探讨基层医疗机构人事档案管理

[摘要]本文结合新时期我国基层医疗机构面临的基本形式，从管理原则、管理体制、管理对象、技术手段、人才建设等角度分析了基层医疗机构人事档案管理存在的问题，为我国基层医疗机构人事档案管理提出了可供参考的解决思路和工作方法。

[关键词]医疗

随着我国综合实力的不断增强和老龄化时代的到来，人民群众对医疗卫生服务的需求将会呈现多元化发展趋势，县乡及以下各类卫生医疗机构无疑会成为这一历史重任的重要参与方。如何充分发挥好县乡及社区基层医疗机构的作用，积极应对和化解老龄化带来的一系列问题，关键是加强基层卫生服务机构人才队伍建设，做好各类人才人事档案科学化、规范化管理，建立完善促进人才成长与和合理流动的人事档案管理机制。这将是当前和今后一个时期加强卫生专业技术人才队伍的一项重要任务。

1加强基层医疗机构人事档案管理的重要意义

2020年，我国将全面进入小康社会，到本世纪中叶，我国又将进入中等发达国家行列。在经过了30年高速发展时期，我国进入一个中高速高质量发展和城镇化建设提速阶段。在这样一个重要阶段，我国也将迎来老龄化时代，养老模式也将由传统家庭养老为主逐步向社会养老转换。未来30年，县级城市和大的乡镇将成为农村人口转移居住的主要集聚地，如何提前做好谋划，积极应对和化解老龄化带来的问题和矛盾，是保障城镇化健康发展和保持城镇充满活力的关键所在。在这样大的框架和历史视角下，分析和判断县乡各类卫生服务机构面临的历史机遇和承担的历史使命，有着非常重要的意义。“没有全民健康，就没有全民小康”。这是2014年12月，在考察江苏镇江市世业镇卫生院时提出的观点。十八届五中全会首次提出推进健康中国建设，“健康中国”上升为国家战略。医疗健康是个民生问题，事关国家发展全局。2016年7月25日会见世界卫生组织总干事陈冯富珍时，再次阐述了推进“健康中国”的决策部署：使全体中国人民享有更高水平的医疗卫生服务，也是我们两个一百年目标的重要组成部分。做好医疗保健工作，关键在人，在于建立一支高素质、高水平的医疗保障队伍。建立科学规范的人事档案管理制度，则是保障医疗保健人才队伍健康稳定和发展壮大的重要制度保证。因此，我们应当站在新的历史起点和高度审视和对待县乡基层医疗机构人事档案管理工作。

2基层医疗机构人事档案管理现状及存在的问题

目前，县区卫健局为卫生医疗机构人事档案主管部门，一般都是在卫健局机关集中存放管理，档案管理人员多为兼职。多年来，人事档案管理工作在促进县乡医疗卫生事业发展、加强专业技术人员队伍建设和保障人民群众生命健康方面发挥了重要作用。但随着时代的发展进步，旧有的人事档案管理模式已不能完全适应时代的需要。问题主要表现在以下几个方面：一是人事档案文件材料整理规范出台相对滞后[1]。中共中央组织部在1991年、1996年先后出台了《干部档案工作条例》《干部档案整理工作细则》《干部人事档案材料收集归档规定》，对干部和人事档案管理的基本原则、整理方法、归档范围进行了规范。2018年，中共中央组织部出台了新的《干部人事档案工作条例》，但相应的整理细则并未配套出台，“成套装订”的规定仍是基本方法[2]，至今未作明确修订[3]。但对于“成套装订”装订的问题和弊端，现有研究已经取得了相当成果和共识[4]。虽然近年来，国家档案局2015、2019年出台的档案行业标准《归档文件整理规则》[5]和国家档案局第13号令《机关档案管理规定》中按“件”整理档案的原则和方法进行了规定，但在涉及人事档案文件材料的整理时仅笼统要求“人事、会计文件材料的归档范围和档案保管期限从其专门规定。”如何按“件”对人事档案进行整理，仍然需要各单位具体进行探索和研究。二是人事档案管理体制机制有待进一步理顺。《干部人事档案工作条例》中规定，“县（市、区、旗）以下机关（单位）的干部人事档案可以按不同类别、身份，由县（市、区、旗）党委组织部门、人力资源社会保障部门等分别集中管理。”在实际中工作，基层医疗机构人事档案一般由县卫健局人事科管理。由于文书档案的管理职责属于办公室等综合文秘部门，因此现有管理体制使人事档案和文书档案的管理分别隶属于不同部门，导致在各类档案的管理过程中不易形成合力。三是人事档案管理信息化水平相对落后。目前，基层医疗机构人事档案管理仍以传统管理手段为主，缺少必要的信息化支撑。这一方面表现在人事档案管理系统建设水平不高。现有成熟的档案管理系统在功能设计上主要面向文书档案，人事档案管理功能不健全，组织部门配发的信息管理系统主要面向人事信息管理，不能覆盖到全部人事档案全部内容。另一方面表现在人事档案数字资源建设水平较低。《干部人事档案工作条例》中规定，“干部人事档案分为正本和副本。”“副本由正本主要材料的复制件构成。”但许多基层医疗机构的副本多为纸质复印件，没有对人事档案进行数字化加工，人事档案仍以纸质档案管理为主。四是档案管理专业人员队伍力量不足。《干部人事档案工作条例》中规定，“每管理1000卷档案一般应当配备1名专职工作人员。有业务指导任务的干部人事档案工作机构，还应当配备相应的业务指导人员。”但在实际工作中，一般是由1名县级卫健局人事科工作人员兼职负责。这种方式不容易保持档案管理工作的连续性，极易出现人员断档，不利于档案管理人员队伍的健康成长。五是档案管理模式偏于粗放[6]。大部分人事档案仍采用传统管理方式进行粗放式管理，有些甚至很多年还是放在原来的档案袋里，没有按照要求进行分类装订，处于无序状态。从而造成有些档案材料一旦丢失，就会造成无法弥补的损失。六是归档材料形式内容单一。现在用人单位每年的归档材料，主要包括年度考核登记表、正常职务晋升、工资晋级审批表、入党材料和学历教育相关材料。这些材料难以形成对一个人的全面客观评价。七是档案管理在促进人才队伍成长方面的作用没有得到充分发挥。基层医疗机构专业技术人员人事档案，是专业技术人员在成长过程中累计形成的综合评价材料，应当是对专业技术人员客观评价最好的见证，也是选拨使用专业技术人才的重要依据。目前，专业技术人员的人事档案在这方面的作用远远没有得到充分发挥。

3做好基层医疗机构人事档案管理的意见建议

针对目前基层医疗机构面临的问题，建议从以下几个方面加强人事档案管理工作。一是加强对人事档案管理工作的组织领导。应成立党委领导下的卫健系统人事档案管理领导小组，领导小组下设办公室，成员由组织、档案、卫健、人社等部门负责同志担任。办公室设在卫健局，具体负责卫健系统人事档案管理的业务指导和监督协调工作。办公室定期召集会议，听取卫健系统各单位人事档案管理工作情况汇报，及时解决档案管理中发现的困难和问题，保证各单位专业技术人员归档材料及时、完整入档。二是加强人事档案管理制度和规范建设。县卫健局作为卫健系统专业技术人员人事档案主管部门，应牵头建立制定完善的人事档案管理制度和规范。人事档案管理制度应包括管理人员队伍建设、人事档案归档制度、管理使用和阅档制度以及保密制度等。人事档案管理工作应建立监督制约制度，应按照《干部人事档案工作条例》中规定配备政治素质高、业务能力强的同志负责人事档案管理工作，以保证档案管理工作公正、透明、高效和长远发展。应参照《归档文件整理规则》《机关档案管理规定》《干部人事档案工作条例》要求，结合基层医疗机构人事档案管理的实际，探索制定以“件”为单位整理人事档案的具体方法和操作细则，形成科学的档号编制规则和归档章使用办法，增强人事档案管理的规范性、完整性。三是加强人事档案管理基础设施建设。鉴于人事部门对人事档案具有独立的管理职责，因此应为配备独立的档案室或在档案室中划出独立空间专用于人事档案管理。存放人事档案的档案室应具备独立的门禁装置和符合要求视频监控、消防灭火、温湿度控制设备。应给予必要的经费保障，更新配置电脑、高拍仪、档案盒、档案橱等档案管理设施，做到人事档案管理工作紧跟时展步伐。四是加强人事档案信息化建设。这一方面要加强人事档案管理信息系统建设，开发覆盖鉴别、整理、归档、接收、保管、转递、利用、统计等人事档案管理各流程的一体化管理平台,与原有人事信息管理系统和文书档案管理系统实现接口对接，提高各类档案信息资源的整合水平。另一方面要建立人事档案数据库，奠定人事档案信息化管理的基础[7]。在规范纸质人事档案的同时，鉴于人事档案主要以纸质档案为主[8]，应按照《干部人事档案工作条例》和《纸质档案数字化规范》[9]要求，对人事档案进行数字化加工，形成覆盖全面、内容完整、质量合格的档案数字化复制件，并通过唯一标识符与人事档案数据库建立一一对应关系，方便调阅档案，保障档案安全。五是抓好专职档案管理人员的培训培养。要把档案管理人员继续教育纳入档案管理工作重要日程，组织档案管理人员积极参加档案主管部门组织的业务培训。同时，要根据单位学习计划安排以及档案管理过程中发现的共性问题，适时组织专题培训和理论水平提升培训，不断提高档案管理人员的综合素质。六是拓宽归档材料范围。应将个人每年度绩效考核、继续教育形成的材料纳入个人档案，同时，应突出个人道德建设方面的相关内容，如行善助人、洁身自好和遵规守纪、廉政建设情况。从而形成不仅仅是简单记录个人业务成长，而是全方位记录一个人德能勤绩廉全面成长的结果，最终达到通过查阅个人人事档案就能基本达到对个人进行综合客观评价的目的。七是统筹做好卫生医疗机构专业技术人员人事档案管理和综合利用。在专业技术职务晋升和培养选拔人才时，应重点调阅个人人事档案，从而充分发挥人事档案在人才评价中的重要参考作用[10]。

4结语

在发达国家中，日本是老龄化问题最严重的国家之一，也是社会保障体系最健全的国家。日本采取的积极应对措施中，其中一条就是加强医疗保障人才队伍建设，提升保障服务能力，做好配套医疗服务，通过政府有计划发展、市场自主扩展等方式为老龄化群体提供快捷、高效的医疗服务。他山之石，可以攻玉。面对已经到来的老龄化，在不断完善社会保障体系的同时，县乡党委政府和卫健部门应紧紧抓住山东省作为全国医养结合示范省的重大机遇，深入贯彻落实国家对卫生保健工作的一系列重要决策部署，切实把基层卫生人才队伍建设提升到战略层面，从做实专业技术人才人事档案入手，尽快建立起县乡卫生专业技术人才与社会养老保健深度融合的成长、流动、培养、使用综合评价体系，为提升县乡医疗服务和群众健康水平做出积极贡献，为实现中华民族伟大复兴的“中国梦”保驾护航。

【参考文献】

[1]秦蓉.高校人事档案整理中的编号与归档章[J].兰台世界，2012(14).

[2]朱玉媛.现代人事档案管理[M].北京：中国档案出版社，2002.

[3]秦蓉.人事档案的档号与归档章[J].乐山师范学院学报，2012(05).

[4]秦蓉.取消高校人事档案“成套装订”研究[J].兰台世界，2011(04).

[5]DA/T22-2015.归档文件整理规则[S].2015.

[6]任景兰.浅议当前医院人事档案管理工作出现的问题以及改进方法[J].人力资源管理，2018（1）.

[7]刘冬梅.高校人事档案信息化建设探析[J].湖南科技学院学报，2012(6).

[8]DA/T31-2017.纸质档案数字化规范[S].2017.

[9]夏希春.以人事档案评价体系促进医疗专业技术人员水平提高的思考[J].赤子，2019(8).

作者：王艳红 单位：巨野县卫生健康局