期刊校对关系处理分析

摘要：国家新闻出版署对期刊编校质量有了新要求．根据工作实践，分析了校样错漏的来源和特点，总结了来自繁杂校对实践的一些经验和方法，指出应处理好的几种关系：编辑与校对，“三校”与清样校对，局部细校与整体统一，规则与规律等．编辑要不断总结校对的规律，积累校对经验，有序开展校对工作，以保证校对质量，进而保证出版质量．

关键词：期刊；校对；排版；出版

引言

质量是出版工作的生命线．近日，国家新闻出版署本着对读者负责、对社会负责、对历史负责的精神，印发了首个专门针对报纸期刊质量管理的规范性文件《报纸期刊质量管理规定》，规定“期刊编校差错率不超过万分之二的，其编校质量为合格；差错率超过万分之二的，其编校质量为不合格”［1］．校对是出版流程中不可或缺的重要环节，是出版前的最后一道工序，是把原稿变为出版物的最后关口；它是出版物付印之前，在校样上所进行的校读核对、改正差错的工作［2］．稿件经过“三审”、编辑加工之后，成为可刊用的定稿，交由印刷厂进行排版，印刷厂按照出版要求排成版面并印出校样，接着就由责任编辑开始校对工作．校对负有将一切差错消灭在出版之前的特殊使命，直接关系到出版物的质量；如果校对有疏漏，将直接成为一个瑕疵．笔者根据工作经验，从校对的各个细节入手，将庞杂的校对内容进行分项处理及整体把握，既重视内容的校对，也重视版面的美化，严格按照“三校”程序来做好校对工作，保证出版质量．

1科技期刊校样的错漏来源

由清代文字学家段玉裁提出的校对的两个主要功能———“校异同”与“校是非”，已成为校对界的共识［3］．科技期刊的“校是非”不仅包括错字、别字、多字、漏字，还包括不符合国家规范标准的量和单位用法、标点符号用法、图、表规则，以及文字润色、篇章布局、思想内容，等等．校对以猎错改错为基本职责，只有对原稿和校样上可能存在失误差错类型心中有数，才能更加自觉地猎错改错［4］．

1．1来自原稿的错漏

稿件的主要的较重大的内容差错会在编辑过程中被消灭，但是在编辑之后仍会有错漏，仍有作者没改到位或编辑没加工到位的地方．如电脑输入法的联想功能可能会产生别字，这些别字常常字形相近，读音相同或相似很不容易察觉．另外，作者写作时还可能存在不规范的情况．由于作者对新闻出版方面的多种标准与规范，不够熟悉或缺乏必要的了解，导致写作论文出现许多不规范的情况，如图不规范，表不规范，公式不规范等；此外，语句不通、词语搭配不当、标点使用不当等问题更具普遍性；有的作者不熟悉投稿期刊论文的格式要求，经多次局部修改后，却没注意文章整体的各种衔接；稿件经作者数次修改，对一些细枝末节难免顾此失彼、有所疏漏；等等．由于时间的紧迫与各种因素的限制，这样的诸多细节错误都只能等到排版后进行一一订正和补遗．

1．2来自排版的错漏

期刊出版的质量与排版的质量也是有关的，因为校对稿的有些错误就来自排版，这一方面来自软件使用操作，另一方面直接来自软件本身的缺陷．排版软件运行缺陷是指软件程序中包含着一些影响软件正常运行的问题或是隐藏的软件缺陷，这些缺陷的存在可能会导致排版后的文章不能满足用户的排版要求［5］．如耿润瑜［6］发现方正排版软件转化文本文件时容易发生丢失内容的情况；汪婷婷等［7］发现经过软件排版后，总会与原稿有许多差异；张辉红等［8］遇见一些排版问题，既有科技期刊排版中的常见问题，又有口腔医学期刊特有的排版问题．排版人员根据原稿排版后，印出纸样，供校对人员核对用，这个印样称为校样，具体分为初校样、二校样、三校样，依次类推．最后一次校正付印的校样叫“清样”，又名“付印样”．排版单位将“三审”认定“可以出版”的原稿的电子文件进行排版，输出校样，这时经常会出现一些防不胜防的差错．如原稿电子文件中的一些符号、冷僻字，参考文献中的俄文姓名等可能发生变异，变成乱码；字母的正体、斜体，角标的上标、下标等也容易变错；半字线常常变成了一字线；整体性的单位、数据、符号等可能被分成两部分；某处的标题字体字号突然与同级的不同；一些符号被排在行首；图的旁边突然多出一条线；某字的旁边多出一个符号；图的位置放错，甚至粘错；插图、表格的位置不当及版面面积不当；甚至有时部分内容被重复排出或被丢失；校样中有时会出冒出一些奇怪的文字符号；等等．计算机受到病毒感染后，有时会造成各种意想不到的严重后果［3］，甚至这样的错误会在各次校样中意外出现．由此可见，初校样离出版有相当的距离，必须经过多次校对，才能最终达到出版的无“非”的要求．其实，作者的稿件与正式出版物之间，还存在一系列的新闻出版行业的有关国家标准、行业标准及行业惯例等距离．这时就不是简单的“是非”与“异同”问题了，而是要符合出版的专门要求．对于期刊而言，就是要符合版式设计原则．如要按照美学原理来编排好章节、公式、插图和表格［9］．原稿中、校样上的差错涉及面非常广，校对研究委员会将它们归纳为十个类型，有文字差错、词语差错、语法错误、标点符号用法错误、数字用法错误、量和单位使用差错、版面格式差错、事实性错误、知识性错误和政治性错误［10］．校对人员要站在“第一读者”的角度上，以读者的眼光审视校样，发现深层次差错［11］．稿件中的每一个字，每一个符号，每一个线条，甚至排版后的每一处空白，都是校对的对象．最终通过校对，使白璧微瑕的作品变成白璧无瑕的作品［12］．

2处理好校对中几种关系

2．1编辑与校对

没有经过编辑和校对的文字是不值得出版的，也是不应该出版的．期刊质量保障体系有两道防线：一是编辑阶段的把守．通过三审，多次修改，清除稿件的各种差错．二是校对阶段的把守．以编辑发排文本为对象，消灭文本中遗留的所有差错和排版错漏．在期刊出版活动中，责任编辑承担着保证出版物质量的任务，同时扮演着两个角色———编辑和校对．这样的“编校合一”，能很好实现编校互补，可在校对中继续实施编辑功能，实现对出版物质量的全程控制，还可培养和形成编辑的严谨细致的工作作风［13］．但是，不能将编辑与校对混作一团．因为编辑和校对的职责、工作方式和思维方式都是不相同的；它们属于不同的加工程序，有明显的区分，各有侧重，有相对独立的一面．编辑工作主要在于论文内容的科学与准确，而校对工作有更多的约束，要符合各种标准和规范，要求严谨而精细；编辑的重心在于形成有价值的原稿，校对的重心在于依据原稿校正样张上的错误；编辑要对来自作者手中的稿件进行能动的改造，校对原则上要严格依照原稿；编辑劳动侧重于思维的创造性和宏观性，校对劳动侧重于思维的依他性和微观性；编辑侧重于知识，校对侧重于文字；编辑侧重线式阅读，校对侧重点式阅读；编辑侧重理论思索，校对侧重技术操作［13］．编辑按照出刊要求，将文章的所有修改要求或建议提供给作者，由作者修改完善直至论文符合刊出；接着进行编辑加工，清除“硬伤”；最后由印刷厂排版出校样，再进入下一个工作环节———校对．校对负责的内容主要有：政治性差错，尤其是有关国界等行政区域问题、泄密问题、有关司法、政策法规等；标点符号、句法、语法等文字性差错；规范化问题，包括关于摘要、版权页的校对；图、表、数据和公式的差错；关于各级标题、各种字体字号的校对；法定计量单位的差错；作者单位、姓名差错；等等．对于期刊而言，做好前期的编辑就会为后期的校对打下好的基础；编辑工作做得越到位，论文的错漏就越少，校对就越轻松：所以好校对建立在好编辑基础之上．尽管期刊的“编校合一”可将编辑和校对工作有机融合，但编辑自己要区分出编辑和校对两个工作阶段，尽管这种区分不一定那么严格．校对工作和编辑工作相辅相成，从不同角度共同把好出版物的质量关，编辑和校对工作前后衔接又各自独立，共同构筑期刊出版质量保障体系．

2．2“三校”与清样校对

普通的网络文章错误较多的原因，因为它们缺乏出版的严格要求，缺乏严格的编辑和校对；期刊的出版则需按照《图书质量保障体系》规定，坚持责任校对制度和“三校一读”制度．期刊的校对工作包含了“三校”和清样校对；校对工作起于校样，终于付印样．

2．2．1严格执行“三校”制度“三校”即三个校次，这是出版必须坚持的最低限度的校次．实际工作中，常常由责任编辑对校样进行3次及以上的校对工作．由于校对客体差错的复杂性和出错缘由的多重性，校对活动不可能“毕其功于一役”，所谓“校书如扫落叶”，必须投人一定的校对量即校次，“三校一读”是少不得的［14］，而每一次都有特定的任务．（1）一校．通常此次校对任务最重，要消灭90％以上的问题．不仅要注意语句、文字、标点、图、表、参考文献等有无差错，而且对存疑之处仍要进行核查．一校是奠基工程，是整个校对工作的基础，直接影响到以后各个校次．这时需要注意细校的过程的连贯性，需要全神贯注、一气呵成，不要断断续续、间隔太久，保证对文章理解的细致性、深入性与整体性．（2）二校．必须先对返回的一校结果进行核红再做校对．首先检查一校标红的问题是否都已改到位以及有无错改．由于一校时的差错涉及到方方面面，改校样时很可能改错，如改的位置错误导致旧错未改而产生新错，错看文字或字母等，还可能误触键盘生出新错．其次，需细查先前有错的相关行及其周围行，看上次核红处的四周有无变化．如字符有无涨缩，文章格式排版有无差错，是否因文字或图、表改动等导致了版面改变．最后，注意全刊体例及版面格式的统一．此时，由于文字不会大变，可以利用校对软件进行机器校对一次，作为人工校对的有力补充，重点检查文字有无错误．当然，机器校对也可以在别的校次进行，这可以由责任编辑自行决定．因为一校往往改动较多较大，所以通常会在第二个校次及以后进行．（3）三校．将二校样上的错误改正后，继续检查校样上的差错．经过前两次的校对调整，所有项目已各居其位．这时需要检查图、表是否美观；行首行尾有无不规范的表达，如有无不能断开的字符和词；同时检查整本期刊的四封、中英文目次页、篇名、作者信息以及转接页有无错漏；等等．

2．2．2做好付印样的校对从出版工作实践来看，付印清样上由于种种原因仍然可能存在差错．因此，为了确保出版质量，对付印清样必须进行核对［3］．不同于前面的“三校”，此时的编辑更像是工厂中的“产品检验员”，需最后检查自己前面的所有校对工作的疏漏．这次由于错漏已很少，不用打印“校样”（即付印样），而可以利用QQ等即时通信手段直接校对，直接在返回的电子版上做真正意义上的最后一次校对．这时校对的重点是最后一次标注的校对内容和浏览全刊，特别注意一些的重要点，如四封、书脊、目次页、文章首页等．为了消灭错漏于印刷之前，执行编辑还可带领责任编辑交叉校对一次．经过这样一系列程序，编辑才真正完成了所有校对的工作，看见了期刊的雏形．其实，期刊的校对工作是在责任编辑主导，其他相关人员的通力配合来完成的．期刊的“编校合一”要求责任编辑对自己处理的稿件进行编辑加工和校对，而责任编辑对自己经手的稿件也更为得心应手．同时，校对也应该有作者和其他编辑的参与，以及排版改稿老师的合作．作者的自校是内容的保证．编辑终归是为作者服务的，而作者在专业术语、专业表述等内容认定方面无疑是最有发言权的，作者至少校对一次；责任编辑在校对中遇到的一些专业性问题，也需要及时沟通作者，由作者来完善；编辑部内的互校是必要的补充．校对工作既有专业性一面，也有普遍性一面，编辑互校常常能发现一些“隐蔽”性错误，可避免熟视无睹，而且能加强编辑彼此间的交流和加深对标准、规则等的学习，还能更好地保证全刊的统一性；排版工作人员则可以更主动地为排版服务．长期的合作与交流，排版员对期刊排版要求已了然于胸，排版及修改校样就具有了主动性，责任编辑要多与排版员沟通交流一些细节的处理方法．期刊的校次一般会多于三次，多达五次甚至更多．校书如扫落叶，旋校旋生，改正了旧错误，难免不产生新错误，同时，旧错误也不一定就因此根除［15］．所以无论是初校、二校、三校或更高的校次，都必须认真仔细地进行校对，要看、念、想、记相结合地进行校对，特别留意先前变动之处以及易出错之处；两眼要在每一个字或符号上有短暂的停留，不能一滑而过，应一字一字地校，领会文句的大概意思，贯通文句的前后关系，切忌读书看报式地校对［4］．

2．3局部细校与整体统一

校对不仅要打磨各处内容的细节，消灭内容差错，而且要注意校对版式．版式就是排版的格式（规格、标准、规范）．对整页而言，版式是排版的位置或者是排版的样式；对局部而言，版式是排版的格式，如标题、正文、页码、表格、数学式等格式［11］．要规划好整本期刊的内容和格式，同一期刊同一卷，每期的总页码要尽量相同，同时做好转接页等；要精心调整好版面，使之符合《期刊编排格式》《期刊目次表》等．

2．3．1分项处理校对是一个庞杂的工作，如果简单地依照论文或版面的先后顺序逐个进行未免要耗费太多的精力与时间，所以校对时需要依据期刊的规律，找到科学的且省力的做法．具体就是参考管理学的任务分解法，划分出若干的“专项”，进行一个个批处理，这样就把复杂的校对任务分解成了一层一层的工作要素．这时校对易于集中注意力，方便一个一个解决，可以对稿件进行快速而细致的全文检查．专项检查能有效避免编校顾此失彼的情况，是提高编校质量的小技巧［16］．分项的方法主要来自于期刊内容的分类，如封面、目次页、正文、页眉、页脚；摘要、引言、参考文献、图、表、公式、量和单位、行首、行末、各级标题（简短、字体、字号、编号连续性问题）、中图分类号、作者、单位、外文等；另外，《期刊编辑差错率计算方法》也可提供很好的分项参考．责任编辑要根据自己负责的论文类别及其特点，结合自己的实践体会并参考他人的经验，将期刊的校对进行专项分类．其他不作为扫描检查的专项，如标点，别字，语法，逻辑，事实性、知识性和政治性错误等，则一般列入通读仔细检查的范围．确定好专项及其次序，再研读各专项的特点，按照专门的标准或规范来一一校对．如摘要一般要求要素齐全，标点要准确，文字、数据、字母等要准确且规范，既要字斟句酌，又要简洁有力；论文中的图、表，则检查有无错漏，序号是否连续，图中文字字体字号是否一致，变量是否规范，位置是否规范，表格数据有无统计问题，正文引用是否规范准确；对于材料与方法部分，则力求准确与精确，必须注意避免语法和标点错误．这样的专项扫描是十分必要的，并且能提高效率．每次校对后要及时总结，特别总结专项设置情况及扫描效果等．实际工作中，专项设置要根据情况进行调整；如果新发现有一类问题比较突出，也可增加专项．

2．3．2统一整理校对到最后，执行编辑对全刊进行统一整理．一是校对重要信息．依据《期刊编校差错率计算方法》，重要信息指封一（含书脊）上的文字，以及正文中的重要名称、重要时间、重要图片等，这些地方的差错按一般错误计错标准的双倍计数［17］．期刊的版权页、目次页、页眉、文章的DOI号等，包含期刊出版的重要信息，也是校对要重点关注的地方，这些信息是成刊时临时生成的，也是最容易出错的地方．尽管这些信息的绝大部分内容都较为固定，但其中部分信息是每期都必须变动的，对这些变动点得进行仔细地校对．二是核对全刊应统一的相关文字．如文章的各级标题号是否标对；目次页中的题名、作者和页码与正文中的相应内容是否完全一致；公式、图、表等的编号是否顺序相连，是否与正文文字完全对应；每篇文章的页眉与页脚是否有误；等等．文章在修改、编辑中，都可能改变较大，这些细节很可能有变化，需拉通校对，否则很容易产生错误．三是检查全刊版面应统一的格式．如同级标题或文字的字体字号是否一致；不能分离的整体是否被断开；通观版面，看行首、行末是否有排列不当的符号；是否有背题的现象；图片是否位置恰当，图与文是否紧密配合、比例是否合适、排图位置是否恰当等；参考文献在正文中的标注是否正确、规范、统一，与文后著录是否一一对应，等等．

2．4规则与规律

2005年12月1日起执行的《期刊出版管理规定》第三十条规定：期刊出版质量须符合国家标准和行业标准［18］；《出版管理条例》（2016年修订本）第二十八条即规定：出版物的规格、开本、版式、装帧、校对等必须符合国家标准和规范要求［18］；国家新闻出版署2020年6月18日印发的《报纸期刊质量管理规定》也明确规定：期刊编校差错判定以相关法律法规、国家标准、行业标准及规范为依据［1］．有关出版的法律法规和作者编辑常用标准及规范就是校对的要遵守的规则．《作者编辑常用标准及规范》从1997年出版至今，已经是几易其版，这是作者写作论文的要求，也是编辑校对的规范依据．其中一些推荐性国家标准，一旦经过这些政府的法令法规作出“必须符合国家标准”“应当实施国家标准”等规定以后，就具有了一定的强制性执行的要求．责任编辑要学习各种现行标准并达到熟悉的程度，特别要注意一些标准的新版本、新规定，要按最新的要求来校对稿件．标准、规则、惯例的内容十分庞杂，十分细致，要把所有内容全记下来似乎是不可能的事．所以实际使用中要有意识去找规律，要理解标准或规则的精髓．在长期校对工作中会积累下很多的经验，那些规则中蕴含的模糊的细微的要求会在一遍遍的纠错实践中，渐渐变得清晰．标准不可能把学术论文的相关规范全交待清楚．标准上没有规定的内容，原则只能到其它书刊中的寻找，只能通过更广泛的学习，来解决一些实际问题．这时，一方面可以参看一些老编辑写的比较权威的关于校对的图书；另一方面，可以直接参看质检优秀的核心期刊论文，看他们对同样的问题是如何表达的．所以，学习、认识、熟悉和掌握标准以外的惯例也很重要．平日养成每天看报和随时浏览群书的习惯，广收博取，积累知识，逐渐培养成为博闻强记、兼容并蓄的杂家．在正确与规范的前提下，还应该注意到规则的灵活一面．如表格中上下左右的相邻单元格内的文字、数字或符号相同时可分别写出，也可采用共用单元格的方式处理；转页接排的表格应在横表头上方加“表（续）”或“续表”字样等．进行校对时，先要研读此类细节，再选用某一具体规范，同时注意全刊统一．另外，从错中学也非常重要．校对实践中，难免不出现一些差错，对这些差错要及时进行分析与总结，最后上升到规律性认识．校对工作讲究学习—实践—学习的不断循环．

3小结

期刊校对就是要将一切错误消灭在出版之前，这是责任编辑的校对职责所在．责任编辑要树立正确观念，即对作者负责，对读者负责，对社会负责，来做好校对工作．首先，要加强系统的学习，加强学习对相关标准、规范，在实践中不断运用及思考，不仅知其然而且知其所以然，逐渐内化于心．从校对有关的细部入手．既要知道大的标准与规范，又要知道一点一滴的细节要求和惯例．其次，建立以责任编辑为中心的校对系统，做好作者自校，编辑互校和排版员主动参与等环节，保证校对质量．再次，要善于利用各种工具书以及网络资源为校对服务．最后，向一些有经验的编辑学习，向一些编校质量高的期刊学习．校对的标准是外在的，编辑只有将其内化于心，形成自己的校对系统，才能灵活运用、得心应手，才能达到了校对的高境界．

作者：谢玉华 单位：内江师范学院