人事档案管理工作重点与方法探讨

国家的发展离不开人才，企事业单位的发展更离不开人才的引进与管理，长期以来，人事档案管理工作是企事业单位发展的重要力量。随着我国人事改革制度的逐步落实，人事档案管理的内涵和外延有了显著变化，人事档案管理工作也面临着机遇和挑战，当前，人事档案管理工作还存在着诸多问题，档案管理工作人员的工作理念有待创新，工作方法还需优化，因此，全面把握人事档案管理工作的重点内容至关重要。在档案信息收集、整理、汇总方面更应不断细化工作内容，更新管理思想，勇于迎接挑战，充分发挥主人翁意识，积极运用各种信息化技术手段，以企事业单位发展方向和愿景做指引，将工作职责与自身发展紧密结合，切实做好人事档案管理工作。

一、人事档案管理工作的现状

（一）思想上轻视企事业单位的领导大多对业务主管部门的工作十分重视，认为业务部门是完成工作目标的主力军，在思想上缺乏对人事档案管理工作重要性的认识，片面地将人事档案管理工作看作是保管人事档案和绩效考核归档，对单位的发展起不到什么关键作用，也无法直接为单位带来良好的经济收益，这些狭隘的管理思想使得人事档案管理处于单位管理的边缘。

（二）管理上粗放人事档案管理工作人员大多非专业出身，对人事档案管理工作的内涵一知半解，在管理上难免出现纰漏，比如在单位新员工入职时，没有及时让员工填写人事档案录入信息表，往往是员工入职很久了，涉及到年终绩效考核时，才会想起来还没有进行人事档案表录入工作，匆忙将落下的表格补上。这种粗放型的人事档案管理方式已无法适应人才的流动，更不利于留住人才。

（三）细节上薄弱人事档案管理工作繁杂，考核表格多，如果对人事档案资料的业务不够熟练，容易忽略细节上的管理，将会严重影响到人事档案的完整度。有些人事档案管理工作是兼职，主要工作是行政管理，对档案管理工作只求不出错即可，在工作态度上不认真，档案资料不能做到及时归档，尤其体现在人事关系变动时，职工需要将档案迁出，才发现很多档案资料不全，不能够真实地反应出职工在岗时的工作状态，这种不全面、不完整的档案资料给用人单位带来较大困扰。

二、人事档案管理工作的重点

（一）强化思想认识企事业单位的领导及广大职工都应该深刻认识到人事档案管理工作的重要意义，从思想上高度重视这项基础性工作。领导要在年初单位规划工作目标时，就将人事档案管理工作提上日程，由专人负责，定期或者不定期地对人事档案管理工作开展监督和指导，发现档案资料不完善的情况要及时提出，督促改正。同时，各部门之间要协调好与人事档案管理有关的工作内容，按时将档案汇总到档案室，避免出现人事档案大量堆积的现象。

（二）配备设施设备人事档案管理工作是企事业单位发展的重要环节，在经费拨付上也要加大投入力度，通过购买先进的信息化技术设备，不断提升人事档案管理的硬件设施。在人事档案管理系统平台建设上，也要选择那些售后服务好、系统更新快、软件维护佳的信息研发企业；杜绝使用一些小企业的杂牌软件，安全漏洞不能及时修补，极其容易导致人事档案资料外泄，最终造成不可挽回的重大损失。经济条件较好的企事业单位还可以建设现代化的人事档案室，不要忽视防潮、防霉、防火等设施的配备，确保档案资料安全、不损坏。

三、改革人事档案管理工作的方法

（一）健全档案管理制度建立人事档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性，必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门，在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

（二）严格核实把关加强人事档案管理人员的事业心、责任感。对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率；在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。

（三）强化收集力度收集人事档案材料是人事档案工作的基础，随着政治经济体制改革的不断深化，人事制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

四、结语

综上所述，人才是发展的第一要素，人事档案资源在促进企事业单位人才发展方面一直发挥着重要作用，实现人事档案管理信息化建设是当前档案管理工作的需要，也是企事业单位长远发展的需要。人事档案管理工作人员要将自身工作与企事业单位发展紧密融合，积极贯彻落实人事档案改革工作，将创新的思想和踏实的态度融入到人事档案管理具体工作之中，努力提高档案管理质量，让人事档案为职工说话、为单位谋利，最终达到企事业单位与人才之间的和谐发展。

作者：王星宇 单位：巴彦县人才服务中心