谈事业单位合同管理及风险控制问题

［摘要］事业单位每年收到的国拨资金能否合理合规地用在刀刃上并产生相应效益备受关注。合同是发生业务往来资金收付的基础，事业单位的合同管理对风险控制的能力尤为重要。文章分析了事业单位合同管理及风险控制的意义，分析现状及存在的问题，并结合实务提出建设性建议。

［关键词］事业单位;合同管理及风险控制;现状及问题;策略建议

合同管理及风险控制是体现事业单位内控严松程度的度量之一，也是单位权益维护、风险规避的重要手段。事业单位多有专门的部门，如办公室或法务部门进行合同管理的相关工作，从合同签订前的供应商评估筛选，到合同签订时的把控，再到合同执行过程中的日常监管，以及合同结束后验收检查，进行全流程的管理，期望做好风险控制工作。只有做好合同管理及风险控制，才能更好地支撑事业单位的工作，才能更好地服务社会和公众，更好地为社会做贡献。

1意义

1.1把控好国拨资金的使用是事业单位的重要职责

事业单位重要的资金来源之一是国拨资金，这是与企业资金来源上的一个很大区别，企业是通过自身生产经营得到收入，扣除成本和税收后的剩余利润作为企业下一年发展和开拓市场的资本金，而事业单位每年收入的重要来源之一是国拨资金，是中央财政直接拨款。而中央财政收入的主要来源之一是纳税人的钱，因此事业单位在花费时有责任和义务使其发挥最大的效用，要产生相应的经济效益和社会效益，不能辜负和浪费纳税人的血汗钱，因此事业单位肩负把控好国拨资金使用的重要职责，每一笔资金的使用都要严格把控，严格防范单位内外部风险，确保国拨资金的恰当准确使用。事业单位财政资金的收付多采用零余额账户支付的方式，日常支付时均要输入支付令，并且按月报送资金的执行情况，因此资金支付方面往往能够做到按照规定支取。但是为支付资金签订的合同，却是一个可能存在重大隐患的地方，因此合同管理及风险控制十分必要。

1.2合同管理及风险控制是把控好国拨资金使用的重要途径

事业单位资金的收付离不开合同的签订和执行，因此合同管理及风险控制是把控好国拨资金使用的重要途径。很多事业单位都结合国家相应制度和单位具体情况制定《合同管理办法》《采购管理办法》等类似规章制度，来规范单位合同管理流程，期望可以做到风险控制。特别是像项目众多的科研类事业单位、高校，每年会收到大量金额的科研经费或者企业给予的经费，因此签订大量的项目合同，有些合同达百万甚至千万人民币。再或者如医院类公益型事业单位，需要采购大量的医疗设备和器械，就比如这次肺炎疫情暴发，医院采购大量的呼吸机等医疗设备，金额更是十分巨大。以上经济活动的发生都离不开合同，因此各类事业单位合同管理及风险控制十分必要。

2现状及问题

2.1单位不重视合同管理，缺少风险控制意识

2012年4月16日，中共中央国务院《关于分类推进事业单位改革的指导意见》，正式拉开了事业单位改革的序幕。改革一方面是使事业单位更能适应当前不断推进的市场经济形势，另一方面是调整事业单位体制结构更能适应政府和社会的需要。随着改革日渐深入，很多事业单位发生了极大的变化，重新焕发出生机和活力。合同是市场经济运行下的产物，在事业单位改革之前，很多事业单位较少接触合同，而在改革后事业单位实现了更好地与市场连接，签订合同成为必要的事情，因此合同管理渐渐成为事业单位的重要管理内容之一。但是目前部分事业单位暂时对合同管理的风险意识不强，一方面是受老观念的影响，还没有适应当前的市场经济形势，没有意识到合同背后可能面临的风险;另一方面是由于使用的是国拨资金，年年按时拨付金额稳定的特点，让部分事业单位人员缺乏像使用自有资金时的警惕性，风险意识不强。

2.2管理制度不健全，管理质量缺少保证

没有规矩不成方圆，制度是合同管理的重要保障。目前事业单位一般都已经建立《合同管理制度》《采购管理办法》等相关制度，涵盖招投标、洽谈、签订、日常管理和验收等事宜，已经解决了制度有无的问题，但是一些具体问题和细节还要完善，因此制度不够健全。并且制度要定期修订，才能保证管理时的有据可查。在合同的日常管理中，管理的质量是一个十分重要的问题，它关系着单位的内控水平和风险情况，只有管理的质量达标，制度才能发挥真正的效果。目前，单位的归口部门如办公室或法务部门缺乏对合同的日常管理，特别是合同众多的单位，相关部门没有更多的精力去管理合同的日常执行，基本上依靠订立合同的部门自主报送合同的实施情况，合同管理质量严重缺少保证。

2.3管理不注重细节，最终因小失大

合同管理需要关注细节，否则千里之堤溃于蚁穴。有的合同订立却不写订立时间，在最后一页的签章处年月日处空空如也。那这份连签订时间都没有的合同，法律效力到底有多大呢?还有书写细节错误，合同中提及的数字的大小写不一致、小数点位置错误、文字书写错误、语法错误等。这样的小细节只要翻开合同都能看到，是不是签订部门和合同管理部门都有责任指出这一问题，保证合同的完整性。或者有些合同明明已经过了相应的结束时间，相应的尾款却没有支付。往往都是到了财务部门实际支付的时候发现签订部门提交的附件中的合同显示已经结束一年甚至两年三年的时间，此时询问签订部门延期支付的原因却得不到合理的解释，基本上用各种理由搪塞过去。单位的合同管理部门应该定期梳理合同进展情况，对于超期的情况要签订部门列明原因并催促签订部门尽快解决合同问题，减少或避免出现延期支付过长的情况。不要因为小细节因小失大。

2.4合同审批协同合作有限，部门间沟通交流不足

目前很多事业单位订立合同采用审批的方式，由发起人提交，层层审批后合同才能签订，一定程度上控制了合同的部分风险，但是审批协同合作有限，部门间沟通交流不足，审批人往往只会关注和自己相关的合同条款，比如办公室或法务部门更多的关注点是合同范式符合标准，财务部门更多关注金额多少、财务风险有多高，签订部门更多关注要求交付的东西能否按时按标准交付。因此，往往忽略了合同的整体情况。特别是像签订采购设备、大量物资签订的合同，数量多金额大，需要各个部门的协同交流，需求部门提出需求包括型号、数量和大概金额，采购部门筛选比对确定供应商并将相应报价反馈给需求部门和财务部门，财务部门核算予以资金支撑，单位领导最终敲定采购方案。因此，一次采购行动涉及多个部门的协同和沟通，协同和沟通得越好，越能保证采购的顺利完成和单位利益最大化。

2.5管理手法落后，存在较大的管理隐患

虽然很多事业单位加强了合同的管理，但是更多的是合同的收集存档，定期要求签订部门报送合同执行情况和汇总，可能是半年收集一次或者一年收集一次的静态管理，仅仅是做信息的收集和归档，甚至有的事业单位还手工登记合同管理情况，管理手法落后，存在较大的管理隐患。很多事业单位没有做到对合同执行前的审批、签署论证，也没有组织专业人员，如法务人员等就合同质量、付款条件、违约责任等进行有效评估，在签订后的执行中也没有关注合同进展情况及存在的隐患及问题，合同执行完毕后也没有关注后期是否还有找后账的隐患。这样的一个前、中、后的动态管理链条没有形成，管理隐患较大。

3事业单位解决合同管理及风险控制问题的建议

3.1转变传统观念，重视合同管理

事业单位要转变传统观念，重视合同管理，特别是单位领导层要深刻认识到合同管理的重要性，引导单位各相关部门做好合同管理的相关工作。一方面，合同是事业单位对外经济业务往来的重要资料，记录着从招投标开始到合同执行完成的详细内容;另一方面，合同是单位重大决策不可或缺的参考依据，是未来同类型合同签订的基础和参照。因此加强合同管理，不仅是规范对外经济行为，维护单位合法权益和遵循国家有关法律法规和规章的要求，还是助力事业单位规范化管理和业务发展的重要基础。事业单位的办公室、项目管理部或法务部门要统一管理单位的合同，统一制定规范合同管理制度，统一审核合同的合理性和恰当性。目前，很多事业单位都使用内部的办公系统，如合同系统、法务系统等，在合同订立前会有相应的审批流程，审批流程走完合同才能签订，但是对于合同的执行和结束却缺乏相应的管理，因此仍存在一定的风险隐患。

3.2增强风险意识，完善合同管理制度

随着市场经济的不断发展，合同已经成为买卖双方建立沟通和桥梁的基础，事业单位作为市场经济的一员，要切实增强风险意识，完善管理制度。事业单位合同管理部门要给合同签订部门从合同订立、履行、变更和解除、纠纷处理给予一定指导，可以定期组织合同管理培训，帮助签订部门人员加强风险意识，学习把控合同的关键点，切实加强风险意识。如果没有培训和指导，很少有人会踏踏实实坐下来认真地看合同的条款，思考其中的风险点，再加上经验不足，往往都是在项目执行过程中出现问题时才会查看合同的内容。因此，要想最大限度规避合同风险，事业单位必须增强风险意识，合同管理部门要做好相应的指导工作，合同签订部门要严格依照执行。

3.3重视细节管理，强化合同监督

合同管理需要重视小细节，确实很多合同条款繁复，审阅合同需要耗费大量的时间和精力，因此可能在日常管理中会忽略一些细节，但是等合同执行过程中出现实际问题的时候，小细节可能会影响合同的效力。因此，合同管理部门一方面要耗费时间和精力重视合同在签订和日常运行中的小细节，另一方面也可以做出范式合同，指导签订部门按照范式合同的模板填写补充，这样会节约审核合同的时间;而在日常运行中，也可以充分利用信息技术，如将合同开始时间、结束时间、分期付款金额和时间都做到办公系统中，实现合同进度实时查询和跟进，保障项目的顺利运行。

3.4加强配合，提高合同质量

合同订立链条中的部门要加强配合，提高合同质量。合同订立是合同流程中最为重要的一步，合同一旦签订就具备了法律效力，双方就要开始承担责任，因此合同订立务必要慎重。特别是一些金额巨大的合同，相关部门一定要加强配合，各司其职考察合同中需要注意的关键点，同时要关注合同整体的合理性和匹配性，保障单位资金支付的有效性，保证国拨资金以合理的价格花费在实处。虽然实际工作中部门协调确实有一定的难度，不同部门有一定的难处和管理方式，因此部门协调往往耗时耗力。但是，各部门人员要有大局观，要为单位整体考虑，如果以此为出发点考量，很多问题都可以商量并解决。另外，单位领导要有大局意识，要统筹管理好各个部门的协调工作，推进相关工作的顺利开展。

3.5科学化管理合同，提高管理水平

随着事业单位业务量的不断扩大，合同量不断增多，科学化管理合同成为必然趋势。首先，事业单位在与其他单位签订合同前，可以由办公室或法务部门拟定范式合同，由相关签订部门负责合同审核认定并签订。其次，针对已经签订的合同，办公室或法务部门要开展定期或不定期的检查，并且要重点关注合同执行进度情况，一旦发现有违约或执行困难的情况，要及时划分风险并采取有效的应急手段及时补救，单位要制定相应的惩罚措施予以警醒。最后，要充分利用信息技术，科技已经成为各行各业中的重要组成部门，是提高各行各业工作效率和转型升级的重要支撑点，因此合同管理及风险控制也要结合科学技术，帮助单位实现合同精细化、信息化管理，将互联网技术融入合同过程管理中来，目标是实现合同的动态管理，从而更好地把控合同的实际情况。

4结论

近年来事业单位改革与市场日渐接轨，合同管理及风险控制已成为事业单位内控工作的重要组成部分之一。很多单位在合同订立前会进行考察比较、招标比价，最终确定与之最为匹配的合作商订立合同，一定程度上减少了合同订立的风险，事业单位一定要按照正常流程、规范进行招投标工作签订合同。事业单位要结合具体情况加强对合同的日常管理工作，做到事中监控。在合同到期完成后，清查是否已经事实完成以及此后是否有找后账风险。合同管理及风险控制的目的是减少经济纠纷，维护事业单位的合法权益，希望事业单位能够不断加强本单位的相关工作，促进单位可持续发展。

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作者：部萍 单位：国家电投集团科学技术研究院有限公司