谈建筑工程施工现场过程性文件管理

摘要：介绍了建筑工程施工现场过程性文件的产生、分类、特点以及存在的问题。在此基础上，以完整性、真实性、准确性和及时性为出发点，对建设工程过程性文件的管理进行了探讨，以期为工程建设过程性文件的规范化管理提供借鉴。

关键词：建筑工程；过程性文件；文件管理；质量控制

1过程性文件的产生及分类

1.1过程性文件的产生

在建项目过程文件的产生主要来源于工程建设单位、监理单位、施工单位及过程控制相关单位等。文件通常依据建设工程施工合同、招投标文件、工程图纸、已标价工程量清单、技术标准及规范等相关要求所生成，是项目建设过程中作为见证、验收，或解决某类问题而陆续产生并反映现场施工情况的一系列文件。

1.2过程性文件的分类

标准规范如GB/T50328—2014《建设工程文件归档规范》、DA／T28—2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等中给出的建设工程文件分类较为详细，其中施工文件所涵盖内容较为广泛，且大多数过程性文件均在此范围内。该类文件大致分为四类，即：施工管理文件、施工技术文件、施工试验记录文件（含检测文件）、建安设备与关键材料质量证明文件（含进场检测记录）。在四大类中，所有的过程性文件均与质量控制密切相关，解决好了过程性文件的管理问题[1-2]，也就解决好了工程建设过程中关键的质量问题。

2过程性文件的特点及问题

2.1过程性文件的特点

1）种类多。项目实施过程中存在的过程性文件种类众多，如：技术资料传递单、备忘录、会议纪要、设计审查意见单、接口信息单、技术变更单、通知等以传真或邮件形式传递的非成品类技术文件。2）内容多。过程性文件可能涉及技术信息和管理信息等各个方面。技术信息包括技术参数、技术变更单等，管理信息包括合同、通信渠道等。3）文件来源广泛。在大型或超大型项目建设过程中，涉及的关联单位很多，如设计院、建筑商、监理单位、过程控制单位、生产厂家、经销商等。文件责任单位众多，文件格式也是多种多样。4）数量大。由于各类业务活动较多，所产生相互联系的函件数量众多，尤其是项目类别多、涉及专业面广的建设工程，其过程性文件占整个项目文件的比例更大。

2.2过程性文件常见的主要问题

1）有些施工单位为节约成本，临时找人充当资料员，所编制的过程性文件与现场完成情况的差距较大，致使文件质量在完整性上大打折扣，从而造成归档文件无法达到GB/T50328—2001《建设工程文件归档规范》的要求。2）建设单位与施工单位、监理单位在签订合同时，对过程性文件的质量、内容、事件描述深度不够明确，所产生的过程文件作为竣工结算资料在真实性上不能反映施工过程的实际情况，失去了作为工程结算参考的价值。3）由于施工过程的复杂性及试验资料的延后性，加之施工单位、监理单位管理上的缺失与监督力度不够，编制或记录的施工内容与现场实际完成情况不能一一对应，其准确性存在较大出入，造成工程竣工结算时引发争议，进而影响工程竣工验收等相关问题。4）施工单位存在着重施工、轻档案的思想，认为干完工程就结算，平时不注重资料的收集、整理和归档。普遍存在竣工时再补做工程资料，甚至事后编造虚假资料，其后果是使本应具有时效性的过程性文件变得杂乱无章，这样所生成的文件无法通过竣工资料预验收，致使工程竣工验收无法进行。

3过程性文件管理要求的探讨

2000年国务院颁布了第279号令《建设工程质量管理条例》，国家首次从法规层面将建设工程档案管理纳入到建设工程质量控制体系之中，同时对工程建设档案的内容、质量要求、报送移交和法律责任进行了强制性规定，为工程资料的管理提供了法理依据。

3.1工程资料必须完整和真实

工程过程性资料完整性和真实性，是客观反映工程建设过程中现场实际情况的第一手资料。在项目实施过程中所产生的过程性资料的完整性，可确保在工程造价结算、后期审计工作中，能够提供全面、可追溯的记录凭据。例如一些特殊的施工措施、施工方案、隐蔽工程验收，尤其是施工过程中图纸之外的设计变更、现场签证、材料代用说明、事故处理记录等资料，能够为我们提供全面、完整、真实反映现场实际情况，在竣工后无法直接查验且施工过程中确实发生的实施内容。因此，只有当过程性文件在产生、审核、签批、归档等流程中完整、真实地反映现场的实际情况，才能充分考虑建设周期的物价上涨、汇率变化等各种可变因素，进而在工程造价结算、项目审计以及参建各方发生争议时提供有效且具有说服力的证据。

3.2工程资料必须准确

工程过程性资料是工程竣工结算及项目审计评判的法理依据。在确保过程性资料完整性的前提下，资料的准确程度将决定工程结算与工程审计结果是否正确。比如，在结构形式、技术工艺、建筑布局、设备或材料等进行变更或置换时，除在竣工图中真实准确地反映所涉及的设计变更外，还应与图纸会审纪要、设计变更通知单、工程洽商记录（技术核定单）、现场技术（经济）签证等过程文件做到一一对应，既能够准确地反映出增加工程量的原因，又要明确变更方案及引起造价调整的责任单位。再比如，桩基结构工程、建筑物防雷接地工程、水电管线预埋工程等，当涉及与“项、量、价”等有关的签证文件时，应认真履行审核、确认流程，并准确反映实际工程状况（即工程量及做法），同时形成完整的归档资料，为后期的竣工验收、工程结算、审计决算等工作打下基础。只有这样，所形成的过程性资料才能作为竣工结算、项目审计等工作的有效支撑材料。

3.3竣工资料签批归档必须及时

GB50328—2014《建设工程文件归档规范》基本规定中明确要求：工程文件应随工程建设进度同步形成，不得事后补编。《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》规定：项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未经项目档案验收或者项目档案验收不合格的，不得进行现场竣工验收。由此可以看出，过程性资料办理的及时性对工程竣工验收及工程结算有着非常重要的影响。基础工程、结构工程、管线工程有许多的隐蔽工程，隐蔽资料、质量检测报告、设备调试记录、产品合格证等资料会大量产生。及时准确地将所收集的资料填写、编制、汇总、上报审批，组卷归档，可为后期工程竣工验收资料报审工作奠定基础。如果过程性资料没有及时办理审核、批准，由于工程建设的时效性，在工程后期一旦出现问题，就有可能因隐蔽工程已被下一道工序所覆盖，或因时间太久等原因，引发甲乙双方争执，进而造成竣工验收与工程结算工作无法开展。

4结语

综上所述，工程建设过程中所产生资料的完整性、真实性、准确性和及时性，对工程结算、项目审计有着重要的影响，同时也是建设单位内部管理是否系统、严谨、高效的具体表现。只有加强对在建工程过程性文件的系统性管理，才能全面反映建设项目内容、规模和标准，才能充分考虑建设期间物价上涨、税金调整、政策变化、施工措施方案变更等各种可变因素的影响，才能为工程造价结算提供切实有效的法理依据。实现施工现场过程性文件的有效管理，既能保证建设单位实现项目立项时所制定的建设目标及建设成果，又能保证施工单位在获得应有经济效益的前提下，确保工程施工质量。

参考文献

[1]王穗明.与国际惯例接轨做好项目竣工文件管理工作[J].石油工程建设,2004,30(1):51-53.

[2]郭俊萍.工程竣工验收资料管理重要性浅析[J].建筑监督检测与造价,2009,2(4):50-52.

作者：于杰 黄紫健 单位：中国工程物理研究院激光聚变研究中心