新形势下的社会保险档案管理工作

摘要：不断发展的社会保险事业，愈加凸显出社会保险档案的基础性地位与服务性功能。做好社会保险档案的管理工作，既对社会保险事业发展的基础进行了确定，还使参保人员的权益得到了保护。新形势下，我们要促进社会保险档案管理水平的进一步提高，以优质的档案利用服务于政府与广大参保人员，推进档案管理服务和各项经办管理服务的协调发展。

关键词：新形势；社会保险；档案管理

作为社会主义和谐社会建设过程中的一项重要内容，社会保险档案管理意义重大，其不仅与广大劳动者的利益紧密相关，更是国家经济与社会稳定中一项不可或缺的工作[1]。社会保险档案的完整、安全与有效利用，可让广大劳动者的合法权益得到切实维护，有利于社会的和谐稳定。不断深化的社会保险改革，逐渐扩大了社会保险覆盖面，也使社会保险业务量与档案数量呈不断上升趋势。因而，档案管理部门的当务之急便是做好社会保险档案管理，使其更加科学化、规范化。

一、新形势下加强社会保险档案管理的必要性

（一）是深化社会保险改革的需要

做好档案管理工作，是改革传统档案工作的必经之路，只有完善的档案管理体系，才能高效开展社会保险工作。社保档案中对资料信息有完善的记录，若将原始资料丢失，要想补回就非常困难，以致于无法继续进行保险工作。因而，加强社保档案管理是一项非常严格的工作，传统档案管理的范围局限于纸质档案资料，没有真正运用到信息化技术。不断发展管理技术，促使社保工作也开始进行改革创新，而这就需要完善的档案信息为其提供支持。

（二）是社会保险业务本身的必然要求

社保工作具有复杂的发展形式，随着工作的落实，也会有大量的信息数据产生，若缺乏有效管理，就会造成数据丢失，进而使保险办理工作受阻。加之各单位经常出现人才流动的情况，保险缴纳单位也相应的发生变化，严格管理档案，就不会使社保缴纳因为人才流动而出现混乱的情况，保证工作的持续发展。人才流动期间需要转移部分信息资料，由新的用人单位继续保管，双方共同协定社会保险缴纳情况。保险行业本身就具备严格的制度体系，加上档案管理与社保工作特征相符，也可保障后期工作的顺利发展。

（三）有利于社保部门提高业务质量和办事效率

严格管理社保档案，可规范基层员工工作开展形式，更高效地服务于社会群体。通过查看总结档案内的信息资料，可以从中发现工作中的不足之处，并通过整理探讨制定有效的解决策略。

二、加强社会保险档案管理的设想

（一）提高全民的社保档案意识

做好社保档案管理工作，第一步便是要促进群众档案使用意识的增强。与基层档案工作人员相互配合补充档案内容，核实档案中的基础信息，及时整改不完善的内容，如此才会更加真实有效的开展档案管理工作[2]。另外，还要提高工作人员的积极性，对档案管理职业予以明确。保障基础设施的完善，更换使用时间较长，存在严重老化问题的设施，将提升使用安全性为目标。定期检验档案管理情况，及时解决发现的问题，以得到群众的认可。档案管理在注重安全的同时，更应该将档案的使用价值发挥出来。

（二）加强制度标准建设，实现规范管理

做好新形势下的社会保险档案管理工作，就要在社会保险档案的科学化、标准化建设上加大力度，以制度规范管理。加强各个工作环节的研究，如社保档案的收集、归纳、整理、保管和利用等，对各项规章制度予以建立健全，保证社会保险档案管理的规范有序，只有这样才可完整收集文件材料，并将其科学分类，做到规范整理[3]。对于门类不同的档案，特别是社保档案中的会计档案、专业档案以及医疗、养老、工伤、生育等各种审批材料、统计报表、证明材料等不同载体、不同内容，要对归档范围与保管期限进行划定。制定社保档案管理规范，但要注意科学统一，确保具有较强的操作性，让社会保险档案工作有法可依、有章可循。同时，要进一步整合和共享社保档案信息资源，促进社会保险档案管理效率的提高，让其作为一种有力工具保证社保工作的顺利开展。只有具备了规范的档案管理制度，才可使档案管理走上科学化、规范化和标准化方向的道路。

（三）利用技术，推进社会保险档案信息化建设

要科学管理，以现代化方式进行档案管理。针对纸质档案材料，要在分类、存储与装订上分别做到科学化、标准化与规范化，并要以电子化操作代替过去的手工化操作，将电子档案信息资源的作用充分发挥出来。为做好档案管理工作，还要在资金上加大投入，对基础设施建设进行优化，根据要求购置必须的档案管理设施，以标准的档案盒装置档案，使档案管理更加有序和安全。同时，采取计算机一体化管理模式，自动快速编目档案，自动索引档案信息，快速统计资料，让系统的网上互联得以实现。另外，要求所有参保人员在填报纸质档案材料时，一定要和电子信息系统条目相一致，保证完整录入电子信息系统数据。经办人员在审核时要严格，在录入时做到细致认真，保证录入的都是合格的，每录入一批就要立即进行管理，针对一些残缺不全的材料，严格补缺补差，使纸质档案与电子档案的完整性与正确性得到保障。

（四）搞好人员培训，提高社保档案管理队伍的业务技能

社会保险档案工作具有很强的政策性与业务性，作为档案管理人员不但要将相关的法律法规与业务知识做到了然于心，计算机实际操作能力也是不可缺少的。因而，社保部门应加强和档案行政管理部门的联系，积极组织社保档案管理人员参与相关业务培训，相互交流经验，并针对档案管理人员的思想、作风建设做进一步加强，稳定队伍，以使档案工作的连续性不受影响，打造一支作风优良、业务精湛的社会保险档案管理队伍。

（五）加强服务，深化社会保险档案的开发利用

各级社会保险经办机构，应针对社保业务档案制定相关查阅利用制度，根据规定向群众提供档案查阅利用服务，并将查阅利用记录在册，以为有关人员提供准确、便捷的查询服务。作为一个服务窗口，社会保险是为广大人民群众服务的，每个保险档案人员的言行举止不但代表着自身素质，也代表着单位与社会保险部门。为此，社保档案管理人员必须进一步增强自身的服务意识，将文明礼貌用语用到平时的工作中，把服务承诺制与责任追究制落到实处。每位社会保险档案管理人员都要以热情的态度对待群众，针对确定不了或政策中没有做出明确规定的问题，切忌擅做决定，一定要在向主管部门请示后，再清楚的解释给利用者。只有为档案利用者提供有效的利用服务，才可将社会保险档案应有的作用发挥出来，服务利用者，让广大利用者满意。随着我国社会保障工作的深入推进，陈旧的管理模式逐渐被人性化管理、网络化管理以及规范化管理所取代，若要保证社会保险工作的发展更加健康、有序，使其充满生机与活力，社保档案工作就必须同时展保持一致，致力于改革创新。需知，社会保险档案管理的好坏与千百万人的利益以及社会的和谐稳定有着直接关系。社会保险档案有利于社会保险经办机构更好地开展社会保险工作，促进社会保障体系的建立进一步加快，让社会保障事业朝着健康、稳定的方向发展。

参考文献：

[1]王淑敏.如何做好新形势下社会保险档案的管理工作[J].企业改革与管理，2016，06：29-30.

[2]乔君华.做好社会保险档案管理工作的对策[J].黑龙江档案，2014，04：88.

[3]刘兢珍.社会保险档案管理工作存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2015，05：99.

作者：吕建平 单位：山东省庆云县社会保险中心