计算机档案管理软件技术应用研究

摘要：传统的档案管理工作存在有工作效率慢的问题，而且纸质档案的保存时间有限，会给档案管理工作增加难度。为了发挥出档案资料的应用价值，推动企业各项工作的有序运行。各个企业都应当积极开展计算机档案管理软件的技术设计与应用研究工作，这需要结合实际工作情况做好基础设施建设，并应当了解新时期发展背景下，档案管理软件应当具备哪些功能，这就对档案管理人员的专业工作能力提出了更高的要求。

关键词：计算机；档案管理；软件设计；软件应用

在企业实际开展档案管理工作的过程中，基于信息技术的发展进步，网络技术的应用优势逐渐凸显出来。而如何结合企业经营项目开展计算机档案管理软件的技术研究工作，就是目前各个企业的工作重点及难点所在。

1计算机档案管理软件的技术设计流程

想要应用计算机档案管理软件开展新时期的企业档案管理工作，就必须结合工作需求，明确软件技术的设计要点，掌握技术的基本设计流程。

1.1功能设计工作

本文主要以航空发动机公司的信息档案管理工作为例展开分析，在实际进行计算机档案管理软件技术的研究工作时，首先，企业应当分析出计算机档案管理软件应当具备的基本功能有哪些。一般来说，档案管理工作涉及到对资源信息的收集和整理等基本工作，内容相对较为复杂和繁琐。因此，软件系统应当具备自动分类的功能。其次，为了保证档案数据的安全，还要具备数据备份功能。同时，计算机档案管理软件的应用优势就是可以在网络平台上便捷完成信息的存储、传递、修改等工作，降低员工的工作压力。最后，在软件技术的设计环节中，技术人员要重点关注于网络连接的问题，科学合理的开展资源共享工作，保证档案资源应用价值的充分发挥。此外，还可以为系统设置打印功能，减少手工劳动的强度。

1.2系统结构建设

计算机档案管理软件的设计工作应当从系统结构设计环节入手，设置资源存储层，建立数据资源库，按照不同档案类型对数据库进行分类设置，给资料查找工作提供便利。同时，应当从软件操作界面的框架结构建设工作入手，结合企业经营项目类型和独特的文化精神，进行界面布局的优化设置工作，提高软件的美观性和实用性。最后，是安全防范结构的建设工作，通常技术人员会在网络准入口以及登录界面设置安全防御机制，降低系统受到安全风险干扰的几率。各个企业都应当充分意识到完善系统结构建设工作的重要作用，并应当重点关注于技术人员对软件技术的应用情况，确保计算机技术应用价值的充分发挥。

2计算机档案管理软件技术的应用要点

在实际操作计算机设备完成电子档案管理工作时，还有一些操作要点需要遵守，具体可以从以下几个方面展开分析和研究。

2.1人员培训工作

虽然我国已经进入信息化时代，信息技术可以实现对数据的自动存储和分类，给员工的日常工作提供了极大的便利。但是，实际的计算机技术仍然需要由专业的工作人员来操作。因此，企业必须要从人才培养的角度出发，了解新时期企业自身的发展情况，明确档案管理工作的重点及难点所在。安排专家为员工传授先进的工作经验，并应当开展素质教育工作，引导员工自觉规范自身的工作行为。在这个环节，企业要注重于提高员工的创新意识及能力，让员工能够不断总结档案管理软件技术的应用优势及不足，研究优化系统结构建设方法及软件操作方案的可行措施。从而有效提高技术的应用效果，推动企业档案管理工作的有序运行。

2.2管理机制建设

企业档案当中涉及到的信息数据有很多，包括企业的发展历史，项目运行的数据信息，员工个人信息及客户个人信息等等。这就要求企业明确哪些档案可以进行信息共享，哪些档案属于私密文件。然后在应用计算机档案管理软件时，在内部建立健全的监管机制，从约束员工的工作行为入手，避免人为因素造成档案资料被篡改或丢失的问题。针对这个问题，档案管理中心的工作人员可以利用信息技术手段在软件平台上为每位员工设置登录账号，以密码登录的方式核实登录平台的人员身份信息。再根据不同部门的工作职能需求，设置其可以查阅以及修改档案数据的权限。从而为档案数据提供双重保护，降低安全隐患的发生几率。同时，档案管理工作的关键就在于对数据信息的开发利用，档案管理人员可以利用计算机技术对整体的数据信息进行整理和分类，根据时展情况和档案的使用年限，对失效档案进行集中清理。最后，将同类项目的档案数据整合起来，分析出项目流程设置工作存在的实际问题，并及时修改。以便于充分发挥出档案管理工作的价值，达到优化工作内容和形式，推动企业经济可持续健康发展的目的。

2.3相关注意事项

在应用计算机档案管理软件的过程中，还有一些注意事项需要遵守。第一，新时期的档案管理工作主要依靠信息技术手段来完成。因此，企业要想充分发挥出软件的实际应用效果，就需要做好前期准备工作，完善基础设施建设。这还涉及到资金成本的投入问题，企业应当安排财务管理人员做好经济预算，提高资金的使用价值，避免出现资金浪费的问题。第二，设计计算机软件进行档案管理的目的是为了提高传统档案管理工作的水平和效率。在软件功能的研究工作上，对档案材料可以进行目录检索，也可进行文件内容全文检索；与打字机文件对接，可直接使用打字机的文件，减少文件材料手工录入量。在这个环节中，技术人员应当保证系统能够实时地反映档案文件分发、借阅、利用、移交、销毁、统计等情况，这是有效减轻员工工作压力，提高计算机档案管理软件应用效果的关键环节，需要各个企业引起高度重视。

3结束语

软件技术研究工作需要从档案资料存储、备份、分类以及安全管理等环节入手，要设置数据资源库，对软件平台的界面进行优化设计。这就要求企业应当对员工展开培训教育工作，通过严格的监管机制规范员工的工作行为，保障档案存储及取用过程的安全性和稳定性，避免出现档案被篡改或者丢失的情况。这还需要档案管理人员具有创新意识及能力，能够不断总结工作经验，研究利用计算机技术优化工作流程的可行方法。

参考文献

[1]严萍.试论档案数字化的质量和安全保密控制[J].冶金与材料，2019（3）：88.

[2]黄宁.基于计算机网络技术的档案信息管理研究[J].信息记录材料，2019（5）.

作者：张经纬 单位：中国航发哈尔滨东安发动机有限公司信息档案中心