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材料核算论文:施工企业材料核算监管路径探究

本文作者:耿成兴、闵蓉 单位:曲靖师范学院计划财务处

一般说来,目前大多数施工企业按几个人或十几个人一组设立若干个施工项目部,主要靠单位的施工等级资质承揽工程。工程中标后,施工项目部都要编制详细的材料消耗定额,然后将部分工程分包给其他施工队伍。一方面,在每个工程项目部只配备一个材料主管的情况下,材料的采购、验收、保管、领用和盘点等环节必然存在一些薄弱之处,有的甚至将工程材料直接交由分包队自己保管,对材料日常消耗毫无控制,预算定额形同虚设,导致材料超预算消耗。另一方面,由于人手有限,或是领导层忽视工程材料管理的重要性,工程项目部对材料的盘点清查往往敷衍了事,库管员以领料单或实际剩余材料的大概数量为依据,利用“倒算”的方法编制材料报表交会计做账,实际核查盘点不到位,导致材料账实不符,存在严重浪费甚至失窃被盗的现象。

在实际业务中,材料库房管理员是按照材料实际数量和单价验收入库的,而对于发出材料,库房账和会计账的处理依据都是领料单。如果材料已经验收入库但发票账单尚未到达,而且有关“估收”依据又不能及时传递到会计手中,就容易导致库房账和会计账不一致(账账不符)、会计账表与材料实际不一致(账实不符)的情况,这样的材料核算做法是不正确的。同时,还可能存在不能及时将预付购料款调整为已支付款项,结果导致虚增资产和负债,使会计核算不能反映经济业务的真实状况。

在现行施工企业管理体制下,为了适应建筑施工市场竞争异常激烈的现实需要,工程项目部管理人员较少,主要依靠引入分包队和招聘临时工来完成施工任务,很难做到按照现代企业制度的基本要求来设立管理岗位。施工企业一人多岗甚至全盘事务均由一人负责处理的现象非常普遍。相对其他企业来说,工程项目部内部控制制度的建设情况是不够完善的。这样的做法虽然能为企业节约一定的人力资源成本,但是并不符合不相容岗位之间应当互相分离的规定,一旦出现问题就会给企业带来不可估量的损失。从内控制度成本效益原则的角度来说,是得不偿失的一种短期行为。

通过调查了解,工程项目部材料主管大多不是专业出身,缺乏材料管理经验,各环节应该怎么做还比较模糊。而工程项目消耗材料的数量大、价值高,如果在某个管理环节出现差错,就可能带来这样或那样的问题。管理工作主要依靠人来完成,施工企业材料管理工作质量的好坏主要取决于材料管理员和会计人员素质的高低。目前,一些工程项目部缺乏专业技术人才,工程开工后临时指派材料员和会计员,他们甚至不具备相应的从业资格,要做好岗位管理工作和达到材料核算管理的基本要求是比较困难的。

材料管理员要及时将工程分包组领料单传递到会计员手中,会计员要及时进行账务处理,不得积压单据集中在期末一次性汇总入账;工程量统计员要按工程实际进度准确统计分包组当期实际完成的工程量,将二者对比分析,才能判断材料管理是否正常。为做好施工企业的材料核算和管理工作,降低出现超拨工程款的经营风险,工程施工项目部要建立信息沟通机制,各相关人员要定期互通信息,发现问题应当立即改变做法,更正差错,以避免给企业带来不必要的损失。施工企业管理层应当意识到规范材料管理的重要性和必要性。实际操作中,一定要严格要求组长按照材料预算定额领用材料,由库房材料管理员进行约束和控制,领料超过预算定额的,如果没有工程量变更的依据和项目技术主管的签字认可,不能发放材料。期末时还应由工程量统计员对照材料实际耗用情况进行分析,查看材料消耗与工程进度是否匹配,并提请管理层对材料节约或超支的班组予以相应的奖励或惩罚。同时,应加强材料的实地盘点核查工作,切忌在这一管理环节流于形式。如果已经严格按照材料预算定额发料,那么通过分析实际盘点的结果就能够确定某项材料是否存在浪费的现象。通过严厉的措施杜绝材料浪费行为,可以在较大程度上降低工程项目成本。

工程项目部会计员和材料管理员的账簿记录往往会出现不一致的情况。按照现行会计制度的规定,对于材料已到而发票未到的情况,一般在期末采用“暂估入账”的办法进行处理,在下一会计期初再用红字冲销,然后再按发票的实际数量和金额重新记账。这种做法仅仅解决了“期末”账实不符的问题,而在此“期末”之前,依然可能出现账实不符(如账薄中出现材料负数)的情况。因此,建议创新材料核算办法,自行设计印制一式三联的“材料估收单”来更好地解决这一问题。当库房验收实物已到而发票未到的材料时,就可以填写“材料估收单”,存根联留存库房,其余两联交给会计员据以及时处理账务。会计员应将记账联与材料验收单一起作为会计凭证附件入账。购料发票到达后,由会计员将第三联与发票比对,确定二者之间的差额,并对材料单价和金额的增减进行相应的会计调整。这样既可解决材料管理中账实不符的问题,也可减少在会计期末、期初反复冲账、记账的繁杂处理过程。

很多工程项目部材料管理过程中的不同业务均由一人全权负责处理,这是内部控制制度所严格禁止的做法,因为极易形成单位资产流失。因此,针对这种必须改变的状况,一定要加强材料管理队伍的建设,在材料物资的计划拟定、采购付款和验收保管环节,要由不同人员分岗位负责,以达到彼此之间相互牵制、相互监督的目的。这样做,一方面能够有效保护有关工作人员,另一方面可以尽量避免给单位造成不必要的损失。

工程项目的材料管理之所以出现种种问题,难以真正达到全面规范化管理的目标,与材料管理人员的业务素质有着直接的关系。施工企业材料核算和管理工作应当由具有相应从业资格的人员担当。因此,加强工程项目材料管理人员的综合业务技能和职业道德素质培训是很有必要的。主要可以从材料管理的业务基础、价值分类、廉洁从业等方面的培训来提高人员的综合业务技能、理论水平和思想道德素质。只有具备这些素质和相应上岗资格的材料核算管理人员,才能做好施工企业材料管理工作,为施工企业创造更好的经济效益把好材料管理基础关。

没有管理就难出效益,不讲成本控制就没有利润。尤其是施工企业,原材料是构成工程实体的主要内容,准确无误的材料核算是现代工程项目管理的必然要求。材料成本控制作为施工企业管理中的关键控制点,它贯穿于企业管理的整个过程,需要全员参与,各部门积极配合。建立完善严格的材料核算管理制度,不断创新管理办法,是提高材料成本控制和管理水平的重要手段。加强施工企业材料核算管理,使物有所用,物尽其用,才能真正实现施工企业经济效益最大化。

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