谈基层党校基建档案管理现状与优化路径

摘要：基层党校的基础设施建设档案资料是对基建工程施工建设成果的记录和传承，是基层党校的宝贵财富。作为基层党校档案工作的重要组成部分，基建档案为学校的建设、维修、管理、后续改扩建提供参考凭证，具有极高的保存价值，越来越为各级党校的管理者所重视和利用。随着信息技术的日新月异，基建档案管理工作也应顺应时代的诉求，向信息化管理迈进。本文针对基层党校基建档案管理的特点与普遍存在的问题，以基层党校基建档案管理信息化为切入点，阐述档案管理信息化为基层党校基建档案管理工作带来便利以及实现路径，为不断提升基层党校基建档案管理业务水平和服务质量建言献策。

关键词：基层党校；基建工程；档案管理；信息化

“互联网+”时代，信息技术广泛且深刻的影响着各个社会领域。随着全国各地基层党校基础设施建设的蓬勃发展，基础设施建设不断完善。在基层党校基本设施建设、管理和工程项目活动过程中形成的基建档案，是反映基层党校基建工作的真实原始记录。基建档案忠实的记录着工程建设阶段一个个最原始的、最真实的场景和要素。按照国家工程建设、档案管理职能部门的要求，建设工程项目竣工验收通过后，原则上基建档案需长期保存于业主单位。鉴于工程建设过程中，基建图纸档案被建设单位、施工单位、监理单位反复借阅，频繁流转。久而久之，纸质的基建档案出现褶皱、破损、残缺甚至丢失都有可能。传统的档案管理模式难以满足新时代党校建设的各项需要，国家档案局提出：“为适应大数据时代的要求，我国档案工作要加快转型升级步伐，逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化”。作为党校档案体系中的特殊的一员，基建档案有着特殊的历史意义。做好基层党校基建档案管理信息化工作，对逐步完善推进基层党校各项中心工作具有重要现实指导意义。

1基层党校基建档案管理现状与问题

1.1管理制度建设不完善

基层党校管理人员对基建档案管理工作重要性认识不足，档案管理制度建设不完善，执行不力。由于基层党校办学特点和机构人员编制等条件限制，基层党校的基建管理部门作为临时性机构（基层党校校园迁扩建工程很少采用工程代建的模式）成员，主要由校内抽调教工和外聘技术专家构成。基建管理人员一般由教师兼职担任，而基层党校教师的知识结构主要为政治党建、经济管理、人文社会科学类为主，工程管理类、计算机、图书情报类专业人才匮乏。基建档案管理人员则一般由基建管理部门工作人员（教师）兼职。待工程项目建设完毕，验收通过后，基建管理部门和人员将撤并分流至基层党校其他教研部门。由于基建工作人员流动性强，工作琐碎，交接频繁。加之基建工作经历对教师职称晋升意义不大，部分基层党校基建部门工作人员存在重建设、轻管理，工作积极性不强、档案意识淡漠等现象。导致基建档案管理人员的工作责任制难以明确落实，监督乏力。基建档案交接手续不完备，交接过程不规范等问题时有发生。

1.2业务能力无法满足工程建设全过程档案管理需求

基层党校基建工程从项目立项到竣工验收一般历时数年，工程建设每个工作环节都会产生基建档案资料，过程性档案收集整理显得尤为重要。日常基建档案收集、整理和归档稍不及时，就会造成纸质资料的不完整、不规范，甚至遗失。不少文书资料如工程技术资料残缺不全，进而使得原始记录内容不完整、很多保存下来的基建资料只是几页图纸，而且图纸通常都比较大，需要通过多次折叠才能放入档案盒中，由于纸张的质量问题以及保存时间的影响，时间一久图纸的折叠处难免会出现一定的破损。字迹变得模糊，或是受损严重，导致需要记录的施工活动或者过程缺乏必要的真凭实据。工程竣工验收后，作为党校工程建设重要依据的基建档案，一般归口办公室或者行政后勤科室负责管理。由于以上部门工作人员普遍缺乏工程管理、图书情报业务知识，造成档案资料归类不合理、分类标准不统一，保存方式不规范。导致后期档案利用率较为低下，给以后的施工参考带来诸多不便，大大增加了基建档案管理的难度。

1.3信息化建设水平滞后，档案利用与服务水平较低

信息化技术对于提升基建档案管理效率的重要意义，在基层党校管理者中很少得到应有的重视。基建档案管理信息化建设滞后，硬件设备采购更新、软件升级维护经费投入、信息化人才培养等经费支出普遍受到限制。一些基层党校基建档案管理虽然购置部署工程管理信息化系统，但由于基层党校教师人才队伍知识结构，缺少计算机与工程管理类复合型人才，加之基建档案信息化工作人员年龄结构普遍偏大、数码相机、扫描仪等设数字化设备操作技能不熟练。导致档案服务能力和利用率均较低，没有有效发挥信息化技术助推基建档案管理效率提升。

2基层党校基建档案管理信息化的实现路径

2.1落实责任制、完善基建档案信息化管理

第一，建立档案管理责任制度，完善基建档案管理信息化制度。通过建立档案管理责任制度，将基建档案管理工作的职责明确落实到个人身上，以增强档案管理人员的积极性以及责任感。通过不断细化、完善档案管理信息化标准规范，要求档案管理人员按照规范进行档案扫描、蓝图图纸数字化处理、工程量签证复核确认、工程款拨付申请审批校验等工作，做到基建档案的收集和整理归档及时、全面、规范、有序地进行。第二，加强建设工程项目过程性资料采集固定工作。基建档案资料具有较强的时效性，档案管理人员必须及时做好档案资料的采集固定工作。尤其是监理方质量监督过程中的资料若不及时采集固定可能会迅速消失。很多施工资料的采集是跟随着项目开工就要跟进，例如住建部门的散装水泥押金的退回事项，需要档案管理人员在项目隐蔽工程——抹灰工序完成前进行拍照固定。一旦错过这个施工资料采集时间节点，就很难进行资料的补充采集。因此基建档案管理人员必须熟悉各部门对档案材料的要求，同时做好与施工方有效沟通，及时做好档案资料采集固定工作。

2.2提升基建档案管理业务

第一，工程设计图纸的电子化助力工程建设领域无纸化办公。随着AutoCAD等软件在工程设计中的广泛应用，工程设计的精准性与直观度显著提升。工程信息资源的流转也走向了无纸化操作。为了更好地推进档案管理信息化，基建档案管理部门应及时主动向各施工单位索要工程CAD设计、施工电子图纸。普及工程建设资料图纸的无纸化办公，熟练使用照相机、扫描仪等数码工具，将蓝图、白图、硫酸纸等纸质材料及时转换图片格式，或PDF格式的电子材料。方便档案管理人员进行资料的收集和分类管理。避免了纸质基建图纸容易出现的泛黄以及磨损问题，也解决了图纸档案不易折叠保存的问题，提高了档案管理的效率。第二，基建档案管理网络化、存储云端化。所谓基建档案管理网络化是指将电子化的基建档案信息，利用现代网络技术在单位局域网或者在Internet网上进行传输，以实现数据的收集、管理、共享的一种方式。基建档案管理人员通过操作基建管理信息化系统对电子图像资料进行分类、编排管理，档案目录的自动生成与划分归类，基建档案资料的自动打包、上传云端服务器，定时进行数据备份等工作。并可按需实现对基建工程档案资料的检索和同步下载，不会因为管理人员电脑损坏或者个人错误操作而造成数据丢失。基建管理信息化系统提高了基建档案管理的质量与水平，有效避免基建档案因载体材质、保存时间、频繁交接等原因导致的档案损毁、丢失的问题。

2.3加大信息化建设投入力度，重视基建档案管理信息化技能培训

第一，加大信息化建设投入力度，提高基建档案管理信息化水平。加大基建档案信息化建设的资金投入，在硬件上配置打印机、扫描仪、复印机、数码相机等设备。增加软件投入，以项目管理流程为主干，以网络信息技术为基础，建成完善基建管理信息化系统。利用信息化管理系统对基建工程项目从立项、前期介入、设计沟通、招标管理、合同履行、施工监督、工程变更联系单确认、付款申请批复等全过程进行监管。实现基建档案信息生成、保存、统计、流转等信息化功能。通过工程项目各参建单位共同参与，实现所有业务信息有序共享。化解建设方与施工方之间信息不对称，提高各施工方之间信任度。降低建设方的工程协调难度，有利于建设工程项目整体推进。第二，做好基建档案管理信息化人才培养锻炼工作。档案管理人员应该树立终身学习的理念，不断提高自身的计算机信息网络技术水平，才能够满足新时期基建档案管理信息化的各项要求。基层党校信息管理部门应定期对档案管理人员开展信息化技能的培训，特别是对扫描仪、打印机、数码相机、录音笔等电子信息设备的熟练操作使用和维护。进而提升档案管理人员的信息化建设的能力与素质。

3结束语

总之，基建档案管理信息化在基层党校基建档案管理过程中可以发挥巨大作用，其能为基层党校后续的建设工作提供参考依据，也能反映党校的总体建设与发展情况。因而在信息化背景下，基层党校应当重视基建档案管理信息化技能培训，落实完善档案管理责任制度、基建档案管理信息化制度，加大信息化建设投入力度，以工程图纸电子化、档案管理网络化等有效措施助推基层党校基建档案管理业务能力的不断提升。

参考文献：

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作者：陈静 单位：中共乐清市委党校