事业单位档案管理信息化创建思考

当今时代是信息化的时代，各个行业为了提高工作效率，提高经营效益，都不断的向着信息化的方向发展。对于事业单位的档案管理工作亦是如此。我国档案管理领域对于信息化方面已经有了一定的研究，并且其研究的应用也取得了一定的成就。但是与西方发达国家相比，我国档案管理领域在信息化建设方面还有一定的欠缺。所以，在今后的档案管理领域的发展中，要加强对档案管理信息化建设对策的研究，从而研究出更加有利于事业单位档案管理信息化建设的方法和措施。而要对档案管理信息化建设的对策进行研究，首先就要明确事业单位档案管理信息化建设的特点以及其优势。

1事业单位档案管理信息化建设的特点及优势分析

较传统档案管理而言，信息网络及管理软件的应用，使事业单位档案管理具有如下特点及优势：

1.1便于档案资料永久保存。对于传统纸质档案管理工作而言，由于纸质档案极易受季节及天气影响，一旦环境潮湿，纸质档案就会出现发霉等情况，很难长期保存档案信息，甚至造成重要信息丢失，且不易查询。档案信息化管理通过备份档案，将其存储于电子磁盘中，不仅极大地节约了档案存储空间，也不会由于天气或季节问题而导致档案信息丢失，最大限度地确保了档案资料的完整性，实现了永久保存。

1.2便于事业单位管理档案信息。在传统管理过程中，档案资料很多，档案管理工作繁琐异常，程序颇多。实现档案管理信息化后，可通过在数据库中输入关键字，迅速地查出所需信息，程序简便，不会其他档案影响。

1.3本质上改变了档案管理的方式与途径，拓展了档案的职能。将传统以纸质媒介、人工录入方式转变成了网络平台为媒介，电子录入方式，使档案职能由传统档案保存及运用职能，转变成了信息资源的采集、管理、存储及相关服务类型，全面推动了事业单位的建设。

2目前我国事业单位档案管理信息化

建设中存在的问题档案管理的信息化建设主要包括档案管理的规划、管理平台的有效建设以及对档案内容的数字化处理。但在当前我国的事业单位档案信息化管理中，许多事业单位并没有对档案的管理工作引起足够的重视，使得档案管理在信息化建设中存在着档案信息更新速度慢，使用率较低和工作人员素质不高等问题，从而影响了档案信息化管理作用的充分发挥。

2.1档案管理信息化建设平台更新速度较慢。目前我国许多事业单位虽然已经建立了较为完整的职工档案信息管理系统，但在实际的工作中由于缺乏对档案管理工作的重视，使得档案管理信息化平台的模块设置更新较慢，导致一些新近的职工档案信息不能得到及时的更新，从而影响事业单位人才的优化管理。

2.2档案管理信息化建设平台使用率较低。事业单位进行档案的信息化管理目的在于通过信息化的档案管理来降低管理成本和工作量，提高档案信息资料查询的快捷性与高效性。但在目前的事业单位档案管理信息化建设中，档案管理信息化建设平台的使用率并不高，影响了信息化平台作用的发挥。

2.3档案管理的工作人员综合素质较低。在事业单位档案管理的信息化建设中，许多档案管理人员的专业技能并没有达到所需要的标准，其综合素质仍待提高。如许多档案管理人员对计算机技术缺乏足够的认识使得他们的知识贮备和专业技能较低，同时由于档案信息需求量的日益加大，管理人员的服务态度也有待于进一步提高。

3加强和推进我国事业单位信息化档案管理的对策

从事业单位档案管理信息化建设的特点和优势来看，我国事业单位建设信息化的档案管理是十分有必要的。但是，就我国目前该领域的信息化水平来看，还远远不够。因此，必须要努力加强和推进我国事业单位的信息化档案管理。

3.1加强档案管理人员与网络技术。人员二者之间的合作与工作协调性要保证高效的档案管理的信息化建设不仅需要网络技术人员对档案信息的录入与更新，还需要管理人员对信息平台建设的及时维护以及为他人提供优质化的服务。因此，在事业单位的档案管理信息化建设中要通过有效互通机制的建立来加强档案管理人员与网络技术人员的合作，从而确保档案信息录入与更新的及时性，促进信息化管理效率的提升。同时在日常的管理中，还要加强对管理人员服务意识的培养，让他们在工作中更加注重信息管理的规范化，从而为他人提供更好的服务。

3.2加强信息化建设平台推广模式的构建。事业单位档案管理信息化平台的建设目的在于为广大的信息需求者提供更优质化的服务，因此，在实际的工作中，事业单位的相关管理部门要加强对档案管理信息建设平台的推广与宣传，以提升信息化建设平台的影响力和知名度。同时还要借鉴一些大型企业档案信息管理的先进经验，通过信息化建设平台使用效率的提高来更好地促进事业单位的人才档案管理信息化建设。

3.3加强对工作人员专业技能的培训，促进他们综合素质的提高。档案工作人员的专业技能和综合素质在事业单位的档案管理信息化建设中发挥着重要的作用，工作人员综合素质的高低直接影响着档案管理的信息化建设进程。因此，事业单位在进行职工档案的信息化管理中要加强对相关工作人员专业技能的培训，让他们在计算机和信息平台使用技能的不断提升中促进自身综合素质的提高，从而有效地推动档案管理的信息化建设。以上仅仅只是对加强事业单位档案管理信息化建设几个方面的研究。然而，事实上，事业单位档案管理信息化建设还涉及到很多方面，而仅仅凭借以上几个方面的研究来促进信息化的建设是远远不够的。因此，对于事业单位档案管理信息化的建设还需要档案管理领域专业人士共同致力研究。综上所述，事业单位档案管理信息化建设对策的研究对于事业单位的发展和进步有着极为重要的作用。然而，事业单位档案管理信息化建设涉及的方面很多，且是一项十分复杂的工作，因而严重不利于该领域信息化的建设。所以，要加强对档案管理信息化建设对策的重视和研究，并且要充分的将信息化与事业单位的档案管理工作相结合，从而研究出更好、更有效的促进事业单位档案管理信息化建设的方法和措施，促进事业单位在更大程度上的发展和进步。

作者：陈涛 单位：龙江县总工会