外事综合档案管理工作分析

摘要：外事综合档案作为外事档案的基础性内容和组成部分，是外事档案管理工作的重要管理内容之一。随着国内高校的国际化办学水平日益提升，高校涉外教育工作不断拓展，该类别档案的管理工作量也相应不断增长。笔者结合高校外事综合档案的收整经验，探讨该类档案的内涵、特点与重要性，提出对该类档案管理工作的建议。

关键词：高校；外事；综合；档案；管理

伴随着我国对外开放的进一步扩展，高校开放办学规模与层级不断得到拓展与提升，教育全球化集团化的趋势日渐明显，国际教育交流合作互动日趋频繁，国内高校涉外教育合作交流活动不断增多，带动了外事档案以及隶属其中的外事综合类档案收整管理工作量的增长。结合该类档案的实际收整经验，笔者分析该类档案管理工作的管理内容、该类档案的特点与重要性，从自身视角提出对于该项工作的建议。

一、高校外事综合档案的基本概念与内涵

高校外事档案是指高校开展与境外高等院校、科研机构、国际组织及个人在友好往来、学术交流、人才交流、联合办学科研等活动以及高校师生参与境外文化、体育、卫生交流、国际组织履职等各项涉外活动中直接或间接形成的具有利用保存价值的文字、图表及声音影像材料。主要包含外事工作综合管理、校际出访来访、因公出国（境）进修访学考察、外籍师资、中外合作办学、国际会议、联合教学科研学术交流合作等方面的内容。外事综合档案是外事专业档案的重要类别和组成部分，根据《高等学校档案实体分类法》，隶属于外事档案范畴下的WS11类别。主要包含高校对应国际化办学以及开展外事工作所制定的各项规章制度规定文件、学校及相关学院部门外事工作的计划、总结及简报、上级外事主管部门颁布的各项涉外工作性文件、日常外事管理工作中的工作日志记录、外事工作各类统计报表等以及外事工作会议材料等。外事综合档案是学校外事工作的基本依据，是外事类档案的基础性内容。

二、外事综合档案的特点与重要性

外事综合档案记述和反映了高校外事工作的管理原则与管理依据，具有重要的保存价值。笔者通过参与多年该类档案收整工作，总结该类型档案特点及重要性如下：

（一）外事综合档案具有的特点一是大数量。随着国家对外开放步伐的不断迈进。教育国际化开放化的趋势日渐明显。开放办学成为高等教育的主旋律之一。国内高校近年来普遍注重推进国际化办学事业，涉外交流人员及涉外合作项目数量大幅提升的同时相关适应新时期发展形势的外事工作规章制度不断推陈出新、涉外外事工作的会议、研讨及学习类活动逐渐增多，外事工作中所涉及的各类数据量日益增加，这些综合性因素促成了外事综合档案的总量呈现出成级数增长的趋势。二是专业性强。高校的外事综合档案工作，要求管理人员具备档案收整方面的基本知识技能，同时还需具备较强的外事工作所要求的辨识力和敏锐性，能够采用严谨的工作方式方法，能够妥善在完成文件归档工作的同时保障该类档案的收整的过程安全性与完整性。三是保密性要求。外事综合档案具有外事档案的通用特性之一保密性。从存储的介质、存储环境、收整过程要求等方面对于档案管理工作的安全性与完整性具有较高的要求。

（二）外事综合档案管理是评价高校及相关部门、工作人员外事管理工作水平的重要依据高校及相关管理工作人员对于外事工作的重视程度，落实到具体的重要形式体现就包含各项涉外事管理工作规章制度文件的制定是否完善、相关外事工作的计划总结方案等是否完备、外事日常工作日志是否及时完整、外事工作的统计报表分析是否详尽并具有指导性，外事工作会议是否富有成果等。因此，上级部门或高校自身通过以上述档案的收整管理工作情况为依据开展检查评估，即可对高校、相关部门及个人的外事基础性工作做出评价与评定。目前，该类档案工作已成为高校外事管理工作测评的重要观测指标和依据。

三、外事综合档案管理工作的建议

针对外事综合档案管理的特点与重要意义，对于该类档案的管理工作提出如下建议：

（一）加强外事综合档案管理工作人员的培训与技能提升目前，绝大多数高校采用外事管理部门工作人员作为外事综合档案的直接收整管理人员开展相关工作。优点在于外事工作人员直接参与接触学校外事工作的各项环节，便于第一手收集文档材料，有利于保障归档的时效性与完整性。缺点在于该类人员往往缺乏档案管理的基本技能与知识结构，对归档过程中的档案采集和收整的规范性准确性有一定的影响。高校可以采取档案管理部门牵头，以举办培训班、研讨会、专题讲座、换岗体验、校内外档案管理调研等多种形式提升该类管理人员的档案管理基础知识和技能。同时，由于外事综合档案是外事档案的基础组成部分，具备外事档案通有的特殊性，应通开设政策法律法规及规章制度的学习培训，加强相关工作人员的政治敏感程度及觉悟性，提高他们对于该类外事档案管理工作的责任感与严谨度。

（二）完善外事综合档案管理责任机制学校可实行档案职能管理部门主导，外事管理职能部门及各相关学院部门具体实施，人力评价职能部门考评的外事综合档案管理责任机制。对于具体的实施收整管理工作的外事管理部门及相关学院部门，可建立“四嵌入”工作机制。即将外事综合档案管理工作嵌入本学院或部门年度工作计划和总结，嵌入到本学院或部门的日常管理体制，嵌入到本学院或部门负责人的责任范围，嵌入到本学院或部门有关人员的工作职责范围。建立起工作有计划，实施有担当，评价有落实的外事综合档案管理责任机制。

（三）重视外事综合纸质原始档案收整外事档案的特殊性在于对档案收整过程中的严谨性与保密性具有较高的要求。在当今大数据时代背景下，纸质档案一般为第一手原始文件资料，能够保证档案归档的根源性及可信度。与此同时纸质档案的原生态特点较强，篡改的余地比较低，具有很强的稳定性与持久性，对于确保档案信息的安全性与有着独特的作用，并且从根源上来追踪,目前广泛流行的电子档案绝大多数都是依托纸质档案的存在而存在。因而在当前阶段，纸质档案尚无法被电子化完全取代。做好外事综合原始纸质档案收整工作对于保障该类档案的完整与严密具有重要意义。应将零散和需要进一步条理化的外事综合业务涉及的纸质档案，进行基本的分类、组合、排列与编目，组成有序体系。同时，在档案保存的过程责任部门应划分专用的原始纸质文档保存空间，配置安全独立的保存环境，并购置提供必要的专有硬件设施用于该类档案的永久及暂时存档。综上所述，外事综合档案管理是高校外事档案管理工作的基础组成部分。高校应针对该类档案的内容及特性，加强管理人员的培训，建立相应的管理责任机制，加强该类纸质原始档案的收整工作。为高校外事管理工作提供基础性支撑。

参考文献：

[1]张玲.高校外事档案管理的创新路径分析[J].山东档案,2015(3)：55-56

[2]陈亮.浅析高校国际学生纸质档案收整实用技巧[J].兰台内外，2020(03)：53-54.

作者：王君慧 单位：青岛大学国际交流合作处