教育考试机构档案管理工作加强思考

档案作为各项工作中形成的具有保存考究价值的资料，是各项工作开展情况的真实反映，在记录历史、传承经验中发挥着重要的基础性支撑性作用。教育考试档案作为对过去招生考试工作的记录，为教育考试组织者提供了重要指导依据和必要参考手段，对各项招考工作的有序开展具有重要指导意义。目前，教育考试机构在档案管理上还存在一些现实问题，需要加以重视和研究解决。

一、做好教育考试机构档案工作的重要意义

（一）做好档案工作是对招生考试事业负责档案工作的一项重要价值就是实现工作成果的再利用，来年的工作怎样做，在当年闭合的卷宗中已经有所体现，档案可以有效记录工作活动和流程，帮助我们及时总结改进，提升工作品质、提高工作效率、减少工作失误，做到“规范、创新、再规范、再创新”。以某省级教育考试机构为例，2019年负责组织实施行政区域内各类教育考试40余次，试题命制、考务组织、招生录取等重复性常规工作占据全年工作的绝大部分，将常规工作及时建档立卷予以保存，并对发生的问题进行分析研究、总结经验，可以提高工作效率、提升工作品质，用以更好地指导来年的实践，使干部职工把更多的精力和时间投入到对创新性工作的思考和实践中，促进招考事业高质高效发展。

（二）做好档案工作是对社会服务对象负责在日常招生考试工作中我们离不开对档案的利用，教育考试机构作为面向社会提供招考服务的职能部门，机构职能相对固定，承担着大量与群众生产生活密切相关的社会服务任务。比如，高校招生考试录取档案是考生被合法录取的唯一纸质凭证，自考生考籍档案为自考生学业水平的评估提供了重要依据，这些直接关乎每一名考生的切身利益。教育考试机构务必要以对社会服务对象负责的态度充分认识到档案工作的重要性，为考生及家长提供更加优质的服务。

二、目前教育考试机构档案管理存在的问题

一是日常立卷意识薄弱。处室干部职工在主观上认为档案工作是档案管理人员的事情，与自身关系不大，没有形成在日常招考工作中对档案材料及时收集整理的意识，对档案工作日常立卷的重要性缺乏清晰的认识，办理完毕的文件没有及时保存，导致后期收集整理文件时不齐全、不完整，档案资源无法有效整合，致使很多有价值的材料无法入卷保管，增加了后期建档立卷的难度。二是专业管理人员匮乏。教育考试机构性质均为机关事业单位，定岗定编，编制较为紧张，管理者往往会将有限的人力资源向业务处室倾斜。档案管理工作作为“冷门”，未受到足够重视，除少数单位设置了专职档案管理人员外，大部分单位由兼职档案管理人员负责内部档案管理，且存在过度依赖第三方中介机构现象。但档案管理不是材料的简单收集和保存，具有较强的专业性，对管理人员业务素质要求较高。而兼职档案管理人员往往身兼数职，虽年纪轻，知识层次较高，但未经过正规业务培训，缺乏足够的档案管理知识和相应的招考业务技能，不熟悉单位各业务处室的工作情况及相互联系，无法保证建档质量，难以适应当前教育考试机构档案管理的专业化需要。三是信息技术手段欠缺。信息技术手段在档案管理中的有效运用，可以减少不必要的人工操作，提高档案管理效率。目前许多单位仍采用较为传统的纸质档案管理模式，虽然已经有一些单位开始利用信息化办公系统来管理档案，但信息技术硬件水平相对较弱，大多停留在利用信息技术设备进行档案的录入和检索上，未能实现档案资源的跨部门信息共享，档案管理信息化水平有待提升。四是监督考核力度不够。档案工作作为教育考试机构的一项基础性工作，应列入单位日常监督和年度考核，并加以重视。但由于档案工作较为复杂、繁琐，收集周期较长，短期内工作效益较小，各教育考试机构往往更加关注试题命制、考务组织、招生录取、干部人事等高利害工作，对档案工作重视程度不够，各教育考试机构考核评判标准不一，缺乏有效监督管理机制，单凭各处室的自我监督与约束，难以实现考核评价的全面、客观、准确。

三、改进教育考试机构档案管理的对策

一是健全日常立卷机制，确保档案管理规范有序。健全日常立卷机制是档案工作的基础前提，是集政策性、原则性、严肃性于一体的重要工作。在完成一项考试项目时及时归纳总结，对需要归档的文件材料及时按要求建档立卷，做到查漏补缺、补齐短板，可以有效减轻年度立卷的压力，为以后的各项招生考试工作打好基础。每名职工在日常工作中，除完成自身本职工作外，都有对所负责的文件材料积累、移交的义务，有序的档案移交标志着一项工作的阶段性结束，但不意味着工作的彻底完成，各项决策、部署、措施和成果都需要后期实践的检验，而日常立卷正是后期实践检验的基础和前提，必须要加以重视。二是优化人员队伍结构，促进档案管理稳步发展。队伍建设是落实档案工作的关键环节。教育考试机构的档案管理部门要结合教育招生考试这一职能定位，充分利用高等教育优质资源，加强与高校优质师资的交流合作，定期聘请高校档案专业技术人员对档案管理工作者进行有针对性的技能培训，帮助其及时了解当前档案管理相关政策，提升管理技能，使其能够更快更好地独立开展档案工作。同时要在档案培训的基础上，充实专兼职相互配合的档案管理人员队伍，除档案管理部门专职负责管理本单位档案工作外，由各内设处室建立基层档案室。重要程度高、内容质量好的档案材料由单位档案管理部门统一归口负责，一般工作性资料则由处内基层档案室保存。各处室负责人对所在处室档案工作负总责，同时指定一名年轻同志作为本处室兼职档案员，确保有专人负责处内文件材料的收集、整理和归档工作，通过档案工作实践，实现以老带新、以新促老，确保专兼职档案员密切配合、形成合力，促进档案工作协调有序发展。三是加强信息技术建设，带动档案管理效率提升。加强信息技术建设是档案管理的必由之路。档案管理人员不仅应端正档案工作态度，具备管理服务意识与能力，更要掌握现代化建档立卷的方法技术，充分利用先进的技术手段对档案进行现代化管理，强化信息思维，进一步提高信息化履职能力。目前，各省级教育考试机构均设立了信息处，地方教育考试机构也设立了相应的信息技术支撑部门。各单位可以利用好现有信息技术平台优势，加大信息化建设的资金投入，严格按照国家相关技术标准，及时更新换代档案管理的软硬件设备，加快档案信息化管理平台建设，推进档案信息化管理进程，为科学规范做好本单位档案工作提供必要支撑。四是完善监督考核机制，推动档案管理制度落实。监督考核是档案管理的重要保障。在加强制度建设、注重日常立卷的同时，也要强化对档案工作的监督。档案管理部门要结合本单位各项招考工作，协助管理者制定相应的考核评价标准和奖罚制度，同时要及时跟进指导各内设处室的档案工作，确保各处室的档案工作与招生考试业务工作同步协调推进。教育考试机构要将档案工作纳入年度考核内容，选树优秀卷宗和优秀专兼职档案员，交流成果、总结经验，对档案管理规范有序的处室和个人给予表彰肯定，对档案管理尚需完善的处室和个人及时指导培训。使档案管理人员在制度规范下积极开展工作，不断提高档案工作质量。加强教育考试机构档案管理，不仅是档案工作本身的需要，也是招考事业发展的需要，更是教育考试机构每一名职工义不容辞的责任。教育考试机构管理者及每一名干部职工都应充分认识到档案工作的重要性，切实提升档案意识，强化工作责任，共同做好档案工作，在单位上下形成推动档案工作高质量发展的合力，为招考事业的发展服务，更好地守望历史、服务社会。

参考文献：

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作者：陈立鹏 单位：天津市教育招生考试院