畜牧兽医科技档案管理实践思考

摘要：文章总结了畜牧兽医科技档案的归档范围和内容，分析了畜牧兽医科技档案归档及管理中存在的主要问题，如档案管理意识不强、档案管理制度不完善、资料收集和归档不全面等，结合工作实际，提出了健全制度、强化培训、加强预立卷管理等加强畜牧兽医科技档案规范管理的对策，以期提高畜牧兽医科技档案管理水平。

关键词：畜牧兽医；科技档案；归档；管理

档案是国家的宝贵财富，是制定政策、开展工作的重要查考依据和可靠凭证。指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案”。科技档案是在科学研究项目论证立项、研究实施、过程管理、结题验收、成果管理和成果转化等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式的记录[1]，是保护科研单位知识产权的重要依据，是科研单位科研管理水平的重要体现。畜牧兽医科技档案是指在畜牧兽医科学研究、临床试验活动及其他科技工作中形成的各种记录，是畜牧兽医科研单位职能活动的直接记录和真实反映。目前，畜牧兽医科技档案管理中尚存在人员的档案管理意识不强、档案管理制度不健全、资料收集和归档不全面等问题，笔者根据近年来科研管理和科技档案管理的实践，提出了加强畜牧兽医科技档案规范管理的对策。

1畜牧兽医科技档案的归档范围和内容

遵循科技档案的自然形成规律和畜牧兽医科研项目的时间顺序，畜牧兽医科技档案一般分为科研探索阶段、科研项目申报立项阶段、科研项目实施阶段、科研项目结题验收阶段、科研成果登记和奖励申报阶段、科研成果转化和推广应用阶段[2]。

1.1科研探索阶段

科研探索阶段是在正式申请立项前的收集资料和基础研究阶段，归档范围和内容包括查新及检索报告、实验的新设想、创新性意见、新构思等有关前期基础资料。

1.2科研项目申报立项阶段

在科研项目申报立项阶段，对拟正式开展的项目提出框架性的总体设想，争取资金支持。归档范围和内容包括项目申请书及相关附件、项目可行性论证报告、经费申请预算、项目审批文件、项目或课题任务书、项目计划书、合作协议、委托业务协议等资料。

1.3科研项目实施阶段

在项目实施过程中，通过实验观察或者资料分析等科研活动产生了各种有价值的资料。归档范围和内容包括各种重要原始记录、实验数据（含图片、电子记录、影像等）、数据处理材料、实验阶段性小结、实验报告、阶段性成果（专利申请、）、调研报告、项目进展报告、年度执行情况报告、财务执行情况报告、中期报告、关键工艺文件等。另外，也包括项目执行中重要的往来文件、项目计划调整或变更情况申请及审批、项目任务失败或项目终止的申请及审批等文件。

1.4科研项目结题验收阶段

在科研项目结题验收阶段，要将项目取得的重要结果、标志性成果，通过档案管理进行全面系统的保存。归档范围和内容包括项目结题总结报告及附件材料、绩效评价报告、工艺技术报告、成果证明性材料（新产品证书、专利证书、标准、专著、论著、论文等）、参加人员名单、技术鉴定文件、财务决算报告，以及项目结题验收过程中重要的往来文件（验收申请、验收报告、验收意见、验收评价表）等。

1.5科研成果登记和奖励申报阶段

通过科研成果登记和奖励申报，进一步展现科研项目产生成果的社会认可度。归档范围和内容包括科技成果登记表、登记证明、科技成果评价意见、评审评定证书、成果推广应用证明、成果查新报告、经济效益和社会效益的证明文件、成果奖励的申报文件及审批文件、成果获奖证书、政府颁奖的批文等。

1.6科研成果转化和推广应用阶段

在科研成果转化和推广应用阶段，实现了成果的创新价值。归档范围和内容包括转让合同、协议书、技术跟踪服务合同、扩大生产的设计工艺、成果投产后的用户反馈情况、成果应用的宣传报道、第三方转载及引用证明、推广应用的方案总结、推广应用效益情况等。

2畜牧兽医科技档案归档及管理中存在的主要问题

2.1档案管理意识不强，责任不明确

畜牧兽医领域涉及高校、科研院所、事业单位等，单位类型多、范围广，人员数量大。科研人员对归档工作的认知程度及责任心是科技档案整理和归档的基础，但科研人员往往更专注科研任务，对科研资料归档工作的重要性认识不到位[3]。同时，部分单位的档案管理人员不能融入和紧跟科研工作，无法分辨科研资料的保存价值和提出保管年限等具体意见。

2.2档案管理制度不完善，约束力不强

当前科研单位的档案管理制度主要是依据《中华人民共和国档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》等制定的[4]，国家法规主要是提出框架性规定，如果没有深入研究本单位实际，而生硬照搬国家法规，会造成管理制度的实际执行效果差，约束力不强[5]，相关人员不能履行其档案管理主体责任。

2.3资料收集和归档不全面

科技档案涉及范围广、专业性强，没有像文字档案一样的固定归档范围和格式，归档难、归档不全问题尤为严重[6]。畜牧兽医科研项目具有研发周期长、类别杂和影响因素多等特点，尤其当涉及动物实验场所的诊疗时，现场产生的档案不易收集，容易出现实验测试的重要原始记录、分析报告、记录不规范或遗失等问题，从而导致档案资料收集周期长和归档内容不全面[7]。另外，一些协助项目、子课题归档率和内容完整性更是不容乐观，档案中往往缺少二级合同、往来文件等。

2.4部分单位领导对科技档案工作重视程度不够

在档案工作发展的各项业务建设和保障性条件中，档案工作的组织领导体制、档案的归档保管、档案的信息化和数字化建设、档案的安全、档案工作的人、财、物等都离不开领导的重视[8]。但是，部分单位领导对科技档案的管理工作重视程度不够，疏于检查和落实，使得各部门出现各自为政、档案资料积累残缺不全的现象，也导致整理和归档出现各种困难[9]。

3加强畜牧兽医科技档案规范管理的对策

3.1建章立制、强化执行

目前，在国家档案管理法规原则指导下，应结合科研单位科技档案管理实际工作情况，建立健全科技档案管理制度，明确科研管理部门、科研项目组及团队和档案管理部门的职责和分工，确保科技档案归档渠道的畅通，提高科技档案管理工作效率。根据归档案卷质量要求，明确畜牧兽医科技档案组卷要求，在一定程度上进行约束管理，提高科研人员对归档的自觉性，增强科研人员支持档案工作的意识，形成依法依规治档、自觉主动归档、规范保管存档的良好氛围[10]，为畜牧兽医科技档案工作的有序开展营造一个良好的环境。

3.2明确职责、加强培训

科研单位通过规章制度和内部规定，明确科技档案相关部门、相关人员的职责分工，增强科研人员、科技管理人员的科技档案管理意识。专职档案管理人员，负责档案工作的监督、检查和业务指导工作；部门兼职档案员，负责部门档案工作的督促、案卷质量检查工作；部门负责人，负责统筹组织部门的档案工作，并审查案卷；课题主持人，负责组织本课题科技文件的立卷、归档工作，实行课题主持人负责制。每位科研人员都是立卷归档责任人，在研究中随时将有价值的文件进行积累，并及时完成预立卷、立卷、归档及移交工作。通过将责任分解到部门，具体到人员，确保科技档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。同时，通过定期组织开展档案专业知识培训，提高档案管理人员的业务水平和业务素质；通过组织归档质量评比活动，对优秀案卷的立卷人进行奖励和激励。

3.3档案管理中的具体措施和实践结合档案管理

中的具体要求和本单位实际，笔者提出几项管理措施：一是加强制度间的协调配合。单位内部的科研相关制度与档案管理制度的条款互相配合，双向约束。例如，在实验记录管理办法中明确记录如何立卷保管，提出成果申报时需对实验记录及保存情况予以审核和抽查，在结题验收和材料申报时，需提供实验记录及立卷情况，供科技管理部门检查；在奖励办法中明确先归档后奖励等条款，从另一个侧面起到约束作用。二是加强预立卷管理。预立卷可加强文件的管理，防止文件散失，便于归档前的查找利用。每年年初根据工作计划和往年文件形成情况，编制归档类目，并设置相应卷夹，随时把工作中产生的文件放入相应的卷夹。工作结束后，剔除无归档价值的文件，稍加整理即可立卷、归档。三是设定归档时限。将档案工作考核和目标管理、绩效管理、奖金管理联系起来，并设定集中归档时间，提高工作效率[11]。近年来，随着信息技术的快速发展，远程上传科研资料、无纸化办公等方式已通过科研管理系统得到实现，科研人员将科研资料按标准以数字化形式上传到科研管理系统中，确保资料的完整和统一，完成电子档案的备份和存档，使科研档案归档率和管理效率得到显著提升。为适应经济社会发展和科技发展需要，档案管理工作正向信息化管理转变，档案管理对象越来越多地从单纯纸质档案向纸质档案和电子档案并行转变，逐步通过档案管理的电子化、网络化建设，实现档案管理工作转型升级和高质量发展。

4参考文献

[2]蔡颖.高校科研档案管理比较研究及导向性思考[J].农业科技管理，2011，30（3）：44-47

[3]李婉月.新形势下科研档案收集工作的现状与策略[J].兰台世界，2018（8）：70-71

[4]马鑫.农业科研档案规范化管理状况研究[J].农业科技与装备，2019（6）：66-67，71

[5]许建华.新形势下高校科研档案管理的创新[J].中国管理信息化，2017，20（11）：129-130

[6]朱武梅，王鹏.科研档案归档难、归档不全问题及对策[J].北京档案，2019（9）：37-39

[7]霍仕平，廖淑梅，刘文惠，等.农业科研档案管理的实践与思考——以重庆三峡农业科学院科研档案管理为例[J].农业工程，2013，3（2）：96-99

[8]一鸣.领导的重视程度仍是影响档案事业发展的瓶颈[J].中国档案，2011（2）：19

[9]鄂梅英.国土资源档案管理工作中的问题和对策[J].山西档案，2018（4）：49-51

[10]周桂华.农业科研档案管理亟待加强[J].档案与建设，2004（2）：44-45

[11]周红兰.浅谈农业科研档案归档范围和要求[J].现代农业，2017（12）：112

作者：李倩 郭晔 王彬 张广川 王甲 刘业兵 单位：中国兽医药品监察所