光盘行动方案精选(九篇)

第1篇：光盘行动方案范文

[关键词]电子档案 现代化管理 科学保护

近年来，随着社会经济的发展，电子信息技术发展更是突飞猛进，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，许多日常工作包括以往手续繁杂的办公行文、来往函件等，现在就可以直接在计算机和网络上办结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔，使档案的生存方式发生很大的变化，这样就产生了大量的电子文件，这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以软磁盘、光盘为载体的档案。由此看来，适应现代化管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，是档案工作发展的必然趋势。

一、档案化管理电子文件

档案化管理电子文件，就是在传统档案管理经验和形式的基础上，结合电子文件的自身特点，采用先进的计算机和网络技术，对电子档案实行文件级的管理，对各部门形成的电子文件实行自动化、网络化管理。从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并充分利用和发挥现有计算机的潜能，提高得用率。

（一）电子文件的检索

电子文件的检索，原则上应当是方便和利用，但电子文件只有做到科学分类，才能实现查找便捷。计算机对文件的检索，基本上也是模拟人工检索查找网上文件，不能盲目检索，而必须知道所查找文件的网址、系统、文件制发单位和文件名称等等一系列检索符号。否则，如同大海捞针。

（二）电子文件的鉴定

电子文件在归档之前，必须进行认真地鉴定。电子文件也存在着区别真伪问题，档案部门所保管的电子文件档案，应当是电子文件的原件或真实的电子文件，否则，电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复印件。文件制发单位必须将电子文件的原件归档，以保持该文件的原始性，维护电子文件的凭证性、依据性和权威性。归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人，使之与原件相区别。此外，还应对电子文件内容的完整性进行鉴定。

（三）电子文件的归档

鉴定后需要归档的电子文件，按内部文件和外部文件进行编制归档，确定文件的保管期限。一是内部文件。以不同年代、组织机构、保管期限进行组盘与分盘保管，便于定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一张软盘上便于利用。档案人员应以统一数据库规范建立档案目录，便于计算机对盘内文件的查找。二是外来文件。通过对电子文件扫描等处理进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作，处理完毕的文件根据文件的重要性来确定密级和保管期限。电子文件的归档方式，有软盘的归档和网络中的置换归档两种方式，软盘归档主要是计算机文件软盘，这些软盘要进行编号，以便查验。网络中的电子文件在移交前应通知档案部门做好文件接收的置换工作，然后由文件管理部门通过网络系统传递归档文件，并将文件管理权向档案部门移交。网络中的电子文件归档也应打印出文件目录以备交接查存，重要文件应拷贝备存，以确保档案的完整与安全。

二、电子文件档案与传统档案管理的区别

电子文件档案与传统档案在管理上是有区别的。

（一）电子档案与传统档案的归档时间不同

电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传递给档案部门，由档案工作人员接收登记并编出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率。另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，避免档案的流失和病毒的破坏。

（二）电子文件与传统档案归档方式不同

电子文件由于采用电子编码，可以编辑修改不留痕迹，载体无法固定，这些现象都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传递过程中不出现错误，确保档案部门收到电子文件的原始性、真实性和准确性。

（三）电子文件与传统档案在保管方式上不同

电子文件载体易老化变质以及信息多媒体的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，还要对文件进行格式转换，用通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取存储的档案，保证信息资源方便利用。

（四）电子文件与传统档案在分类、编目等管理方式上不同

因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件的同时，可以马上给每份文件编制文号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。在技术条件允许的情况下，可以编制多角度、全方位的检索工具。方便检索查询信息，这样查阅文件时只须报出分类号和主题词，就可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻了档案工作人员的劳动强度。

三、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比软盘有良好的抗扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，档案部门就需配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但在条件不具备的情况下，软盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点。

（一）软盘的保护

统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘。在使用过程中要把住软盘的质量关也是直接影响到软盘信息的保存寿命，高质量的软盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软盘往往不到一年，就读不出数据。保管软盘也是一项细仔的工作，软盘的存放要求在无磁场干扰、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里。还要加强病毒的防范，经常对计算机进行病毒检测，确保保存电子文件的软盘不带病毒。加密盘的管理，要在电子文件存盘时进行加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开，所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

（二）光盘的保护

光盘存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘变形，在使用过程中也应该避免磨擦和划伤。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘霉变。为此光盘存放一定要保持在良好的温度和湿度的环境里。光盘是用特殊材料制成，塑料保护层对紫外光极为敏感，阳光的直射也会使光盘过早老化，因此，光盘要十分注意避光。

第2篇：光盘行动方案范文

【关键词】电子档案 整理 保护

企业档案工作作为企业管理的一部分,必须适应现代企业和新时期的发展需要,档案工作人员亦应创新思路,开拓档案管理的各项功能,掌握探索电子档案的整理与保护新方法。目前,电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带,为了做好这项工作,应按档案种类分别整理组盘。

一、电子档案的整理

目前,电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带,为了做好这项工作,应按档案种类分别整理组盘。

1.文书电子档案整理

(1)内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。一是按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘。二是将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范,应由档案部门在接收归档文件时集中完成,组盘后,档案人员应以统一的数据库结构和规范命题,并建立文书档案盘内文件目录,便于计算机对盘内文件查找。(2)外来文件。通过文书室处理,扫描成影像文件进入网络,各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握,处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性,确定密级和保管期限,按归档键转入档案部门,档案人员审查后,加上档案管理信息,如:分类号、档号等,然后进入档案数据库。如要查询,则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2.科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多,可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理,然后再按项目归档。(1)基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的,所以,数据信息整理时就按档案管理要求进行输入,对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使终端用户直接检索到每一张图纸资料。(2)设备档案。企业引进技术和购置各种设备时,外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展,国内设计院设计的产品也逐步实行了cad设计,而且企业的总图管理也采用了电子化。所以,在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,应该附上电子文件内容说明和注意事项。

3.会计电子文件整理

(1)工资单。工资以光盘形式归档时,应附有纸质的每月工资汇总表,并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时还应附移交清单,作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

(2)账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统,现在看到的实物实际上是计算机的打印件,计算机账簿的格式比较统一,其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账簿的真实性和凭证作用。

二、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体,比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性,有利于归档电子文件的长期保存,因此,提倡档案部门配备光盘刻录仪,将归档电子文件转储到光盘上。但是,刻录仪一时还难以普及,所以,软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点,必须制定保护措施。

1.软磁盘的保护

(1)统一软盘的规格,使用3.5寸高密盘保存。

(2)把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年,而低质量软磁盘往往不到1年,就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

(3)规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,环境空气相对湿度控制在40%-50%,温度控制在14-24℃。

(4)加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态。

(5)对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

(6)在条件允许时,及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘,便于长久保存。

2.光盘的保护

(1)规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置,避免大量堆叠,以防光盘翘曲,在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。(2)保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化,潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14-24℃,相对湿度40%-65%。(3)注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感,阳光的直射会使光盘过早老化。因此,光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘,定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施,磁盘每2年,光盘每5年转储一次,转储后的载体与原载体同样编号保存。

三、确立档案是企业独有的信息和知识观念

第3篇：光盘行动方案范文

环保档案是对以往工作情况的及时记录、工作得失的分析、研究和总结，能够为后续环保工作的开展提供极具参考性的信息资料以及良好的研究基础，能够有效避免重复错误的一再出现，有助于环保工作的不断优化、完善，推动环保技术人员的不断创新。一些落后的保护方法被不断改进或直接弃用，另一些高效的保护方法则被继续沿用并持续优化。同时，通过整合、判断环保档案中的相关数据，能够对当地的环境质量的优劣状况及变化趋势进行准确评估与预测，明确后期环境工作重心。此外，这些数据还能为污染事故、污染纠纷的处理提供具有说服力的依据，方便环境执法、政府决策以及科学研究。

二、较高的科学技术价值

当前，我国环境污染问题十分严峻，已经成为阻碍我国经济健康与可持续发展的关键原因。基于这一现状，相关学者们展开了大量研究，以期找出有效的应对方法，显著改善我国环境现状。而环保档案中所蕴含的丰富信息，为学者们展开研究提供了大量的研究资料与重要的参考数据。例如，通过对比、分析被保护区域环境的水质、鱼群种类、水生植物类等的历年保护结果，并作进一步的研究论证，能够为展开该区域的环境科研工作提供重要的信息来源与论据。

三、环保档案管理的实施步骤

1.严格遵循档案管理相关规定。我院严格遵循国家颁发的相关规定与条例，建立专门的档案管理室，安排专职人员有序进行环保档案的收集、整理与管理工作。档案管理专职人员必须熟知《中华人民共和国档案法》、《全国环保管理条例》、《环保档案管理办法》以及《环保档案管理暂行规定》等重要规定。

2.准确界定档案材料归档范围。在档案管理的过程中，往往涉及的档案材料的数量较大、类别较多，一旦管理人员对这些材料的摆放或存储过于随意化和无序化，不仅查询时耗时耗力，而且还容易造成一些重要文件的丢失。因此，必须对这些档案材料按一定依据进行分门别类，对其归档范围进行准确界定，实现有序、便捷和高效查询和利用。通常可按表1所示进行有序归档。

3.档案材料的管理。在准确界定档案材料归档范围后，就要对档案进行存储管理，这是档案管理工作的重中之重。按照存储介质划分，我院的环保档案主要分为电子文件与纸质资料。第一，电子文件。所谓电子文件，是指一类以光盘、磁盘以及磁带等为储存载体，以计算机等数字设备为阅读、处理媒介，在通信网络上实现自由传输的文件，该文件以数码的形式产生于数字设备与数字环境中。我院经历了硬磁盘、磁带、一次写光盘以及只读光盘等阶段，目前常用只读光盘来归档电子文件。对于电子文件的管理，我院主要按照以下流程进行:

(1)做好归档前的检查工作。对于将要归档的电子文件，档案管理人员必须首先按照相关业务规范来核查电子文件的内容，确保内容的真实性与完整性;随后对光盘进行检查，确认其表面洁净、无划痕;最后确认存储在光盘上的内容无病毒、可读性好。

(2)做好光盘的存储工作。在将光盘存档的过程中，必须做好光盘的保护工作，尽量避免对光盘记录涂层的触摸、擦和划，以免光盘的失效。在实际存储过程中，应尽量做到以下几点:为了防止光盘在存储时擦划失效、挤压变形，对于容易损伤的光盘，应加设光盘保护盒。我院采取硬质塑料光盘盒;为了防止挤压变形，对于单片光盘，应将其装入盒内，竖立存放。我院在单片竖立存放的同时，将其与纸质资料分开;光盘存放的场所应远离强热源、强磁场，隔绝有害气体的污染。我院在档案室中建有独立的密集柜，可满足一般要求;尽量保持档案室维持一定的温度和湿度，我院通过放置温度计、湿度计以及干燥剂等方式来实现对储存环境的及时调控。

(3)做好光盘的定期检查工作。在电子文件的实际存储过程，常常会因为光盘变形、划伤或格式不兼容等情况而使得一些重要数据与文件流失。为了确保这些光盘使用效能的长久性，必须对其进行定期检查，检查这些光盘的表面清洁度、可读性以及内容完整度。一般情况下，光盘超过四年就要进行一次机读检验，并且其合格率应为百分之百。同时，当更新相关处理设备(如计算机)后，应及时检查设备运行环境，确认光盘与计算机光盘驱动的兼容性。如果无法兼容，则要对光盘进行转换。此外，为了避免光盘出现问题而无法读取，可刻录两份，其中一份留作备用。第二，纸质资料。我院环保档案中的纸质资料主要含有:环境评价报告书、检测报告、合同书，任务书、项目批复以及公众参与等内容。尽管随着科学技术的进步，以电子文档式的信息储存方式被越来越广泛的用于档案管理，但这并不就意味纸质资料存储的落伍，它仍然是档案管理中的重要组成部分。

(1)做好归档前的审核工作。我院在提交纸质资料之前，首先由资料产出部门对资料的真实度、完整度与可靠度进行初审与复审，确认资料合格后，再提交至档案管理部门。随后，档案管理部门对上交的纸质资料再一次进行审核，确认材料满足归档要求后进行归档。

(2)做好纸质资料的保存工作。基于纸质资料易燃、易潮、招虫且占用空间较大等特性，在保存纸质资料时，除了给纸质资料预留足够的储存空间外，还要做好相应的防火、防潮、防虫、防尘、防盗等工作。我院在纸质资料储存室放置了温度计、湿度计、干燥剂、灭火器、除虫丸等物件。

第4篇：光盘行动方案范文

关键词：电子档案； 载体；信息保护

一、电子档案载体

目前电子档案保存的载体，涉及最多的有四大类，即硬盘、移动硬盘与U盘、光盘。这四类相对于其它类型更为稳定与普及，我们依次根据这几类的情况分别做详细介绍。

（一）硬盘载体的保护

硬盘是电子档案存储中非常重要的一部分，电子档案的大部分基础数据都保存在硬盘中，所以做好硬盘保护是电子档案保存的重点。

硬盘的损坏原因很多，如存放环境的温度与湿度不合理都可造成硬盘发生损坏；另外，供电系统的不稳定也极其容易造成硬盘短路，数据丢失；当然，最直接的损坏即为人为操作不当造成的损坏。

基于以上原因，我们总结，要想将信息保护得更好，在硬盘使用时，应注意认真维护。

1、保持良好的环境。注意控制存放硬盘的环境温度与湿度，在存放室中放一块温湿度计，注意观察其指标的变化，如湿度过大，要及时通风。也要注意一些极端天气变化所带来的不利影响，如冬季室内温度可能会较干；而夏季多雨，连雨过后要降低屋内湿度等。

2、保持供电稳定性。硬盘非常忌讳供电系统的不稳定，这会造成数据的丢失，由于硬盘工作与运转存在周期性，所以如果供电忽然切断时，硬盘可能还未将一些数据进行周期性存储，数据即丢失；更严重者，可能供电的切断会将造成硬盘的短路。

3、防止人为操作不当。在平时使用时，要注意尽量减少频繁进行开关机的操作，避免产生过度消耗；在摆放机箱时，根据要求与位置合理摆放，要在其周围留有空间，同时注意远离强电源电压等，防止驱动与机箱会产生振动。

（二）移动硬盘与U盘载体的保护

移动硬盘与U盘相对于原始的电子档案载体中的软盘，已经可以算得上相当稳定了。移动硬盘的特点是可以存储大量的数据与文件，其容量基本接近硬盘，但比硬盘体积小，对环境要求不高，极具便利性；U盘与移动硬盘相似，只是数据容量较小些，但稳定性也非常高。

1、保护移动硬盘与U盘时，要注意尽量不要反复地进行读写，因为任何一种电子载体都有其读写的极值，无谓的随意读写，对移动硬盘与U盘本身是一种消耗。

2、携带时，请给移动硬盘套上保护套，因为通常移动硬盘的损坏，都是由于外力撞击或磕碰造成的，一旦过力，可能会造成无法挽回的重大损失。

3、防止病毒的入侵，不要随便将存有重要资料的移动硬盘与U盘在公共使用的电脑上使用，这样可能会遇到病毒危害，除了损坏设施以外，数据可能会外泄，导致更严重的事件。

（三）光盘载体的保护

光盘的保护要求与硬盘相似，它对于环境温湿度要求较高，如果保护不好，可能会造成光盘镭射面的损伤，数据无法读取。

1、光盘也应尽量减少读取次数，因为每一次读取，都是一种自然消耗的过程，使用时，会受到热力、摩擦力影响，累计到一定的使用次数，光盘可能就会导致变形、分解等，它的寿命即会终止。

2、由于光盘的镭射面外露，所以要严格控制空气中的温度与湿度，不当的存放，会加速其表面性质的改变，尤其是会改变光盘入射与反射光波场分布规律，造成信噪比下降的后果，直接威胁光盘使用寿命。

3、由于光盘表面需要做一些记录，所以可能会或贴或写标签于光盘正面。但光盘正面的涂层也较薄，反复涂写依然会造成光盘的损坏，所以要尽量一次性完成标记工作，不可反复涂改。

4、保护套必须要柔软。一定要给光盘配以合适的保护套，这样才能减少光盘与外界的摩擦，光盘由于较薄，镭射面又面积大，很容易摩擦刮花，这种情况一定会造成数据无法读取，往往是丢失数据的根源。

二、电子档案信息保护

电子档案的信息保护具有非常重要的意义，因为随着电子化与信息化，档案资料已经经由各种载体被保存成电子格式，这种格式虽然在保存与查阅方面为我们带来了极大的便利，但仍存在许多不足，一旦信息丢失，将会造成无法弥补的损失，所以，做好电子档案的信息保护工作，是目前的最要课题。

（一）严防病毒

病毒是一种在信息时代最有威胁与无处不在的产物。它的存在可能会导致电子档案载体的损坏，甚至严重者可能会窃取重要信息，导致高保密文件与数据的流失。

要想防止病毒危害电子档案，应首先在硬件中安装防火墙软件，为电子档案信息设置第一层屏障；同时，可携带设备也应尽量减少在公共计算机中读写与使用，防止病毒趁机入侵；最后，要定期查毒与更新防火墙工具，保证电子档案信息的安全。

（二）注意系统及时升级

为了防止数据与载体的匹配度，应注意及时更新系统，只有完善的系统才是信息保护的基础，可以为信息带来更高效的处理速度与保存方法。

（三）备份是电子档案信息保护基础

多做备份永远没有错。备份可以为电子档案信息带来可靠的信心保证，提供安全感。即使一部分设备由于不可抗力原因受到损害，也不会造成巨大的损失，所以，电子档案信息必须要做好基础备份工作。

三、结束语

电子档案载体与信息保护是档案目前面临的重要问题。但做好提前预防，就不会出现数据无法读取或丢失以及泄密的问题，防患于未燃，是电子档案信息保护的重要手段。

参考文献：

[1] 王健勇 关于计算机信息技术融入档案管理工作应用的思考[J] 信息化建设，2013，（02）：129.

第5篇：光盘行动方案范文

[关键词]电子档案;办公;整理;保护

1电子档案的整理

1.1文书电子档案整理

一是内部文件。以年份、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范,应由档案部门在接收归档文件时集中完成,组盘后,档案人员应以统一的数据库结构和规范命题,并建立文书档案盘内文件目录,便于计算机对盘内文件查找。

二是外来文件。通过文书室处理,扫描成影像文件进入网络,各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握,处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性,确定密级和保管期限,按归档键转入档案部门,档案人员审查后,加上档案管理信息,如分类号、档号等,然后进入档案数据库。如要查询,则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

1.2科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多,可以先按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理,然后再按项目归档。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的,所以,数据信息整理时就按档案管理要求进行输入,对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使终端用户直接检索到每一张图纸资料。引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,应附上电子文件内容说明和注意事项。

1.3会计电子文件整理

一是工资单。工资以光盘形式归档时,应附有纸质的每月的工资汇总表,并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时还应附有移交清单,作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

二是账簿。会计账簿内容已进入计算机管理系统,现在看到的实物实际上是计算机的打印件,计算机账簿的格式比较统一,其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账簿的真实性和凭证作用。

2电子档案的保护

2.1优盘或大容量移动硬盘的保护

一是统一配发优盘或大容量的移动硬盘,并赋码,专码专人专用,登记造册,列入资产。二是加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的优盘或移动硬盘不带病毒。三是对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。四是在条件允许时,及时将存储电子文件的硬盘载体更换成光盘,便于长久保存。

第6篇：光盘行动方案范文

目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。

1、文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

A．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

B．设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

3会计电子文件整理

A．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

B．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

二、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

1、软磁盘的保护

A、统一软盘的规格，使用3．5寸高密盘保存。

B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％一50％，温度控制在14-24℃。

D、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2、光盘的保护

A．规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

第7篇：光盘行动方案范文

随着计算机技术在档案管理工作中发挥的作用越来越大，我国已经进入了档案管理数字化的时代。所谓数字化是指运用数据库、数据压缩、数字扫描等技术手段，将纸质、声像和已经归档的电子文件，组织成信息资源库。档案信息数字化其目的是为了达到档案管理和服务方式的数字化，加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的数字化是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质基础和重要手段。然后，面对时代潮流，由于思想不够重视、地区经济发展不协调、技术手段落后以及缺乏统一的行业标准等等一系列原因，我国的档案信息数字化发展还十分落后，目前，我国档案信息数字化发展存在以下五个方面的突出问题。

（一）缺乏统一的具有信息管理功能的档案软件

档案部门使用的计算机型号、规格不统一，各自开发的软件没有通用性，缺乏一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于没有统一性和信息管理功能，影响了利用电脑完成信息管理的相关工作，不能够快捷的出版信息编辑成果，制约了档案的数字化进程。

（二）缺乏数据交换的机读目录档案系统

目前我国还没有建立一个达到数字交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设的形式各行其是，层次不一，其开发性、服务性、共享性和规范性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

（三）缺乏标准化、规范性的基础工作

规范化和标准化的基础工作是档案信息管理数字化的前提。由于各种原因馆藏室档案业务基础工作缺乏规范性，案卷质量不高，系统软件移植性较差，档案的录制细则兼容性不强；档案自动化工作没有统一的标准，制约了档案信息数字化的发展。

（四）缺乏与数字化管理相适应的档案整理标准和规定

现行的档案技术水准、组织工作程序标准没有从计算机信息处理技术特点和发展去考虑，随着社会的现代化发展，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘和电子文件等，现行的档案整理、分类方法、著录标准等有关规定与档案管理数字化已不能完全适应。

（五）缺乏现代化高素质的档案信息管理人员

实现档案的信息数字化，首先要有现代化的、高素质的档案工作管理人员，要精通档案管理业务，要熟练掌握计算机网络技术和安全防范等技术，并能及时掌握档案管理工作的最新信息和技能。目前，很多档案部门缺乏现代化高素质的档案工作管理人员，其中档案管理和信息处理复合型人才奇缺，大部分的档案人员专业技术水平过低，不具备现代化高科技操作技能，即使引进了现代化设备，仍然不能充分发挥其作用，就更谈不上档案信息的数字化了。

二、数字化电子档案的类型

目前，数字化电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带等，为了做好数字化档案管理工作，应当按照档案种类分别整理组盘。

（一）文书电子档案整理

一是内部文件。要以年度和组织机构及保管期限来组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。要扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

（二）科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多， 可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

1、基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时要按档案管理的标准进行操作，对纸质文件的实体扫描时，要将案卷号码和图文号码及序号连接起来， 使终端用户能直接检索每一张图纸资料。

2、设备档案。企业在引进技术和购买设备时，供应商提供的资料和图纸的载体形式多为电子文件， 企业本身的总图管理也采用了电子化。在引进设备时必须在合同中注明电子文件的必要条件，即：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

3、会计档案。（1）工资单。工资以光盘形式归档时应附有纸质的每月工资汇总表，列出单位、姓名、代码、人数、工资明细等，同时还应附移交清单， 作为财务和档案部门双方交接时的凭证。（2）账簿。目前各单位的会计账簿内容已进入计算机管理系统，计算机的格式比较统一，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

三、档案信息数字化的发展趋势

随着现代计算机技术和现代通信技术的飞速发展，档案信息正逐步从以纸质载体和文字记载向电子信息和虚拟信息发展，其记载方式正逐渐实现数字化。实现了档案信息数字化，用户可以在办公室或家中不受时空限制地通过网络在全球范围内选择，组织和形成以自我需为中心的档案信息体系，档案信息记载方式的数字化是未来档案信息发展的方向。办公的自动化和无纸化的出现，使档案的形成方式发生了变化，文件的起草和签发，催办和归档这些运作过程是在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

我国的档案事业正在进入“以现代科学技术为核心，建立在知识和信息的生产、分配和使用基础上的知识经济”的时代。随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的发展与广泛的应用使档案数字化建设提上了日程，给档案工作带来了新的生机。

四、数字化电子档案的保护

数字化电子档案以脱机方式保存，在管理工作中大都是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于数字化电子档案的长期保存，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将电子档案转储到光盘上。但是在刻录仪还没普及之时，仍是软磁盘和光盘并存，所以，软磁盘和光盘的保护是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定相应的保护措施。

（一）软磁盘的保护

1、统一软盘规格，严把软盘质量。首先要统一使用3.5 寸高密盘保存。其次要选购优质软磁盘，软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10 年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

2、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰和无尘、无震动及无腐蚀气体的温湿度适中环境里，环境空气相对湿度控制在40%-50%，温度控制在14-24℃。

3、加强检测，防范病毒。档案管理工作人员要注重对计算机的病毒检测，确保电子档案的磁盘无病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

4、加强对加密盘的科学管理。有的电子档案在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘， 电子文件就很难打开，影响工作正常进行，所以对这类电子档案应该解密或显现文件名后再归档保存。

（二）光盘的保护

1、规范排放和使用。光盘应有序、直立存放于盒中，避免堆压叠放，以防止光盘变形，在使用过程中应避免摩擦、划痕和污损，以利于长久保存。

2、保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14-24℃，相对湿度40%-65%。

3、意避光和定期复制。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。因此，光盘要十分注意避光。定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，光盘每5 年应转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存。

五、档案信息数字化的益处

档案信息数字化，就是以纸质或机读形式的馆藏档案资料为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息，为人们提供利用的过程。其益处有：

（一）可充分发挥和利用现有微机的潜能，提高微机利用率

目前，大多基层档案馆对微机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，如此的低效率利用造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其所用。

（二）可缩短二次文献信息加工时间，提高档案信息时效性

当前手工的二次文献信息加工，从选题、选材、编辑到出版，历经时间长，造成信息失效，影响档案信息的应用价值。档案信息数字化，编研工作者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能来快速完成信息加工工作程序，快捷地开发出二次文献，提高档案信息的应用时效。

（三）可降低信息加工的经费支出，加速编研进程

手工编研信息成果出版需要较多的经费，目前档案部门经费不足，进行信息加工、编研出版工作相当困难，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。档案信息数字化，可以减少信息加工和编研工作的经费支出，加速其工作进程。

（四）可使档案信息成果进行多份拷贝

档案信息数字化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到有关领导和相关部门，即扩大了社会影响，又提高了档案信息的利用价值，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

（五）可使档案信息顺利地与最新技术接轨

第8篇：光盘行动方案范文

【关键词】电子档案；保护；加强

随着计算机技术的快速发展，计算机被广泛地应用于各个领域，其中档案管理从纸质档案管理向电子档案管理转变就是一个典型的事例。如何有效保存原始档案，如何加快档案管理的现代化进程，这些都是档案管理亟待探索、解决的问题。

电子档案保护的对象是电子档案的载体及其记载的档案信息，涉及到信息技术、自动化技术、材料技术等高新技术的理论、方法和手段，它的主要内容大致可分为：保障技术、保管技术、修复技术、安全技术、备份技术等。

一、电子档案的保障技g

电子档案的保障技术主要是指在电子文件的形成、使用过程中，通过软件硬件手段或相关制度来确保电子档案真实、可靠、长久、规范的技术。电子文件形成过程中的保障要求就如同对纸质档案的纸质和字迹材料的重视一样，以确保电子文件从形成开始就贯彻档案保护“以防为主，防治结合”的原则。它体现在如下几个方面：一是电子档案运行环境及存贮规格的标准化。电子档案对计算机软硬件的依赖性决定了电子档案不能脱离它的生存环境而单独存在，它的标准化工作能为电子档案的鉴定、保管、利用和保护等工作提供便利，是开展电子档案工作的重要前提。首先，规范操作系统及版本，选择一到两个稳定性、兼容性都好的版本。其次，规范应用软件及版本，为方便管理与数据的交流与共享，将应用软件进行分类，并规定类别内的几个通用软件的名称、版本及其生成电子文件的格式是非常有必要的。再次，规范电子文件的存贮载体，电子文件的载体类型比较多，有移动硬盘、光盘、U盘等，由于载体的特性不同，其保管条件、修复检测手段也不同，工作中会带来不便。目前选择光盘作为电子档案的载体是比较理想的。二是电子文件可靠性保障。电子文件要进行长期保存，归档时对电子文件的检测是必不可少的，影响电子文件质量的因素很多，除载体外，读取、记录设备也是影响其质量的因素之一。以光盘为例，光盘读取失败同光驱的读盘能力也有关系。因此，可靠的读写设备也是影响电子文件可靠性的重要因素。我们可采用专业检测软件对载体上的信息进行读写校对，以确定光盘的准确性。如没有检测软件，我们可采取检查刻录光盘的总字节数、目录数是否有缺失，并复制整个光盘的内容到硬盘，看操作是否顺利完成，再随意打开其中的文件，观察其内容是否有变动等方法来检测光盘的准确性。三是电子档案原始性保障技术。电子档案的易复制性和易改动性使人们一度对档案的本质属性产生了怀疑，因此，如何确保电子档案的原始记录性，以发挥其凭证作用是档案学界一直研究的课题。电子档案由于其信息与载体的可分离性、信息复制、传递的高保真性和信息内容的可更改性等特性，使人们无法像纸质档案文件那样去判断电子文件的“原件”，电子档案原始性通过技术保证来确立，对电子档案来讲，只要档案的信息内容不变，其形式均可发生变化，这与电子档案的载体、技术和设备等技术保证因素息息相关。

二、电子文件形成中的保护技术

第9篇：光盘行动方案范文

关键词 电子档案 整理 保护

西北油田分公司资料馆主要负责塔河油田钻井地质、钻井工程、地面建设、科研项目、测井曲线、实物等各类资料的录入、整理、归档等工作。目前，资料馆的档案资料大都采用电子档案保存，归档的类型主要有硬盘、光盘、磁带等类型。而如何将种类繁多的各种档案资料进行整理归档，并确保档案资料的保存安全可靠，切实有效的发挥档案资料的功能，电子档案的整理与保护显得尤为重要。

一、电子档案的整理

通常情况下，资料馆接收的档案资料的种类较多，为使资料管理有序，便于查找，应当按照中石化地质资料归档管理办法进行分类整理，然后再进行归档。

（一）基建、科研档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印并使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就要按照档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使用户可以直接检索到每一张图纸资料。

（二）各种钻井地质、钻井工程等等。在引进技术和购置各种设备时，供应商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，产品也逐步实行了CAD设计，而且多数企业的管理也采用了电子化。明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

在做好以上档案资料分类整理的基础上，再进行资料归档时，应当按照档案的种类、时间、组织机构、保管期限等进行分别归档，要将不同年代、组织机构、保管期限的档案资料进行分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档档案资料的保管寿命。对于同一归档部门的档案资料，还应集中在同一盘上归档保管，以方便利用。同时为了确保电子档案资料组盘统一规范，应由档案部门在接收归档资料时集中完成组盘后，档案人员要以统一的数据库结构和规范命题，建立档案管理信息，如：分类号、档案号、保管密级、保管期限等，并建立盘内文件目录，便于在计算机上对盘内文件进行快速查找。

二、电子档案的保护

由于归档电子档案以脱机方式保存，在实际使用中部分电子档案资料还是用软磁盘保存。而光盘作为新型的存贮载体，比软盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子档案的长期保存，因此，应大力提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，不论是软磁盘还是光盘存储，他们的保护仍是当前归档电子档案保护的重点，都必须制定相应的保护措施。

（一）软磁盘的保护。首先应当统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘进行保存，并严把软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。其次要规范保管条件。软磁盘应存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％—50％，温度控制在14—24℃。再次要加强病毒防范。各业务部门都应当加强计算机的病毒检测，确保保存电子档案的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。最后应当做好加密盘的管理。有的电子档案在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。在条件允许时，还是建议将存贮电子档案的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。