公立医院合同管理信息一体化建设探究

【摘要】合同管理是公立医院日常管理的最重要内容之一，良好的合同管理制度或管理手段对提高医院的效率和效益、防范风险具有重要促进作用。在信息化背景下，合同管理逐步向制度化、流程化、信息化、共享化、协同化发展。本文基于公立医院HRP管理的现状和实际，探索将合同管理信息系统与各业务信息系统一体化设计，实现合同管理信息系统与业务信息系统的有机融合、互相制约、互相促进，增强对合同“全生命周期”的动态监管，从而提高医院运营效率，防范潜在风险。

【关键词】公立医院;合同管理;一体化建设;信息化;全生命周期管理

合同管理信息化既是推动医院管理能力现代化、提升管理水平和管理质量、防范合同风险的重要措施，又是贯彻执行《行政事业单位内部控制规范(试行)》《公立医院内部控制管理办法》等相关制度的落地举措。合同管理是医院经济运营下现代医院管理的核心内容之一［1］，合同管理信息化是对合同“全生命周期”进行有效控制的有力手段。合同管理信息化的主要内容既包括合同签订前的线上审批流转、合同签订后的跟踪执行与档案文书保管等，也包含与预算管理、收支管理、采购管理、进出库管理的协同衔接等内容。为提高我院合同管理信息化水平，基于“管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化”的思路，建设医院综合运营合同管理信息系统模块。

1应用背景

1．1沟通配合机制需求

合同管理是指对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止及审查、监督、控制等一系列行为的总称［2］。不仅需要遵守《民法典》的相关规定，也需要遵守《政府采购法》《招投标法》《执业医师法》《医疗机构管理条例》等行业法律法规的规定。按业务职责范围可分为药品采购合同、试剂采购合同、医用耗材合同、医疗设备合同、信息化办公用品采购合同、基建工程合同、物业管理合同、物资采购合同、食品采购合同［3］。合同管理涉及的部门众多，如购置医疗设备不仅仅涉及采购科室，还有临床需求科室、设备科、财务部、内审科、法务、院办等部门。合同采用传统的线下管理模式，涉及部门之间相对分割，对合同要素的侧重也各不相同，容易造成信息分段、实时性不强，产生部门合作不协同、流程不顺畅、监控不得力、执行效率低下等问题，导致沟通成本较高，影响工作效率［4］。

1．2信息共享化需求

合同管理各环节信息孤立，难以推动互联互通［5］。各业务系统缺乏信息交互，无法将合同管理便捷植入合同执行过程中的各个环节。合同签订后，通过人工登记付款节点、人工跟进合同履行情况等合同条款，容易出现遗漏或不及时的问题，导致合同履行与采购管理脱节。同时，由于信息系统缺乏互联互通，导致预算下达、合同签订、合同执行、设备采购验收、付款、出纳登账、会计记账等环节需要重复录入合同基础信息，严重影响工作效率。

1．3合同进度及关键点控制的需求

医院合同管理涉及范围广，采购金额大，采购项目多，经费来源复杂，难以全面跟踪管控与监督［6］，仅靠人工或非一体化的信息系统无法达到合同进度控制需求，无法满足管理层及时了解合同全局或执行情况的需求。缺少对合同进度、结算等关键节点依法履约的预警实施，无动态响应机制，导致支出随意，无法掌控现金流。

2合同管理系统的顶层设计

实施合同管理信息系统的思路主要是将内部控制理念、合同全生命周期管理流程及管理办法等管理要素，以信息化手段展现，有机融合“互联网+”、OCR识别等目前国内最先进的信息技术，实现合同管理的完整性、时效性，有效控制各种合同风险，达到业务管理实现平台化、无纸化;内部管理综合化、规范化、共享化;监督处理一体化、自动化;预警机制立体化、多维化;档案信息电子化、集中化、共享化。

2．1合同管理系统内部信息流采用全生命周期管理设计

系统需实现所有环节全生命周期管理［7］:前期工作的合同立项、招标、文本拟定、审核审批、签署;中期工作的合同履行、补充或变更、解除、结算;后期工作的合同归档、纠纷管理、效益分析。

2．2合同管理系统外部信息流采用共享一体化设计

医院综合运营管理信息系统(Hospitalresourceplan，HRP)是将企业的ERP系统管理模式引入其中，借鉴了企业的成功管理方法，不断整合公立医院现有资源并进行再造，根据公立医院实际情况创建了资源管理平台［8］。合同管理信息一体化建设包括对合同招投标、拟定、呈报、审批、执行等各个环节，运用信息化手段储存和处理数据［9］，连接其他相关业务系统，实现管理信息的共享，促进整体化水平的提高［10］。遵循国家及行业的相关数据标准，集成数据管理平台，与医院预算管理、采购管理、固定资产管理、无形资产管理、物流管理、智能报销、科研管理、会计核算等HRP系统进行全部业务整合(见图1)。对接预算管理信息系统，自动识别合同项目是否纳入预算管理，对有预算但费用是否符合预算控制要求进行把关，有效落实预算管理制度;对接采购管理信息系统，与供应商在线交互，完成合同的双方审定，提高沟通效率，对采购合同执行情况进行实时追踪;对接设备管理信息系统，实现由合同自动生成维修保养工作单，对维修保养实施情况进行实时追踪;固定资产的安装、验收、入库业务与合同管理信息系统对接，通过固定资产信息系统可以查询到采购资产中标通知书、合同文本条款等相关信息，确保一致性，防止业务发生偏差;对接资金管理、智能报销、会计核算等信息系统，对购入设备维修风险金等到期支付及收付款业务后的延展管理，包括可以自动生成会计凭证，有效控制收付款业务;对接科研信息系统，实现科研项目预算编制、执行、考核追踪;对接医院电子档案管理信息系统，实现电子化分类管理，完善经济合同存档的管理［11］。实现合同档案信息化，将生效的所有合同导入医院电子档案管理系统，便于分类管理、永久存查，防止合同丢失。

3合同管理信息系统的实践应用

3．1系统的功能

合同管理信息系统具有合同签订、合同履行、合同条款预警、查询与报表管理等功能。按合同管理职权赋予不同部门、不同级别人员权责，通过信息系统实现各职能人员的分工合作。3．1．1合同签订。根据业务类别生成合同编码，确保合同号的唯一性、连续性和一致性效果。针对频繁签订合同的同类业务实施标准化合同模板管理［12］，对于少发生合同关系的业务设置合同预审流程，确保合同文本合法、合规和时效性。①标准化合同模板管理。合同模板由归口管理部门、法务、财务、内审科等部门共同拟定，确保合同模板符合法律法规，降低因合同文本的不规范、不严谨产生的风险。系统支持根据合同模板自动生成合同文本，按项目招投标或合同谈判的结果可作增减补充，节约重复起草每一份合同的时间，提高效率。②合同审批:按照医院合同管理规定设置信息系统的审批权限和个性化流程，具有线上提醒、审批、变更、驳回等功能，可保存和追踪所有审批结果与修改记录。将审批约束时间的管理、关键流程控制节点［13］内嵌至合同管理系统，线上会签提高流转效率，设置时间预警，自动生成合同考核报表，纳入绩效考核范畴。医院加强监督考核机制［14］，配套出台《合同签署效率审计和绩效考核方案》，以保证落实合同审批的时效性。对于非标准化模板合同设定预审流程，经办科室与签约对方洽谈初步达成一致的同时，提请相关部门走预审流程，从部门专业角度对合同文本完善和补充，缩减合同定稿时间，加快项目的落实推进。③合同审批系统内部信息流转时，文本具有留存修改痕迹功能。系统具备自动比对功能，扫描或拍照方式上传盖章版纸质合同影像文档，通过OCR识别与我方合同电子定稿版比对，智能寻找差异，防止合同被篡改，高质高效。3．1．2合同的履行。合同履行信息管理主要通过HRP系统其他系统模242块完成。如设备管理系统记录设备验收、维修保养业务的履行情况;固定资产系统/无形资产系统/物流系统记录各资产的入库、出库、保管、处置等业务的履行情况;采购系统记录物资采购业务的履行情况;科研系统记录科研项目的履行情况;智能报销系统记录合同的支付情况。所有相关履行信息均可回写到合同管理信息系统中，融合到信息大平台上，信息互联互通。①进度管理:构建合同执行跟踪与反馈机制，系统记录合同实际执行进度，并与合同计划自动比对，提醒可能存在的环节风险，简便了管理部门的追踪工作，实现了对合同业务全过程、实时的监管及考核。②支付管理:可按合同执行情况自动生成支付计划，并可设定触发付款预警功能。如系统设置医疗设备验收后15d付款，在设备管理系统录入验收合格信息后，合同系统自动生成设备货款及维修风险金支付计划、发起审批流程。合同系统与智能报销系统对接，将报销事由、供应商账户、已付款金额、本次付款金额等结构化信息自动带入智能报销系统，完成支付后，将支付的实证资料、会计凭证等信息回写到合同系统，彻底实现了对往来款项事前预算、事中监管、事后跟踪等功能的全智能管理，杜绝重支、错支风险，节省重复录入信息时间。③变更管理:在传统合同管理模式中，原合同条款发生变更需重新签订补充合同，难以与主合同建立动态关联，追溯存在困难。为保证主合同与补充合同的关联性和连续性，合同管理信息系统将补充合同关联主合同，自动更新信息系统相关数据，合同得到统一整合，防止出现信息不对称风险。④结束管理:传统合同管理模式中，对合作供应商进行后续服务综合评价费人、费时、费力。合同管理信息系统中达到合同结束条件时，可自动触发关联采购业务的供应商评价模块，包括对签约对象的资信、执行效率、服务及管理水平，按既定规则进行自动综合评价，为后续选择业务合作伙伴提供参考。⑤文件管理:系统将所有合同文本及相关资料通过电子文档方式存档，提高合同借阅、查询、流转效率，规避合同文档损毁、丢失、信息泄露的风险。3．1．3预警管理。通过合同系统与其他系统的一体化整合，可对合同审批、设备收货验收、支付款项等关键点进行预警。根据合同类型设置不同的提醒模式，相关人员可及时收到信息系统窗口弹框提醒，防止出现违约带来的经济风险。并自动生成相关报表，各部门根据职责分工，做好财务预算规划及准备工作。3．1．4查询与报表管理。可快速查询项目合同的所有信息，包括穿透至预算系统可查询项目的预算下达、执行、调整、考核情况，穿透至设备管理系统可查询设备到货、验收、维修维保、处置情况，穿透至固定资产系统可查询资产入库、出库、单机效能信息，穿透至智能报销系统可查询付款审批进度、支付情况，穿透至会计核算系统可查询会计凭证制单情况。一体化系统做到信息共享，附件共享，无需重复录入、重复上传。可生成多维度的软报表，并以折线图、柱图、饼图等直观方式显示，随时为管理层提供准确、实时的决策依据，用信息化手段保证医院合同的经济事项快速推进及有效控制。

3．2系统的实施

合同管理信息化的实施建立在设计有效的管理体系分层分类基础上，通过信息系统展现，需按管理要求建立统一的数据和流程标准，实现内部控制，提高运营效果。3．2．1统一数据标准。拟达到各信息系统无缝链接，需要解决纵向管理层级的贯通、横向职能部门的协同以及HRP系统之间的集成问题，建立统一、覆盖各系统的数据标准，如标准化的合同编码规则、合同分类、供应商信息库、合同范本库等。通过统一的数据标准，形成合同业务在系统之间、流程之间统一的沟通语言，为实现相关信息系统的互通互联提供数据集成接口标准。3．2．2完善管理制度。以业务一体化，合同管理信息化、标准化、闭环化理念完善现行的相关合同管理制度。合同执行过程中归口管理部门及相关部门责任明确性，加强监督考核机制［15］。制定《经济合同管理权责说明书》，明确权责，岗位分离，职责明确［16］。线上信息一体化、标准化、精细化的实施，其规范、流程、标准与线下管理不一致，要求实施过程中需结合内部控制，梳理合同管控流程，理顺合同分类、分层管理，建立PDCA风险管理和分析模型，不断完善管理制度，实施合同管理信息化建设，达到防风险、强管控、降成本的目的。3．2．3整合管理系统。要达到业务一体化和管理闭环化，整合所有与合同管理相关的信息系统，需立足运营管控全局的规划，利用信息化的协同、共享功能，明确系统的定位、功能、对接标准，沿合同、设备、预算等业务生命周期管理路线理顺各管理环节、管理职能，消除管理盲点，减少人工重复劳动，降低沟通成本。

4合同管理信息系统的建设成果

4．1提高合同流转效率，有效遏制合同倒签现象

将合同审批约束时间管理制度内嵌至合同管理系统，通过线上会签提高流转效率，时间预警控制，自动生成合同考核报表。采用“互联网+”手段，员工申请，各级审核审批，均可随时随地通过上网或掌上APP移动应用实施，突破时间、空间的限制，通过信息代替人工跑路，节约人工成本。我院2021年第一季度合同线上流转350份，实施合同管理系统后，会签周期由线下7个工作日缩短为4d，最快的一份合同仅耗时7min，极大地提高了工作效率。

4．2业务一体化管理，实时动态监管

通过对各项业务的信息系统实施全生命周期跟踪，与其他相关系统无缝对接，畅通信息沟通机制，减少沟通不畅所造成的工作失误。实现对合同审批业务流程的“硬约束”，从而做到对合同管理全过程、全方位的实时动态监管，为领导决策提供参考依据，为考核评价责任主体提供证据。除此之外我们还发现，集成共享的系统实现了信息的对称，激发了员工深入学习相关合同管理制度的意识，全员的法律意识得到增强、合同管理更规范。

4．3科学完善的合同管理制度是医院运用法律手段维护合法权益的保证

防止医院利益受损，确保医院运营健康、持续、有序。合同管理系统的应用实现了流程信息化、信息共享化、共享协同化的跨越发展，将合同流程管理、风险点控制融入至信息系统的构建，从而达到合同管理模式标准化，提高管理效率和管理精度，减少法律纠纷。

5结论

合同管理工作是医院内部控制的重要组成部分，对合同的管理绝不仅仅是对合同文本的管理，采用业务融合一体化链条方式，从管控、共享的角度将信息化贯穿医院所有经济合同的全过程，减少各岗位重复劳动，实现合同执行智能追踪，降低医院成本，保证医院各项经济活动高效运作［17］。合同管理不单是财务部门或者内审部门工作，应当由各相关部门和岗位共同参与，才能有效保障医院的合法权益。合同管理需实施全生命周期管理，从计划到履行到归档甚至到可能发生利益纠纷的每个阶段，均是风险和利益同存，合同管理信息系统彻底实现“合同与预算的一致性监管”、“合同与实物的一致性监管”、“合同与账务的一致性监管”、“合同履行情况的全过程追踪监管”、“合同往来账款的追踪监管”、“合同全阶段资料文档的监管”。

作者:李丽敏 赖春玲 郑海莹 单位:清远市人民医院