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谈科技期刊编辑工作效率提升策略

摘要:随着社会的发展,科技期刊编辑的工作量也在逐步增加,为了提高编辑工作效率、优化稿件加工质量,笔者结合自身工作经验,总结出要重视对返修稿件的核对、使用文章模板、提高初审稿件的加工质量、应用采编系统、提高文后参考文献的校对效率等方法,期望可以对同类期刊出版工作提供借鉴,促进期刊质量提高。

关键词:编辑;工作效率;稿件;加工质量;初审

一、引言

编辑工作繁杂而琐碎,既要求编辑有耐心,同时又要细心。受市场环境影响,目前大部分杂志迫于生存发展的需要都在增加杂志的版面,因此编辑的工作量也在与日剧增,如何提高编辑的工作效率,使其在有限的时间内保证稿件质量是值得探讨的[1]。《黑龙江畜牧兽医》是全国创刊比较早的畜牧兽医类科技期刊之一,在全国畜牧兽医期刊界享有较高的知名度。近年来,杂志社通过不断的改革创新,使刊发的稿件在创新性和学术性上达到较高的水准;同时通过提高编辑业务水平、完善编校流程,使刊物在标准化方面得到较大提高。笔者结合在《黑龙江畜牧兽医》工作的多年经验,对如何提高编辑工作效率,优化稿件加工质量进行初步探讨,谨供同行参考。

二、科技期刊编辑工作效率提升的方法

(一)重视对返修稿的核对修改稿是编辑将初审意见及外审专家的审稿意见汇总后发给作者修改的稿件,修改稿中除了有修改意见外有时还会有编辑或外审专家格外修改或标注的内容;而返修稿是作者根据修改稿中提出的意见逐条解答并修改后返回编辑部的稿件[2]。编辑处理返修稿与处理初审稿的侧重点会有不同,对于返修稿编辑会着重看作者是否将初审提出的修改意见都核实修改,修改是否合格,此外对于修改符合要求的文章,编辑还要对文章的整体结构和文字表达是否通顺再着重修改[3]。然而编辑在处理修改稿时往往会遇到诸多问题:例如,1.作者返回的Word文档不是编辑发给作者的,导致编辑和作者没有在同一个文档中进行修改,这时就容易出现漏改的情况;2.作者在返修稿中回避主要问题的修改,有的作者甚至对提出的问题不进行解释,也不修改,只对细小的问题进行修改;3.有的作者因修改意见自己解决不了甚至把需要修改的内容删掉,造成文章整体结构不完整;4.编辑没有让作者修改的内容作者自己进行了删改,如单位和作者姓名,甚至不告知编辑;5.对于编辑修改过的内容作者又修改回去,如科技期刊标准化要求修改的内容,导致编辑做重复工作等。诸如此类的问题还有很多,针对这种情况,编辑在处理返修稿时一定不能掉以轻心,笔者总结出以下几点建议:1.遇到返修稿未在编辑发给的Word文档中修改这种情况,编辑要在第一时间和作者取得联系,问明原因,让作者一定要在编辑发的文档中修改。2.在退修稿中将编辑要求的内容以醒目的文字逐条列出,如文中除了要求修改的地方,其它修改之处要以醒目颜色突出,这样涉及改作者姓名、单位或数据等重要信息时会给编辑以提示;提醒作者要在编辑发给的Word中修改;修改稿是通过投稿系统返回还是通过邮件直接回复返回等相关要求都可以在给作者发退修稿时一并附上。3.对于返修稿,编辑首先应核对退修稿中提出的问题是否都进行了解决和修改,同时对需要解释的问题作者是否已经进行了说明,如果作者的解释有事实依据,编辑也要和作者进行适当的沟通,以达成共识[4];对于编辑把握不了的专业性较强的内容,可以寻求审稿专家帮助,就相关问题与审稿专家沟通,讨论是否录用。4.对于退修稿件中要求修改的问题,作者没有修改的,在返修稿中一定要标注好,就相关问题可以给作者发邮件再次强调,或直接电话沟通。5.文章的结构是文章的骨架,只有好的文章结构,文章内容表达才能更清晰、逻辑性更强[5]。主要问题解决之后,编辑还要重新把文章通读一遍,着重审查文章的整理结构,如研究性文章中是否存在将结果部分的内容写到了方法里,或讨论部分层次不清晰,前后不连贯,讨论内容脱离主题等问题。

(二)使用文章模板每个期刊在期刊主页上或杂志里都会刊出投稿须知,甚至有的期刊会把详细的文章模板提供给作者,供作者下载,这便于作者了解相应期刊对文章内容及格式的要求。编辑在处理稿件时经常会遇到作者来稿写作格式不正确的情况,出现这种情况笔者分析可能有两种原因:一是作者在投稿时没有查阅该期刊对文章格式的要求,没有看投稿须知或使用文章模板;二是看了文章模板,但没有仔细阅读,且对于规范化方面的内容了解不深,尤其是图、表、公式、参考文献等格式。因此,在处理稿件时,编辑可以先让作者把文章格式按本刊投稿格式要求进行修改,也可以直接把文章模板发给作者,让作者参照修改。这样既可提升编辑的审稿效率,同时也促进科研工作者对于科技期刊标准化的了解、掌握和运用。

(三)提高初审稿件的加工质量《黑龙江畜牧兽医》杂志社在2014年8月开始采用期刊稿件采编系统,实现了编辑在初审中即可进行电子稿加工,改变了以前只能在纸版校样上进行稿件加工的局限,使稿件加工工作适当提前。1.稿件加工时间前移,可减轻稿件后期加工的压力。编辑部由于发稿量逐年增加,编辑的工作量也在逐渐加大,如果在初审过程中就可以将文章中80%~90%的问题解决掉,那么编辑的工作效率则会大幅度提高;2.在初审中进行稿件加工,是与作者联系的最佳时机[6]。笔者在工作中发现,有些作者在投稿时就临近毕业或即将要离开做试验的单位,此时与作者就文章相关事宜进行沟通,作者的记忆还比较清晰,对原始数据查找也比较容易,甚至补做试验也来得及。同时由于刚投稿,作者会比较关注稿件投稿情况,针对编辑提出的修改意见也会积极配合;但是若间隔一段时间(一般是6~8个月),编辑在对文稿校对时发现问题需要与作者联系,此时作者对试验相关细节的记忆就不会很清晰,甚至有时都很难联系到作者,给编辑工作增加了困难,不利于编辑工作效率的提高。因此,建议将稿件加工校对时间前移,在解决完文稿中有质疑和需要作者修改调整的内容并经过编辑加工校对后,再给作者发录用通知单。

(四)重视期刊稿件采编系统在编辑工作中的应用期刊稿件采编系统的出现顺应了期刊出版数字化的需求,提高了编辑及杂志社各部门的工作效率。传统的编辑出版流程一般是,投稿作者通过投稿邮箱投稿,或编辑自行组稿→编务稿件登记→稿件初审、复审、终审→编校(一校、二校、三校)→组版→发排→印刷→发行。整个流程环节复杂,任何一个环节出现问题都会对整个出版流程工作造成影响,甚至延误正常刊期[7]。而期刊稿件采编系统可实现从稿件来稿到编辑审稿的全流程管理,简化工作流程。例如,以前作者通过邮箱投稿后,编务需要从投稿邮箱中将每篇稿件下载下来,然后针对关键信息进行登记,耗时耗力;而通过期刊稿件采编系统投稿后的稿件,作者在投稿时就会将相关信息登记完成,期刊采编系统会自动生成记录,并将信息存入数据库。此步骤可将编务登记稿件的环节省去,同时也会降低因编务工作延迟导致编辑工作效率降低风险的发生。此外,审稿过程需要编辑、作者及审稿专家针对稿件的内容及结构修改等进行沟通、交流,编辑与任何一方的沟通出现问题都会降低工作效率,使审稿的周期延长,工作的强度加大;而期刊稿件采编系统可使作者、编辑、审稿专家的工作透明化,任何一方在期刊稿件采编系统中更新稿件信息,其他人都会看到,只要信息更新及时,作者便可以及时了解到自己稿件的处理情况。可以说期刊稿件采编系统为编辑、作者及审稿专家提供了一个平台,使编辑工作更加智能化,也使编辑部的工作更加简化,既提高了编辑的工作效率,使编辑从繁琐的事务中解脱出来,有更多的时间用于稿件加工,也促进了期刊的国际化发展[8]。

(五)熟练使用Word、Excel等常用的办公软件Word、Excel等办公软件是编辑在日常工作中经常使用的,熟练掌握这些软件可以大幅度提高编辑的工作效率。如官鑫等提出可以巧用Excel软件对稿件信息、审稿专家信息和作者信息等进行整合和拆分[9];倪树森等提出可以利用Word和Excel软件快速制作期刊邮寄标签[10]。Word、Excel等办公软件的使用技巧还有很多,编辑在日常工作中应积累并主动学习相关知识,提高自身能力的同时也能提高工作效率,一举两得。

三、结语

虽然编辑的工作量在不断加大,但是在保证工作质量的前提下,编辑还要不断学习、提高[11],时刻关注专业领域的发展,提高编辑业务水平,掌握编辑行业规范,在工作中注意方式方法,不断总结经验,促进期刊发展。

参考文献:

[1]林国真.优化工作流程提高编辑的工作效率[J].天津科技,2015,42(4):73-74+76.

[2]陆宜新.编辑应重视对修改稿的复审[J].编辑学报,2016,28(1):34-36.

[3]袁立凡,王薇,宋淑云.浅谈提高稿件编辑加工效率的方法[J].编辑学报,2010,22(1):26-27.

[4]李明芳.网络环境下提高医学期刊编辑加工质量和效率的探讨[J].海峡预防医学杂志,2010,16(5):72-73.

[5]张彩凤.科技期刊编辑流程各环节的协同效应[J].山东理工大学学报:社会科学版,2011,27(1):91-93.

[6]贾翠娟,武文.科技文稿编辑加工的时机把握与修改技巧[J].编辑学报,2013,25(1):39-40.

[7]郝京红,闫聪.一种采编平台在期刊编辑中的应用[J].中国传媒科技,2013(10下):83-84.

[8]许敏,李庆华.浅析稿件采编系统在学报编辑工作中的应用[J].编辑学报,2010,22(1):27.

[9]官鑫,韩宏志,李欣欣,等.巧用Excel软件提高期刊编辑的工作效率[J].长春师范大学学报,2019,38(6):197-200.

[10]倪树森,王芳菲,丁月华.利用Word和Excel软件快速制作期刊邮寄标签[J].新闻传播,2019(1下):67-68.

[11]程翠,王静,胡世莲.积沙成塔,用学习成就优秀编辑[J].今传媒,2019(8):131-133.

作者:王芳菲 倪树森 朱海虹 单位:黑龙江省农业科学院

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