邮箱账号

英文邮箱账号需要自己设置，可以是纯英文，也可以是英文加数字，当然含有特殊字符也可以。

邮箱后缀还是@qq.com

5、Foxmail邮箱账号

Foxmail邮箱账号比较正式，可以用在工作场合，需要自己设置开通。

邮箱后缀是@foxmail.com

6、手机邮箱账号

手机邮箱账号就是通过你的手机注册QQ邮箱账号，设置好之后就是：你的手机号码@qq.com。收到邮件之后，你的手机还会收到短信提醒，非常方便。

但目前QQ邮箱已经不支持设置手机邮箱账号，有需要的用户可以尝试网易邮箱。

注意事项

一个QQ邮箱可以按上述方法设置四个不同账号，设置好之后四个账号都可以正常使用。

编后语：是不是很方便呢？只要设置就可以完成了，让你的QQ邮箱不再那么单一了，QQ邮箱格式怎么写这是很简单的，只要进行设置，可以有四种格式，一种是最普通的，还有英文格式，可以填上自己的英文名字，是不是瞬间高大上了呢！

二、qq邮箱正确输入方式

进入“qq邮箱”，点击“写信”。

在收件人中输入对方的邮箱地址，如“123456@qq.com”。

“@”的输入法为按住“shift”键加键盘数字“2”。

输入后，根据提示依次输入主题、内容。

如，添加附件，点击“附件”，进行上传。

上传成功后，点击“发送”。

在网络中，电子邮件可以自动接收网络任何电子邮箱所发的电子邮件，并能村储规定大小的的等多种格式的电子文件。

三、邮箱地址格式怎么写

标准的电子邮箱格式1：

如：45678@qq.com;其中45678为用户申请时的用户名，qq,com为提供电子邮箱服务的网站腾讯qq的地址，而@依然是电子邮箱分隔符;表示QQ电子邮箱;

标准的电子邮箱格式2：

第7篇：英文信件格式范文

一、Email投递简历究竟是用正文发送简历还是附件发送简历？

这个问题一直都是Email投递简历争论的交点，各有各的理。就这个问题而已，建议大家视具体情况，灵活处理。在此之前，大家应了解正文发送简历和附件发送简历各自适用的背景和优缺点。

正文发送简历：

很多公司的Email邮箱容量比较小，且为了防止电脑病毒传播，很多公司的邮件系统是不允许邮件中带附件的。如果是这种情况，带附件的邮件要么是被直接删除，要么就是附件被删除。正是基于这个原因，很多公司的HR在接收简历的时候，要么选择163、Gmail、Sohu、Yahoo等公共邮箱，要么使用不能接收附件的公司邮箱。如果是不能接收附件的公司邮箱，就需要应聘者将简历以Email正文的形式发送。

正文发送简历的优点：

1：无需下载附件，HR打开邮件正文即可看到简历内容；

2：纯文本格式，容易查看，不会因为电脑没安装某种软件而打不开文档简历文件（如doc、pdf、excel等格式）正文发送简历的缺点：

3：正文中简历格式由于各种原因（如邮件编码、邮件发送及转发）而容易混乱，难以保障；

4：正文中贴照片比较困难、麻烦；

附件发送简历：

附件形式发送简历可以完全保证简历格式，方便HR下载简历打印。但是多数外企邮箱大小容量有限制，且对附件严格限制。

附件发送简历的优点：

1：完全保证简历格式，方便HR下载简历打印；

2：简历中的照片不受影响；附件发送简历的缺点：

3：附件容易被公司邮箱系统拒收、删除；

4：附件较大时，邮件发送过程可能会因为不稳定因素而导致邮件发送失败；

那么，在Email投递简历的时候，如何选择简历投递方式呢？建议参照以下原则：

1：首先查看招聘信息中对简历投递的要求，是否注明了是采用正文发送简历还是附件发送简历，严格按照招聘信息中的要求来投递简历。

2：如果招聘信息中没有注明是采用正文还是附件，那么首先查看接收简历的Email邮箱类型，是公司系统邮箱？还是163、Gmail、Yahoo等公共邮箱？（例如：×××@ge.com 或者 ***@kpmg.com.cn 等以公司网站为邮箱@后缀名的即为公司系统邮箱）

如果是公司系统邮箱，则采用正文发送简历；正文发送简历的技巧：手把手教你发邮件正文简历(附中文简历模板)

如果是163、Gmail等公共邮箱，建议采用附件发送简历。采用附件发送简历时，请注意以下事项：

(a)采用附件发送简历的同时要在正文中附求职信，一定不能在邮件正文中留空或者只是注明“附件是我的简历”等，一定要在正文中写上求职信，说明应聘的职位名称、为什么适合这个职位及自己的技能素质等优点。这样做的目的就是在HR没有下载附件简历前将自己的最大优势呈现出来。

(b)附件的名称要起好，便于HR直接下载保存。切勿用“我的简历”“简历3”等字眼，试想，如果人人都以这样的形式命名而HR直接下载保存了，那么这么多的简历如何区分呢？附件的名称最好为“应聘的职位＋自己的姓名”，方便HR直接下载保存，而后又能方便地查阅到你的简历。如果公司还要求发送其他作品、证明之类的附件，那么这些附件的名称一定要起好，最好“作品名称＋姓名”。这样也能显示出你的专业性。

(c)附件简历的文件格式问题：建议使用Office的Word制作简历，如招聘信息中没有特别注明，建议不要转成pdf格式，或者使用其他非Word格式的简历。因为不是每个公司的电脑都安装能打开pdf格式的文件的软件。在用Word制作简历并保存时，也同时要注意保存的Office Word版本格式。如果是采用最新版的Word软件（如office 2007），在保存文件时，一定要保存为低版本的格式，使得低版本的Word软件能够正常打开（如office 2003）。因为多数公司HR使用的电脑，其Office软件未必是最新版本，如果简历保存的是word高版本格式（如docx格式），则office 2003的word是无法正常打开的。同时，也不要将简历压缩成rar、zip等压缩文件格式，因为也不是每个公司HR电脑都装有解压缩的工具。

(d)附件的大小问题：以附件发送简历，只需要单发送简历即可，无需发送成绩单、证书等其他附件。除非招聘信息中明确注明要提供这些材料。使得附件文件不要过于庞大。尽量越小越好。因为不是每个公司的网络连接外网都很快。

二、求职者发送简历的邮箱

首先，在给用人单位发送简历的时候，要用自己的私人公共邮箱，切勿用学校教育网的信箱。

其次，选择稳定性、可靠性高的邮箱，尤其是免费邮箱的选择更要注意，如果不稳定，发送的简历对方没有收到，或者对方回邮的过程信件丢失，那太可惜了。建议使用Gmail、Yahoo等公共邮箱。

再次，邮箱的ID要显得专业，成熟并且职业化。在邮箱ID的设置上，一般可以采用英文名＋中文姓氏；中文拼音＋数字（注册日期、生日等数字）等各种形式均可，其原则是不要看上去很傻，如superman, littlegirl等等之类，最好是让对方看到邮箱就能马上知道是你是谁。

三、邮件标题

关于邮件的标题问题，如果对方在招聘的时候（在职位广告中）已经声明了用哪种格式为主题，尽量照着做，因为这是它初步筛选的标准。

不要认为一个HR一天收到的简历只有几份或几十份，事实上是有几百份甚至几千分应聘不同职位的信件。如果你的标题只写了“应聘”或是“求职”或是“简历”等等，这样你自己也可以想象一下你的简历的被关注程度。所以至少要写上你应聘的职位而且最好在标题中就写上自己的名字， 这样便于HR审核你的简历。

还有一点：标题要用中文写，除非应聘时要求用英文！每天HR不仅会收到大量的简历，还会收到大量的垃圾邮件，这些邮件很多都是英文标题的，所以如果你用英文做标题，很可能就被当成垃圾邮件删除了。如果想证明自己英文水平好的话在简历中发挥就好了，不用在题目上做文章。还有不要用一些奇怪的符号，比如“~~~”“&”“#”“****”等等，原因也是一样，都是垃圾邮件惹的祸。

所以一个标准的标题就是：你要申请的职位－你的姓名－这份职位要求的工作地点。这样至少能保证你的邮件能够被阅读。其实很简单：大家把要应聘的职位和自己的姓名写上就好了。如果你有比较明显的优势，或者是工作经验丰富，或者是学校比较出名，等等凡是你觉得可以增加求职含金量的地方，也可以这样写：你要申请的职位－你的姓名－8年工作经验；你要申请的职位－你的姓名－某某大学。

四、申请的职位

应聘职位的名称按公司在招聘信息中给出的写就肯定没问题了，不要自己随意发挥。这个问题在学生中出现的比例还是比较小的，但即使是应聘实习生的，一个大的公司也分为好几种，所以他怎么写你怎么写就对了。

不要擅自发挥，就算其工作内容相似，但在职位名称方面一定要按照职位广告上所要求的来。比如招聘“渠道部总经理助理”，不要写成“总经理助理”或是“渠道助理”；招聘“副总裁秘书” 不要写成“总裁秘书”“文秘”……这样的例子简直不胜枚举。很多时候自己发明的词都没有对应的职位，那么简历不管做得再好都得搁置在一边了。

另外很重要的一点是：你自己至少要清楚你要做什么职位，至少是哪种类型的职位。 不要在同一家公司投递多个职位，尤其是不相近的职位。事实上很多这样漫无目的投简历的全才看似增加了自己的机会，其实这样的人通常都不会被考虑的，自己都不清楚自己要做那种类型的职位怎么能由公司帮你决定呢？！

同理，没有在标题或简历中声明自己申请的职位，什么求职目标都没有或者只写了“市场相关职位”、“软件开发相关职位”等等，这样的机会同样很少，因为公司没有这个义务也没有这个时间和精力置上百份简历于不顾而考虑你适合哪个职位。

五、投递简历的语言，中文 or English?

投递的简历及求职信的语言选择只是存在中英文简历显示的先后顺序问题，即投递简历时中英文简历都要有，但是先后显示顺序视具体情况而定，建议参考以下原则：

1：如果招聘信息中明确注明了接收简历的语言，则严格根据招聘信息中的要求来选择投递简历的语言；

2：如果招聘信息中没有注明简历语言，则在简历正文中附中文的求职信，然后是英文求职信，然后是中文简历在前、英文简历在后；

第8篇：英文信件格式范文

在经济全球化的形势下，商业人士不仅要精通商务，而且要通晓英语。作为现代商务重要的沟通手段之一，商务英语电子邮件的写作愈来愈受到人们的重视。据调查，88%的英特网用户使用电子邮件，而在商务场合中约有90%的员工是利用电子邮件来联系公务。提高商务电子邮件的质量，亦即意味着减少误解，成功沟通。但许多人并不知晓商务英语电子邮件的写作原则、格式及相关技巧，因此，笔者在此就如何写好一封商务英语电子邮件做一个详尽的介绍。一般写作原则在撰写商务电子邮件时应确保邮件信息明了(Clear)、内容完整(Complete)、准确无误(Correct)、简明扼要(Concise)、礼貌周到(Courteous)，简称5C原则。具体内容如下：1、信息明确：邮件要写得清清楚楚、明明白白、毫无晦涩难懂之处，使收信人看了信后不会误解写信人的意图。尽量做到开门见山，直入正题。2、内容完整：邮件的内容应力求完整全面，向收件人提供所需的信息。若是邮件的回函，需回答来信中所提出的所有问题。3、准确无误：正确性不仅仅是指英语语法、标点符号和拼写，更重要的是书信的内容要叙述正确，不要说过头，也不宜漏说略述。避免使用一些语意模糊的词语或短语，如：majority，ASAP等，以免引起不必要的纠纷。4、简明扼要：简洁是商务写作中最重要的原则，一封拖沓冗长、措词复杂的书信不仅写时费时，对方阅读更浪费时间，甚至会看不懂。故撰写商业信件时要避免罗嗦，用尽可能简洁的文字完整、清楚地表达需要表达的意思。5、礼貌周到：写邮件时要注意礼节，语气要真诚、善解人意、考虑周全，不要盛气凌人；避免使用冒犯、伤害、贬低的短语，如：your neglectful attitude，impatience，we deny your claim等；为了做到礼貌得体，应多使用诸如“please”，“your kind inquiry”，“I wouldappreciate it if you would...”等词语和句式。格式范例常见的商务英语电子邮件格式如下：From:写信人电子邮件地址To:收信人电子邮件地址Cc:抄送收信人电子邮件地址Bcc:密送收信人电子邮件地址Subject:主题摘要-URGENT-急件标示方法称呼Beginning:Body:(Reasonsforwriting)(Requestforaction)Ending:礼貌结束语（Complimentary Close）写信人全名（Writer's Full Name）写信人职务及所属部门（Writer's Title and Department）写信人所属公司（Writer's Company）……其他信息(Other information may include company's name，logo，address，phone number，fax number and website)各个构成部分的写作介绍1、邮件的写信人电子邮件地址、收信人电子邮件地址、抄送收信人电子邮件地址、密送收信人电子邮件地址这四部分处理比一般信件要简单得多，无需填写繁杂的邮政地址，只需填入相应的电子邮件地址即可，而且并非每一项都填，若收信人只有一个，就不需填写抄送收信人电子邮件地址。当填写密送收信人电子邮件地址时，写信人将邮件发c)若知道对方姓和名却无法识别对方的性别时，不应冒险乱猜测对方的性别，可用“Dear First name Surname，”作为称呼，如：Dear ImranJawed，Dear Moira Gedding。d)若邮件是一份通函，同时群发给几个人收时，可用“Dear all，”作为邮件称呼。e)若双方关系较亲近，可用“Dear First name，”或“Hi First Name，”作为称呼，后者在美国英语中尤为盛行，如：Dear Jack，Hi Mike等。f)称呼后面一定要用逗号（，）与邮件的正文隔开。美国、加拿大等国的正式商务电子邮件中，还可能会用冒号（：），如：Dear Mr.Jones:。4、开头（Beginning）：万事开头难，商务邮件更是如此，不过一旦掌握邮件开头的写作规律及实用句型，这部分写作不过如此。邮件的开头因邮件内容的不同而有所变化，但无论何种商务邮件，开头一般都需表明写信的缘由或主旨，常见开头句型如下：a)I am writing because/to...b)Iamwritinginconnectionwith...c)On Saturday，3rd March，I boughta BX Mountain bike from your shop.SincethenIhavehadtoreturniteighttimesforrepairs.d)The noise made by the work-men in your apartment is causing meconsiderable discomfort.若是回函或写信前与收信人已经联系过（如：通过电话等），开头应确认已收给收信人的同时，还将邮件秘密发给了其他人，而收信人却不知道这一事实。2、主题摘要（Subject）：邮件的标题应当意思明确、信息具体化。邮件标题是邮件主要内容的浓缩，也是读者浏览信箱时决定是否读邮件的根据。邮件标题选择合适与否也影响读者处理信箱中信件的效率。因此，为了确保收信人及时阅读邮件，邮件的标题不仅要引人注目，而且应该意思明确，避免模糊笼统。此外，还应注意标题应该是名词短语或动名词短语。如：“A:訲hisisveryimportant!Read Immediately!?B:訫eeting?C:訯uestions about Meeting?D:訫onthlySales Meetings?”等四个标题中，A项既不是名词短语，也没有体现邮件的主旨，B和C过于笼统，只有D项最为妥当，信息明确、一目了然。3、称呼（Salutation）：每封邮件开头称呼语表应礼貌得体，符合商务写作习惯。以下几点可供参考：a)下属写给上司或双方关系较为正式时一般用“Dear Mr./Mrs./Miss/Ms. surname（姓）”作为称呼，如：“Dear Mr.Jackson，Dear Mrs.Anniston，Dear MissJones”。其中Mrs.用于已婚妇女，Miss用于未婚女子，Ms.作为未知婚否的女子礼节尊称，相当于中文里的“女士”。b)若不知道对方的姓名却知道对方的商务头衔，可用“Dear Title，”作为称呼，如：Dear Credit Manager，DearSales Manager，Dear Human ResourcesManager，这些称呼比“Dear Sir orMadam，”要更清楚、更可取。到对方的邮件或提及这一联系，常见开头句型如下：e)Thank you for your email of 12thMay in which you asked for informationabout holidays in Thailand.f)Further to our meeting lastTuesday，I am sending you the amend-ments to the contract as we agreed.5、正文（Body）：信的正文是信函的主体，是最重要的部分。这一部分的写作好坏决定了整篇信函的水平和质量。写作时应牢记“5C”原则。此外，正文写好之后应进行编排，确保其结构清晰，便于读者阅读。为了达到这一目的，以下几点值得参考：a)使用小段落，尽量做到每个小话题都用一个段落来阐述；b)段落与段落之间空一行；c)提供段落的小标题；d)使用列举符号罗列具体信息；e)使用项目符号或下划线强调重点内容。Dear Mr.White，Further to our telephone conversa-tion yesterday，we would like to confirmyour additional requests and are pleasedtoprovidethefollowingservicesforyou.Provide two rooms from March 15thto the 17th.Provide ten tables for each room.Provide a TV and DVD in one room.Serve lunch on the 16th.We guarantee that you will enjoyour excellent service.If you have anyother questions，please feel free to con-tactus.We are looking forward to meetingyou soon.Sincerely，Bush JacksonOfficerArrowhead Conference Center6、结尾（Ending）：邮件的结尾部分一般指明写信人将采取的行动或写信人希望收信人采取某种行动或反应。这部分应避免画蛇添足，造成累赘感；同时也应注意措词礼貌得体，语调积极乐观，给读者留下良好的印象。常见句型如下：a)I am looking forward to meetingyou soon.b)Thank you for your cooperation.We wish to take you as our regularcustomer.c)Iwouldappreciateitifyoucouldconfirm the order by the end of thismonth.d)If you require further copies ofthe contract，please contact me and Iwill arrange for them to be sent to you.7、礼貌结束语（Complimentary Close）：一般信函礼貌结束语有几种，在英国“Yoursfaithfully，”是正规用法，在美国常用“Sincerely yours，”，两种作为电子邮件的礼貌结束语都过于冗长、陈旧。一般来说，正式的邮件可用“Sincerely，”，若双方比较熟悉、亲近时，可用“Regards，”。注意结尾客套语的第一个词的头一个字母要大写，后面要逗号。8、写信人全名（Writer誷FullName）：在礼貌结束语空一行处写信人应该写上名和姓。若读者是关系比较亲近的同事或商业伙伴，可不加“姓”。中国人的姓名就按照汉语拼音写，姓和名第一字母都要大写。若是双名，其汉语拼音应作为一个整体，不能分开而且第一字母需大写。此外应注意的是无需将姓和名颠倒，如：“He Dongling”属于正确的写法，而“Dongling He”、“He DongLing”则不妥。9、写信人职务及所属部门（Writer誷Title and Department）：增加这部分信息主要是为了便于读者了解写信人的身份，以便在回邮件的时候采取恰当的称呼和写作语气。10、写信人所属公司和其他信息：这部分可能包括写信人公司的名称、标志、地址、电话号码、传真号码、网址等。商务英语电子邮件写作的其他注意事项和一般商务信函相比，商务电子邮件除了有自己的习惯格式以外，其最大的特点是它通过英特网这一媒介进行传送，其传送的速度比一般信函要快，正因为这一特点，才受到越来越多人的青睐。然而，人们在享受这一快捷服务的同时，也应根据网络的特征注意以下几点：1、了解收信人和抄送收信人的区别。一般来说，写信人不会期望抄送收信人的回复或采取某种行动。2、选择一个职业化的邮箱地址。诸如“SexyGirl、CoolCat、Ladykiller”等过于随意，不利于正式商务沟通。3、不要发送对方不需要的邮件（即垃圾邮件），以免浪费对方的宝贵时间。4、邮件若携带附件，应在邮件中加以说明。传递附件时，应当注意尽量减少附件的数量；若附件容量较大，还应对其进行压缩，从而减少收件人的下载时间。5、写邮件时应心平气和，切莫在生气时发邮件，以免写出一些对商务沟通不利的言语。写一般邮件时，有足够的时间斟酌、思考，甚至在寄信的路上还可以反悔，将信撕毁。然而，电子邮件的传送速度惊人，一旦点击“Send”，一切不该说的话都已覆水难收。6、避免过度使用缩略语。诸如“Plz、Immed、IOW、RGDS、FYR、FTF、Thks”等属于网络聊天缩略语或手机短信使用语言，不宜用在商务邮件中。它们相应的正确写法为：“Please、Immediately、Inother words、Regards、For yourreference、Face to face、Thanks”。当然，类似于“Mr.、Mrs.”等缩略语早已成为正式的表达，其全拼写反而不妥。7、一般邮件中都自动生成写信日期。若要加日期，可以放在邮件的底部，但写法要规范。如“10/12/2005”这一写法容易产生歧义，在英国指的是2005年12月10日；而在美国是指2005年10月12日。规范写法为：10th December2005（英国英语）、10 December 2005（英国英语）、October 12th，2005（美国英语）、Ootober 12，2005（美国英语）。8、在点击“Send（发送）”之前，应当仔细阅读邮件，以确保信息、语法及拼写正确。一封含有语法错误的邮件会有损公司的形象，也会令人费解；一封邮件若出现信息错误，轻则导致沟通失败，重则带来经济损失。最后要和大家说的一点是，电子邮件的普及往往会让人忽视其应有的规范和格式，以上对商务电子邮件的写作原则、格式以及注意事项的介绍，正是要唤醒人们的注意。要知道，在商务场合中，一封准确、规范的英语电子邮件不仅反映写信人的英语水平，更重要的是可以看出写信人为人处事的态度和风格。

第9篇：英文信件格式范文

关键词:档案事业新趋势英国

从世界近代档案事业发展历程上看,英国档案事业的发展相对滞后。在近代,英国在法国档案工作改革的影响下只做了两件事:一是颁布了第一步档案法(1838年),二是成立了两个档案馆,其中一个是中央级综合性公共档案馆,一个是部署专门档案馆。而进入新世纪后,英国档案工作改革成就令世人瞩目,档案事业的发展形成了自身的特色,主要包括以下几个方面:

一、公共休闲及信息服务理念

“档案在休闲社会中的作用”作为第14届国际档案大会的主题,无疑将档案的休闲利用提升了一个新高度。正如英国著名档案学家迈克尔·库克所指出的:“整个社会应该把档案馆看作是它的一个文化机构,即使是贴上‘文化娱乐’、‘消遣’的标签也无可厚非。档案馆应该像图书馆、博物馆等文化休闲场所一样,只要人们愿意,闲来无事时,就可以去这些由社会建立起来的机构,按照个人兴趣进行活动。英国在档案公共休闲利用上独树一帜。他们把休闲看作是完善个人修养和体现自我价值,人们自由地凭自己的意思和想法,在平和与宁静中得到身体和精神上的欢娱和享受,从而达到人的物质生活和精神生活的和谐统一。英国公共档案馆,简称pro(the public record office),在如何把握公众的需求、切中公众的兴趣点,改变传统档案馆作为 “冷衙门”、“深宅大院“的形象上下足了功夫。在伦敦西部的丘园(kew)新馆公众可以联机浏览从1086年英王威廉一世颁布的英国全国土地、财产、牲畜和农民调查清册——《末日裁判书》到近年来英国政府部门开放利用的所有政务信息,享受快速、专业的信息服务又称为开发性服务,这种服务形式包括口头咨询、书面咨询、电函咨询以及主动向潜在利用者报道馆藏档案信息等。英国档案学者迈克尔·库克曾鲜明地指出之所以称信息服务为开发性服务是因为这种服务是由档案馆主动直接将馆藏信息开发出来,报道给各种利用者,而不是单纯地提供档案原件或其复制件。在馆内,人们可以惊奇地发现与国内传统档案馆性质完全不同的另一番景象:小孩正兴致浓浓得看着虚拟的档案展览,年轻人在馆内上网、购书、喝咖啡,父母在浏览最新政务信息、查阅所需档案原件,老人在翻阅报纸和陈旧的照片,眼里饱含着幸福的泪水。此外,为了吸引更多公众的兴趣,英国国家档案馆还利用面具、鬼脸和声、光、电等高新技术手段。公众到档案馆可以不带有任何目的,完全凭自己的兴趣,任意浏览、参观、阅览、购书和上网。对于英国的休闲服务理念着实令人惊叹。

二、国家数字化档案中心(noda)的建立

在人们的传统意识中,档案馆的功能可用获取、存储和使用这三个词来概括。随着科学技术的不断进步,尤其是数字和网络技术的不断开发,档案馆的职能也在发生日新月异的变化。信息技术使得档案馆完成其传统的历史使命并向数字化、信息化、网络化迈进。而档案的数字化及维护正是新形势下档案界亟待解决的新课题。所谓档案的数字化是指由公共资助的研究部门或政府机构产生的,以电子格式存在,能为公众利用的文本、数据或文档。具体包括:光盘上的数据汇编、电子数据库、英特网上可提供利用的文献,以及以数字化格式存在的声音记录、静止或运动的画面等等。从当前的形势上看,由于缺乏妥善安排与保管,数字化档案的保护问题日益严峻,许多存在潜在价值的数字化档案正在消失,以《末日审判书》为例。英国广播公司bbc在1986年刻录《末日审判书》时遇到一些难题,由于技术的发展,当时采用的lv-rom存储技术已被cd-rom和dvd技术所取代,大部分lv-rom存储格式的光盘由此变得无法识别,因此如何制定一个相互协调一致的数字化档案工作以避免国家记忆出现空白已刻不容缓。但由于数字化档案的载体形式(包括文本、数据、文档等)、来源部门(包括商业出版部门、学术团体和政府各部门机构等)以及侧重点(如盈利、传播研究成果、保护国家智力资源等)的多样性,因此他们不可能执行同样的档案政策。要想系统制定数字化档案政策,就必须建立一个被授予管理权限的协调机构——国家数字化档案中心(简称noda)。这样的协调机构目的就在于在公共领域内协调数字化档案工作,同时也为各类档案工作者提供表达自己观点和见解的专业论坛。此外,为了使国家数字化档案中心的数字化档案都能被更加有效的鉴定和管理,马修斯等人认为采取强制划一的措施来永久保存数字化档案是不大可行的,而实际上一些档案材料也保持着原始形式,以便日后档案工作人员对档案的形成有更好的了解和把握。当然他们并不排除某些情况下采用改建后的形式来保管档案,因为这样能保证数字化档案的可读性。另外,英国政府也表现出对数字档案保护及利用的足够重视,支持和配合英国国家档案馆与世界各国档案同行的合作。如1999年10月,在布鲁塞尔召开的第二届欧共体国家电子文件与电子工作论坛中,与会的国家(如英国、美国、荷兰、奥地利、德国、法国、意大利等)分享档案数字化保护的各种经验,总结了欧洲国家在建立数字化档案馆方面的科研进展及其经验,最终将研究成果更好地服务于整个社会,成为该领域建设的最佳实践指南中的英国政府发挥着不可磨灭的作用。

三、公共档案馆网站(pro)建设

随着世界各国档案学者对档案服务与互联网络关系认识的深入,现代通信技术、计算机技术以及网络技术的迅猛发展,当前档案馆普遍开辟出新的服务方式——网络服务,用户可以在任何地方自由检索公共档案馆网站提供的各类信息。以英国公共档案馆为例。英国公共档案馆网站(pro)建设可以追溯到1998年,英国国家档案委员会在名为《英国档案馆的发展道路》的报告中提出了由英国皇家历史手稿委员会负责建立并维护国家总网站,提供了英联合王国档案目录并链接到其所属网站的网络档案馆计划。其中,英格兰档案网站与苏格兰。威尔士及高级系统等档案自网络共同构成了全英联合王国的一体化网络体系。通过该一体化网络体系可将档案目录展示给用户。其后,由于历史原因,英国各公共档案馆保存了不少具有世界意义的档案,这就决定了英国公共档案馆网站的利用对象与服务对象的多元化。以提供公共档案馆与家谱文件中心的具体时政新闻、工作任务和发展计划为中心的公共档案馆网站(简称pro网站)的普遍建立。pro网站不仅为国内外利用者提供了关于原公共档案馆和皇家历史手稿委员会的详细信息,还为研究家族历史、电子文件理论研究以及档案文件的普遍保管原则等提供了详实的档案材料。用户可以通过电话、信函或电子邮件等方式向档案馆查询所需档案,档案馆均将予以认真回复。2001年底,公共档案馆网站pro还推出了完整的公共档案在线目录检索,档案利用者可以足不出户,就能获取跨省市、地区甚至国家的档案信息。这些都将有利于档案意识与社会的融合。此外,pro还为下一代公共网络的发展提出了一系列详细行动。他们承诺凭借公共网站服务平台将为数字化普遍服务、基于数字网络的广泛链接制定计划,并特别指出:“政府应当帮助社区宽带网络总体规划建议的实施,将所有本地和社区网络与公共档案馆相连,为他们提供技术和咨询支持,进一步采取措施来促进网络的共享、光谱或载波共享,形成更大的覆盖范围兑现宽带普遍服务的提议”。[另外英国公共档案馆还开展了跨国界的合作,他们认为“档案馆”是为档案和文件管理职业设置的,所有的公共档案馆在文化服务与利用宗旨上具有一致性。所以pro网站提供了全世界成千上万档案馆网址链接,提出并资助了以瑞典国家档案馆网站为总网管的欧盟档案一体化网络(简称euan),为欧洲现代信息事业的发展做出了应有的贡献。

四、电子政务的广泛推行

2003年12月9日到13日在瑞士日内瓦召开世界信息社会峰会上,国际档案理事会(ica)向与会代表呼吁要保护信息社会记忆,充分运用信息技术促进行政管理的透明度。由于英国政府力图使本国在信息社会中走在世界前列,所以电子政务建设目前在英国进展很快,政府无纸化办公已基本实现。在电子政务建设方面,英国政府的主要指导思想是建立以公众为中心的政府,在电子政务建设过程中,加强跨部门的合作,提高政府的工作效率、改进服务方式。2000年3月30日,英国召开信息时代特别内阁会议,首相托尼。布莱尔(tony blair)把英国全面开通“电子政府“的时间从原计划2008年提前到2005年,并承诺2005年前政府机构的全部服务项目都将在线提供,所有公众与企业都能从“电子政府”获得所需的各种公共服务。从“电子政府”计划具体的实施上看,英国公共档案馆及皇家历史手稿委员会在政务文件电子化计划中发挥了重要作用,所以英国政府于2003年4月2日在这两个机构的基础上组建了一个新的档案管理机构——国家档案馆即丘园新馆(kew),使之成为电子政务网络建设及数字化建设的“领头羊”。为了更好满足公共对“电子政务”信息的利用需求,英国政府从2005年开始实施《信息自由法》这一法令确立了英国国家档案馆为政府提供电子文件管理和保护的咨询服务的权能,从而有利于中央和地方政府提高工作效率,更好的保护公民的知情权以及政务信息的透明化。正基于此,2006年11月,英国国家档案馆凭借着“国家的档案馆全球搜索”、“国家档案馆的数字化项目”、“国家档案馆的学习网站”三项服务一举获得了2006年国家电子政府奖的最终提名,成为当今英国最受欢迎的五大政府网站之一。此外,2008年12月13日 ,英国国家档案馆了令世人瞩目的时事新闻:“公布1915年到1977年的内阁文件,并建立了一个开创性的内阁政务公开网站”。该网站主要涵盖英国政府在20世纪的相关政府文件,展示了政府是如何应付20世纪所发生的从全国总罢工到两次世界大战再到国家福利体系的建立中的真实内幕。该项目是通过jisc数字化项目建立的,可以在线获得超过50万页的内阁会议记录和备忘录文档。这些在线资源能够用于用户的教学、学习、研究,并在可能的情况下开放给更广大的市民。表明英国在广泛推行电子政府上下定了决心。

五、档案法制化建设

英国是一个最典型的采用分散式档案管理事业体制国家。所谓的“分散式”是指国家不设立档案行政管理机关统一掌管全国的档案工作,中央和地方的档案工作实行分权管理,各司其职。这就意味着英国的档案事业缺少了作为全国档案事业指挥中心、依法定职权对全国档案事业进行组织化、有序化的管理、监督和指导的档案行政管理机关。英国政府为了弥补分散式档案管理体制的不足,特别重视档案法制建设,强调全国档案工作必须依法行事。英国自1838年颁布了第一部《公共档案法》以来执行了120年后于1958年重新颁布,1967年以来都有不断的修订。自20世纪70年代官方《信息公开法案》出台到2000年11月30日《信息公开法》颁布,再到2005年英国政府开始实施的《信息自由法》,以及其他有关法律,如《公司法》、《合同法》等,无不涉及到对档案馆中的档案、档案工作及档案事业发展以及各部门、企事业单位乃至个人的档案工作都必须依法行事的规定。此外,英国各级档案机构、地方各级政府都可以就工作需要制定相应的规章制度,如公共文件办公室曾对档案接收工作作出明确规定:“凡档案在形成单位保管满30年,必须移交给公共文件办公室保管,并向社会无偿提供利用,达到资源共享”。另外,英国档案工作部门严格执法加强对档案移交部门的指导监督,如规定对于形成单位应当移交的档案,需要继续保管使用的,必须在报告中申明理由并经过有关部门批准后方可延期使用。档案工作部门有权对档案移交部门管理利用中的不当行为责令其限期改正等。另外,1947年成立英国档案工作者协会在档案法制建设上也发挥着举足轻重的作用。由于英国档案工作者协会会员来自于全国各级、各类档案机构或专业团体。协会通过定期召开档案工作专业会议和出版专业刊物,来增进档案人员的相互了解和交流,促进档案法规的贯彻实施,成为宣传英国档案法制化建设的“先锋”。

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