网络技术条件下的档案管理

一、现行网络环境对档案工作的影响

（一）现行网络环境的特点随着数据库技术的广泛应用和存储介质容量的不断增加，现行的网络环境呈现出应用系统的高度集成化和存储的高度集中化的特点。

1.应用系统的高度集成化。传统网络环境下的应用系统是相互独立的，一般分为办公系统、事务管理系统、业务管理系统、档案系统等，这些系统一般由多个独立的数据库和多台独立的服务器支持，而随着技术的进步上述系统逐步整合集中，形成一个包含多项功能的复合的系统。

2.存储的高度集中化。传统的数据存储方式下，受到存储介质容量和网络传输速率的限制，一般采取分散存储的方式，每个基层单位、每个应用系统都有自己的服务器用于存储数据，而在现行的网络存储模式下，数据存储逐步集中到市一级、省一级甚至是大区一级，基层单位不再有独立的存储设备，各个应用系统也不再有专门的存储设备。

（二）现行网络条件对档案工作的影响

现行的网络技术环境对档案工作有较大的影响，这些影响主要是存进档案工作发展的，但也有一些影响如果不加以重视，会妨碍档案工作的有序开展。

1.现行网络环境下电子档案的存储与档案管理分工不相符。由于数据的集中存储，基层单位的电子档案存储在市级、省级乃至大区级的服务器上，这些服务器的管理权限不在基层，势必影响基层单位对本单位电子档案的管理。

2.现行网路环境下的档案安全完整性需要引起重视。一是伴随着系统的高度集成，电子档案的生成渠道则是复杂多样；二是由于电子档案必须依赖特定的技术环境才能使用，但是信息技术的不断进步，系统的不断更新，导致老系统中生成的电子档案无法利用。

二、创新思想、强化服务，做好网络环境下的档案管理和服务工作

（一）不断创新档案管理和服务的理念

在信息化条件下，要做好档案管理和服务，档案部门必须创新理念，不断强化档案信息开发与利用的广度和深度，使其发挥更大的效益。首先，档案管理部门应该以档案信息化建设为契机，认真分析信息化建设对传统档案管理模式的影响，充分认识和了解信息化建设所引发的理论与方法的变革。其次，积极应用信息技术，实现档案资源的合理配置，不断提高档案管理与利用现代化水平。再次，根据档案信息管理与服务的现状，客观分析影响档案利用与信息共享的诸多因素，深入研究利用者及其利用需求特点，寻求适应档案利用需求实际情况的服务模式，进一步促进档案资源共享。

（二）积极构建信息档案服务体系

首先，构建信息化档案信息管理体系。一是建立档案信息资源体系，集中管理档案资料，对档案信息进行整体开发、综合管理，形成档案编研材料，为领导决策、直属直管各单位数据需求做好服务。二是建立信息化综合档案资源服务体系。形成以档案管理部门为中心，辐射直属直管各单位的管理模式，形成资源共享的格局，以利于档案信息的整体开发，统一运用。三是建立信息化档案信息网络，以利于提高档案信息开发的经济效益和社会效益。其次，建立专门的档案管理数据库，实现档案数据全息化管理，客户端查询，并开展档案咨询服务。再次，充分运用信息技术进行档案信息开发。这是提高档案信息开发和利用质量的重要手段，档案管理人员可以从传统的归类、审核、整理工作中解脱出来，集中精力从事档案分析、评价，更好的发挥档案资料的作用。

（三）提高信息化档案信息的安全防护水平

信息技术条件下，档案管理的安全问题不仅局限于传统的档案安全，更要重视网络和数据安全。和互联网安全一样，由于档案信息实现网络管理、资源共享，极易引发外部入侵，导致数据被破坏，档案资源被非法外泄。首先为保证档案资源的安全性，必须建立局域网，局域网与广域网不在同一台计算机中使用，并严格限制外部设备接入计算机。其次外部计算机如果需要访问档案管理系统，要加装防火墙，严格身份认证、访问权限设置，并且不允许外部计算机直接访问档案管理服务器，只允许其访问专门的外网服务器。再次在网络内各个终端要安装桌面管理系统、防火墙及防病毒软件，保证信息安全。

（四）畅通网络环境下档案服务的反馈渠道

档案利用效果的信息反馈，是了解和掌握档案价值的客观依据，也是进一步做好档案信息利用与开发的重要保障。特别是信息技术条件下，档案使用者来自多个方面，每个方面的档案使用者对信息的要求也不尽相同，比如管理者更关注宏观的、连续的、趋势性的信息，技术人员更关注档案信息的准确性、完整性。因此，及时收集、整理档案利用效果信息，也是提高档案信息服务的重要组成部分。做好信息技术条件下档案利用效果反馈收集工作的关键在于三。一是对档案工作者加强职业道德教育、强化责任意识和服务意识，增强档案工作人员的主动性。二是加大对利用者的宣传教育力度，提高利用者做好档案利用效果信息反馈工作的自觉性，积极配合档案部门做好这一工作。三是开发具有互动和反馈功能的档案信息管理系统，使档案使用者的意见和建议能够第一时间反馈上来，便于档案管理人员及时改进。

（五）着力打造档案信息服务的人才队伍

信息化条件下的档案管理工作不仅需要精通档案专业知识的人员，也需要计算机类、管理类人才。目前，档案队伍普遍存在档案管理人员年龄、知识结构老化，现代管理人才和计算机管理专业人才缺乏的问题。这导致档案信息化管理和服务工作严重滞后，不能满足各个方面档案使用的需求。因此，可以说抓好档案管理的现代化人才队伍建设是做好档案信息化工作的关键，建设一支高素质的档案队伍是奠定档案信息化工作基础。为解决上述问题主要从“走出去、请进来”两个方面入手，一是现有人员“走出去”，加强现有人员的专业培训，使其满足工作要求；二是专业人员“请进来”，吸收各方面专业人员进入档案管理队伍，并使其尽快发挥应有的作用。

作者：刘东彦 单位：冀北电力承德供电公司