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会计电算化在财务工作的重要性探讨

摘要:随着计算机网络技术和人工智能的不断发展,以计算机为主的信息技术和数据处理技术应用到会计业务的智能化电算化系统已逐渐替代手工会计成为财务工作的主要工具。本文从会计电算化对财务工作的影响出发,分析、探讨会计电算化应用中亟待解决的安全性问题,并有针对性的提出加强电算化系统和应用的安全性措施,为企业的财务数据可靠性、准确性起到积极推动作用,促进我国会计电算化工作向更深层次发展。

关键词:会计电算化;信息技术;安全性问题;权限

一、会计电算化的概述

会计电算化是将计算机为主的当代电子和信息技术应用到会计工作中,以此实现会计核算和监督工作的现代化方法。其实现包括电算化软件的开发、维护与应用,电算化复合型人才的培训,企业内部电算化的规划,电算化的标准建设等。会计电算化的主要目标旨在提高会计核算工作效率的同时利用计算机对所得财务数据进行智能化的分析、处理和判断,使财务人员有更多的时间去了解企业的财务水平,更有利于进行企业财务方案研究。

二、会计电算化对财务工作的影响

会计电算化对会计工作的整个流程都具有深刻影响。会计电算化在数据来源、财务目标、会计核算工作原理等方面与手工会计具有较高的相似性,但是电算化依靠高速运行的计算机实现对财务数据的统计、分析和决策工作,不仅提高会计核算工作的质量和效率,也能提高会计信息的时效性、准确性和规范性。

1.会计电算化促进企业提升工作效率

在电算化系统中,财务人员通过设置程序及输入财务数据,利用系统高效、便捷的处理能力,自动完成数据提取、传递和输出处理,改变了传统的手工业务处理方式,实现了财务人员和软件之间的最佳利用。除此以外,电算化系统在不断完善财务信息的共享度。由于财务信息的分散性特征,会计核算和监督职能实现难度较大,而利用电算化形成以大数据、云端和人工智能的财务云服务体系以提供更加综合准确的决策信息,不但促进了财务人员的工作效率,更有效提高其参与企业预测、宏观决策等管理能力。

2.会计电算化推动企业提高经营管控能力

会计工作是企业管理工作的重要组成部分。首先,系统管理人员根据企业需要进行工作任务的分配,对财务人员设置不同的使用权限,将业务与财务人员的相关责任挂钩,通过这种方式更加有效的落实责任,并且完善系统管理人员与系统操作人员之间的相互制约力,提升企业的综合管控能力。其次,电算化系统对复杂度低、重复性高的各类财务活动提供标准、规范的核算方法,例如财务工作中经常要处理的费用报销、审核、付款等经济活动占用大量的工作时间,随着智能化系统的发展,不但显著提高企业的经营管控能力,而且克服手工处理财务信息的高差错率和合规及审计效率低等核算问题。

三、会计电算化在财务应用中存在的安全性问题

在电算化方式下,财务人员主要负责原始凭证的分析、提取和输入,其他账务程序由电算化系统自动完成,因此,电算化系统如何尽可能保证财务数据的安全性成为首要问题,不但对财务工作的质量和效率产生着较大影响,也关系着企业的生存与发展。

1.会计电算化系统的安全性问题

会计电算化系统的安全性是电算化系统防止泄露和破坏财务信息的能力。会计工作是财务经济工作的基础,会计信息也是企业制定运营方针、财务方案的重要依据。如果电算化系统屡出问题,使数据丢失或破坏,其后果是不堪设想的。例如网页中携带的病毒程序会利用计算机的漏洞,将病毒“种植”在访问者的系统里,并有目的地记录下系统中的重要信息,然后上传到指定服务器,从而造成商业机密被泄露。

2.会计电算化操作的安全性问题

会计电算化系统在日常操作中主要涉及权限分配和数据处理的安全性问题。权限分配包括功能级权限、数据级权限和金额级权限。例如为出纳人员分配金额级权限不当会导致现金发生差错、舞弊的机会,影响现金资产的安全完整。在电算化系统中,如果输入财务数据发生错误,系统根据接受的错误数据经过自动化处理直接导致错误的连续性和重复性,例如会计账簿和财务报表的误报可能进一步给管理层、投资人、债权人以及关联单位等信息使用者带来重大损失。

四、会计电算化安全性问题的解决方案

目前会计电算化安全性措施跟不上企业财务核算的需要,无法保证财务数据处理的稳定性,更无法为核算和监督职能的实现提供安全的环境,针对电算化系统和操作过程中频繁发生的安全性问题,提出以下解决方案:

1.建立健全电算化系统安全维护

电算化系统包括操作系统和数据库管理系统,操作人员要健全系统维护观念,实施系统的正确性、适应性、完善性的维护。例如操作系统中安装可以查杀病毒的软件,帮助诊断、发现并及时解决问题,为数据库管理系统提供一个安全的环境,还要加强数据库管理系统不断地开发、更新和升级。

2.完善权限设置和数据恢复

权限分配与口令设置是构成电算化系统安全性的重要方面,完善权限设置可以防止重要信息被盗用和窃取。财务人员的职位级别不同,可以操作的系统功能和访问的数据内容也不同,因此需要对权限进行分配,并定期更新操作员口令。其次,财务数据备份和恢复功能可以完成数据信息的保全与恢复。数据备份就是将系统处理的数据进行定期复制储存,主要包括数据内容、备份方式等。如果系统出现数据错误,操作员只需将最后的数据备份恢复并对最新的财务数据补充录入。企业需要制定规范的备份计划,操作员根据计划进行日常备份处理,从而完善电算化系统的信息安全性。

参考文献:

[1]朱辉.会计电算化系统安全性分析[J].科技风.2016.10

[2]王蕊.企业会计电算化存在的问题及对策研究[J].商业经济.2014.08

[3]樊珊珊.目前我国会计电算化存在的问题及对策[J].会计之友.2011(32)

[4]邹颖.会计电算化系统的安全性问题分析[J].哈尔滨商业大学学报(自然科学版).2012.03

作者:王星月 单位:山东职业学院

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