秘书处工作思路精选(九篇)

第1篇：秘书处工作思路范文

关键词：秘书；素质；优化；关系

秘书是专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人员。其活动的主要对象是领导者，根本职能是辅助管理，基本工做方式是处理信息和事务，这些特点对秘书从业人员提出了较高的素质要求。秘书素质的高低是造就高素质秘书队伍。推动秘书事业健康发展，保证各项工作正常运转的关键。

素质，是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼、学习所达到的一定水平。它是人的一种较为稳定的属性，能对人的各种行为起到长期的、持续的影响甚至决定作用。

秘书作为领导身边的参谋、助手，工作的特殊性决定了必须具有较高的素质。高素质是秘书辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证，是提高秘书部门工作质量和工作效率的重要依托，是建立一支符合时代要求的优秀秘书队伍的需要。秘书人员贴近领导，直接为领导的工作服务，必须要有较高的思想水平和政策水平，过硬的专业能力。高效的处理事务能力，既能深刻领会党的路线、方针、政策，又能熟悉和掌握本地、本部门的情况，把“上情”与“下情”有机地结合起来，充分发挥秘书职能，创造性地开展工作，做好综合服务。

对秘书从业人员业务素质的要求。

业务素质是能力的标志，也是其他素质的综合反映，是各类素质综合发挥作用的重要条件。业务素质主要包括以下几方面：

其一，分析综合能力。分析综合，就是要善于透过现象看本质，从个别的事物中找出他们的内在联系和规律性。秘书要自觉以科学的理论来指导自己的工作，提高思维能力，善于从多种思路、多种方法来探求同一种事物，尽量做到举一反三，触类旁通，遇事不慌、处事冷静，处理问题既要符合原则，又要机动灵活。

其二，语言文字运用能力。语言文字运用能力包括口头表达能力和文字表达能力。要有较强的阅读能力。秘书人员要善于阅读。一要会精读，如对重要文件或经典著作逐句逐字研究。从字里行间领会其微言大义，二是要能够快读和泛读，如善于大致浏览，领会精神实质，提炼浓缩，摘要主旨。要有较强的视听能力。秘书人员要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，并用清晰简明精练的语言加以复述。要有较强的言谈能力。秘书人员语言能力的基本要求是：鲜明准确，简练明晰，口齿清楚，语速适中，措辞得体。切合身份。要有较强的写作能力。秘书从事各种应用文的写作，要求熟练掌握各种应用文体的写作要领和技巧。迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、结构严禁、表达流畅、格式规范、文笔精练的各类应用文。要有较强的技能操作能力。科技的发展和办公自动化的普及对秘书提出更高的要求。它要求秘书人员必须掌握运用现代化先进办公设备的能力。主要包括熟悉计算机操作技术、复印技术、打字技术、录音技术、摄影摄像技术、微缩技术等现代办公手段能够熟练掌握现代办公设备的使用方法。

其三，组织协调社交能力，即：管理能力、协调能力、社交能力和办事能力。秘书要利用自己接触全面工作机会的有利条件，自觉锻炼自己立足全局、综合分析的能力。在对领导交办事情的处理上，是否能够灵活、果断、雷厉风行完全能够检验出秘书的管理能力。秘书人员的协调能力是指在领受领导的交办事务情况下，能够积极主动地沟通信息，调节关系，统一步调，促进机关工作灵活运行，提高工作效率。对上协调，要有树立全局意识；横向协调，要有商量意识；对下协调，要有服务意识。秘书人员经常跟随领导参加一些社会活动或外出联系工作，这就要求秘书应具有较强的社会活动能力。善于待人接物，成为协调、联系的行家。秘书人员的埋头苦干、忠诚老实，绝不是生搬硬套、机械被动，而是要会独立思考、独立完成，能文能武、遇事不慌。繁简巨细都能应付，具有独立的办事能力和组织管理能力。

对秘书从业人员基本素质的要求。

要有优良的思想政治素质。其一，坚定的政治立场和政治态度。尤其是在国际形势纷繁复杂，国内改革逐步深化的今天，秘书人员必须站在党和人民的立场来想问题、办事情，不管在任何情况下，都要在政治上、思想上、行动上与党中央保持高度一致，自觉地贯彻落实党的路线、方针、政策。其二。坚定的政治立场和政治态度。秘书人员不无论在任何情况下都要毫不动摇地坚持党的路线、方针、政策，按党的要求做好各项工作；在工作中明辨是非，奉公守法；正确对待改革开放中的新情况、新问题，并认真研究加以解决。其三，较高的遵守纪律的自觉性。纪律是推动一切工作正常运转的根本。秘书人员贴近领导，辅助领导工作，因而必须高度自觉的严格自律，自觉把自己置于组织合群中的监督之下。

要有健康的心理素质。秘书工作的职业特点决定了秘书人员必须具备多方面的心理素质。而秘书心理素质的好坏，集中表现在秘书的角色意识上。秘书的角色意识是指秘书个体在社会实践中发展起来的，通过思维、语言为核心的心理活动，对所从事的职业的认识和评价。秘书人员须具备如下五个角色意识：其一，辅弼意识。辅弼意识即指秘书人员应该认识到对领导的辅弼功能，自觉、情愿地当好领导的参谋助手，做好领导的配角。秘书人员只有具备了辅弼意识，才能在领导的管理决策过程中，根据领导的决策意图，选择有效的方法和途径，为领导提供智力和体力服务，从而充分发挥秘书人员的参谋助手作用。其二，信息意识。信息意识即指秘书对信息作用的认识和获取信息的努力程度。秘书具有了信息意识，应能随时根据领导的意图、需求和愿望，通过自发的、合乎逻辑的方式去搜寻各种有角度、有价值的信息，及时准确供给领导者在管理决策活动中使用。三，效率意识。“效率”本为经济术语，即以最少的劳动获取最大限度的经济效益。现在，效率意识逐渐引入人们的行为规范中。成了衡量新型领导者和现代人才的标准。秘书的效率意识就是他们在为领导提供有效服务时，对其成果大小的超前估价和认识。秘书效率意识的强弱程度如何，直接关系到秘书部门甚至领导部门工作效率。其四，自我意识。自我意识是人类特有的一种心理现象，是一个人自己对自己的评估和看法。秘书的自我意识，即指秘书个体借助内部语言和思维，对自身状态和心理变化进行感知和控制的一种心理活动。包括三方面内容：一是自我察觉，主要解决“我是一个什么样的人”、“我是怎样做的”问题；二是自称分析，主要解决“我这个人怎么样”、“我是否胜任工作”的问题；三是自称控制，主要解决“我应当做一个怎样的人”、“目前我尚须作何努力”的问题。自称意识对秘书角色的扮演是十分重要的，工作出色的秘书总是具有很

强的自我意识。

对秘书人员自身素质培养的要求。

其一，贵在勤奋学习。学习是提高秘书人员素质的基础环节，也是在当前政治、经济、文化各方面深刻变革过程中，应对新形势、新课题的当务之急。结合秘书工作，要抓好以下几方面的学习：政治理论学习，业务知识学习，法律法规学习。其二，重在实践锻炼。纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。一个称职的高素质秘书人员必须经受实践的锻炼，才能牢固地打好基础，充分发挥参谋、助手作用。首先，领导要在实际工作中给秘书人员交任务、压担子，放手把一些重要任务交给他们去办，使他们在磨炼中缩短“适应期”，迅速成长，早日成熟。其次，领导要注意组织秘书人员深入基层，深人实际，了解情况，以增长秘书人员感性认识，不断提高分析、处理问题的能力。其三，严于管理监督。秘书人员高素质地培养。离不开工作环境、领导环境和管理三方面的影响。因此，要建立一个较好的外部环境：

首先是工作环境。秘书部门是各级领导机关的办事机构。作为领导的助手，其工作本身就具有其他部门和人员无法比拟的优越性和受教育的有利条件。秘书人员要充分利用、倍加珍惜这一难得的机会，努力工作，实实在在地学好本领。

其次是领导环境。在影响秘书人员自我提高的诸多外部条件中。最重要的是领导者的作用。领导应高度重视秘书工作和对秘书人员素质的培养。既要重视对秘书人员的使用，又要重视对他们的培养；既要注意启动秘书人员的内在动力，又要激发他们自我提高的意识。要关心支持秘书人员自我素质的提高，多帮助，多鼓励，为他们创造条件。

第2篇：秘书处工作思路范文

一、高校二级学院办公室秘书岗位的工作特点

1、工作内容复杂

高校二级学院的办公室工作，具有内容复杂的特点。首先，需要与学校办公室和机关部处保持紧密联系，落实好上级部门交办的公文、信息、接待、会务等各类事务。其次，要围绕学院的教学、科研、行政等开展服务工作。第三，要开展对外交流合作，与校外业务单位、本校兄弟院系进行各方面的接触，协调做好学院的对外联络工作。

2、工作量大

高校人事制度改革后，二级学院普遍实行按需设岗、精兵简政。这一措施在提高工作效率的同时，必然会增加人员的工作量。作为院办秘书，不仅要做行政工作，还要负责人事、财务等工作。“上面千条线，下面一根针”，需要处理的事务千头万绪。

3、工作时间不确定

二级学院办公室秘书的工作时间具有不确定性。首先，机关部处和学院领导经常同时交办任务，需要在规定时间内完成，时间紧、任务重。其次，许多工作是临时交办的，还有一些突发事件、应急事件，都无法事先安排。因此，加班加点就成为院办秘书的工作常态。

二、高校二级学院办公室秘书工作的角色意识

1、领导的参谋者

二级学院的领导，一般是学科带头人。除了行政事务，还有科研、教学任务，对学院大小事务不可能做到事必躬亲。这就需要院办秘书当好参谋，及时领会领导意图，做好信息搜集和整理工作。具体而言，就是应该做好“上情下达”和“下情上达”的工作。一方面，要及时、准确地向领导汇报校部机关下发的公文、通知等信息；另一方面，要深入到学院广大师生中去，进行调查研究，向领导提供有价值的建议，协助学院领导科学决策，推动学院教学、科研事业的发展。

2、师生的服务者

师生是高校教学活动的主体。二级学院办公室是高校教学管理的基层单位，是直接面向教师和学生的服务窗口。师生们的诉求大多是具体的，甚至是琐碎的，但是都与其切身利益密切相连。做好这些工作，就可以为学院的和谐运转奠定基础；做不好，就容易产生矛盾。这就需要院办秘书充分理解自觉服务的重要性，牢牢树立“以生为本”、“以师为尊”的理念，想问题、做事情都要从学院教学和科研的实际出发，从教师和学生最关心、反映最迫切的问题出发。尊重别人，才能赢得别人的尊重。院办秘书要耐心、细致地对待每一位教师、学生。做好与师生的人际沟通，全心全意为师生服务，让师生满意。

3、具体工作的协调者

在现行高校管理体制中，学校职能部门和二级学院的工作联系是通过二级学院办公室开展起来的。院办秘书不仅要做好本学院领导的参谋、服务好本学院师生，还要协调完成学校职能部门，如校办、人事处等下达的任务，如人事管理、资产管理、财务管理、后勤、工会等工作。这就需要院办秘书统筹兼顾，保证各项工作“不打架，不撞车”，使工作效率最大化。在二级学院内部，院办秘书的协调工作主要是在学院领导、教师、学生之间展开。秘书要注意换位思考，创建和谐的学院工作氛围，既要秉公办事，又应当注意原则性与灵活性的统一。

三、高校二级学院办公室秘书的素质提升路径

1、提升政治素质

院办秘书直接服务于学院领导，面向全院师生员工，与不同层次人员交往，需要具备良好的政治素质。第一，要坚定政治信仰，善于从政治上认识各种问题、处理问题，在复杂的环境中，冷静、高效地处理各种关系。第二，要树立正确的人生观和世界观，坚定地走具有中国特色的社会主义道路。同时要加强理论学习，学会运用辩证唯物主义和历史唯物主义的原理、方法指导院办工作。第三，为人处事要公道正派，不为自己谋私利。还要注意保密工作。院办秘书在工作中接触到的各类信息较多，对于尚处于调研过程中的重大的人事财务问题，绝不能口无遮拦、随意向人透露。

2、提升身心素质

第一，要增强责任意识。高校二级学院办公室工作牵涉面广，任何一点失误，都会给学院工作造成损失。因此，院办秘书要树立责任意识，无论大事小情，都要以周密细致的态度认真处理。第二，要增强主动性。虽然办公室工作的服务性质决定了秘书工作的辅助性、被动性，但院办秘书要善于变被动为主动。要适应学院领导的工作思路和工作方法，结合学院当前的工作重点，提前做好计划安排和准备工作。把问题想在前头，把工作做在前头。要做好各种预案，在面对突发事件时，能够有条不紊地处理。第三，要保持积极、乐观的心态。院办秘书工作较为琐碎，容易让人产生安于现状的懈怠情绪。要注意克服这种消极思想，以积极的心态对待重复性的工作，以乐观的心态对待工作中的困难。要创新工作方法，力争在平凡的岗位上做出不平凡的业绩。此外，还要注意提升身体素质。身体好是工作好的前提和保证，从事二级学院秘书工作更离不开这个前提。院办秘书所担负的任务多、事情杂，只有具备强健的体魄，才能保质保量地完成各项任务。

3、提升业务素质

首先，要提升表达能力。表达能力，特别是文字表达能力，是秘书的基本功。院办秘书的工作一般比较“杂”，无论是整理信息、进行宣传，还是会议记录、处理公文，都离不开文字表达。院办秘书要熟悉多种文稿格式，多思、多练，日积月累，做到文思敏捷、准确规范、下笔有神。其次，要提升信息调研能力。院办秘书要增强信息搜集的敏感度，掌握信息来源、开拓信息渠道。加强分析信息的能力，既使领导能掌握真实的、高质量的信息，又使全院师生能够及时了解学院工作的动态和进展情况。最后，要提升协调能力。院办秘书岗位特殊，在工作中经常要承上启下、协调内外，必须注重提升自身的协调能力，努力为学院的各项工作创造一个宽松的内、外部环境。特别是在学校利益与学院利益、学院利益与师生利益发生矛盾时，院办秘书的协调工作就显得非常重要。在当今个人利益诉求多元化的现实下，院办秘书在协调工作中应当牢牢遵循学校、学院的规章制度，不能感情用事。

第3篇：秘书处工作思路范文

一、在政治上与党中央保持高度一致

秘书人员必须坚持党的领导，坚持社会主义道路，自觉地与党中央在政治上、思想上、行动上保持高度一致。它的主要标志是坚持四项基本原则，坚持改革、开放的总方针。四项基本原则是我们的立国之本，必须毫不动摇、始终如一地加以坚持；改革开放是我们的强国之路，必须坚定不移、一如既往地贯彻执行。只有既坚持四项基本原则，又坚持改革开放，建设富强的社会主义国家才大有希望。对于这一点，每一个从事秘书工作的同志无论如何都要牢牢地把握住。

二、有较高的马列主义理论水平和一定的政策水平

秘书人员的工作经常涉及大量的理论问题和政策问题，而要做好秘书工作，没有一定的理论水平和政策水平是难以胜任的。

马克思列宁主义、思想和邓小平理论是无产阶级革命的科学，是我们党制定一系列方针政策的理论基础，也是一切行动的指南。因此学习马克思列宁主义、思想、邓小平理论，是提高秘书人员各种素质的重要途径，特别对提高政治理论素质有直接作用。

马克思列宁主义、思想和邓小平建设有中国特色社会主义理论是一个完整的理论体系，秘书人员必须系统地学习。需要强调的是，要特别重视马克思主义哲学的学习，重点掌握唯物辩证的思维方法。有保证在纷繁复杂的各种矛盾面前作出科学的决策，必须掌握马克思列宁主义的立场、观点和方法，并且能运用这些立场、观点和方法去指导工作。

三、政治素养的崇高境界--淡泊明志、乐于奉献

同志反复强调，领导干部一定要讲政治。作为领导参谋助手的政府机关秘书人员也应讲政治。那么，秘书人员如何讲政治？除了在政治上与党中央保持高度一致，有较高的马克思列宁主义理论水平和政策水平外，很重要的一条是要淡泊明志、乐于奉献，不追求名利地位，不计较个人得失，通过卓有成效的工作，为实现我国跨世纪的宏伟蓝图作出自己的一份贡献。

为此，秘书人员必须正确认识和处理好以下几个问题：

第一，正确认识集体主义价值观和利已主义价值观的区别，确立崇高的人生追求。

第二，正确认识和处理个人经济富裕和精神富有的关系，全面把握人生的价值目标。

第4篇：秘书处工作思路范文

一、在政治上负责任，就要树立高度的政治意识，增强政治责任感

认真执行党的路线方针政策和上级党组织的指示精神，确保党的路线方针政策在本单位的贯彻落实是秘书政治上负责任的重要体现。从事秘书工作，身处党政领导机关，直接或间接地参与领导活动，在日常工作中具有较大的影响作用，在某种程度上说，秘书的言此行体现着党组织的决策和领导的意图，如果我们的日常言行与党组织的决策不能保持高度一致，与领导的要求背道而驰，那么就会极大地影响党委和领导在群众中的号召力，削弱党委和领导在群众中的影响力。因此，作为秘书人员，就必须培养强烈的政治责任感和使命感，成为党的路线方针政策的落实者，成为党委和领导决策的执行者和维护者，要自觉增强服从意识，对公司党委和领导作出的决策要原原本本的执行，把上级的精神和领导的要求贯彻好，落实好。

二、在事业上负责任，就要树立鲜明的服务意识，具备过硬的业务素质

秘书所承担的每一项具体工作，都是以服务为性质的，服务的对象主要是领导，也包括为基层、为群众服务。这就要求做秘书的必须把服务作为基本职能，树立甘当配角、自觉服务的意识，日常工作中当好领导的勤务员，做到一丝不苟，严细认真，把自己的全部热情和精力投入到服务活动中去。秘书是领导的参谋，是领导的助手，服务的形式主要表现为办文事，工作质量的好坏主要是看文字材料是否体现了领导的意图和要求。因此，秘书必须要具备较强的综合素质，要勤于思考，具有较强的分析判断能力，培养全局性、战略性思维方式，时时想领导之所想，谋领导之所谋，超前思维，超前谋划；要善于开动脑筋，增强创新意识和创新精神，科学研究事物发展规律，把握发展趋势，协助领导进行科学决策；要善于学习，保持强烈的进取心，不断加强各类知识的学习，坚持学有所用，学以致用的原则，带着问题学习，联系实际学习，深入进行思考，培养过硬的业务素质。

第5篇：秘书处工作思路范文

一、高校教学秘书的工作特点

教学秘书是教学管理系统的基层工作人员，其主要工作任务是在教学系主任（院长）领导下处理日常教学行政工作，并从事教学状态、质量信息的调查了解工作。教学秘书的角色定位决定了其工作具有以下突出特性。

（一）工作的服务性和时效性

服务性是教学秘书工作的本质属性，教学秘书面对的工作对象是全系或全院的教师和学生，他们承担着上传下达的工作任务。若将教师和学生看做是客户，则教学秘书的主要工作任务可以总结为通过信息技术等手段满足客户的需求，即为教师和学生服务，保证教学工作的正常运行。同时，教务处下达的通知和任务所要求完成的时限通常只有一周左右，这就要求教学秘书必须在第一时间开始行动，通知相关人员，并督促、提醒其及时做出反应，这又反映了教学秘书工作的时效性。

（二）工作的从属性和辅助性

教学秘书除了承担教学管理工作之外，还起着为院系领导提供文件、资料、建议的作用，为领导的组织和指挥起传达、检查、督促作用，以及处理日常教学事物并提供文字方面的条件等辅助作用。从工作地位上来说，教学秘书接近院系领导辅助其工作，但没有决策权，他们从属领导管理，辅助领导工作。

（三）工作的烦琐性和复杂性

从学期初到学期末的每个教学周教学秘书都有不同的工作任务，除了常规性的日常管理工作之外，他们还要处理突发性的教学情况。其工作的内容范围涉及学校教学管理工作的各个方面，工作繁锁、层次结构复杂、责任大。此外，教学秘书面对的是因年龄、职称、阅历而呈现不同特性的教师和因家庭背景、教育环境不同而性格各异的学生两大群体，这又给其工作增添了一定的难度和复杂性。

（四）工作的周期性和重复性

高校的教学工作是以学年为周期进行的，所以教学秘书的工作内容年复一年的围绕着教学任务安排、教学计划制订、报名安排、考务安排、学籍管理、档案管理等方面进行，每个学年他们都重复做着和上一个学年基本相同的工作。

（五）工作发展空间的局限性

目前，一些高校把建设高水平的教学科研队伍作为其工作的重点，忽略了对教学管理队伍特别是教学秘书队伍的建设。此外，学校的领导层通常认为教学秘书处理的都是一些重复性的毫无技术性的日常事务，对于教学秘书队伍的培养不重视，教学秘书外出学习交流的机会非常少。因而和其他岗位相比，教学秘书在发展空间和待遇上都处于弱势地位。

二、高校教学秘书工作思维方式现状分析

工作的思维方式对于工作的效率和质量有着重要影响，科学得当的方式方法能使复杂的工作简单化，能抓住工作中的主要环节和重点同时具有系统控制，进而取得事半功倍的效果；反之，就会使得简单的工作复杂化、明确的目标模糊化，付出很多但效果很差。教学秘书的以上几点工作特性导致其在工作思维方式上存在一些误区，极大地影响了教学秘书队伍的整体素质，也阻碍了学校整体教学管理质量的提高，这些误区主要表现在以下方面。

第一，以教师和学生需求或教务处及院系领导下达的任务为工作指令，按需办事。这一工作方式的产生是片面注重上节中的一、两项特性造成的，部分教学秘书错误地认为其岗位职责就是满足教师、学生和领导的需要，久而久之就形成了有事来就忙没人找就闲着没事干的工作状态。这种节奏混乱的工作方式易出现工作漏洞，影响工作的正常有效开展。

第二，工作重心模糊，有求必应。教学秘书的工作涉及教学工作的各个方面，他们对各项教学工作的流程和规定都清楚了解，并且接近领导，全院系的学生和教师遇到问题时第一时间想到的就是教学秘书。因此除常规工作外，教学秘书还要随时处理一些突发性、偶然性的事件，帮助广大师生解决他们在教学工作中遇到的困难。部分教学秘书在工作中会在临时性的事情出现时立即工作重心长时间转移的情况，时间久了便形成了有事必管、有求必应的惯性工作方式，每天的工作时间都被烦琐的事项占去，工作重心不明。这种勤杂工式的工作方式会极大地降低工作效率，导致工作效果事倍功半。

第三，工作方法一成不变，工作水平停滞不前。教学秘书的工作是以学年为周期的，每学年都做着重复性的工作，时间久了就形成了固定的工作方法，处理事情时不知变通。此外，学校普遍对教学秘书队伍的再教育不够重视，也没有完善的激励机制，他们出去学习交流的机会非常少，缺乏对教学管理和教学改革方面的研究。这导致部分教学秘书在处理事情时缺乏灵活性，让本来就单调的工作变得更枯燥，对工作缺乏热情，更谈不工作水平的提高。

三、高校教学秘书培养正确工作思维方式的基本思路

教学秘书是反映高校精神风貌、教学质量和教学水平的重要窗口，是保证教学秩序正常运行，实施教学改革的关键枢纽。一个真正具有工作责任心的教学秘书应该不断提高个人修养，努力提高工作能力，而培养正确良好的工作思维方式是培养高水平工作能力的根本，必须引起重视。人类的工作方式受其思维方式的影响，而思维方式又受个人教育、习惯、素养等多方面影响，是在成长过程中逐渐形成的，只要调整心态，乐于接受，努力尝试改变，思维方式就可以改变。针对高校教学秘书的工作特点，可以从如下三个方面着手培养良好的工作思维方式。

（一）完善思维的层次

在工作中既要与领导保持同层次的思维，又要从不同层次对其思维进行拓展。所谓保持同层次思维是指要充分了解领导的权责范围、思维模式、习惯思路，这样在完任务时才能充分了解领导的要求，避免走弯路，高效率地完成工作。另外，院系领导在管理上不可能面面俱到，教学秘书要做领导的好帮手，充分利用与教师和学生接触广泛的条件，在平时的工作中对他们反馈的信息进行记录和整理，在领导决策时从不同层次为其提供有利的信息和建议，对于领导布置的任务才能高质量、高水平地完成。如协助领导制定某项规章制度时，既要能从管理层次的思维角度出发，抓住领导制定制度的起因和目的，避免文不达意，做无用功，又要能在抓住根本的基础上对领导的思维进行发散，从制度的完整性和执行力方面给予补充和建议，协助领导制定出较完善的规章制度。

（二）丰富思维的角度

教学秘书首先要从本位的思维角度出发，立足本职，尽职昼责，贯彻执行上级教学方针和指令，协助院系领导做好日常教学管理工作，这是成为一名合格的教学秘书的根本。其次，教学秘书肩负上传下达的重要任务，经常要与学校的很多职能部门、二级学院领导、教师、辅导员和学生联系，而不同的人群所关注的重点是不一样的，所以教学秘书应注意换位思维，充分发挥沟通和协调作用，营造和谐的工作氛围，避免冲突，保证教学工作的顺利进行。如在安排新学期课表时，首先要保证课程的数量、学时、起始周、任课教师等信息的准确性，并且要从教师和学生的角度出发考虑，学生课表每天的课时量要适中，周课时要均匀分布，难度大的课程要分散安排，这样学生的学习压力才不至于过于集中，学习效果才会好；教师的课表则要充分考虑每一位教师的年龄、身体素质和科研任务等方面的因素，对于年龄大的老教师其上午的精神状态较好，课程应尽量排在上午时段，对于身体素质较差的教师课程安排不能太过集中，否则身体吃不消，而科研任务重的教师其课程安排上应稍集中，保证其有完整连续的时间从事科研工作。

（三）把握思维的节奏

教学秘书的工作特点决定了其在工作上有一定的被动性，必须遵循教务处或院系领导的工作规律办事，但是在工作任务开始之后，教学秘书必须化被动为主动，把握当前形势的各种变化，与上级领导部门工作保持思维上的同步，契合其时间节奏，不得松懈拖沓，影响下一步工作的顺利进行。同时，在掌握了工作周期性的特点后，教学秘书可以加快思维的节奏，运用超前思维，做一些超前的准备工作，避免临时抱佛脚，措手不及。如在协助办理毕业生的相关工作时，事情繁多，且各个环节环环相扣，从答辩资格审查、毕业资格审查到办理学士学位证，再到最后的档案整理储存必须一步接着一步按时完成，且要与论文答辩时间和学校规定的学生离校时间相结合，答辩资格审查和毕业资格审查的时间应该在论文答辩之前完成，而学士学位证办理和档案存储整理工作应在毕业答辩之后学生离校之前完成。一旦毕业答辩工作开始，教学秘书就应该积极发挥主观能动性，与整体安排保持同步，同时在工作开展之前可以做一些超前工作，如整理已有的英语四六级成绩、课程不及格情况、处分情况等数据资料，这样即使其他安排发生临时变动时也能从容应对。除上述两点外，教学秘书还应培养一定的继后思维，在一项工作结束后要思考有无遗留问题，有无需要改进的地方，这样才能不断提高工作水平。

第6篇：秘书处工作思路范文

关键词：企业；办公室；秘书；业务素养；创新；服务

多元化的经济模式下，企业要想适应时代的发展需求，就需要针对市场需求，进行全方位的优化和创新。办公室作为企业的综合办事机构，处于承上启下、沟通内外、协调左右的重要位置，除履行“辅助政务，处理事务，搞好服务”的职能外，还肩负着“内求团结，外塑形象”的公关重任。因此，如何围绕中心任务，做好办公室工作，就成为办公室人员应该经常思考，必须明晰的问题。通过对办公室秘书工作的探讨，企业管理者能够针对秘书工作的实际范畴，进一步优化工作职能，推进企业办公室工作的全面化。笔者作为一名从业多年的办公室文秘工作者，总结自身积累的经验，力求结合实际，对企业办公室秘书综合素质进行探讨。

一、企业办公室秘书工作的重要性

办公室秘书的综合素质和工作能力，关乎办公室整体工作质量能否提高，工作效能能否充分发挥。

一方面，企业秘书不但要承担着企业内部、外部的信息调研工作，还要结合上级部门的相关要求和下级部门的发展现状，做出一系列可行性强、服务性强的协调工作。在企业各项工作中，企业办公室秘书工作和企业管理者、基层工人都有所区别。企业秘书是专门从事办公室程序工作、协助上级领导部门进行政务处理的重要角色。传递着企业内部各项信息的发展和融合。在现代企业的发展中，对企业办公室秘书工作也提出了新的要求。

另一方面，办公室秘书工作是一项常态化、系统化的工作。就企业办公室工作而言，其中包含的项目更加精细，所涉及到的管理范围也在不断拓宽。因此，办公室作为企业的基础组成部门，其工作性质也显得愈加重要。面对这一重要任务，只有加强对业务综合素质的提升、不断学习新的技术技能，才能使秘书工作更加出色，进一步适应企业管理者的需求。笔者通过从事多年基层文秘工作感悟到，要想真正做好文秘工作，秘书需要具备高超的工作技能和严谨的综合素养。

二、企业办公室秘书综合素质的主要体现

办公室工作面广，与此同时又事关全局，所以工作人员要不断提高自身认识水平和思想境界。认真学习业务知识，提高服务水平和工作能力。学以致用，理论联系实际，解决在实际工作中遇到的新情况、新问题。要提高学习的自觉性，积极拓展知识面，丰富自己的头脑，适应新形势、新变化，与时俱进，开拓创新。

这样才能进一步协助企业管理者处理日常事务，为企业管理者提供帮扶，具体分析如下：

（一）统筹规划的能力

办公室工作面广、事情繁杂，与此同时又事关全局，使工作人员时刻承受着较大的压力。所以要不断提高自身认识水平和思想境界。办公室秘书在协助领导处理各项事务的过程中，需要具备统筹规划的能力，高效处理管理、服务各项事务。在发挥统筹能力的基础上，将企业内部不同部门的业务工作进行融合。而作为办公室秘书来说，只有在短时间尽快统一各部门工作，才能在问题出现时，做出适合各个部门、各个环节的具体决策，形成可行性较高的预备方案，为企业管理工作的开展奠定扎实的基础。

（二）随机应变的能力

在现代化企业的推动作用下，企业办公室事务所涉及到的范围十分广泛。特别是企业秘书工作，包含着企业管理者及职工在生产、生活、学习、娱乐等各个方面，以及在不同的生产环节中出现的一些预想不到的问题。为了及时处理企业发展进程中的这些突况，办公室秘书需要根据企业管理者的思路、企业文化的内在要求，在各项事务的处理上呈现出灵活性，在短时间内妥善完成各项突发任务，随机应变的处理各项潜在或已发生的问题情况，使企业办公室工作更加规范和全面。

（三）抵抗压力的能力

在市场竞争环境愈演愈烈的今天，企业管理者要想获得生产效益的最大化，需要在企I竞争中进行多项的探索。可以说，秘书工作要想做的更好，工作人员必须要有着一定的抗压能力。一旦面临高难的任务和繁重的事务，那么企业办公室秘书需要进行强大的心理承受力，始终保持临危不乱、冷静执着的分析能力。同时，企业秘书还要保持健康的思想装填，及时是在工作重压之下，也能够及时掌握调节和适应办公室工作的节奏。

（四）勤于实践的能力

企业办公室秘书是一项理论和实际相互结合的工作。办公室秘书工作者除了要具备处理各种问题的能力，还要时刻留心，收集上下左右方方面面的信息，为单位领导的决策提供信息参考。为此，企业秘书人员要留心收集信息，并将这些信息转化为实践指导。要时刻保持观察能力、思考能力、动手能力的相互融合，深入实际生活中，坚持多写、多看、多听、多想、多做，在实践能力的积淀中，勤于动笔，不断提升文秘材料、机要文件的写作水平。

三、企业办公室秘书存在的普遍问题

在国企中，无论是口才表达能力还是文字功底，对于秘书人员来说都是必须具备的基本职业素质。近些年来，国企不断深化改革，逐步实现精细化管理，国企内部的工作分工也在逐步细化，因此对秘书人员的得职业素质提出了更高要求，但是很多秘书人员没有转变传统观念，在实际工作中，浅尝辄止的现象普遍存在，导致工作效率降低。

一是理论知识欠缺。对新观点、新理论的学习掌握远远不够，不能适应新形势、新任务的要求。二是被动服务多，为领导当参谋少。一切工作听从领导指挥，不去自主思索工作中的得失，领导交办什么工作，就完成什么任务，基层反映什么问题，就忙于处理什么问题，缺乏主观能动性，综合性、复合型能力欠缺，进而导致秘书工作的机械化，遇到突发事件，不能合理有效的解决。三是吃苦耐劳的素质欠缺。现在工作条件和工作环境不断改善，很多秘书人员思想意识缺乏坚韧和毅力，表现在工作上是工作成果精品少、深层次达不到。四是谦虚谨慎、勤奋好学的素质欠缺。有些人员在秘书岗位上工作多年了，个人觉得业务工作轻车熟路，有时在思想上有所放松，工作的认真程度有所下降，影响了工作质量。

四、提高企业办公室秘书综合素质的几点探讨

（一）提升办公室秘书人员的服务意识

为领导、为基层、为群众搞好服务是办公室重要工作职责。做好办公室的工作，必须强化服务意识，提倡奉献精神。服务工作搞得好不好，能不能让领导满意、基层满意、群众满意，是衡量办公室工作的根本标准。这就要求办公室自觉做到标准上求高，措施上求严，工作上务实，不断拓宽服务层面，提高服务水平。1.在为领导服务上要实现三个转变。即：努力实现由处理具体事务向善于谋全局转变；由满足于做好眼前工作向积极做好超前服务转变；由被动完成领导交办的任务向主动提供全方位、多层次的服务转变。2.在为基层服务上要牢固树立“职工利益无小事”的政治立场和政治态度。把职工的呼声作为我们工作的第一信号，充分发挥办公室作为领导联系群众的桥梁和纽带作用，确保职工群众意愿能够为领导所了解。3.在为部门服务上要平等协商，端正态度。对兄弟部门，要相互尊重、相互支持。

（二）加强组织协调的能力

组织协调是办公室协助领导进行管理的基本职能，也是一项十分重要而且难度很大的工作。单位中领导的分工会有交叉，部门的职能会有重叠，各部门工作中你中有我、我中有你、职责交错、利益相兼的问题，往往是导致部门之间意见分歧和相互矛盾的一条重要因素。有些事可能会争着管，但更多的事可能谁也不想管，这就需要办公室综合协调，不能把矛盾交给领导。要努力做到大事化小，小事化了，不能没事变有事，有事变大事。因此协调和沟通，对办公室工作来说具有十分重要的意义。办公室的工作，不仅需要强烈的事业心和责任心，而且需要具备很强的协调素质。办公室的协调素质需要很多，但概括地说，要努力做到“眼勤、耳勤、脑勤、手勤”，通过广泛的“看、听、思、写”来认真地分析、研究、协调问题，要眼观六路，耳听八方，多思善谋，精于写作。只有这样，才能结合自己的工作特点和性质，切实搞好调查研究，高质量高水平地为领导出谋划策，做好协调工作。充分认识协调沟通的重要性，有利于工作的开展、决策的执行和办事效率的提高。

（三）建立科学的事务办公工作流程

建设一支政治能力强、业务素质精、思想作风过硬、日常办公事务严谨的秘书工作队伍。从根本上说，正是因为办公室秘书工作的繁琐性，才更需要具备严谨、科学的制度管理。没有规矩不成方圆，办公室要配合上级部门创建一个健康发展、良性循环工作体系，要根据本单位的情况制定有效的措施，首先要合理分工，制定各种工作人员的工作职责，落实指标，各司其职，各尽其责，建立健全机关各项工作制度，做到工作有章可循。其次工作要有目标和计划，要做到年有工作要点，季有工作安排，月有情况通报。在制定目标时，要将总体目标与突破工作项目结合起来，同时要建立监督机制，提高办事效率。对重点、焦点问题，要督办督查，在规定时间完成。

（四）培养秘书工作者的思想信念

企业管理者要为秘书工作树立一套坚决拥护、跃鲋葱械闹贫裙嬲隆R根据秘书人员参与决策活动的现状，促使他们将责任意识和服务意识发挥到最佳状态。要以社会主义核心价值观作为根本的发展导向，使秘书工作能够更加贴合上级领导所作出的重要决策和工作思路，使秘书能够尽职尽责，更好的把握企业秘书工作的价值方向和思想脉络。

当上级领导将任务下发到办公室时，如何贯彻执行、如何全面下达成为秘书工作的重点之一。在企业进程中，秘书工作人员要善于听取别人的意见，然后根据自己的实际l青况，进行规划和统筹。要在问题发生的时候，第一时间转变被动状态，将不利化为有利，更好的服务于企业发展。并且在秘书各项琐碎繁多的工作中，保持严谨细致、一丝不苟的状态，做到严以律己、宽以待人。

（五）提升办公室秘书的业务能力

随着经济社会的飞速发展，渊博的科学文化知识是决定企业秘书工作的重要方面。伴随着经济时代的到来，企业秘书工作的发展形式、知识内容不断更新，这就要求企业管理者具备创新意识，不会在层出不穷的工作形式上迷失方向。因此，企业管理者需要针对办公室秘书的工作情况，开展一系列的组织培训。

在业务培训上，要促使秘书人员能够针对不同的企业群体，如企业一线基层职工、企业中层干部、企业高层管理人员等进行定期的交流。让企业秘书能够在不同风格的制度规范建设中，找准企业内部人员的工作定位，以便在运行工作的过程中，提升企业秘书工作的效率和质量。而同时，这样做的目的也能够使企业秘书作为各个部门的联系者，熟悉其中的业务形式，从而以合理有效的发展对策进行解决，使培训工作作为秘书工作质量提升的重要保障。

根据企业的实际情况，进行一系列的创新。在秘书工作业务上，逐步增强秘书工作的发展形式。借助于现代化办公软件，实行系统性的信息交互、例如，通过电子邮箱、QQ、微信公共平台、微信通联群等形式，使秘书工作更加便捷高效。构建一个完善的计算机工作脉络，将互联网作为联系企业内部秘书工作的平台，使企业管理者能够掌握计算机知识中的各项信息。

同时，还要促使企业文秘工作者具备强烈的政治敏锐性和鉴赏性，能够在处理企业事务的过程中，保持科学的观察方法和角度。要使秘书人员能够善于化解问题、建立完善的风险防控机制，从而有针对性的开展企业办公室管理的各项工作，紧密围绕企业的发展现状，为企业领导当好参谋、做好帮手。

第7篇：秘书处工作思路范文

关键词：独立学院 行政秘书 能力

秘书，古已有之，该称谓最早在我国出现的形式是指宫禁秘藏之书或秘密机要的文件。后来统治阶级为保管宫廷中机密公文、书籍而专门设置了秘书这个职务。随着人类社会的发展，资本主义市场经济逐渐发展扩大，秘书这个职位的演变也经历了从官职向社会职业转变的过程。秘书这个岗位本是与领导岗位相伴而存的，有领导自然就要有秘书的存在。秘书与领导的关系是一种有别于同事关系的特殊关系。这种关系处理的好坏事关乎全局工作的开展和秘书工作的成败。独立学院的行政秘书不是某个领导的专门秘书，而是为整个二级院系领导群体及所属师生服务的，工作兼具管理性、服务性、奉献性、协、参谋性、知识性、专业性及综合性等诸多的特点。与此同时随着时代的发展，新的教育体制改革和独立学院自身更新也给行政秘书赋予了新的挑战，本文将以作者多年独立学院行政秘书的工作实践经验为基础，探析新形势下独立学院行政秘书所应具备的素质。

1 多元化才能

独立学院行政秘书往往所负责的工作面大，接触职能部门范围广，需要在工作中勤奋学习，培养多元化的才能。比如：行政秘书日常主要工作重点就是为领导或本系或部门起草，撰写申请、报告、发言稿、规章制度等，这就要求其应具备的最基本素养是应用文写作的能力；独立学院的党支部书记、工会小组长，往往是由行政秘书兼做，这就要求行政秘书具有很高的政治领悟力和较高觉悟，方便相关工作的开展；行政秘书由于主要负责公文的来往记录及传递，信息的沟通及协调，所以行政秘书通常也兼职本系或者部门的档案管理员工作，这就要求行政秘书必须具备档案整理、保存、提档等，即档案管理的能力；行政秘书还经常是本部门或系的资产管理员，这就要求其必须具备资产的申请采购、建档、日常维护等资产的管理能力；当今是信息化社会，行政秘书往往还是本系或部门的信息联络员，即负责本系或部门网站的维护，建设等工作，这就要求行政秘书具有一定的计算机和互联网的使用技能等等。

2 组织能力

此处的组织包括对工作项目合理分类的组织能力及活动的组织能力。独立学院行政秘书面对着纷繁复杂的各项工作，需要通过对全局的把握，分配时间精力于各项工作中，保证各项工作能够顺利完成；行政秘书还应该是一个好组织者，他需要为会议和活动作计划，并落实安排，组织数据的填报等等。

3 协调沟通能力

独立学院行政秘书需要与领导、同事、学生、其他职能部门等不同的角色打交道。在与领导的工作接触中，好的沟通能力是秘书了解和掌握领导思维方式和工作方法的有效途径，也是汲取知识和丰富阅历的智慧之源。通过思想的上下互动，才能协助好领导完成各项工作；在与其他同事的工作接触中，良好的协调沟通能力，不仅可以避免产生误解和矛盾，而且可以大大增加工作效率，便于组织其他教职工一起工作，又快又好的完成领导所交办的任务；在与学生和其他职能部门的工作接触中，好的协调沟通能力就像独立学院整个管理机械部件中的剂，可以大大提高工作效率，甚至左右工作的完成结果。

4 灵活应变应对能力

尽管独立学院行政秘书并没有决策权，但是在一些特殊的情况之下，行政秘书还是要对一些问题进行处理和控制，以此来防止问题的扩大或减少损失的出现，这就是应变能力。

灵活的应变应对能力是独立学院行政秘书的职责所在，贡献所在，价值所在。灵活的应变应对能力需要行政秘书通过所具备的多元化才能游刃有余的处理工作中的各项事务，尤其是处理突发事件。这种灵活应变应对能力也经常需要行政秘书能够想领导之所想，想在开始做事之前，通过对事态变化的留心观察和把握，适时的应变应对。

5 获取新知识，并立足本职开拓创新的能力

随着我国高校教育改革的不断深化与拓展，高校管理不断成熟与发展，对行政秘书的要求也越来越高。这对于我们行政秘书来说，既是机遇也是挑战。一方面，我们要抓住利用机遇，充分利用自己已有的才能，为学院的管理与发展做出应有贡献。另一方面，我们还要坚持学习新知识、新观念和新技能，走在时代变革的前面，时刻准备迎接工作中的新要求、新挑战。

立足本职，开拓创新，强调的是行政秘书要有创新意识。它是高校行政秘书服务日常行政管理工作的基本准则，所有工作都必须以此为向导。在日常的行政管理工作中，行政秘书除了要对有关信息材料分类整理，向院系领导汇报外，更重要的是对所面对的工作任务首先进行一个全面的综合分析，形成自己的思想和见解，利用创造性思维去贯彻领导的意图来完成工作任务，在看似呆板滞后的工作中寻求突破。开拓创新能力的形成需要行政秘书主动从工作观念、方法和手段中寻找思路，敢于创新，只有不断的勇于创新，去做、去实践，才能为以后的工作开拓思路、方法从而更好的为领导和师生服务。

6 团队合作能力

随着时代的进步，独立学院行政秘书所涉及到的工作大多已不是能由其一人所能完成的，比如统计数据类报表的填写，就需要系内各教研室或老师协作完成，这就需要团队合作的能力。营造好的人际关系环境是行政秘书处理团队合作工作的基础条件，之后就需要行政秘书能够从全局及局部角度出发，摆清自身所处位置，团结合作，共同完成所分派任务。

7 个人心理容量修养

好的独立学院行政秘书一定要具备好的心理容量修养。行政秘书的工作不仅繁杂，而且枯燥，加班是家常便饭，但往往得不到大家的认可，收入与付出也多不成正比，这就需要行政秘书有较好的心理容量修养，以积极的心态面对工作；良好的心理容量修养还表现在能够守得住秘密，行政秘书的日常工作经常是与领导和机密文件打交道，涉及面广，要求行政秘书能在平凡的岗位上仍然守住秘密，否则势必造成院系内部的混乱和矛盾。心理容量最重要的表现是能以海纳百川的心态面对工作中的人、工作中的事。行政秘书往往是一个院系的窗口，形象往往代表着整个系的形象，所以行政秘书在待人接物方面一定要有礼貌有涵养，不管你正为多少繁杂的工作烦恼，都要将最好的精神面貌呈现出来。另外，行政秘书要懂得不管工作多辛苦，心内的委屈有多少，都要用积极的心态面对工作，面对自己，能够在日常生活中利用点点滴滴的时间学习新的技能，通过读书、参加培训等等各种渠道完善自己、提高自己，将自己打造成综合业务能力强的行政管理工作者。

参考文献：

[1]丁建平.企业秘书必备的五种能力[J].秘书工作，2006.5.

第8篇：秘书处工作思路范文

关键词：职业倦怠；行为激励；教学管理

作者简介：左晶（1977-），女，陕西铜川人，西安科技大学化学与化工学院，工程师；王罗慧（1979-），女，陕西商洛人，西安科技大学计算机科学与工程学院，工程师。（陕西 西安 710054）

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2014）05-0255-02

马斯洛激励理论认为激励来自人的需求，如自身生理需求、安全需求、归属和爱的需求、尊重需求、自我实现需求。工作本身、赏识、进步、成长的可能、责任、成就是激励的主要因素。在现代人事管理中，激励是提高员工工作效率、发挥行政运行效益的主要手段。

高校教学秘书是教学管理工作第一线的实施主体与中坚力量。高校教学秘书的日常工作繁重，工作业绩很难量化。在拔尖人才培养和建设的高校人事体制下，教学秘书群体显得微乎其微。但是作为协调学校与二级教学单位运转的重要组成部分，他们的岗位却是举足轻重。随着高校准入门槛的逐年提高，教学秘书队伍的学历层次有了整体性的提高。教学秘书的工作如何融入到高校教学管理和教育发展中，以及教学秘书队伍的职业化、可持续发展成为一个更加值得深入探究的问题。笔者结合自身的工作经历，从目前教学秘书职业发展的主要障碍提出依靠自身的行为激励走职业化发展的道路。

一、教学秘书发展的主要障碍

1.繁重工作压力下产生的职业倦怠

随着高校办学规模扩大和专业逐步细化，扩大了二级学院的教学管理权利与工作任务，教学秘书的工作职责和范围越来越大。大多数高校的人事编制未能根据学生人数、专业个数、教学建设等具体情况合理配备教学秘书。工作时间长、工作量大、工作强度高、工作责任重，教学秘书极易产生情绪倦怠和心理压力。[1]同时许多高校未能从制度上给予教学秘书队伍足够的激励和支持，没有合理的晋升制度和评价机制，对提高高校教学秘书队伍专业化的积极性造成很大影响。长久以来，对教学秘书岗位的偏见和价值的不正确认可，责任—权利—利益不对等的现实状况导致教学秘书很容易产生自卑感与不平衡，付出的辛劳和情感得不到回报与认可，造成了教学秘书的职业倦怠。[2]

2.缺乏定期的业务技能培训

近些年来随着高校专业认证、审核性评估工作的逐步实施，对高校教学管理的科学化、规范化提出了更高的要求。教学秘书工作专业性强，需要不断地进行专业知识技能培训来创新工作思路、工作内容。目前西安科技大学大多数教学秘书都是理工科专业毕业，他们所受的专业知识教育各不相同，知识层次和文化素养各有差别，绝大多数人上岗前没有系统地学习过教学管理基本知识，没有接受过专门的岗位培训。但是高校及二级学院的人才培养仅把教师的学历深造和发展纳入其中，教学秘书的职业培训与学习却无人问津。教学秘书的培训仅限于工作需要的教务系统培训，很少有机会参加外地调研、教学会议等。

3.工作的创新性、延续性不强

工作的创新源自于理论知识的深入学习和长期的实践探索。长期局限于繁琐的教务工作导致教学秘书没有足够的精力涉足教学管理工作，多是机械地往来于教务处与学院教务之间的各种通知、任务，执行各种规定，长期以来缺乏对教学实践工作的深入总结、思考与探究。教学秘书鲜有机会参加与自己本职工作直接相关的教学管理项目研究，教学科研的成果以论文形式为主，且论文水平相对不高，教学科研创新能力不强。

二、教学秘书行为激励的有效途径

1.教学秘书职业生涯规划管理

高校对于教学秘书的培训、评价、激励、晋升等一系列人力资源管理不完善，导致教学秘书的职业倦怠。但在当前高校现有的体制下，要想根本性改变教学秘书的地位不是一朝一夕的事情。从教学秘书自身来说，必须建立适合个人的职业生涯规划和目标管理。根据个人的实际情况制定具体的目标，不可好高骛远，但是也不能妄自菲薄，在发挥个人专业技能优势的前提下开创性地工作。目前西安科技大学的教学秘书均为各学院相关专业的硕士研究生，具有相关的专业知识技能，教学秘书的潜力还有很大的发挥余地。另外，教学秘书积极参与了一些教改和科研项目。近两年西安科技大学先后进行了采矿专业、安全专业、测绘专业的认证，专业认证的标准化、科学化、规范化的教学管理对于教学秘书也是一种发展契机，有利于学习本专业教育的规范管理。高校教学秘书需要不断提高自身的专业知识、专业道德、专业自主意识，并最终使高校教学秘书队伍真正成为一个专业化的职业团队，进而得到社会的承认和认可，使自我价值得以实现。[3]

2.结合信息化手段提高工作效率

网络时代下，信息管理是应对日益繁重的教学管理工作的有效途径。对于教学秘书而言，目前学校的教务系统基本实现了教学计划、任务、学生学籍、成绩的系统管理。除了依靠基本办公软件处理日常工作外，数据库的使用在二级教学管理工作中也将发挥更加重要的作用。例如学院历届本科毕业论文（设计）对教师教学、科研有很大的指导性，电子版资料往往要永久性保存。传统的管理方式很难满足毕业论文资料日益繁重和多样化的特点。开发基于Access、SQL平台的毕业论文数据库系统，可以查询学院学生、教师的毕业论文信息，提高教学秘书信息管理的效率。

3.专题技术培训增强管理研究能力

建立正规的职业培训可以改变员工的价值观、工作态度和工作行为，在高等教育快速发展的今天，教学管理的专业性、科学性逐步增强。长期以来教学秘书在“重使用，轻培养”的错误观念下得不到发展。为此，教学秘书应该在学院内多与领导进行业务上的交流，参与各类教学管理的专题研讨会，业务软件的使用培训，专业建设、精品课程、学籍管理方面的专题讲座。职业培训使教学秘书获取了新知识，拓展了视野，增强了教学管理研究能力，使教学秘书能站在全局的角度开展教学管理工作，为今后职业生涯发展积累了资本，为提升教学管理能力和职业素质奠定了基础。[4]

4.结合教学管理实践，凝练并升华教育教学中的思路和理念

尽管繁重的事务性工作影响了教学秘书的工作创新能力，但是处处留心皆学问。结合学院自身的学科、师资队伍、实践条件、科研成果、人才培养特色，在实践中创新工作思路、方法和模式，积极思考和努力探索教学管理的新途径、新方法。实现从事务性工作到教学管理策略的升华，从而提高教学秘书的创新能力和职业成就感。近两年来，笔者结合学院各专业的实际情况，对近三届毕业生进行了跟踪调查。虽然在此过程中出现了人员不足、没有专项经费、调查形式单一、重视程度不够、受调对象不够配合等困难，但还是获得了不少毕业生和用人单位对学院教学的客观评价，为毕业生的社会评价和跟踪调查服务奠定了一定的基础。毕业生的就业质量评价结果被及时反馈到教育教学各项人才培养工作的动态调整中，形成了有计划、有实施、有调查、有落实的规范化闭环评价结果反馈机制，使教学质量分析从定性分析转向定量和定性相结合，教学管理和评价从经验型转向科学论证型。

三、提高个人的职业素质和工作能力，走内涵式发展的道路

1.教学秘书档案管理意识

教学管理过程中形成的教学档案具有查考和凭证作用，对于总结教学经验、积累知识等具有重要的作用。档案意识和档案管理能力是教学秘书工作规范化与职业专业化的重要体现。教学档案不仅种类繁杂，而且数目繁多。教学档案应该做到全面系统、科学管理、分门别类、有规律可循。教学秘书应学会利用计算机进行档案整理。教学档案管理也应从经验管理向科学管理转变，从分散管理向集中统一管理转变，从手工管理向现代化管理转变。[5]因此，教学秘书应该努力学习档案管理知识，对学院的各种技术资料、教学过程管理文件进一步专业化、信息化，实现二级教学管理过程的科学规范。

2.发挥制度建设的作用，规范教学管理过程

制度是教学秘书工作健康、有序和高效开展的重要保障，是充分发挥教学秘书工作积极性的重要保证。教学管理规章制度齐备，能够减少教学管理过程的随意性和盲目性，推进教学管理规范化、制度化。教学秘书应该熟悉学校教学工作的有关规章制度，熟悉本学院各专业的教育教学规律和培养计划，宣传并认真贯彻执行。随着时代的发展，教学改革的不断深入，教育秘书应及时对不适宜学院发展的教学管理规章制度进行修订，使其针对性、时效性、合理性和可操作性进一步增强。对于新出现的教学管理事物应及时制定相应的管理规定，并在实施过程中不断补充、修订，使其不断趋于完善。[6]

3.将高等教学管理工作融入到高校“育人工程”中

教书育人、管理育人、服务育人是高校人才培养的有机整体。教书育人是学校育人的主渠道，管理育人亦是学校育人工作的重要组成部分。教学秘书对学生的学习方法指导和心理咨询方面具有积极作用，他们向学生介绍有关信息和学籍管理的知识，通过座谈了解学生的学习情况和学习中的困难，为学生排忧解难。教学秘书应在与学生联系与接触中做出表率，以文明服务、礼貌待人、无私奉献的职业道德和完美的人格力量，潜移默化地影响学生，积极发挥管理育人的作用。[6]

四、结语

在当前重视拔尖人才培养和建设的高等教育人事体制下，依靠人事制度的激励改变教学秘书的社会地位和职业声望并非一朝一夕的事情，教学秘书的职业化道路、可持续发展依然要取决于自身的行为激励，教学秘书应将学科专业知识和教学管理专业知识有机结合起来，培养丰富的专业知识、执着的专业精神和精湛的专业能力。从理论到实践，在不断自我完善、自我提高的过程中使教学秘书的职业更加专业化、标准化，使教学秘书的工作真正融入高等教育的育人工程中。

参考文献：

[1]刘琼，华小梅.探讨当前高校教学秘书队伍专业化建设[J].中国电力教育，2012，（26）.

[2]张铮.高校教学秘书职业倦怠状况及对策研究——以TC大学为例[D].天津：天津大学，2010.

[3]韦素玲.高校教学秘书队伍专业化建设的路径[J].黑龙江教育（高教研究与评估），2012，（2）.

[4]丁文婷.新时期高等师范院校院（系）教学管理研究——基于教学秘书的角度[D].武汉：华中师范大学，2012.

第9篇：秘书处工作思路范文

Abstract College administrative secretary is an important part of the university administrative management team， for the development of colleges and universities. Through the survey found that the executive secretary in Colleges and universities team is facing multiple contradictions， the executive secretary of the development and the path of ascension can be summarized as： on the one hand， Administrative Secretaries in Colleges and universities to enhance the self ideological and moral quality and professional quality， on the other hand， colleges and universities should the executive secretary to strengthen the humanistic care， and the formation of mature and perfect appraisal system， provide good training and learning opportunities for its development.

Key words colleges and departments in universities； administrative secretaries； improvement path

1 高校行政秘书面临的矛盾

1.1 工作任务重与薪酬待遇低之间的矛盾

高校行政秘书的工作内容几乎涉及学校工作各个方面：不仅要从事学校性的文字工作，包括校内材料、对外材料的撰写、校内下达各种通知文件的撰写、各部门上报材料的校对整理等；上传下达，收发材料；学校会务等行政工作。高校行政秘书是公认的工作任务重、常常加班的职位。

笔者曾经做过一项“高校行政秘书年薪收入调查”，通过发放问卷的形式随机调研100名高校行政秘书，调研结果发现，近70%的秘书年薪收入低于7万元，50%的高校行政秘书收入为3-5万，仅有1名秘书年薪达到9～11万，占比2.2%。据调查笔者所在学校的东莞地区其他单位薪酬水平：公务员纯工资年薪平均为12到15万，事业单位如初、高中教师纯工资年薪平均为10万，在高校，专任教师纯工资年收入可达15万。由此可见，在高校行政秘书队伍中，年薪达到公务员、事业单位人员的平均薪酬的仅占2%。

薪酬虽然不是衡量一切的标准，但却是保证工作和生活的物质基础。高校行政秘书工作量与其薪酬之间没有很好地对应，也容易导致高校行政秘书工作的动力不足。

1.2 工作压力大与发展空间小之间的矛盾

行政秘书长期面临着非常大的工作压力，一方面，多数工作任务比较紧急，一般要求他们在紧张的工作时间内将各种繁琐或突发的事件处理好。另一方面，很多高校并没有为领导一对一地配备秘书，导致一位高校行政秘书同时要为多位校领导服务，并且不能出任何差错，这势必增加秘书的心理压力。

在许多高校，行政秘书发展空间很不明朗，表现在：第一，很多高校行政秘书尚未纳入编制管理，大部分还属于聘任制，限制了他们的职务发展，他们在走行政这条道路上前途堪忧。第二，目前高校一般没有行政秘书的完整评价体系，聘用制的行政秘书在行政这条道路受阻后，只能通过评定职称等来提高待遇，而学校对于行政人员晋升到高级职称限制比较多，走科研职称这条道路也是颇为困难。即便可以评定职称，但高校行政秘书面临着繁重的工作任务和较大的工作压力，没有多余时间进行科研，也只能是为了评职称象征性地参加一下与工作内容不甚相关的教学科研活动，这进一步模糊了行政秘书的未来。

笔者做了一项关于“高校行政秘书对自己的职业规划”的调查，通过发放问卷的形式抽样调查100名高校行政秘书，结果显示，约54.5%的行政秘书明确表示愿意转到院系教学岗位。这表明超过一半的高校行政秘书对自己的现状并不满意，对目前的行政之路并没有动力和期待，认为转教学岗才是出路。高校行政秘书在较大的工作压力下，却看不到发展方向，工作压力与发展空间之间的矛盾导致他们容易产生职业倦怠。

1.3 综合素质要求高与业务素质水平不均之间的矛盾

行政秘书日常事务包罗万象，不仅要处理好文书工作和各种繁琐事务性工作，还要作为领导的参谋者，成为领导的得力助手。这要求行政秘书拥有较扎实的公文写作基本功、较强的语言表达能力和组织管理能力、处理突发事件的应急能力、超常人的忍耐性和抗压性、迅速熟悉文件及反馈问题的能力等。

目前，高校行政秘书队伍业务水平参差不齐，其原因可归结为几个方面：第一，从行政秘书来源构成来看，来源结构复杂。笔者做过一项关于“从事高校行政秘书工作岗位的途径”的调研，通过发放问卷的形式随机调研100名高校行政秘书，调研结果发现，高校行政秘书的来源的基本途径有三种，即留校学生、校内教师引荐、公开招聘。24%的行政秘书是随家属调入、熟人朋友推荐等途径进入高校，高校并未对其业务素质进行严格审核。57%的行政秘书通过招聘进入，高校在招聘行政秘书时，很少强调专业背景，没有严格地限制专业，导致很多行政秘书并非科班出身，水平不一。第二，一般高校并没有针对新进行政秘书的成熟培养体系和较为专业的业务知识培训。新人往往需要通过几年的工作摸索才能熟练掌握相关工作内容，工作表现越突出的秘书得到的锻炼越多，也有秘书陷于繁琐事务中，加之领导不够重视，没有多余时间进行业务学习，导致高校行政秘书整体业务素质不均。

2 提升高校行政秘书队伍素质的路径

2.1 重视思想道德修养和业务素质的提升

学校办公室是代表学校形象的综合部门，行政秘书是十分重要的岗位，要时刻注意加强思想道德修养，做到思想上充分重视，保持积极心态，端正工作态度，保持高度的责任感和自信心。

高校行政秘书更要注重业务素质的提升。很多高校并没有对行政秘书进行专业性强的业务培训，行政秘书需要充分发挥主观能动性，加班加点，提升自己的业务素质：可以通过研读各类秘书资料和文本，加强对业务知识和技能的学习；通过网络课程和向学校经验丰富的同事请教，提高自己的公文写作能力；抽时间多参加培训、多看书，完善工作方法，锻炼管理能力、组织、协调、执行和控制能力等。

2.2 增强组织人文关怀

行政秘书岗位的人员流动较频繁，若出现“人文关怀缺失”，学院就会缺乏向心力和凝聚力，效率就会低下。

调查可知，75%高校秘书认为其所承担的工作对提升个人及学校的核心竞争力起到一半作用甚至没有作用，说明他们缺乏被认同感，行政秘书工作业绩难有较为科学的考核标准，难以得到认同。因此，高校要加强对行政秘书群体的人文关怀：第一，在充分地肯定和表扬行政秘书的工作成绩的基础上，要加强指导，创造条件，有计划、有目标地提升行政秘书的业务水平；要给行政秘书的职业规划创造发展机会。第二，重视并关心行政秘书的工作和生活，物质是生活的保障，适当提高高校行政秘书的经济收入，以增强其职业自豪感和工作满意度。第三，营造有利于行政秘书发展的良好舆论环境。一方面，招聘行政秘书时要严格选拔综合素质高、业务能力好的人员，从侧面提高行政秘书的威望。另一方面，多鼓励、多夸赞、在政策允许范围内给予他们适当奖励，让行政秘书感觉到付出是领导所认同的，领导是可以看到的。

2.3 形成完善的考核评价系统

据调查，一般高校还没有形成较为成熟的针对行政秘书的考核评价系统。第一，可制定较为完善的考核办法。如可以制定出工作完成效果和民主测评相结合的绩效考核制度，将行政秘书的工作内容量化为一项可以测度的指标。如：考核其工作完成的及时性、执行上级指示以及部门规章制度的状况；岗位职责的履行情况；是否有超工作量，超工作量予以适当奖励；通过民主测评其德、绩、勤、能的表现状况，相关部门对其管理和服务评价的满意度等。

第二，建立针对行政秘书的奖励机制，对年度评比表现优秀的或已经考取秘书从业证等相关资格证的工作人员，可适当给予物质奖励、职务聘用优先等有效措施等，激发他们的工作积极性。

第三，给予高校行政秘书更多的发展机会和选择。前文提到，笔者所做的一项关于“高校行政秘书对于自己的职业规划”的调查，调研结果显示，约54.5%的行政秘书明确表示愿意转到院系教学岗位，表明了近半的高校行政秘书对于目前的行政职务之路不抱希望，希望能够转到院系去做专任教师。对于此类高校行政秘书，可鼓励其抽时间多学习，增强自我职业技能，考取博士，并为其实现自我职业规划的实现提供机会。开放些校内专任教师岗位公开竞聘，符合条件的行政人员均可参加应聘。调查显示，有27.3%的高校行政秘书表示虽然辛苦，但是愿意在此道路上一直走下去，寻找机会，愿意暂时安于现状。对于表现优秀的高校行政秘书可以在行政职务系列给予其优待。

2.4 提供良好的培训和学习机会

高校要高度重视对行政秘书相关业务知识及管理技能方面的教育培训，加强培训力度。一方面，高校要制定和组织开展的秘书工作培训制度，在校内定期展开培训，定期邀请相关方面专家或者聘请校内有丰富经验的教师，有计划、有组织、有重点地对行政秘书实施业务技能培训。另一方面，要积极派行政秘书外出参加培训交流，通过学习和交流，拓展其知识，提高业务技能。