项目档案管理制度精选(九篇)

第1篇：项目档案管理制度范文

建立健全水利建设项目档案管理制度是做好水利档案工作的保证，水利建设项目档案管理制度必须由水利管理权威部门制定，是水利建设项目在设计、施工、监理、竣工验收等建设过程的办事规程和行动准则。水利建设项目档案资料管理制度涵盖了水利建设项目参建单位的岗位责任制、文件归档制度、文件保管制度、档案鉴定制度。目前，在水利建设项目档案资料管理制度贯彻与执行方面存在问题，一是档案资料管理职责不清，制定的水利建设项目档案资料管理制度没有明确建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等在水利建设各阶段档案资料管理应承当的各自工作职责。二是水利建设项目资料档案管理制度实施过程中缺乏执行力度与监督、协调工作。做好项目建设过程中档案资料管理制度的执行、监督、协调工作，可以保证水利建设项目档案资料管理工作顺利开展。

二、水利建设项目档案资料管理制度执行的对策

泉州市石壁水库位于南安市水头镇大盈溪上游，总库容6147万立方米，是一座集防洪、供水、灌溉、发电等功能为一体的重要中型水库。近年来，不断加大水库建设投入，先后开展了除险加固工程、灌区节水改造、信息化建设等工程项目。在水利建设过程中，石壁水库档案管理部门深入探讨如何强化水利建设项目档案资料管理制度的执行力度，结合工作实践，采取以下措施。

（一）明确档案资料管理各参建单位应负的职责是根本

1.明确档案资料管理各参建单位应负的职责有利于归档制度的执行。归档制度是保证水利建设项目形成的各种档案资料能够完整、准确、及时归档的一项重要制度，也是文件材料和档案鉴定的重要依据。准确反映水利建设项目的设计、施工、竣工验收、监理过程的归档制度涵盖了各参建单位档案资料的形成与积累，确保档案资料齐全、完整、准确、系统，满足水利建设项目各项工作查考利用的需要。2.由于各参建单位在水利项目建设的工作性质不同，应参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，制定适应各参建单位档案资料的形成与积累规律管理，操作性较强的档案资料工作职责，确保项目档案资料管理符合国家规范。

（二）细化水利项目建设单位档案资料管理的责任是关键

为确保归档水利建设项目档案资料的质量，细分各参建单位的所承担的工作职责，能够保证档案资料形成与积累、归整理工作顺利开展。1.水利项目建设单位的责任。建立健全建设单位的档案工作网络体系，确定档案工作的分管领导和各项目档案工作的负责人。项目建设单位的档案管理部门要负责建设单位形成的项目档案的收集与整理、立卷归档，同时组织、监督和检查各参建单位的档案资料管理工程文件的形成、积累和立卷归档工作，及时向有关档案管理机构移交已经组卷的水利建设项目档案。2.水利建设项目勘察、设计单位的责任。将水利建设项目文件的管理列入项目计划，按照项目所属关系，将项目档案工作纳入项目负责人和档案人员岗位责任制。勘察、设计单位档案资料管理部门，应将本单位形成的水利建设项目文件立卷后向建设单位移交。3.水利建设项目施工单位的责任。施工单位负责整编承包水利建设项目施工范围内，工程施工技术文件和水利工程项目竣工图。水利建设项目实行总承包的，档案人员要监督、指导各分包单位档案资料的收集与整理分包范围内的水利建设项目档案，施工单位应对施工资料的真实性、完整性和有效性负责。4.水利建设项目监理单位的责任。《工程建设监理规定》第十四条“工程建设监理程序”规定：工程建设监理应”参与工程竣工验收，签署建设监理意见”，并在“建设监理任务完成后，向项目法人提交“工程建设监理档案资料”。因此，监理单位对水利建设项目档案资料的管理应负有两方面的责任：一方面，是对水利工程建设项目产生的档案资料，特别是对竣工图的完整、准确性进行监督和审查的责任：另一方面．应对监理工作中形成的档案资料进行整理、归档与移交。

（三）依据项目生命期，做好水利项目建设各阶段档案资料管理制度执行的监督与协调工作

项目生命期确定了将水利建设项目的开始和结束连接起来的整个阶段，反映了在项目档案资料的管理过程中，谁做什么和怎么做，如何确保项目档案资料质量符合国家制定的有关规范。这些工作内容是通过各参与水利项目建设的单位收集与整理项目档案资料来体现，每个阶段的项目任务各异，各阶段形成的项目文件比较完整地重现水利项目建设全过程。在水利建设项目档案资料管理工作中，强化档案资料管理工作的执行力度，必须依据项目档案形成与积累的生命期，加强建设单位与监理单位对项目全过程档案资料管理制度执行的监督与协调工作。一是项目开工前的组织与协调。根据水利档案管理规定，归档的档案资料应具有真实性、完整性和系统性。参与水利项目建设的各方应从工程建设准备阶段，就应指定档案资料管理的责任机构与责任人，负责参建单位归档档案资料的收集、整理与移交工作，履行其档案资料的管理职责。此时，建设单位的档案部门应与监理单位一起做好档案资料管理制度的执行、监督、工作。在项目开工前，检查各参建单位是否已落实档案管理制度，专、兼职档案资料人员能否适应水利建设项目档案资料管理的要求，针对建设项目档案资料形成情况，制定归档范围与保管期限表。同时要求参与项目建设各方认真编写《交工档案资料编制说明》，并组织建设、施工、监理单位进行讨论确认，形成各参建单位达成共识的《《交工档案资料编制说明》，作为项目建设档案资料归档标准的依据性文件。二是施工过程中档案资料质量的检查指导与控制。具备经验丰富、专业知识过硬、责任心强的档案人员，才能在施工过程对档案资料的管理真正在起到检查与指导作用。首先，档案管理人员要与项目管理技术人员密切配合，共同制定项目归档范围与保管期限。在施工过程，建设单位要建立档案资料管理业务培训制度，对施工单位的兼职档案员提供适时服务，及时解决项目档案收集与整理存在的问题。其次，充分发挥监理单位对项目档案资料的实时监控功能。监理人员每天都工作在施工现场，能够随时检查施工单位形成的工序报验材料和隐蔽工程报验材料的档案资料是否符合标准，内容是否真实有效。归档的档案资料，经监理工程师确认工程实体同见证材料数据档案相符，施工单位才能进行归档档案资料的组卷。最后，做好项目中间交工前的档案资料的检查与指导。各单位在中间交接验收前，组织参建各方人员对交工资料进行综合检责，但由于时间限制．一般也只会以抽查形式出现，归档资料有些会存在遗漏现象。这种情况的处理，需要提前通知施工单位进行自查，以确认的《交工资料编制说明》为依据，及时解决档案资料不规范的问题。在综合检查时，建设单位、监理单位的各专业项目管理人员和专兼职档案员一定要到现场，分专业进行检查，对即将调离施工现场的技术人员整理的交工文件，要全部检查，出现问题，立即整改。竣工图部分重点确认变更到图与实物相符。随机资料要重点检查与设备开箱清单是否定相符，有无档案资料遗失情况，因种种原因而丢失的资料，应与厂家取得联系补齐丢失的资料。对未进行仪表联校等部分资料，中间交工后要随时跟踪检查，档案资料完整系统后归入交工文件中。三是编制文件竣工阶段，严格档案资料归档制度的执行。水利建设项目施工及设备安装调测完成后，施工单位根据项目建设开始阶段签订的《交工档案资料编制说明》编制竣工文件，监理单位负责审核竣工文件，依据归档范围，要求竣工文件编制单位进一步收集所缺少的重要文件，文件数量应满足合同或者协议规定的份数。严格执行档案资料归档制度，例如，建设单位档案部门配合监理部门，审核项目文件整理与归档的质量。同时检查项目文件的组卷是否遵循水利建设项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；项目文件的组卷应达到分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。

（四）推进水利建设项目档案资料信息化管理，为执行制度奠定基础

第2篇：项目档案管理制度范文

［关键词］ 固定资产； 档案管理； 问题； 策略

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 13. 047

［中图分类号］ G271 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）13- 0079- 03

近年来，我国建设事业获得高速发展，固定资产投资项目（以下简称项目）的管理也日益受到更多的关注。从 2005 年开始，国资委已将项目完成情况列入对央企的考核指标当中。西北机电工程研究所作为国防科研单位，为了做好科研保障工作，自2005年以来，加大了国防科研基本建设项目投资力度及建设规模。项目档案既是项目建设的真实历史记录，也是项目建设和竣工验收的前提和保证。同时也是提升企业核心竞争力和整体装备研制技术水平，完成各种型号产品研制生产任务的重要保障。为使项目档案工作与项目建设真正同步进行，做好项目档案管理，实现项目档案的完整、系统、安全、有效是十分必要的。加强项目档案管理，保护信息资源，已成为全国各行各业当前及今后一项长期的重点工作。

1 项目管理的重要性

项目档案是对整个项目建设过程的真实记录，它真实地记录了项目从立项、 设计、监理、施工到竣工验收的整个过程，其本质属性是原始记录性，任何人无法篡改它的原始状况；是项目建设的前提，是工程质量评估的依据，是项目竣工验收的保证；也是今后工程改造、维护的不可替代的权威佐证；是企业维权最有力的证据。因此，加强项目管理具有十分重大的意义。为了加强项目档案管理工作，确保项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，从1997年开始，国家颁布了一些关于加强项目档案管理的文件，加强项目档案管理已成为档案工作的一个重点。通过加强项目档案管理工作，提高建设单位对项目档案管理的思想认识，促使建设单位规范基本建设和设备仪器档案工作，为今后工程的新建、 改建和扩建，设备的运行、改造、维护等提供信息查考和维权佐证。

2 国家对项目档案工作的要求

（1） 依法建立健全项目档案。国家有关通知指出，所有建设项目都要按照《中华人民共和国档案法》的有关规定，建立健全项目档案。档案管理单位和人员要依法行事，严格履行职责。要严格按照规定收集项目建设的各个环节的资料，然后整理归类，最后归档。

（2） 提高对项目档案管理重要性的认识。项目档案是工程质量评价的主要依据，是项目竣工验收的保证，地位非常重要，各级档案部门要高度重视，加强项目档案管理工作。采取有效措施，确保项目档案的完整、准确、系统和有效。

（3） 对项目档案管理进行考核监督。国家档案局明确规定，项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未经档案验收或者验收不合格的，不得进行或者通过项目竣工验收。加强固定资产投资项目档案管理，应与项目建设工作同步进行。因此，项目建设单位应当将项目档案工作纳入管理程序，实行领导责任制和相关人员岗位责任制，并进行考核监督。

3 项目档案管理工作的特点

（1） 收集过程复杂。首先，一个项目有许多的参建单位， 他们会各自产生大量与这项活动有关的文件材料，要将这些分散的项目文件材料收集起来很难；其次，建设项目一般耗时很长，收集文件材料的时间比建设过程时间更长； 三是收集人员变动大，而且人员业务水平不一，导致在材料收集范围上、重要程度上参差不齐。

（2） 整理标准多样。由于参建单位很多，既有同系统的又有外系统的。同系统的单位整理标准一般还是相同的，但是不同系统的单位收集和整理材料的标准会不同，这样建设单位会发现他们从各单位收集到的材料标准不一，给项目档案管理工作带来很多麻烦。

（3） 参与部门众多。每一个项目不仅参建单位多，而且就一个参建单位而言，它的内部参与部门也很多，而每个部门的职能各不相同，这就会产生大量与项目相关的文件材料。

（4） 整理难度大。首先，由于参建部门多，关系庞杂，人员变动大，专业种类多，资料很分散，造成积累和收集工作难以控制。其次，由于项目建设周期性强，决定了项目必须按照建设进度要求的时间点完成规定的工作目标。因而档案工作也必须与项目建设同步进行，以避免脱节。第三，由于项目档案种类多、数量大、载体复杂，这就使得档案管理工作也十分复杂。只有将这些分散的、数量巨大的、复杂的文件材料系统整理、统一保管，才能保证项目档案完整、 准确、 系统和有效。

（5） 整理要求高。项目档案是项目建设的信息与智力资源，是工程质量评估的依据，是项目竣工验收的保证；也是今后工程改造、 维护的不可替代的权威佐证；是企业维权最有力的证据。所以项目档案管理部门对项目整理工作提出了较高的要求，项目档案工作的质量高低决定了项目档案是否能够达到完整、准确、系统和有效。

（6） 资料分布广。项目参建单位多，资料分布广，项目信息的载体多种多样，因此，做好项目档案工作需要各部门、各级人员、各方面的配合，以合作理念构建一个多方参与的项目档案管理体系，并成为全员配合的自觉行动。

4 项目档案管理中现存的问题

（1） 项目档案管理未纳入项目工作程序。经调查研究发现，在管理过程中，常有些项目建设单位领导不重视档案管理工作。有的单位根本就没有建立项目档案管理制度，没有将档案工作纳入项目建设管理计划和工作程序，从而造成投资项目在启动阶段就开始出现项目档案缺失和不全的现象。有的单位虽建立了管理制度，但不够健全，缺乏完善的规章，相关规定指导性不强，可操作性不够等，依法管理的意识不强，执行力度不到位，随意性大，造成收集的档案系统性差，不完全。有的单位重视项目立项、轻视项目管理，对项目档案管理的程序控制不到位，导致档案部门无法及时对项目建设进度进行全程跟踪，收集最真实准确的记录，遇到验收，只好突击补全，使得项目档案管理工作严重脱节和滞后。有的单位制定的领导责任制没有落实到位，相对档案的数量来说，工作人员配备相对薄弱，使归档整理工作不能如期完成。有的单位项目档案管理工作人员待遇低，库房条件太差， 没有安保设施或者落后， 项目档案安全得不到保证。

（2） 资料收集不全。由于建设项目参建单位和部门众多，关系庞杂，资料分布广，归档制度又不完善，造成大量的项目文件材料收集不上来。再加上项目建设周期长，时间跨度大，人员变动大，业务水平不一，专业种类多，收集标准不一，往往造成各方之间文件材料接口很多，许多文件材料散失在外，收集不全。

（3） 整理不符合规范。国家相关文件对项目文件的收集、整理、归档、移交等都做了明确的规定，各行业也分别制定了适合自己行业的项目档案整理规范，但是在项目档案验收工作中，发现有的单位的项目档案整理完全不符合国家或行业的规定。有的将无效文件也归档，档案载体也不符合要求。

（4） 归档不及时。由于项目建设单位缺乏相应的项目档案管理制度，尤其是归档制度，造成一些文件材料没有及时归档。

5 加强项目档案管理的策略

5．1 更新观念，提高认识

长期以来，上至建设单位领导，下至全体员工，普遍对项目档案管理工作缺乏足够的重视。项目档案工作是一项涉及多方面的系统管理工作，要做好项目档案管理工作，需要领导重视、全员参与，各部门协作，这就需要全员提高认识，加强宣传工作，大力宣传项目档案工作各种规章制度，宣传项目档案的地位和作用。建设单位可以运用多种方式宣传，例如组织全体人员学习文件、举办培训班、评选管理先进人物、组织参观学习、举行各种研讨会等。通过宣传，提高领导和全体人员的重视，才能使项目档案工作在和谐中持续发展。

5．2 建立健全项目档案管理制度

许多单位没有项目档案管理制度或制度不健全，要提升建设单位档案管理整体水平，除了提高全员认识水平外，还需要从制度建设上进一步加强，为项目档案管理创造一个良好的氛围和条件。

（1） 实行领导责任制和工作岗位责任制，职责明确，相互协调，充分发挥各级各部门的工作职能。

（2） 制定归档制度及考核机制。对项目档案工作的组织管理、在建项目档案工作的监督指导情况、档案验收完成情况等进行考核，运用激励措施来推动项目档案的管理工作。考核机制使项目科技人员和管理人员有了工作动力，增强了他们的工作责任感，想方设法去干好本职工作。

（3） 制定文件归档范围和整理标准。有了范围和标准，就可以为管理人员指明工作方向，减少失误，节约时间和精力，提高质量。

5．3 将项目档案工作纳入合同管理

随着市场经济体制的逐步完善，合同管理成为一种非常重要的现代战略管理方式。把项目档案工作纳入合同管理，必然成为项目档案工作的迫切要求和发展趋势。为保证项目资料的齐全、系统、准确、完整，建设单位在与参建单位签订合同时，一定要在合同中列出有关项目档案管理的具体条款，对文件的收集、整理与归档、移交提出具体要求，明确责任，建设单位要用合同约束参建单位，使他们及时、系统地收集各项材料。

5．4 项目档案工作与工程建设同步

在调查中发现，有的单位存在档案资料收集不全，档案内容缺项，归档滞后，无效文件归档，档案载体不符合要求，整理不规范等情况。其中一个重要的原因就是未做到项目档案工作与项目建设同步进行。项目建设周期长，时间跨度大，要做好项目档案管理工作，必须与工程建设同步：一是提出文件材料归档要求要与下达工程计划任务同步；二是文件材料形成情况与工程计划进度同步； 三是档案验收工作与项目竣工验收工作同步。档案工作与工程建设同步的实质是将项目档案工作纳入工程管理计划，避免脱节，实行节点控制，及时收集资料，不滞后。同时两者同步也有利于资料收集的完整和有效。

5．5 提高项目档案管理人员业务水平

项目档案工作系统复杂，涉及部门也多，每一项工作都影响着项目档案的整体管理水平，而档案管理人员的水平决定了每一项工作的质量。长期以来，人们不够重视档案管理，不仅人员配备不够，其业务水平也参次不齐，难以满足管理工作的要求。项目档案工作想要提高整体质量，得到较大发展，就要注意提高管理人员的专业素质，对项目管理人员和项目档案人员进行业务知识培训，组织学习文件和参观。提高他们的待遇，开发他们的智力，挖掘他们的潜能，使他们能够积极主动地甚至创造性地进行管理。

5．6 建立管理的网络体系

每一个建设项目都需要由多个部门密切配合才能完成。每个部门都会产生与项目相关的文件材料，造成资料多且分散，将这些文件材料系统收集，整理归档，集中保管起来，是一件非常困难麻烦的工作，但项目档案管理要求必须系统、完整、准确地收集资料，只有这样才能完整准确地反映出项目建设的整个过程，为项目竣工验收和建设单位在以后的工作中提供可靠的参考依据。因此，建立项目档案管理网络体系是十分必要的，不仅建设单位内部各部门应该相互配合，而且各参建单位也应该相互配合，相互支持，各司其职，各负其责。同时，在建设单位内部成立一个项目档案工作领导小组，全面管理这个网络，出面协调各部门和各单位的各项工作。这样，才能有效地保证整个项目档案工作顺利开展。

5．7 开展项目档案专项验收工作

作为项目档案管理工作的重要环节，档案专项验收是项目竣工验收中最为重要的组成部分。加强项目档案专项验收工作是督促建设单位规范项目档案管理、控制项目档案管理质量的重要手段，对推进项目档案管理工作具有重要意义。档案管理过程中存在的问题使得认真贯彻落实项目档案验收工作十分必要和紧迫。

目前国家正逐步加强对项目档案工作的管理，规定在项目竣工验收前，必须进行项目档案的专项验收。国家和各行业都明文规定：“项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未经项目档案验收或者项目档案验收不合格的，不得进行或者通过项目竣工验收。”各行业也把项目档案验收工作作为考核单位领导的一项重要内容。这样就促进单位领导提高对项目档案工作的重视，逐渐将项目档案管理工作提高到战略地位，纳入到日常工作计划中，纳入到单位的发展规划中，对项目档案工作合理地配置各种工作资源。通过开展项目档案专项验收工作，促使建设单位规范项目档案工作，确保项目档案完整、 准确、系统和安全。

5．8 积极扩大项目档案的利用范围

项目档案是为企业生产经营服务的。在实践中，管理人员要编制项目档案总目录、项目简介、归档范围、分类表；要对项目中的设备及基建项目进行拍照，制成Web文件，形成目录与设备相对应的多媒体系统，使项目档案能充分发挥作用，为企业生产经营提供有效服务。

6 结束语

固定资产投资项目档案管理质量高低决定了工程质量的高低，在项目建设过程中起着十分重要的作用。项目档案管理的目的是确保固定资产档案的价值能够完整、准确、系统地体现。但是项目档案管理工作是一个比较复杂的过程，涉及范围比较广，信息量巨大，系统性较强。这就要求档案工作者必须有高度的事业心和责任感，要耐心细致，要掌握一定的新技术和新方法，要有较高的专业技术能力。另外，随着社会的发展进步，在实际工作中，经常会出现各种各样的新问题、新情况。如何搞好这项工作，解决随时出现的问题，还需要我们在工作实践中不断地探索，不断地创新。总之，我们要坚持不懈地探索创新，寻找更加快捷有效的工作方式，将实现项目档案的有效利用作为永恒不变的工作目标。

主要参考文献

［1］ 连文平，倪玲． 固定资产投资项目档案工作中的主要问题与相应对策 ［J］． 机电兵船档案，2007（3）：48－50．

［2］ 周艳． 固定资产投资项目档案管理质量控制策略［J］． 机电兵船档案， 2007 （1）：5－8．

［3］ 国家档案局，国家发展和改革委员会． 重大建设项目档案验收办法 ［Z］． 2008．

［4］ 张金花，李艺坤． 固定资产投资项目档案管理工作中存在的问题及应对方案 ［J］． 机电兵船档案， 2008（5）：33－35．

第3篇：项目档案管理制度范文

由国家科技计划中安排实施，由单位或个人承担，并在一定时间周期内进行的科学技术活动就叫国家科技计划项目。1982年，国家出台《“六五”国家科技攻关计划》，标志我国科技计划正式从科技规划中独立出来，到2014年，进入“十二五”时期。已有五大类，三十多种计划支撑着国家各个领域的科技需求。这些科研活动中（管理及实施）形成了大量的、具有保存价值的各种原始记录，承载信息的各种载体通过收集整理、归档、组卷的等活动形成的能够反映科研活动过程全貌的有机文件组合体，即为国家科技计划项目档案（以下简称项目档案）。作为组织机构在科技活动直接形成的、具有保存价值的信息记录，科技档案与一般的“技术资料”有本质的区别，是“一次”特定的科研活动中形成的原始的、完整的记录，是人类改造自然的产物，是具有创造性的成果和财富，是珍贵的科学技术资源，对于促进科学技术的进步、生产的发展和生产力的提高，具有重要的现实作用，并且具有长远的历史查考价值。

二、课题制管理与项目档案管理内容的变化

为集中科研优势，保障国家科技计划项目的创新与成功，2002年，国家科技计划项目全面实行课题负责制，根据任务内容，鼓励跨部门、跨学科选择课题组成员，组成临时的研发团队，研发任务完成后，团队即解散。研发团队成为了项目档案管理的主体单位，项目负责人同时作为项目档案管理的责任人，承担项目档案管理的相关职责。

实现项目――课题管理模式后，档案管理变为以项目为牵引，收集的档案需体现项目管理的全过程，项目档案不再是简单的科技档案，而是围绕一个科研项目形成的全套科技文件的总称，体现从申请立项到成果验收全过程文件。包括了科技管理部门在管理过程形成的管理档案，以及主持、承担单位在研发过程中现成的管理档案和科研档案，这些档案包括了传统意义上的文书档案、财务档案和科技档案（基建档案、设备档案、研发档案等）。项目档案所涉及的过程和类别改变了传统的文书档案、财务档案、研发档案、基建档案、设备档案的分类设置模式，打破了学科间的界限。对于国家科技计划项目档案管理，国家目前无相关的档案管理规定，对于从事档案工作的管理人员而言，项目档案管理包括了行政和业务两个的层面的融合管理，是对传统档案管理模式的变革和挑战。

三、国家科技计划项目档案管理面临的问题

（一）主体多元化使项目档案管理过程复杂化。采用跨行业、跨单位组成大型的科研团队后，项目的承担单位由一家变为多家，项目管理及实施主体进一步多元化、复杂化。项目形成档案的主体多元化，包括了各级管理部门、主持单位、合作单位、协作单位等多种职能、多种性质的单位。由于国家现行科技档案管理模式对各主体之间的归档责任没有明确规定，加上单位之间的竞争、知识产权保护等多种复杂的关系，项目档案管理过程更进一步复杂化。

（二）科技项目档案管理规范建设滞后。随着国家大量科研计划项目的开展，科技部先后出台了一些列的管理规范，这些管理规范主要从科技行政部门的角度对项目管理过程提出要求，重点是科技项目的立项和验收管理，对项目档案的管理仅提出了要求但无相关的规范，国家科技计划项目管理依然按原来的科技档案管理模式进行。相比众多的科研项目管理规范而言，我国现行部级科技档案管理标准仅5个：《科学技术档案工作条例》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《科学技术研究课题档案管理规范》、《国家高技术研究发展计划（863）文档材料管理办法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》。这些规范多是二、三十年前的标准，已不能满足各种类别的国家科技计划项目档案管理的需求。在国家行业标准未及时制定的情况下，基层管理部门急需制定单位科研计划项目档案管理相关的规章制度。

（三）传统科技档案管理的模式的融合与变革。由于我国目前尚无统一的项目档案管理模式，1998年前，国家科技计划项目档案是科技档案的一部分。各管理主体在各自科技行业主管部门的业务主导下进行，形成了专业性、种类和类别多样性、成套型和现实性等特点，这些特点的形成是科技档案作为科技、生产活动的记录和产物密不可分的。

传统的科技档案管理工作分为档案事业（行政）管理和档案业务管理两个部分，档案事业（行政）管理又称为档案宏观管理，承担这部分工作的是档案行政管理部门和各级专业主管部门。档案业务管理又称为档案微观管理，是以科技档案为对象的科技档案管理工作，承担这部分工作的是基层科技管理机构和科技专业档案馆，基本工作内容是科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用等项业务工作。

对于科研单位而言，科技档案业务管理活动通常是单位科技管理部门和档案管理部门共同参与管理下完成，文件的形成阶段主要受控于科技管理部门，档案管理部门负责制定相关的归档管理制度，形成的“科技文件”通过一定的归档制度收集、整理，鉴定后移交到档案管理部门即形成“科技档案”。事实上，受传统管理模式的影响，在科研课题按项目管理模式实施后，课题组成员成为项目管理的主体，管理人员（科技、档案）通常难以进入课题组，在项目实施（即形成档案）的过程中，科技管理部门主要负责项目的管理、实施、考评等一些列重要过程，重点是课题计划、进度、经费的管理，而档案管理部门无任何实质上的管理“权力”，难以发挥管科研课题管理（即科技文件形成）过程中的宏观管理功能，无法掌控“科技文件”的形成及流向，成为被动接收、埋头整理、提供利用的“服务部门”。被动收集的科技档案势必存在不系统、不齐全完整、质量不尽人如意等诸多问题。在科研课题项目管理模式下，宏观管理职能和微观管理职能没能在课题组、科技管理部门、档案管理部门之间有效融合，难以发挥科技档案管理职能，保障科研项目档案的齐套性与完整性。

四、新形势下国家科技计划项目档案管理应对措施

流体物理研究所是中国工程物理研究院下属研究所，成立于1958年，现有研究人员830余人，主要从事核武器和高新技术武器的研制。成立之初，研制任务主要由国家下达，随着我国科技体制改革的不断深入和我所科研实力的逐渐增强，我所科研任务逐渐多元化，除主体任务外，每年承担了各种类型国家科技计划项目数十个。随着国家科技计划项目课题负责制的实施，主持跨单位合作的项目越来越多，如何做好这些项目档案的管理，是基层科技档案管理部门面临的重要挑战。根据近几年国家科技计划项目管理的经验，笔者认为适应课题管理模式的变化，可以从调整科技文件归档范围、完善归档制度、明确归档职责、适时分段收集控制归档几个方面采取相应的管理措施保障项目档案收集齐全和完整。

（一）打破传统档案分类，调整文件归档范围。对于合作研制的国家科研计划课题，除要求编制上报国家的资料及传统科研技术档案外，其他合作单位、协助单位在项目实施过程中产生的不同归属范围的档案也应纳入主持单位档案管理工作范畴，主要包括以下内容：

（1）科技管理部门在立项、验收过程中产生的各种任务书、委托合同、项目验收确认书、经费预算书、项目审计文件等，主持单位在项目管理过程中形成的招投标采购文件、管理合同、各种审批文件等传统归属于文书档案和财务档案的文件。（2）建设单位在建设实验室过程中形成的设计文件、施工文件、竣工图、监理文件（下转第206页上接第239页）、验收文件等归属基建档案的文件。（3）承担单位在研发过接程中研制或采购试验装备形成的各种采购论证方案、安装、调试总结、使用说明书、产品质量证明文件等归属设备档案的文件。（4）试验任务单位在项目完成过程中形成的各种研究试验原始记录数据、各种技术采集的电子数据等科研档案、课题鉴定验收过程中形成的成果鉴定档案等。

（二）完善项目档案管理制度建设。基于科技计划项目的复杂性及其快速发展，而国家或行业层面档案管理相关标准和制度相对滞后，基础档案管理部门及时制定相应的规章制度，将项目各阶段产生的文件纳入归档范围，在课题实施之前明确提出档案管理要求是管理好项目档案的重要手段。通过近年的实施，这些归档管理制度在档案收集管理过程中充分发挥了事前控制的效果，对项目档案的收集管理起到了良好的促进作用。

（三）明确的档案收集职责并分段控制归档。明确采用课题组或者科研团队模式管理下的档案收集归档责任，包括明确科研团队与单位职能管理部门之间，各级行政管理部门与主持单位、合作单位、协作单位之间责任的划分与落实问题。

对于单位内部管理部门、课题组之间责任的明确，通常采用单位规章制度、任命文件等方式。如我所由所办统一管理全所档案工作，除了明确制定各类科研课题归档管理实施细则外，还对每个科研项目均任命项目行政负责人、技术负责人、子课题负责人、项目管理员、项目档案管理员等具体人员，各阶段责任人依照规章制度负责承担各阶段文件的产生、审查、批准和归档工作。课题完成后，文件归档情况除通常的结题情况考核外，还纳入部门年度目标考核，采用两种方式将课题组与单位的职责结合起来，落实到具体的工作中。

第4篇：项目档案管理制度范文

一、内审档案管理工作存在的主要问题

1、对内审档案管理的重要性认识不够。审计人员对内审档案工作的重要性缺乏充分认识。实际内审工作中注重内部审计项目的实施，认为只要出具了内审报告，提出了内审意见，做出了内审处理决定，该内审项目就结束了。相对忽视内审项目资料的收集、整理和归档工作。

2、内审档案管理人员的专业知识不够。目前，基层人民银行内审人员多数来自于各业务部门，从事过档案管理工作的人员很少，缺少档案管理的专业知识是不容争辩的事实，基层内审档案管理人员对于档案管理的基础理论、基本原则知之甚少，开展内审档案管理工作时缺乏档案管理理论的指导，内审档案管理人员专业知识的匮乏，制约了内审档案管理水平的提高。

3、内审档案规范化管理的程度不够。由于内审档案管理人员大多数没有经过档案业务知识的专门培训，缺乏档案管理工作经验，对档案的基本操作规程又知之较少，因此，在内审档案资料收集、内审档案资料整理、内审档案资料归档、内审档案资料保管等方面存在许多不规范的地方，规范化管理水平还有待与于加强和提高。

二、改进内审档案管理工作的几点建议

1、提高对内审档案管理重要性的认识。内审档案是人民银行档案的重要组成部分，要充分认识到它在人民银行业务经营和发展中的作用。要改变过去重审计项目的实施轻内审档案管理的观念，不断提高对内审档案管理重要性的认识。一要提高领导的内审档案管理意识。随着人民银行内部审计范围的不断扩大,内审业务量逐年增加,领导同志应该将内审档案管理当作一项重要工作来抓，强化对内审档案管理工作的监督，明确内审档案管理人员的任务和职责，加强对内审档案工作的组织领导。二要树立内审人员的参与意识。审计工作人员在进行审计项目时，要树立参与内审档案管理工作的意识，把在审计活动中形成的文件、笔录、凭证的原件及复印件，要按照内审档案管理的要求，进行详细的整理分类，应把此项工作作为内审档案管理前期工作来做。三要提高内审档案管理人员的责任意识。内审档案管理人员是内审管理工作的主要力量，必须树立他们对内审档案管理工作质量负全责的意识。

第5篇：项目档案管理制度范文

1.要建立档案管理组织体系。一个稍具规模的工程项目，从项目立项到完工这一过程将形成一定数量的项目档案，对这些档案如何管理是项目各参建单位、档案管理部门不容忽视的问题。笔者认为，要做好这个时期项目档案管理工作，主要有由上至下的组织机构作保证。一是项目业主单位要设立相应的机构。比如，设立项目部，由项目经理总负责，项目部下设施工组、质量组、计划组、设备组、物供组等，配备相关的技术负责人，在负责完成项目任务的同时分别对项目档案的形成、汇集情况进行检查和监管。有条件的应配备项目档案专（兼）职管理员负责集中管理项目档案。二是施工承包单位要有技术负责人分管项目档案工作，也可配备资料员负责项目档案的收集整理。三是档案业务主管部门要协调各部门做好项目档案形成、收集、整理、归档工作，在协调做好这些工作的同时还要履行档案的检查指导监督职能。在实际工作中，凡建立了合理的组织体系的企业或部门，并进行有效地运作，各负其责各把其关，其项目档案管理工作开展就有声有色得心应手。

2.要建立健全项目档案管理的规章制度。项目档案管理既然是一个系统工程，那么就需要有相应的措施来管理，有相应的规范和制度进行约束。日常工作中，项目档案管理需要建立的制度主要有：有关领导分工负责制；项目技术人员负责制；项目档案归档范围与分类标准；档案移交制度；交工文件分类整理编制规范；档案保管利用制度等。建立健全项目档案管理的规章制度，既是项目建设管理工作的要求和重要内容，也是项目档案管理有章可循的有效保证。要让所有参加工程建设项目的工作人员懂得，在工程项目施工建设、安全质量控制的过程中，不可忽视项目档案材料的形成、积累、归档工作；因此，要求各参建单位应针对本单位本部门在工程建设项目中承担的角色认真负责，并制订切实可行的工程项目档案管理规章制度，真正做到把工程建设项目档案管理“纳入到企业管理工作的重要议事日程；纳入有关人员的职责范围；纳入财务预算；纳入合同管理之中”。使工程项目档案管理工作更加规范和科学，达到项目档案管理与项目施工建设同步进行的目标。实际工作中，凡是工程建设项目管理工作计划性强，管理科学，制度落实，程序规范的单位和部门，其项目档案管理工作也相应规范，否则不然。

3.要依据国家项目建设档案管理规范。目前，项目建设档案管理规范主要有：《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《国家重点建设项目档案管理登记办法》，除此之外，还有各行业或地方政府颁布的有关项目建设档案管理等规范性文件也需要了解和熟悉。参建单位只有针对性地去学习和了解，才能较好地管理项目建设档案，保证项目建设档案的收集齐全、完整归档。一谈到档案管理规范，有的人尤其是施工单位片面地认为这只是档案管理部门及档案人员应知晓的事情，于己关系不大。其实，一个工程项目建设从立项到完成中间有许多环节，主要包括：项目立项的可行性研究、立项审批、项目设计、施工、中交验收等等。完成这些过程少不了设计单位、建设单位、施工承包单位、工程质量监理等单位的参与，同时也负责本部门形成的项目技术文件按要求整理移交归档。档案管理部门在项目档案管理方面是以国家或行业的档案管理标准去履行检查指导职能。在实际工作中我们得知，由于有的参建单位先前对国家或行业有关项目档案管理规范不甚了解，因此，在做具体项目档案时临时抱佛脚或我行我素随意乱套标准，结果在档案移交时过不了关，常常使工作处于比较被动的局面。项目档案只有在国家有关规范有效约束之下去操作去管理，才能满足或达到归档要求，因此，对国家项目建设档案管理规范的认识学习、熟悉了解是参建单位不容忽视的问题。

第6篇：项目档案管理制度范文

中图分类号：TE09 文献标识码：A

我国的资源禀赋是富煤、贫油、少气，决定了我国的能源结构极不平衡，因此发展煤制油和煤化工项目是我国能源储备战略的核心内容之一。神华集团公司践行的具有自主知识产权的煤直接液化、间接液化、煤制烯烃等世界领先的核心技术和规模最大的工业化示范装置，逐步在全国范围内推广。

由于煤化工建设项目具有投资大、工期紧、项目复杂，涉及煤炭、炼化、土木、自备电厂等多行业、多专业的特点，每个项目产生的档案都在2万卷以上，几十万张图纸，电子文件50万条之多。为保证工程建设的顺利建设，严格监控文件流转，实现项目档案的顺利归档移交，神华集团探索了符合新型煤化工行业的项目档案业务手册和项目档案分类标准，并在项目建设中加以应用，有效地支撑了神华煤化工项目建设、生产管理与运营、科技创新、技术升级和改造工作，也为探索和创新整个行业项目档案管理体系，保证煤化工行业档案管理的科学化、标准化、规范化有重要的指导作用，并填补了国内本行业的档案管理空白。

一、项目档案创新管理的总体特点

根据国家档案局《国家重大建设工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002），参照中石化档案分类规定，神华集团在多项现代煤化工工程建设中，探索和总结出的项目档案创新管理科研成果，总体有以下特点：

（一）分类标准填补行业空白

按照“项目阶段――文件内容/装置/分装置――文件内容/专业”分类原则，在国内率先编制了“煤制油煤化工基建档案分类标准”，填补了国内新型煤化工行业基建档案的分类标准的空白。

（二）流程化的管理方式

在国内率先共绘制了11大类文件的归档控制流程图和节点说明，实现项目各主体“傻瓜式”、“标准化”的操作，填补了国内新型煤化工行业文件流程化控制的空白。

（三）统一文本格式

编制了“煤制油、煤化工项目文件归档总目录”，将项目涉及的《国家标准》《地方标准》《行业标准》诸多文本、表格格式全面进行梳理，将所有文件全部整合到10个《标准》文号中，把项目建设形成的3500多个（种）归档文件统一对应到这1000多种标准格式中，做到了归档文件的模板化和标准化。

（四）规范文件编码

构建了新型煤化工“项目文件编码标准体系”，实行文件“独立双编码”体系，即本项目各施工单位必须执行本项目的编码体系，并在文件上保留施工单位自身的ISO标准体系的编码，实现了文件编号和档号对应。

（五）实时同步归档

通过“项目文件控制管理台账”，利用“文件报审节点追踪”的方法，实现项目文件的同步实时控制与归档。通过记录每个文件“形成――流转――审定――签批――传送――发放――接收”的时间节点，保证了流转文件同步进行预归档。

（六）电子一体化管理

定制开发“项目管理系统（PIP）” 中的“项目文档管理模块” 与“电子档案管理系统（EDM）”的接口，实现电子文件“收集――归档”一体化。

（七）明确管理界面

理清了EPC、EPCM和E+P+C等多种合同模式的档案管理界面，划定了公司档案室、项目档案室、工厂档案室、项目承包商、项目分包商、项目施工单位等之间9种管理界面关系和业务流程。

（八）档案量化考核

制定“项目文控档案考核办法”，以“项目部+项目组+承包商”的模式，对文件控制质量、归档进度等几十项考核内容进行分值量化打分，按权重比例纳入项目整体考核体系中，在进度付款中予以考核兑现，保证了项目文件归档进度和质量。

二、项目档案创新管理的主要做法

（一）煤制油、煤化工行业档案分类标准体系的建立

从2002年煤制油、煤化工项目研发、建设开始，神华集团在充分借鉴《工业企业档案分类试行规则》（国档发〔1991〕20号）《国有企业文件材料归档办法》（国档发〔2004〕40号）中石化《石油化工工程建设交工技术文件规定》（SH3503/T-2001）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）等标准规范的基础上，开展了一系列行之有效的档案分类标准的研究工作。

建立了文件管理体系。从2004年开始，制订了煤制油、煤化工的《项目前期和工程设计基础资料管理规定》《工程技术文件出版管理规定》《商务文件控制及管理办法》《采购文件管理规定》《工程设计文件管理规定》《施工交工资料管理归档》程序文件等14个文件控制性规定，逐步形成了煤制油、煤化工的文件控制和档案管理制度的雏形。并针对项目建设、企业管理进行了多轮修改，目前已至第三版，以适应项目建设、公司档案管理的发展需要。

建立了档案管理制度体系。2009年根据项目建设的具体特点和经验总结，制定了煤制油、煤化工的档案管理制度体系，包括《公司档案管理办法》《档案分类规则》《基建档案管理办法》《文书档案管理办法》《电子档案管理办法》《档案考核管理办法》《项目档案管理规定》《声像档案管理办法》《文件控制管理规定》《财务与审计档案管理办法》《档案借阅制度》《档案库房管理办法》《档案鉴定销毁制度》《档案保密工作制度》《文控档案工作考核办法》等制度。

建立新型的煤制油、煤化工行业档案分类规则。在分类方法的选定方面，为保持档号编制的一致性，在除了基本建设类和设备仪器类之外，对于其他大类的二级类目是以文件形成的“年度”来定义，其总体分类方法按照“时间――问题/机构-――保管期限”制定的，强调了归档文件的时效性，以便于归档管理和利用。

基本建设类和设备仪器类按照：“项目阶段――文件内容/装置/分装置――文件内容/专业”的方式分类。其中，专业性不强的前期、综合管理类按照是以“文件内容和性质”逐级细分；对于专业性强的技术类文件则以“装置（或单位工程）和专业”综合考虑进行划分。

上述的分类原则，就把档案分为二大部分。其中，对于最为复杂的基建、设备档案，在充分研究分析、权衡后，将其分为四级类目进行划定；其他大类全部按照三级类目进行划定。这样，既满足了实践工作中的需要，也保持了总体分类方案的一致性和稳定性。在分类表的编制方面：

第一，各级类目基本按照“问题兼顾机构”原则进行分类编制，避免类目交叉的情况出现。

第二，由于分类表不可能列举所有文件内容，因此在文件范围中，描述了文件的基本范围，并按照序号确定了文件卷内的基本顺序。如果出现表中非列入内容，则可以将文件序号顺延即可，见图1。

第三，为了立卷和利用方便，并结合分类的一致性，将“基本建设类”中的“科研项目类”文件划入科学研究类中，避免此类文件的分散；将“基本建设类”中的“涉外类文件”分解到基建类相关类文件中，如涉外合同划归合同类管理文件中。

第四，为了便于使用，结合分类统一性，将类目编码设定为2位数字（项目代码为字母，案卷号为3位数字）；在各大类中的三级类目、四级类目中，每类开始都设置编码00为综合类，便于管理各大类声像、实物类档案。

第五，不考虑保管期限作为文件排列顺序的影响因素。文件基本范围中已经对文件基本排列顺序划定，没有特殊情况不予改变。

第六，设定案卷在库房中的排列方式。原则上，基本建设和科研项目类采用“项目――装置――文件大类（二级类目）――案卷序号”排列，其他各大类文件按“年度――案卷档号”排列存放。

第七，对基建档案类目增加项目代号。考虑到基建、设备仪器类档案中，文件类型往往复杂且数量庞大，结合实际工作经验，增加基建档案类目的项目代号，以便于利用。同时，为减少档号层次，将项目代码作为建设期的临时性符号处理，不作为档号的一个正式类目级来考虑定义，加以括号，见图2 。

（二）流程化的实时归档方式

在国内率先绘制了11大类文件的归档控制流程图和节点说明，实现项目各主体“傻瓜式”“标准化”的操作，填补了国内新型煤化工行业文件流程化控制的空白。

通过“项目文件控制管理台账”，利用“文件报审节点追踪”的方法，实现项目文件的同步实时控制与归档。通过记录每个文件“形成――流转――审定――签批――传送――发放――接收”的时间节点，保证了流转文件同步进行预归档。

对较复杂的施工文件的归档流程管理和要求：

第一，施工管理部负责制定施工文件成册表，并各项记录的格式文本；各项目组负责审查施工文件所使用记录表格的规范性、内容的真实性以及签署是否完备，并根据施工节点，及时组织进行质量验收，并履行相关的签署手续，确保施工文件的及时归档。

第二，各项目组要审查承包商、监理单位施工过程照片的归档情况。施工文件（含监理文件）的形成要按照公司的统一格式，按照施工文件成册表进行组卷，其内容包括施工记录，质量验收记录，检测、试验报告，消防报验、材料报验、监理文件等。

第三，承包商、施工单位要有专人负责进行文件的统一编号，签署要完备，字迹材料要符合归档要求（如蓝黑、碳素），杜绝不符合归档要求的字迹材料（如纯蓝、红色等）。

第四，施工文件的收集、积累要对文件数量、原件、签署等有效性进行检查、核对，在施工记录文件进行报验时，要加盖“原件”章，在报验返回时收集原件。经检查合格后，进行接收并做好登记台账。

第五，监理单位、项目组要及时做好相应的报验签证工作，以确保施工记录文件流转及时、真实、有效。

第六，施工记录文件在完成阶段性工程（视工程具体情况完成分项或冬季施工撤场前）并办理报验签证后，移交存放在项目档案室一份原件，如因各项检查需查阅施工文件时，一律在项目档案室进行查阅；在完成分部工程质量验收并办理报验签证后，承包商、施工单位要及时进行整理、分类、组卷等整编工作，并归档在项目档案室；在装置中交一个月内，完成综合卷、消防报验、竣工图的整理、归档工作，一并办理归档移交手续，施工文件归档流程图及文件控制台账，见图3、表1。

（三）统一文本格式

编制了“煤制油、煤化工项目文件归档总目录”，将项目涉及的《国家标准》《地方标准》《行业标准》诸多文本、表格格式全面进行梳理，将所有文件全部整合到10个《标准》文号中，把项目建设形成的3500多个（种）归档文件统一对应到这1000多种标准格式中，做到了归档文件的模板化和标准化，见表2。

（四）规范文件编码

构建了新型煤化工“项目文件编码标准体系”，实行文件“独立双编码”体系，即本项目各施工单位必须执行本项目的编码体系，并在文件上保留施工单位自身的ISO标准体系的编码，实现了文件编号和档号的对应。

例如，S1-HQY-QHZZ-L-101，含义是：寰球院（HQY）气化装置（QHZZ）土建专业（S1）第101份工程联络单（L）。

施工记录册代码：用S1、S2、S3、S4、S5分别代表不同专业的施工记录册（专业代码同上综合册）。

文件类别：工程联络单为L；记录（非报审）为J；设计变更为B；（设计变更由设计院编号；如果设计院没有编码的，执行此编码）。

承包商代码：不限于三位。

单位工程代码：土建、安装单位工程分别为T、A。

子单位工程、分部、子分部工程代码：根据实际情况，用数字依次排列表示，其中子单位、子分部若无，用0代替。

（五）电子一体化管理

定制开发“项目管理系统（PIP）” 中的“项目文档管理模块” 与“电子档案管理系统（EDM）”的接口，实现电子文件“收集-归档”一体化。见图4。

（六）明确管理界面

理清了EPC、EPCM和E+P+C等多种合同模式的档案管理界面，划定了公司档案室、项目档案室、工厂档案室、项目承包商、项目分包商、项目施工单位等之间9种管理界面关系和业务流程。

（七）量化考核档案工作

制定“项目文控档案考核办法”，以“项目部+项目组+承包商”的模式，对文件控制质量、归档进度等几十项考核内容进行分值量化打分考核，按权重比例纳入项目整体考核体系中，在进度付款中予以考核兑现，保证了项目文件归档进度和质量。

例如：对承包商监理单位的考核打分表格，见表3。

三、项目档案创新创新管理的实施效果

神华集团的煤制油、煤化工档案分类标准已在神华直接液化项目、神华包头煤制烯烃项目、神华829（间接液化项目）项目、神华CCS（二氧化碳捕获技术）项目、神华宁煤MTP项目都得到了充分的应用，为项目建设、企业日常管理工作提供了强有力的支撑作用，为企业提供了便捷、高效的信息管理平台。其主要应用效果如下：

第一，依靠煤制油煤化工原创性的档案管理新模式，保证了投资达300多亿的神华鄂尔多斯煤直接液化、包头煤制烯烃两个部级重点建设项目的档案专项分别于2009年和2012年顺利通过国家档案局的验收，并列为档案管理推广项目。

第二，2010年，神华煤直接液化项目的档案管理成果获得煤炭协会管理创新二等奖。

第三，2011年，神华829间接液化项目、天然气制氢项目通过档案专项验收。

第四，投资500亿元的神华宁煤MTP项目都得到了充分的应用，国家档案局正式验收并予以肯定。

第五，2012年“30万吨煤制油工程高浓度二氧化碳捕集与地质封存技术开发及示范CCS”项目档案通过验收。

第六，2013年《百万吨级直接液化项目关键技术示范项目》通过科技部鉴定。

第七，到2013年，神华煤制油煤化工档案管理部门为本单位申请的132项专利、在13个国家申请“神华一种煤直接液化技术”专利金奖和煤炭工业协会科学技术特等奖，成功提供了档案利用服务。

第八，中煤集团公司的煤制油煤化工项目也大力应用本《手册》进行档案管理工作。

第九，该项目的应用，为本行业本公司节省了100多万的培训费用，为项目建设提供了有力的文件控制和档案管理保障，为项目顺利建设和生产正常运行提供强大的保障。

第十，为国家对项目的审计提供了有力的凭证作用。

第7篇：项目档案管理制度范文

1.1参建单位档案管理意识薄弱，对档案工作重视不够。

由于铁路建设项目具有规模大、周期长，使项目档案具有多样性、复杂性、成套性的特点。《关于印发<铁路建设项目竣工文件编制移交办法>的通知》(办档〔2002〕8号)明确规定：铁路建设工程项目竣工文件的收集、整理、归档及移交，应做到布置施工任务与布置竣工文件编制、工程施工进展与竣工文件形成积累、工程验收交接与竣工文件交接同步进行。而有的施工单位只重视项目实体过程管理，档案管理意识薄弱，没有认识到项目档案依据和凭证作用的重要性，未指定专职档案人员，而是由施工技术人员兼职，铁路建设项目具有工期紧、任务重的特点，施工技术人员既要忙着搞技术，又要忙着做档案管理，常常造成项目实体已完工，相关技术资料还未完成或未归档，出现了凭记忆编制技术资料或杜撰技术资料的现象，这样严重影响了项目档案的原始性和真实性。有个别监理单位认为自己的任务是监督工程实体的质量，而施工单位项目资料收集、整理工作的监督不是自己的任务，从而放纵了施工单位资料后补的情况。

1.2未建立健全建设项目档案管理制度。

有的参建单位在开工前未制订建设项目档案立卷和归档标准，未建立档案管理制度，未设立专门机构，未指定专人管理，未配备确保档案资料安全的库房和设备。建设单位在与设计、施工、监理单位签订合同时，未将建设项目档案的编制、移交等事项作出明确规定。有的施工单位既未指定专人负责资料收集整理工作，也未制订相关的制度将此项工作纳入相关人员的职责范围中，造成了技术资料无人收集、整理和保管的后果，严重影响了项目档案的齐全性、完整性、系统性和安全性。

1.3档案管理人员素质参差不齐，且更换频繁。

有的参建单位档案管理人员不懂工程技术相关知识，不清楚应收集哪些档案资料，不能确定档案的内容是否真实反映工程项目的实际情况和建设过程，无法判断竣工图和工程实体是否相符，造成了项目档案资料收集不齐全、不完整，资料内容不真实，严重影响了项目档案的准确性、齐全性和后期的提供利用服务。有的单位档案管理人员不负责任，不深入现场收集一手资料，造成签证资料和变更资料欠缺，影响了项目档案的完整性和系统性。有的施工单位由于不重视档案工作，档案人员更换频繁，交接时责任不明、界限不清，造成项目档案资料丢失，交接手续不完备的结果。

2加强和规范铁路建设项目档案管理的措施和建议

2.1充分认识建设项目档案的重要性。

建设项目档案是建设项目全过程工程质量的反映，是建设活动的直接产物，是运营、维护和基础设施改造的依据，《关于印发<铁路建设项目档案验收>的通知》（铁档史〔2011〕110号）规定，建设项目档案正式验收不合格的，不得进行建设项目正式验收。因此，各参建单位要提高档案管理意识，遵循“三同步”，做到资料形成与工程进度同步，并随时收集和整理，确保项目档案的真实性、有效性、完整性和准确性。建设单位不仅要做好自己的档案管理工作，还应不定期地监督、检查、指导设计、施工、监理单位的项目档案工作，确保项目档案的完整性。

2.2建立健全档案管理制度。

为了加强铁路建设项目各阶段档案资料的有序管理，确保建设项目档案的形成、收集、整理工作与工程进度同步进行，确保项目档案做到系统、真实、完整、准确，建设单位要在合同中明确规定建设、设计、施工、监理单位应归档范围和内容，及技术资料收集和整理的要求，要把档案质量考核与经济效益挂钩，以确保档案管理工作顺利开展。各参建单位应根据合同要求建立健全档案管理规章制度，单位负责人负责本单位建设项目档案资料的监督和管理工作，建立相应的档案机构，并指定专职档案管理员，明确其职责，纳入考核。监理单位还应对设计、施工单位形成的资料的真实性、完整性和准确性进行监督检查。

2.3进一步提高档案人员素质。

由于铁路建设项目点多线长、技术复杂、涉及的专业多，需要档案管理人员一是既懂档案又懂工程技术。二是要经常深入现场收集整理资料。因此要加强档案管理人员的培训，提高档案人员的工程技术业务水平，让其明白哪些是应归档的，归档内容是否真实齐全完整，使其成为集工程建设管理、档案管理知识为一体的复合型人才。同时档案管理人员要转变观念，加强业务学习，多深入一线，了解和掌握第一手资料，做好传递和变更记录，不断提高项目档案管理工作水平。另外，各参建单位尽量不要更换档案人员，必须更换时，要监督好档案交接工作。

2.4加强项目档案验收。

第8篇：项目档案管理制度范文

关键词：重点建设项目；档案管理；思考

中图分类号： G271 文献标识码： A

1、重点建设项目及其档案的主要特点

1.1、重点建设项目的主要特点

一般来说，重点建设项目是指列入企业发展规划，取得企业计划、财政等管理部门批准、计划重点投资的工程。这类工程的特征如下：一是规模大，且多以企业投资为主。

二是工期长，工期要求准确，且工程意义重大。一项重点工程的建设周期，少则一年，多则几年，且很多重点建设项目要求在某个具体的重大事件或重大节口前需完工。

三是参建单位多，涉及专业广。以油库建设工程为例，就包含储运、工艺、设备、电气、自控、给排水等。

四是备受重视与关注。重点建设项目的建设在一定时期内对于提升企业形象，完善市场布局，推动当地经济发展具有十分重要的现实意义。

1.2、重点建设项目档案的特点

重点建设项目档案是一条重要的信息链，贯穿建设项目的提出、调研、可行性研究、评估决策、勘测、设计、施工、竣工、试运行等各个环节，是整个工程建设活动的真实反映。其具有以下几个特点：

一是档案数量多、保存价值高。一般的重点建设项目规模大，形成的档案数量多。而重点建设项目在建设过程中，采用的先进工艺，技术含量高，组织管理周密，使得档案具有较高的利用价值，它不仅对工程现阶段及将来的管理和利用有重要意义，而且对其他地区兴建相同类型的建设项目，具有很大的参考价值。

二是涉及工作面广。它从形成、积累、整理、审核到移交，需要建设、监理、施工等所有参建单位共同完成，而不是建设单位或者施工单位单方面能够完成，只有协调配合，才能保证档案资料的完整、准确、系统。

三是形成时间长。重点建设项目建设工期长，在建设过程中，各种文件材料的形成、积累、归档的时间也相应较长。

四是门类繁多，涉及的学科和专业技术面广。涉及勘察、地质、水文、测绘、环保、气象、地震、设计、消防、建设施工、设备、安装等不同专业，是专业技术人员智慧和劳动的结晶。

2、当前重点建设项目档案管理存在的主要问题

2.1、当前，不少重点建设项目参建单位对工程建设的进度、质量、安全生产和资金调度等问题非常注重，对工程档案管理缺乏应有的重视，在项目建设过程中重建设、轻档案，待到建设工程要竣工验收时，才投入大量的人力、物力，突击补充档案资料，以应付竣工验收，致使建设项目档案的完整性、准确性、真实性得不到保障，从而影响到日后该建设项目档案的利用。此外，重点建设项目档案管理机制不完善。一是建设单位与总承包单位及各分包单位之间档案管理职责不清，造成资料管理混乱，档案资料重复或者残缺不全的现象；二是项目建设中档案管理人员变动频繁，档案管理人员缺少责任感，而档案资料交接制度的不健全，造成档案资料管理不连续的现象；三是档案管理制度不健全，有些建设单位虽然制定了建设项目档案管理制度，但在施工过程中对档案资料提供利用管理不严格，存在借阅档案不登记，随用随拿，用后又不及时归还，造成档案资料损坏遗失的现象。

2.2、档案人员业务水平不高，档案质量不符合归档要求

不少重点建设项目在建设期间都是由抽调人员临时组成“工程建设指挥部”，工程完工，“指挥部”解散，管理权限移交。因此，在重点项目建设中，不配备专职档案员，更谈不上专业档案员了，档案管理人员一般临时抽调又不固定，且身兼数职，精力有限，没有经过专业培训，缺乏工程专业技术知识和档案专业知识，造成建设项目资料的收集、整理与工程建设进度相脱节，归档资料内容缺项、漏项、签章手续不完善、隐蔽工程验收记录不准确、整理不规范、复印件居多，有的甚至把施工图当作竣工图，竣工图编制更改不规范、不完整，档案载体只有纸质资料，缺少电子、声像资料等问题。这些现象不仅直接影响了建设项目档案归档质量，而且导致重点建设项目档案不能真实地反映现状，给日后的利用带来困难。

2.3、档案管理经费投入不足，保管条件较差

受重点建设项目建设时间紧、参建单位多、管理复杂、机构临时性等特点的影响，一些重点建设项目建设单位将办公用房与档案资料室合二为一，档案资料堆放在办公桌上，甚至堆放在地上；也有部分建设单位认为工程竣工验收后，档案资料迟早要移交单位综合档案室，或者移交专业档案管理机构保管，没有必要投入经费去配置档案资料保管设施；还有一些建设单位因为工程资金紧张，能省则省，不愿拿出足够的资金改善保管条件，用于档案资料的安全管理。

3、加强重点建设项目档案管理的建议

重点建设项目是一项系统工程，它的建设与投入使用，对于本企业发展具有深远的意义。做好重点建设项目档案的管理，不仅是档案工作者义不容辞的责任，而且是全社会的历史责任。

3.1、加强领导，健全制度，明确责任，规范管理

建设单位在工程建设过程中，首先要加强领导。根据项目的规模、特点和需要，明确分管领导，合理配备既懂业务又有责任心的档案管理人员，全程跟踪建设项目档案的形成和管理，实现重点建设项目档案的规范化管理。其次是健全制度。通过规章制度的制定，将责任明确，各负其责，规范管理。

3.2、加强业务培训与指导，实施同步跟踪管理

企业档案管理部门要主动与规划计划、工程建设等职能部门加强联系，及时了解和掌握重点建设项目立项、施工建设情况。在获得重点建设项目计划安排信息后要主动介入，与建设单位或“工程指挥部”取得联系，从工程开工前到工程竣工验收全过程跟踪培训、指导，随时了解工程进度及档案资料的形成情况，实行重建设项目各阶段档案规范化、标准化的有序管理，提高重点建设项目档案的归档率。

3.3、加强监督检查，确保重点项目档案及时归档

重点建设项目档案管理机构要以国家和省、市或企业有关档案管理的法规及规章制度为依据，进一步规范重点建设项目档案的管理，不断提高重点建设项目档案归档率，加强重点建设项目档案管理情况监督和检查，如果档案专项验收未完成，项目尚不能竣工验收。

总之，重点建设项目档案资料十分珍贵，它是工程建设的真实记录，是全面鉴定工程质量查明事故原因、追究事故责任的重要依据，是各单位档案的重要组成部分。

参考文献

[1]张艳.加强重点建设项目档案管理 提高重点建设项目档案归档率[J].城建档案,2013,09:35-38.

[2]王恒.重点建设项目档案管理之我见[J].城建档案,2013,09:42-43.

[3]林纪华.重点建设项目档案管理工作初探[J].福建工程学院学报,2011,02:202-204.

[4]曾淑珍.重点建设项目的档案管理[J].城建档案,2008,07:48-50.

第9篇：项目档案管理制度范文

关键词：城市建设；档案管理

中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：

开发档案信息资源，服务于社会主义市场经济建设。城市规划档案所提供的各种信息对于城市改造、社区建设、市政工程、道路交通、环保绿化等城市建设和管理都是不可缺少的科学依据。关键是使人们认识到城市规划建设档案的作用。

一、目前城市建设档案管理的状态

改革开放以来，我国城市建设管理部门、档案管理部门以及相关建设单位日益重视城市建设项目的档案管理工作，相继出台了很多管理条例，加大了执法检查的力度，相应的加强了监督指导，因此，城市建设项目的档案工作取得了很大的成就。但是成就和问题并存，城市建设项目的档案管理工作也存在很多的问题，这些问题也急需要解决，主要包括：

（一）部分领导对建设项目档案管理不够重视

部分领导法律观念与档案意识比较淡薄，不重视城市建设项目的档案管理工作。有些领导认为城市建设项目的档案管理工作可以做也可以不做，并没有实质性的意义，所以没有把它列入到工作计划中去，也就没有放到工作的议事日程中来，这样就不会相应的建立城市建设项目的档案管理制度，也就缺少城市建设项目的档案管理人员与档案管理机构。

（二）重视项目的进度，忽略档案的收集

有些城市建设单位非常重视建设项目的进度和质量，但是却缺乏相应的档案收集工作或者不重视档案的收集工作，缺少健全的归档制度，没有相应的归档监督与制约措施，这样就会分散档案的管理，使档案收集的不齐全，从而给城市建设项目工作带来很大的损失。

（三）部分兼职档案员素质有待提高

目前，我国很多城市建设单位都很大量的兼职档案员，城市建设单位的临时观念使档案管理人员的队伍不稳定，兼职很多，职务调动的也很频繁，责任心不强，素质不高，这些因素都会影响城市建设项目的档案管理工作。

二、城市建设档案管理措施

（一）依法加强管理

要对城市建设项目的档案管理工作依法加强管理。城市建设单位一定要认真学习、熟悉《基本建设项目档案管理暂行规定》、《档案法实施办法》、《档案法》以及《实施档案法办法》等有关法律法规，树立城市建设项目的档案管理观念，加强对城市建设项目的档案管理工作的宣传，增强观念，从而加强对城市建设项目档案的依法管理。城市建设项目的档案管理工作一定要做到分工明确，实行领导责任制，从而将城市建设项目的档案管理工作列入工作计划中去，提到有关领导的议事日程上来。另外，还要制定城市建设项目档案管理的工作计划，健全档案管理的各项制度，为城市建设项目的档案管理配置相应的结构，经费、人员、配备库房以及其他的必要设备，从而为城市建设项目的档案管理工作营造一个良好的外部环境和条件。

（二）实施集中统一管理

城市建设的档案管理要实行集中统一管理。城市建设单位在工作时产生的资料文件一定要集中交给档案室，从而便于档案室的统一管理，任何个人和单位都不能把档案占为己有，或者以各种理由拒绝把档案交给档案室管理。在城市建设项目的档案管理工作中，一定要确保档案的齐全和完整，一般而言，城市建设项目档案管理工作收集的档案主要包括建设项目前期准备、项目施工过程、竣工验收等环节产生的各种资料。实施集中统一管理在城市建设项目的档案管理工作中发挥着重要的作用。它不但可以确保城市建设项目的档案管理可以有序进行，而且有利于城市建设项目档案的查找。

（三）实施“三纳入”“四同步”措施

实施“三纳入”、“四同步”的措施。我们通过大量的实践得出结论，实施“三纳入”、“四同步”是城市建设项目的档案管理工作的关键所在。“三纳入”主要指的是把城市建设项目资料文件的归档、整理、积累以及形成纳入到建设项目管理计划、纳入到城市管理的各项程序、纳入到有关人员和有关部门的职责范围。“四同步”主要指的是城市建设项目的施工、管理、监督和城市建设项目档案的监督指导、收集以及整理同步进行，城市建设项目的预算经费以及设计和城市建设项目档案管理的人员、机构、库房、经费以及设施设备同步落实，城市建设项目的运行、变更以及竣工验收和城市建设项目档案的齐全、完整、登记、管理、归档制度、专项验收以及档案移交同步完成，城市建设项目的质量检查以及进度和城市建设项目档案的执法检查同步进行。城市建设项目从立项到竣工是一个涉及面非常广，周期非常长的巨大工程。所以实施“三纳入”、“四同步”可以使城市建设项目的档案和工程建设相协调，我们要在城市建设项目开始立项的时候就开始建立城市建设项目的档案，有关监督部门也要在监督的时候，确保工程的文件资料及时归档。在我国，城市建设工程实行的事建设工程监理制，也就是说，业主和监理单位签订协议的时候，不但要监理工程的质量，而且要监理工程的档案，让城市建设项目的档案管理工作成为项目管理的重要内容，从而形成比较完善的档案管理制度，这样也可以更好的实施“三纳入”、“四同步”。

（四）提高档案人员个人业务水平

提高档案人员的业务水平对城市建设项目的档案管理具有极其重要的作用。任何项目发展的关键因素就是人，我们一定要重视城市建设项目档案管理队伍的建设，努力建立城市建设项目档案管理的网络，利用多种措施提高档案管理人员的个人业务水平和综合素质，例如定期培训、加强沟通与交流、开座谈会以及举办研讨会等等，从而提高档案管理人员的综合素质和业务水平，充分发挥档案管理人员的主观能动性。城市建设项目的档案管理人员要不断参加培训进行学习，努力提高业务素质能力，档案管理人员不仅要提高档案管理的专业能力，而且要学习工程建设的标准、技术规范以及相关法律法规，增强档案管理的意识。

三、结语

现代化的城市建设工作一般都是从整理土地、建造道路、铺设通讯与电力线路、架设供水供气管道以及保留适当的绿地开始的。改革开放以来，我国社会主义经济飞速发展，城市建设也从重视改善基础设施以及追求粗放型的城市化，到重视城市形象以及追求和谐的人居环境，从这一点可以看出，我国城市建设的内涵与外延都在发生着显著而又深刻的变化。实际上，要想建设好一个城市非常不容易，而想要管理好一个城市就更加不容易了，俗话说“三分建设，七分管理”就是这个道理，所以城市管理是一个很复杂的系统工程。为了做好城市管理工作，我们一定要加强城市建设项目的档案管理工作。

参考文献：