社会保险业务档案管理

【摘要】我国的社会保险覆盖范围越来越大，相应的随着覆盖范围的拓宽，社会保险档案数量也正在急剧增加。如何有效的管理、利用现有的社会保险档案，成为了一个关键点。

【关键词】险档案；管理

引言：

随着我国经济建设的发展，社会保险也得到了不断改革和发展，社会保险正在向规模化方向发展。社会保险向规模化方向发展是保证社会的和谐稳定的重要途径。所以，虽然社会发展给社会保险档案管理增加了一定的负担，但是如何有效的改善、缓解这一问题，是当前业内人士应当关注的重要课题。

一、基础简介

1.1社会保险的意义

社会保险主要有四个重要作用：安全网作用、平衡器作用、助推器作用以及稳定器作用。1）安全网作用：保障人民群众在年老、失业、患病、工伤、生育时的基本收入和基本医疗不受影响，无收入、低收入以及遭受各种意外灾害的人民群众有生活来源，满足他们的基本生存需求。2）社会保障制度具有收入再分配的功能，调节中高收入群体的部分收入，提高最低收入群体的保障标准，适当缩小不同社会成员之间的收入差距。3）完善的社会保障制度，既有利于提高劳动者自身素质，促进劳动力的有序流动，一定程度上激发中国经济的活力，推动经济更快地发展，又可以避免社会消费的过度膨胀，引导消费结构更为合理，平衡社会供需的总量，有利于防止经济发展出现波动，实现更好地发展。4）完善的社会保障制度，能为劳动者建立各种风险保障措施，帮助他们消除和抵御各种市场风险，避免因生活缺乏基本保障而引发一系列的矛盾，从而维护社会的稳定。

1.2档案定义

在《档案法》中定义，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、社会保险业务档案管理现存问题

2.1对社会保险业务档案管理的意识薄弱

社保档案管理意识薄弱是档案管理推进、发展工作中有为突出的问题。大多社会保险的经办机构没有对社保档案管理的意识，所以在开展工作时只注重对社会保险工作的领导和资金投入，而没有对社会保险业务档案管理的工作进行推进。具体可表现为：社会保险业务档案资料不齐、不健全；社会保险业务存档资料不规范；社会保险业务档案资料移交不规范等。这些情况严重降低了社会保险档案管理的工作效率，但究其缘由都是从业人员对于社会保险档案管理意识薄弱造成的后果。

2.2社会保险业务档案管理手段和方法落后

社会保险业务档案管理归口不统一，而且社会保险档案涵盖的范围广泛，内容繁杂。由于这种情况，如果参保人员想要查询自己的相关信息，就必须要访问全部的社会保险档案管理归口才能完成达到基础的查询工作。这样使得参保人员仅仅在查询上就会耗去大量时间和精力。并且现存大多社保机构仍采用纸质材料档案管理，并没有完成档案信息化工作，给档案查询访问增加了难度，并降低了档案管理的工作效率。

三、社会保险业务档案管理的一些建议

3.1建立业务档案整理原则

1）遵循文件的形成规律，保持文件的有机联系。文件的形成不是任意的，有其自身的规律和特点，这种规律就是文件之间有机联系的具体表现。例如：社保参保登记文件就必然跟着录用通知书、调配单等文件，转移单就必然跟着调出调入记录文件等。2）区分不同价值，办理完毕的文件需要归档。归档时按《社会保险业务档案管理规定》的要求，区分不同文件的价值，划分不同的保管期限，这一点《社会保险业务档案管理规定》已经对归档范围和保管期限进行了严格的划分，只要按其要求进行分类、划分保管期限即可。3）便于保管利用。这一条是业务文件整理的最基本的原则，也是检验整理方法实用性的唯一标准。在文件整理中“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值”是手段，便于保管和利用则是目的。我们所有的工作,例如保管期限划分、组卷、编目、案卷排列等都要围绕便于保管和利用进行。例如我们发现有些指导人员要求立卷单位按文件名称立卷，这样做就割断了文件的有机联系，查一件事要找好几个卷，非常不利于利用。

3.2对档案资料的收集作出明确要求

3.2.1做到办结一件收集一件，不同的业务资料分类存放，每类资料按办理的时间顺序扣放在专用的整理箱（架）中。当文件累积到一定厚度时，按照规定的案卷厚度整理齐整后，用金属夹分类夹起存放。

3.2.2收集过程中必须审核每份资料的构成要素（包括名称、签章、日期、项目）并审核档案资料的主附件是否符合相关业务规定，确保档案资料的真实性、完整性、有效性。

3.2.3收集过程中必须审核每份资料是否符合长期保管的质量要求。包括纸质、墨水、字迹的清晰度等是否符合存档要求，如不符合要求需进行相应处理。

3.2.4平时注意收集具有保存价值的业务文件，避免有价值的档案资料遗失。

3.3档案资料的立卷

档案资料的立卷是指各部门专、兼职档案员将所属单位组卷整理后的档案资料，根据年度和内容确定其类别、保管期限、案卷封皮、案卷目录、备考表的过程。

3.3.1确定类别。社会保险业务档案分为十类，所有业务资料都要归入这十类之中，要根据业务所属环节确定档案资料类别。

3.3.2确定归档年份。档案资料应归入档案形成的年度，业务的办结时间、审批时间即是档案的形成时间。

3.3.3编制卷内目录。卷内文件目录是提示文件内容和成分的一览表，按照卷内文件的排列顺序编写，放置于案卷的首页。目录的输入要完整、规范、建立卷内目录要把每一份主件都列入目录之中，不能漏录，合并录入、简化录入，附件不录入卷内目录中。要充分利用案卷内档案资料主件上所具有的信息，建立卷内目录要以有利于查询和准确定位为原则。

3.4档案案卷的交接

业务经办人员将档案资料移交兼职档案员前，需按文件材料顺序编制目录，并一式两份，与档案案卷一并移交本部门兼职档案员。兼职档案员根据目录逐件清点文件份数和页数，检查案卷资料整理和立卷是否符合收集整理立卷归档要求，经审核确认无误后予以接收；清点每一个业务人员移交档案资料件数并进行登记，填写交接表一式两份，并签字确认，完成交接工作。

结束语:

总之，加强社会保险档案的管理工作是必行之事，在社会保险事业快速发展的今天，只有先从培养社保档案管理意识切入，从根本上了解档案管理的作用，配合档案管理的专业队伍，合理分类存储，才能够达到档案管理的有效性和快速性，才能缓解快速发展对于档案管理的压力。

参考文献：

[1]王洪建.不断规范文书管理确保档案信息完整[J].2011.

作者：张晓东 单位：承德市社会保险事业管理局