事业单位人事档案管理的机遇与挑战

【摘要】人事档案作为事业单位日常管理工作的关键组成部分，其是选拨和聘用人才的重要依据，在信息时代下，人事档案管理也需要进行更新和转变。本文主要针对事业单位人事档案管理面临的机遇和挑战进行分析和阐述，希望给予我国相关单位以参考和借鉴。

【关键词】事业单位；人事档案管理；机遇；挑战

1.事业单位人事档案管理的现状分析

通过对事业单位的调查研究分析，其是人事档案使用和查阅次数最多的部门，其中大部分查阅目的为调查员工在职称评定、工资分配、干部任用以及福利待遇等方面的情况。在查阅中以纸质载体为主，或者使用电话以及网络查询。虽然一些事业单位建设了人事档案信息局，但是其资料尚未完善，很多人事档案信息没有及时更新。

2.事业单位人事档案管理面临的机遇

2.1提升管理效率。在以往的档案管理中，管理人员需要结合实体档案，花费大量的时间和精力进行档案搜集和整合，在查阅中也需要结合要求选择查找方式，不仅耗费物力财力，在档案使用中还可能导致原始档案出现丢失或者损坏的情况。在信息时代下，档案管理手段和模式出现了巨大变化，档案管理逐渐趋于网络化和自动化，通过创设档案数据库、构建档案共享平台，可以便于使用者通过互联网完成资料查阅，并且提升了管理工作的效率和质量，促使档案管理更加便捷、高效。2.2提升人员能力。在信息技术的支撑下，人事档案管理人员需要具备一定的工作能力、管理能力和信息技术操作能力。通过档案管理信息化建设，可以促使管理人员在实践中不断完善以及提升自我，将更多的精力置于学习中，进而提升档案管理队伍的综合素质和专业能力。2.3完善人事制度。随着我国经济体制的不断深化改革，事业单位用人机制也出现了一定的转变，开始实行合同制和聘用制，随着人事制度的改革，人才流动也更加频繁，为人事档案管理增添了一定的难度。随着信息化进程的逐步加快，人事档案调动更加便捷，不会因为解除合同或者聘用签约受到影响。同时，事业单位在员工招聘中，通过人才信息平台，就可以完成人才信息的获取和下载，为单位聘用人才提供了巨大便利。2.4保护纸质载体。纸质载体是人事档案的原始记录，现阶段，在人事档案查阅中，依然需要调阅纸质档案，获取其中有价值的信息进行复印。但是纸质档案在反复而长期的使用中，不仅导致物力、人力以及财力资源的浪费、降低工作效率，同时还为档案丢失和损坏增添了隐患，影响人事档案的真实性、可靠性以及参考性。因此，事业单位需要采取有效措施对纸质载体科学的保护。利用信息技术能够将纸质载体转变为信息数据，在档案使用中，可以通过互联网查阅和下载纸质档案，管理人员也能够通过档案数据库和搜索系统完成档案查阅，减少纸质载体的使用次数，防止其出现丢失和损坏的情况。2.5提升应用价值。在人事档案管理信息化进程中，公开与共享是其最鲜明的特点，以往事业单位在开展人事档案管理中，主要以保管为核心，这种闭塞的管理模式不仅抑制了档案的应用，同时也限制了人才合理配置，对单位内部的人资管理形成了阻碍。在信息时代下，档案管理技术与管理理论获得了快速的发展，人事档案的服务领域也得到了拓展和丰富，有利于事业单位充分挖掘和利用档案资源，提升其应用价值和作用。

3.事业单位人事档案管理面临的挑战

3.1管理观念。人事档案具有一定的隐私性，其中涉及了员工大量个性信息，涉及业务方面、学术方面以及政治方面。因此，人事档案信息的共享以及公开程度，是事业单位所面临的重要挑战。在信息化进程中，事业单位需要做好人事档案的保密和保管工作，并且基于信息技术的特点，不断更新理念、解放思想，制定科学而合理的管理制度，实现人事档案资源的有效利用和开发，进而提升档案利用效率和管理质量。3.2管理技术。人事档案具有较强的政治性和保密性，事业单位在开展档案管理中，需要在确保档案内容完整性、可靠性以及真实性的同时，还要保证其信息安全。以往的管理模式以及保管而工作核心，其保密工作质量较高，但是却抑制了档案的高效利用，不符合时展趋势。因此，事业单位要引入信息技术开展档案管理中，需要加强对档案安全性的保护工作，在遵循相关管理制度和法律法规的同时，加强信息安全技术的开发和探索，避免档案资源泄漏或者盗取。3.3人员能力。随着我国科学技术的蓬勃发展，学科之间逐渐实现融合交叉，档案管理所涉及的学科也不断增加，更多的新技术、新理念和新模式大量引入到档案管理中，对管理人员的职业素养、学习能力、专业技能和管理水平要求更高。在此背景下，现有管理人员的知识技能和观念意识都难以满足工作需求，需要在平时的工作和生活中不断扩大自身知识贮备，加强对新技术的学习和应用。

结语

总而言之，在全新的社会形势下，信息技术获得快速的发展和更新，事业单位要正确看待人事档案管理所面临的挑战和机遇，迎合时代、抓住机遇、更新观念，切实做好人事档案管理工作，发挥其应用价值，为自身的健康以及稳定发展提供服务，推动我国社会发展和经济建设。

参考文献：

[1]李佑蓓.事业单位人事档案信息化管理面临机遇与挑战[J].人力资源管理,2017(06):346-347.

[2].事业单位人事档案管理面临的机遇和挑战研究[J].中国管理信息化,2017,20(04):164-165.

作者：牛永爱 单位：青岛九中