加强电力企业档案现代化管理思考

关键词：电力企业；档案管理；现代化

在新形势下，企业档案管理者需要有高效的工作效率、迅速的信息整合能力等，老旧的工作形式已经不符合现代化企业建设发展。电力企业结合计算机或者人工智能，同时培养相关人员的专业素质、加强监管，可以给企业带来更好的发展。新形势下新的工作系统会给员工带来自我的提升，给企业带来更大的效益。

1新形势下加强电力企业档案现代化管理的发展趋势

在新的形势下，电力无论是在人们的日常生活中还是在工业生产中都已经成为了必需品，电力企业为社会提供能源，因此电力企业为国家发展提供了基础的保障，电力企业的运行是非常重要的，档案管理是电力企业的基础工作。在新的形势下，高效率的工作模式、准确性的信息处理等是社会对工作现下的要求，计算机信息网络时代已经可以结合管理为企业带来更高效益的工作平台，因此电力企业档案现代化管理利用计算机网络技术进行归档已经逐渐普及。计算机信息化为人们的工作带来了便利，但现下管理档案人员工作能力参差不齐，并没有给工作带来很大的效率提升，所以电力企业应该完善管理制度，提升工作人员的综合素质，有效的监管不仅会提升工作人员的工作意识，还会提高企业效益，所以电力企业应该有相应的监管制度。智能机器人是目前社会发展的新趋势，许多企业现已利用智能机器人进行相应的工作，智能机器人不仅可以缩减企业的利润更给企业带来了工作程序上的固定规划，减少错误率的产生，工作人员接触到现代化的工作模式之后也会提升自己整体综合工作素养。因此电力企业档案管理的发展趋势是更现代化、效率化、准确化、智能化的。

2加强电力企业档案现代化管理的要求

随着计算机网络信息时代的到来，信息化已经充斥在人的生活工作中，企业对信息化的占有份额决定企业后期的发展，并且人工智能的产生代替了人工，这些都离不开电的供给，电力企业已是作为国家发展经济的基础企业，档案管理是电力企业的工作基础，因此电力企业档案现代化管理的要求也需要随着时展进行提升。电力企业档案管理应该步入标准化、规范化、现代化的发展，所谓现代化应用于电力企业档案管理就是需要档案管理的高效率。加强电力企业档案现代化管理的要求第一是准确性，准确性对于档案的管理是基础，它决定着以后档案资源的利用率。第二是效率，管理档案的效率是体现管理人员专业素养的基础，因此管理人员需要有对自我的要求，但长此以往的工作状态让工作人员失去了对工作的热情，工作意识减弱，造成工作效率低，因此需要给管理人员创造一个良好的工作氛围，需要提升管理人员的专业素养。第三工作的闭合性，所谓闭合性就是对后续工作的检查和总结，这时需要由监管部门的介入，监管部门不仅能够检查档案管理人员的完成效果更能够让档案管理人员提升自己的工作效率。与此同时，档案管理人员应该有相应的职业操守，档案包含个人的私密信息，档案管理人员严禁外泄信息，确保信息的安全性。

3加强电力企业档案现代化管理存在的问题

3.1管理制度不完善

电力企业发展的同时企业文件档案也会相对应的变得更加复杂，品类数量更多，电力企业首先应该根据内部需求完善对档案管理人员的管理制度，管理制度的完善不仅能够提高企业效益也能够提高管理人员的专业素质，但在目前环境下，电力企业管理模式相对陈旧，档案管理人员的工作没有强硬的时间点、没有工作目标、没有一个工作闭环是由于企业对档案管理人员没有相应的管理细则，行政部门对其没有要求，有的企业及时就算有管理制度但也存放在角落，没有管理人员进行定期讲解，只是在需要的时候拿出来一下，管理制度如同虚设。

3.2管理水平不一致

在电力企业档案品类增加，内容复杂的情况下，档案管理人员中有些人不能够及时找到档案的管理要点，致使档案管理效率不高。电力企业属于国家企业，一般工作人员都为公务员，造成有些工作人员档案服务水平不高，档案工作不能有效地结合信息，合理利用，档案没有严格的编码，比如员工内部人员和员工外部人员档案信息在同一个文档里，19年的档案盒17年的放在一起了，这样以后找相关档案的时候，找寻人员没有目标的同时还可能找寻不到。管理档案人员并非为专业性人才或者前期未进行专业的培训等其他原因造成档案管理水平不一。

3.3管理人员没有监督

管理人员长期在相同环境下工作，造成管理人员松散，信息不准确，工作不到位，档案保管工作未做好等问题的原因也在于没有相应的行政监管部门。监管是对工作的总结，是对相应的工作人员效率的计算，工作最后应该有一个闭环环节，即档案管理人员应该有对上一级部门的反馈，行政部门应该与管理人员多互动，监管其工作效率，对表现不好的应该有相应的惩处。新员工入职之后行政部门不加干涉导致新员工入职之后不了解要做的东西和内容导致新员工错误率高或者工作效率低。监管部门监督力度不够，有的监管就像走一个过场也是企业存在的问题。

4加强电力企业档案现代化管理的措施

4.1完善管理制度

根据档案管理工作内容和内部结构，快速制定出加强档案现代化管理的措施，对之前档案管理进行完善或者整体整改。制定企业每一个部门的工作章程，起草档案管理的章程内容大致为：规范档案填写的要求，字迹清晰、在档案归档时封面应该有相应的序号，同一类档案按照时间先后放在相应的位置、制定出档案管理人员的每个时间段的工作范围，提升工作效率，固定管理人员管理档案的类型等其他内容。电力企业对档案管理人员制定的制度要根据内部的需要科学制定，不可贪大求全也不可能生搬硬套、制定的执行事务要以人为本，明确职责。管理制度从事务到人都应该一一落实，开会的时候需要细致说明制度的改革，打印出管理制度内容贴在管理人员的工作区域。

4.2提高管理水平

企业应该对提高管理人的工作素质进行提高，电力企业应该引进档案管理人才，对管理各个部的人员定期进行专业的培训、测试，提升管理人员的专业水平，对档案管理人员定期地进行调整，这样能够调动管理档案人员积极性。企业可以要求档案管理人员写每一个季度的工作总结和工作计划，能够帮助档案工作人员进行自我提升。档案管理者能够有结合企业发展定制档案内容的能力，根据社会环境的改变对档案进行调整。档案管理人员要熟练掌握计算机存储方式，录入电子档案，档案管理部门不仅要有纸质的存档也可利用计算机建立同一类别的文件夹，对档案进行扫描，然后电子存档，之后利用电子信息技术整合，在需要利用信息时进行相关信息的搜索。定期的对数据库进行备份，以防止计算机存储不够，备份介质可选用移动硬盘或者云存储。电力企业也可以利用大数据处理信息方式对档案进行管理。企业应该鼓励员工多动脑，鼓励员工思考如何提高档案管理工作的效率和准确性。在新员工入职时，可以进行师傅带徒弟模式，老员工带新员工可以快速地让新员工进入工作状态，并对老员工进行奖励。

4.3对档案管理的相关人员进行监管

企业需要由专业的监督人员柜档案管理人员的工作进行监督，监督能够让档案管理人员保持或者提升工作效率和质量，监督是企业管理必不可少的环节。监督部门不仅要监督档案管理人员的日常工作环节，还要定期监督工作人员的工作完成进度和正确性。在当前的电子化办公的环境下，监督部门要实时监督管理人员对信息内容的保密性，提高信息安全意识，对计算机档案管理平台设置防火墙，计算机不可以插入U盘，进入电子档案室不可以拍照，监督人员如果发现关于信息安全隐患问题应该及时整改，并给相关人员作出警告或者惩罚，对于严重损害企业利益的人员及时交到行政部门。监管部门应该给档案管理人员做出相应的GPI考核，做到公平公正，考核内容可以根据实际情况制定，归档的准确性、存储完整性、查找效率、服务态度，信息安全等相关工作内容都可以制定为考核标准，每月根据GPI完成度发放工资，根据完成效果进行奖罚。

结语

综上所述，新的时代已经来临，电力企业如果想要有更好的发展，首先需要顺应新时代下的管理模式，电力企业如果要有稳定的发展状态，提升工作人员的专业素养是企业发展的基础。因此电力企业需要完善工作制度、提升管理档案人员的能力素质，以及制定监督制度安排人员对档案管理人员的工作进行监督。

参考文献：

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[2]张莉,尚少伟.新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考[J].住宅与房地产,2020(21):286.

[3]叶灿丽.新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考[J].办公室业务,2018(09):102.

作者：李宁 单位：国网宁夏电力有限公司