事业单位文书档案规范化管理策略

摘要：文书档案是事业单位行政活动的主要体现，记录了事业单位的发展历史与成长轨迹。在事业单位的管理过程中，文书档案管理是十分关键的部分，其管理水平对于单位的工作质量和工作效率都有着至关重要的直接影响。在文书档案管理日益向着信息化发展的当下，应当创新事业单位文书档案管理的方式方法，规范事业单位文书管理各项工作，使相关内容得到充分落实。

关键词：事业单位；文书档案；规范化管理

新时代事业单位要建立系统完善的管理体系，围绕着文书档案管理运转中的问题完善管理制度，对管理设备进行不断更新和完善，使文书档案的各项内容有效优化，并配备高质量的专业管理人才和技术人员。据此，笔者有针对性地探究文书档案管理环节中存在的不足或者缺陷，提出对文书档案管理进行优化和改进的措施。

一、文书档案规范化管理的意义

（一）促进事业单位快速发展实现文书档案管理规范化可以解决传统文书档案管理工作随意性大、标准低、配合不足等现实问题，可以保证文书档案信息的完整，理清事业单位行政工作的发展脉络，记录事业单位各项工作的基本进程。健全、完善、规范的文书档案管理体系可以确保文书档案实现有效分类，优化组合和科学编目，规范化的文书档案管理方式还能够进一步检查问题和提高文档的质量水平，间接反映行政工作的得失，发现日常工作中存在的疏漏，以及总结事业单位的发展变化。文书档案管理工作得到切实有效地强化，可以进一步促进业务工作的快速发展，有助于为事业单位的各种决策提供详实、准确、全面的数据信息支撑，从而达到推动事业高效率和低成本的运转。

（二）提高文书档案管理水平规范事业单位文书档案管理的相关工作，使其作用和价值得到充分体现，指出文书档案管理工作中存在的典型问题，对于修订文书档案管理制度、确保文件的规范运转、防止文书档案在流转中丢失损坏具有重要的意义。规范化的文书档案管理方法可以确保相关方面更加高度关注文书档案管理的相关内容，进一步理顺相关管理职责和任务，充分提升文书档案记录信息的准确性，便于提供精品文书档案，同时解决了文书档案运转中的问题，极大地满足了事业单位服务公益事业的档案需要。

（三）加快提升行政工作效率文书档案规范化管理越来越依托信息化管理方式，基于现代化管理体系建立了规范性文书档案的运转机制实现了文档的自动化存储。首先，确保文书档案的相关格式和内容能够得到有效优化和规范，同时有针对性的优化运转流程、检索方式，系统化地编排文书档案的相关内容，构建更行之有效的文档归档体系。其次，文书档案管理充分实现规范系统地整理，这样可以从根本上有效推进文书档案智能化的开发以及综合性的利用，为实现大数据检索与云存储运转提供了必要条件。

二、文书档案规范化管理存在的问题

（一）缺少必要的领导重视当前，事业单位领导对文书档案管理的重视不足，无法形成一个科学的文书档案管理机制，相关部门也没有高度关注文书档案管理工作的重要性和必要性，在实际的操作过程中，缺乏信息的沟通和资源的共享，相关部门各自为政，无法实现协同作业，在这样的情况下就会影响到文书档案管理工作的正常有序开展。例如，部分领导在日常工作中没能发挥公文的指导和组织作用，不能通过文件的形式记录事业单位基层干部反馈的新问题、提出的新建议，无法以文件的形式记录事业单位的各项行政工作。还有的事业单位领导不能在决策或重大项目的实施中调阅行政档案，无法通过行政档案为事业单位的机构改革提供强有力的支持。大部分事业单位还未能深刻的发挥文书档案的积极作用，无法优化文书档案的运转体系，也未能调动文书档案管理人员的积极性，更好地挖掘文书档案潜在价值。

（二）缺少规范的管理制度面向纸质文件管理的文书档案管理制度已经不符合时展的需要，文书档案管理制度缺失的情况较为严重，文书档案管理未能得到规范制度的有效支持，导致基层文书档案管理人员在处理文书档案时的随意性较大。而且很多制度要求没能考虑公文运转的现实需要，影响了文书档案管理的正常开展，产生了一些持续性的风险，给档案管理带来严重的损失。

（三）缺少专业的管理人员当前文书档案管理人员往往不具备相对应的专业技能和岗位适应能力，在信息化应用方面也十分欠缺，无法充分掌握相对应的新技术和新设备。同时，事业单位未能提供给文书档案管理人员必要的文书档案培训机会，未能引导文书档案管理人员加强相关专业技术的学习工作，文书档案管理工作效率和质量都会受到严重影响，无法推进各项工作顺利完成。

三、文书档案规范化管理的改进措施

（一）宣传文书档案管理重要意义事业单位应当高度重视文书档案管理的意义，强化对文书档案管理认知，促进全员上下积极接受领会先进文书档案管理工作的方式方法。首先，文书档案管理人员应当积极展示文书档案管理规范化的运转成果，注重以视频演示、主题宣传、海报张贴等方式引导全员上下关注文书档案管理工作。其次，针对文书方案管理中存在的缺陷或者不足进行及时有效的发现并作出切实的整改，以此更有效的构建更规范化系统化的文书档案管理程序和管理工作机制。第三，形成文书档案管理的协调机制，构建上下联系的文书档案管理沟通体系，积极了解基层单位在文书档案管理中存在的问题，做好基层文书档案管理人员的思想工作，促进基层各部门主动配合地开展好文书档案管理工作，切实解决文书档案管理中的现实问题。

（二）建立健全文书档案管理制度为了提高文书档案管理的整体水平，应当加强文书档案管理制度建设，形成规范化的文书档案管理的运转机制与考核标准，更好地提高文书档案管理的质量水平。首先，明确文书档案管理的责任分工，确定文书档案管理的具体标准，优化文书档案运转的基础流程。其次，经常性地查找文书档案管理运转中的漏洞，以制度化的方式修订事业单位文书档案管理办法，着力构建科学的文书档案管理工作体系。第三，进一步加强和落实文书档案管理绩效考核机制，使制度内容能够在实践的过程中充分落实，使制度的执行效力和规范作用得到充分加强，推动文书档案管理制度得到切实执行。

（三）开展文书档案管理人员培训为了解决文书档案管理工作中的现实问题，应当围绕着文书档案管理信息化的发展方向进行档案管理人员的专业技能培训。首先，配置专业的文书档案管理人才，保证文书档案管理人员具有丰富的专业知识，提高文书档案管理人员的专业技能。其次，积极地组织开展文书档案管理人员的培训工作，推动文书档案管理人员学习新的管理方法，围绕着文书档案信息化管理的工作方向，重点普及档案管理系统与档案服务方面的知识技能。第三，及时对文书档案管理人员进行绩效考评，指出文书档案管理人员工作中的得失，根据文书档案管理人员的水平组织开展专门培训。第四，大力依托第三方专业档案管理机构委托人才培养，着力引导文书档案管理人员接受专业培训，全面提高文书档案管理质量。

（四）加快数字化档案建设在推动文书档案管理规范化的过程中应当着眼于时代需要，建立规范化的纸质文档转为数字化的标准，以及电子文档和公文接收的制度规范，防止文书档案运转中的各种风险。同时，优化文书档案的采集方式，明确文书档案采集的重点，形成各部门相互配合的文书档案采集制度。

（五）开发专业的软件系统为了提高文书档案规范化管理水平，应当开发专业的文书档案管理软件系统，在电子文档日益成为文书档案主要形式的当下伴随OA办公系统的日益普及，还要规范文书档案的运转方式，发挥计算机等现代科学技术在文书档案管理过程中的价值，积极采用现代化的方式，提高文书档案管理效率。首先，全面升级文书档案管理的软硬件设备，注重配置必要的文书档案管理计算机终端，推动文书档案管理向电子化的方向转型。其次，完善文书档案管理标准，使文书档案管理系统与OA办公系统的同步。第三，树立大数据、云存储的服务理念，发挥智能技术设备在文书档案管理中的重要作用，着力运用智能化的方式减少文书档案管理人员的手工压力，提高工作效率。

（六）构建必要的保障体系首先，发挥信息系统在文书档案管理中的重要作用，进一步保障文书档案网络运转的安全，倡导大力建立更加科学的文书档案的备份系统。其次，在信息文档与纸质文档同步的当前，应当基于“两套制”的现实合理分配，有针对性地建立文书档案管理制度，推行相关的文书档案管理标准。第三，加强电子安全防控体系的建设工作，形成专兼职文书档案管理人员的相互配合与有效沟通机制，着力形成更加安全的文书档案管理工作体系，达到全面提高文书档案管理质量目标。

四、结论

从上文的分析中能够充分看出，在当前的时代背景下着重做好事业单位的文书档案管理工作至关重要，因此，在具体的操作过程中要构建更系统完善的管理体系和服务机制，从根本上提升文书档案服务的质量和水平，进一步切实构建一个系统化、科学化、专业化的文书档案管理工作机制。

参考文献

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作者：张新杰 单位：杜尔伯特蒙古族自治县县直机关供热服务站