项目档案管理方案精选(九篇)
第1篇：项目档案管理方案范文
（一）档案意识不强部分工程项目的负责人对于用户的档案资料移交、归档等意识不强，审批材料、合同、许可证等重要文件原件常常保存在业务部门或者用户里；有些依时移交的文件规范性也不能保证。并且在工程负责人、资料管理员工作交替、岗位调动、工作调整以及企业兼并重组时，档案的交接工作没有做好，致使工作脱轨等问题出现。
（二）档案不完整在工程施工的时候，存在不完整的记录原材料进货、材质试验报告，出厂实验报告字迹模糊或者不是原件，隐秘工程技术记录填写内容不完整，缺少工程照片，不完整记录施工技术的内容，各方签字手续不完整等情况。在工程验收的阶段，工程完工验收和质量检查之后，整治管理过程中的档案资料常常会出现不同程度的漏洞。例如验收时资料不完整，签字或者字迹不规范，竣工图编制不准确等。
二、对于加强配电网工程项目档案管理的建议
1）要清楚了解目标责任制，强化档案管理意识。首先，要完备岗位职责，让领导、档案室负责人、专职档案人员各施其职，严格遵守自己的职责；其次，强化档案人员的超前控制意识。其要主动参加配电网工程项目文件管理的各个环节中，弄清楚本单位生产运作情况和文件资料形成的有关信息；再者，要积极宣传档案法制，这样可以使得工作人员与用户增强沟通，互相体谅，从而建立良好的工作关系。
2）对配电网工程项目要做好早布置、早落实的措施。要对配备档案人员、建设库房、添置设备等做出具体的要求，从而确保项目档案管理和工程施工一同打下良好的基础。要对项目文件归档标准、项目档案分类标准等建立规范的准则；档案管理部门在工程立项前就要与工程相关部门交涉，确定管理的要求，并把档案工作作为工程管理的内容之一，收集好前期文件、材料。
3）加强对于项目档案的电子影响资料收集整理，促进项目档案管理信息化进程。大力实施、推行工程档案管理系统的应用，档案专员在工程施工前就自觉与工程建设单位沟通协调，把工程项目的文件、材料图纸等电子化，减少档案专员的重复工作，从而提高工作效率。将从前的手工整理图纸资料的管理方式转化成无纸化收集、流转、归档、整编档案，从而达到工程信息与技术成果共享，促进项目档案信息化的进程。
三、结题
第2篇：项目档案管理方案范文
【关键词】国防科技工业 固定资产投资项目 档案管理
国防科技工业固定资产投资项目（以下简称投资项目）是准公共品的投资项目。投资项目档案是指在项目立项、实施、竣工验收等各阶段形成的有保存价值的各种载体形式的历史记录。在对其进行档案管理的过程中，档案管理人员需要认识到其档案管理对投资项目的影响，如果档案管理不善，将会造成严重的后果。因此，投资项目的档案管理工作一定要做到具体和全面，并且需要及时的发现问题，采取有效的措施进行解决，实现对投资项目档案的良好管理。
1 我国对投资项目档案管理的要求
1.1 依法建立健全的档案
依据《中华人民共和国档案法》和《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》要求，每项投资项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工阶段的全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件建立全面、系统的档案。档案管理人员要依法对档案进行管理，严格履行自身的职责，如果发生违规事件，需要按照相关规定进行处罚。
1.2 重视档案管理工作
由于投资项目属于公共品的投资，是百年大计，关系到国计民生的大事，需要通过档案的方式记录整个项目实施的过程，档案管理人员需参与项目的管理工作，如果领导、项目参与人员及档案管理人员不重视档案管理工作，势必会造成档案记录方面和整理方面的失误，这对于整个投资项目来说都会造成很大的影响，甚至会造成项目无法实施下去，无法实现项目的可追索性，因此，重视档案管理工作是非常必要的。
2投资项目档案工作的特点
2.1 收集过程复杂
由于投资项目一般工程量都较大，涉及到的内容非常多，实施时间非常长，而在档案管理过程中，收集档案的过程比较复杂，收集档案的时间长且分散[1]。另外，在进行档案收集的过程中，由于收集人员常发生变动，也增加了收集过程的复杂性。
2.2 参与部门多
在进行投资项目档案管理的过程中，还具有参与部门多的特点，其主要是每一个投资项目在实施的过程中，会有很多的参建单位，并且每个参建单位都会有很多的部门，档案收集工作非常的繁重，在收集档案的过程中，需要与每一个部门进行良好的沟通与协调，才能保质、保量及时的收集整理好完善的档案资料。
2.3 整理难度大
整理难度大主要是由于投资项目规模较大，专业性强，材料较多导致的。在将收集回来的资料进行分析筛选的过程中，需要将有用的资料留下，没用的资料筛除，工作量是非常大的，并且整理的难度随着资料的增多也会增加[2]。因此，需要结合投资项目档案工作的特点采取针对性的管理措施，才能够达到预期的目的。
3投资项目档案管理的措施
3.1 建立健全的档案管理制度
健全的档案管理制度是投资项目档案管理顺利进行的有效保障，因此，建立全面、系统的档案管理制度是重中之重，档案管理人员只有严格的依照档案管理制度进行档案管理，才能够保证档案管理的科学性和全面性。在建立健全的档案管理制度方面，主要需要做如下几个方面的工作。一、实行领导责任制和工作岗位责任制，职责明确，相互协调，充分发挥各级各部门的工作职能。二、制定档案归档范围和整理标准。有了范围和标准，就可以为管理人员指明工作方向，减少失误，提高档案管理的质量。
3.2 项目档案工作与项目建设工作同步进行
从投资项目实施的那一刻起，就应该开始项目档案管理工作。项目建设单位需将项目档案管理工作纳入项目建设管理程序，建立项目档案管理制度。而很多的管理人员在投资项目实施很长一段时间之后才进行档案的收集整理工作，导致档案管理质量方面出现了很大的问题，影响到档案资料的真实性，对此，应该确保档案管理工作与项目建设的同步进行[3]。通过对投资项目从立项到竣工验收全过程的跟踪整理资料，才能够保证档案资料的全面性、真实性，进而使投资项目的档案具有更高的保存和使用价值。
3.3 建立档案管理网络体系
由于投资项目档案资料的收集、整理、归档工作不是一个人或几个人能完成，它是需要各相关部门协调配合才能完成的，因此，要建立档案管理网络体系，与各个建设单位良好沟通，对各个档案工作人员进行明确的分工、提出工作要求，如档案资料的收集、档案资料的筛选、档案资料的整理以及最终的归档要求，这些工作都需要由档案工作人员通过密切的合作才能完成[4]。
3.4 开展档案的专项验收工作
国防科工委、国家档案局《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》规定“项目档案验收是项目验收的必备条件之一。未经项目档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。”档案的专项验收工作主要是在投资项目竣工阶段进行的，通过对档案进行专项验收，能够及时的发现档案中存在着哪些不符合实际情况的问题，并且通过及时的纠正，能够确保档案的真实性、完整性，进一步提高档案管理的质量[5]。在进行档案专项验收的过程中，应该派专门的管理人员组成团队与建设单位共同进行验收，这样才能够保证档案专项验收落到实处，并且发挥档案专项验收的作用，促进档案管理工作的顺利开展。
以本队的军工铀矿地质勘探设施“十一五”退役治理项目为例，该项目2007年3月申请立项，2008年7月开始施工，2010年6月竣工，2012年已完成环保、职业卫生、财务审计、档案等专项验收，2013年进行现场核查验收后再进行了竣工验收。大队在实施该项目时，成立了项目档案工作领导小组，制定了专项档案管理制度，建立了一个完整的档案管理网络体系。各参建单位配备了档案资料管理人员，统一管理项目各阶段的文件资料，并接受档案部门的检查指导，确保资料完整、准确、系统、安全。具体操作为：大队安防环保部门负责项目立项、调研等前期资料以及项目管理文件、项目竣工验收文件和照片档案的收集，并分类归档；大队财务资产部负责项目财务管理文件的收集、归档；施工单位负责项目施工阶段资料的收集、归档；监理单位负责项目监理文件的归集和整理；项目竣工验收后，由大队安防环保部门归集，统一移交大队档案室。
4结语
投资项目档案管理工作涉及到的内容较多，工作较为复杂，并且其中还涉及到项目的保密性，因而，投资项目的档案管理与企业的档案管理存在着很大的差别，在进行投资项目的档案管理中，应该结合具体的情况以及投资项目的实际特点，采取有效的措施进行管理，这样才能获得档案管理的良好效果。
参考文献：
[1] 徐礼祥.全程管理原则在固定资产投资项目档案管理中的应用[J].沿海企业与科技， 2012（12）.
[2] 侯伟霞.浅析固定资产投资项目档案的管理[J].中国管理信息化，2012（13）.
[3] 范越，秦晓宇.国防科技工业固定资产投资项目档案管理的探讨[J].项目管理技术， 2009（03）.
第3篇：项目档案管理方案范文
北京：业主负责制
各建设单位是重点建设项目档案工作的组织中枢，在保证工程建设档案管理质量方面起着关键作用。为此，北京市档案局联合主管部门在重点建设项目档案工作中始终强调实行业主负责制，以抓建设单位档案工作为重心，通过业主职责的充分履行，推动该项目档案管理工作顺利开展。在实际工作中，承担重点建设项目业主单位都能明确机构，配备专职档案人员，加强档案基础设施建设，建立各项档案管理制度，将档案工作纳入工程管理程序，实施合同制管理，并加强对设计、施工、监理等参建单位档案工作的组织、协调与管理，使他们能够明确任务、分清职责，做好各自的档案管理工作，保证了建设项目档案管理工作的质量。如，北京城建集团根据“建设工程项目管理规范”的要求，将工程资料的形成和管理纳入ISO质量管理体系，对建设过程中的工程资料实行全过程监控。国家体育总局奥建办将档案资料的收集归档工作纳入对总包单位工程进度款支付审核范围，保证归档工作与工程进度同步进行。北京建工集团建立档案工作领导责任制，定期对工程项目档案进行检查。市自来水集团将档案工作纳入年终考核，并采取档案保证金合同管理办法，保证了竣工档案的及时接收。北京电力公司以500千伏输变电工程档案为重点，探索电子档案归档模式与方式，进一步加强项目建设、管理中形成的电子文件和电子档案的管理工作。
福建：项目档案登记制度
随着重点项目数量的逐年增加，单从过去的点上指导已很难达到对全省重点项目档案的全面监控。为了及时掌握项目建设情况以及档案工作情况，以便及时跟踪服务，福建省每年在省政府颁布重点项目名单后，即主动与重点办联系，按照《国家重点建设项目档案管理登记办法》和《福建省档案登记办法》、《福建省重点建设项目档案管理登记办法》的要求，下发重点项目档案管理登记工作的通知，提出重点项目档案登记的范围、时间及具体要求，依法开展重点项目档案登记工作，并及时对登记工作情况进行统计分析，通过项目档案登记，使他们基本掌握了个建设项目的建设进度，形成档案的管理情况，对明确重点项目档案工作重点，有针对性地做好各阶段监督指导和服务工作，起了很好的作用。各设区市档案局也都能及时对所辖行政区域内的省、市重点建设项目档案情况进行登记。
重庆轨道公司：“工程档案技术交底会”制度
为了保证施工、监理单位从一开始就能够按照国家有关规定做好项目档案工作，重庆轨道公司从轻轨工程开工建设时起，就坚持实行了“工程档案技术交底会”制度，有针对性的对已中标合同工程的施工单位、监理单位及时进行工程档案技术交底。通过工程档案技术交底会，并形成会议纪要，使每个参建的施工单位和监理单位从工程开工建设时起，就能够明确本合同工程对项目档案有哪些要求，必须采取哪些措施才能保证项目档案收集齐全、内容准确、整理规范、按期归档和移交；从项目经理、技术总工到质检员、施工员、测量员、内业资料员都能明确自己的职责。特别是在轻轨工程的重大合同项目的建设过程中，重庆轨公司还针对项目档案工作中出现的问题，采取及时召开项目档案工作协调会的方式，对出现的问题进行分析，提出整改措施，并对参建各方履行档案工作职责提出具体要求。工程档案技术交底这一措施的推行，在实际工作中取得了非常显著的效果，在轻轨项目档案管理工作中形成了参建各方职责清楚，沟通及时，工作到位，措施有力的良好工作局面，保证了项目档案管理工作的有序开展。
中国航天科技集团公司：项目档案信息通报制度
为组织开展好项目档案工作，航天档案馆加强了组织和管理，加大监督指导的力度，实施项目档案信息通报制度，定期以书面和简报等形式对各单位项目档案工作情况进行通报，加强各级档案部门之间、档案部门与投资部门之间的交流与联系，保证有关领导和部门能够及时了解项目档案工作动态，支持档案部门能更好地开展项目档案工作的监督、指导工作；
“三三制度”
任何工作能否顺利开展和完成的很重要一点在于执行。在制定了项目档案工作方针后，要确保工作的开展和进行，必须提出明确的要求和加强措施。为此，航天档案馆从制度、人员、方法等方面提出了加强措施。肖俊主任明确要求项目档案工作实行实行“三三制度”，即在检查完成后3个工作日内下发整改意见，整改完成并通过审核后3个工作日内下发档案验收结论。有关部门要指定1名人员对单位和项目实行责任制，并负责对口单位的项目档案工作进行监督、检查和指导。在进行具体项目检查前，对有关检查员集中召开1次情况交流说明会，就项目建设及项目档案工作情况和有关问题进行交流和说明。在项目检查验收后及时对有关情况和数据进行汇总。
山东：全方位服务制度
针对重点建设项目档案形成周期长，时间跨度大，流动性较强等特点，山东省各级档案行政管理部门开拓思路、创新方法，运用多种监管手段，加强对重点建设项目档案的全方位监控管理，保证了档案的收集齐全、整理规范、移交及时、保管安全。山东省档案局为加强对省重点建设项目档案工作的监督掌控，对每个项目单位发放档案登记表，要求各项目单位分别于项目开工后6个月内、每年度12月底前、档案预验收后1个月内填写有关档案登记事项。在项目竣工验收前对每个项目都组织进行档案专项验收，按验收标准逐项打分。济南市档案局对城市建设项目档案工作实行跟踪监督指导，自城市建设指挥部成立起即积极介入，印发《加强指挥部档案管理的通知》，明确指挥部应归档文件材料范围和归档要求，不定期到各指挥部检查文书档案收集归档情况；对在建项目及时送达《重点建设项目档案管理监督通知书》和《济南市重点建设项目档案管理登记表》，督促各项目单位做好档案管理。青岛市档案局的做法是首先建立信息提报制度，根据事前掌握的项目信息提前介入，向项目建设单位制发《重点项目档案管理监督通知书》和《青岛市重点项目档案资料管理情况登记表》，各项目单位按要求填报有关信息，档案局再将信息输入重点建设项目档案管理数据库中，实行科学管理；其次是及时跟进，加强事中监督，把项目档案管理与档案目标管理认定和年度考核相结合，对档案管理薄弱的单位实行经常性的监督指导；最后是参加档案验收，把好事后监控关，对在验收过程中发现的问题要求项目单位及时整改。其他各市、县（市、区）档案局也都把档案登记、档案验收、积极介入监督指导作为监管重点建设项目档案工作的重要手段。
江苏润扬大桥：声像档案跟踪采集制度
江苏省长江公路大桥建设指挥部重视工程档案管理，在润扬长江公路大桥工程项目（简称“润扬大桥”）工程建设管理期间，采取有效措施，保证了项目档案与工程建设同步推进，实现了电子档案与纸质档案的双套制归档，并形成和完善了声像档案跟踪采集制度。工作中，为形象再现工程建设全过程，反映工程建设重点、难点以及运用的新工艺、新技术、新方法，指挥部聘请南京电影制片厂专门对工程建设实施跟踪摄影，制作了多角度反映工程建设的专题片。聘请南京浩清广告公司专业人员跟踪拍摄工程照片。指挥部还依靠施工、监理单位的力量收集施工现场第一手照片，在《润扬大桥工程项目竣工文件编制办法》中明确施工、监理单位编制声像档案的责任，要求参建单位根据各自工作职责和内容，拍摄能够反映工程建设的图片，连同竣工文件一并移交，确保了润扬大桥工程建设照片档案的系统与完整。
四川：重点建设项目单位间协作和交叉检查制度
为了贯彻执行档案法及规范化管理办法，宣传贯彻国家有关经济科技档案工作的规范和标准，促进全省企业、科技事业单位档案的协作交流，提高全省经济科技档案管理水平，四川省档案局按片区组建省属及中央在川企业、科技事业单位经济科技档案工作协作组，建立单位间的协作和交叉检查制度。重点建设项目单位属于其中的重要组成单位，共十七个组，其中几个组长单位就是重点建设项目单位。2006年9月底已完成组建工作，年底全省形成一个较为健全的经济科技档案工作网络。2007年起将适时开展交叉检查，已有几个协作组将重点建设项目单位档案工作纳入检查计划之中。
重钢集团公司：技改建设项目档案三级验收制度
为了保证项目竣工档案齐全、完整、准确，整理符合规范要求，重钢集团公司坚持实行了技改建设项目档案三级验收制度，即项目监理单位负责对项目档案进行预验收，项目建设单位负责对项目档案进行交工验收，重钢集团公司（重大建设项目由市档案局负责）负责对项目档案进行专项验收。通过三级验收，对工程竣工档案的质量进行严格的审查把关，上一级验收不合格，不得进行下一级验收，凡档案验收不合格，不得进行项目竣工验收。为了确保竣工档案的质量，并按期归档，重钢集团公司还实行了严格的竣工档案审查签字程序，由施工单位技术负责人、总监理工程师、技改处、质监站、档案处层层审查合格后，签署意见，办理竣工档案移交手续，合同预算处才能办理工程决算。
湖北：档案管理纳入建设项目整体竣工验收制度
湖北省档案局在对重点建设项目档案管理的监督指导工作中，十分注重与有关主管部门的沟通与配合，充分发挥他们的行政职能作用，建立了将项目档案管理纳入建设项目整体竣工验收的制度。省发改委领导将档案管理作为工程质量的重要内容，积极支持、配合档案行政管理部门加强对重点建设项目档案工作的监督指导，将档案行政管理部门作为重点建设项目整体竣工验收单位之一参加整体竣工验收。省发改委每年及时向档案行政管理部门通报重点建设项目名单，有关职能处室在组织重点建设项目竣工验收前，认真审查其档案的管理和验收情况，并向项目建设单位提出档案收集、整理和验收的要求，较好地保证了重点建设项目严格按照国家有关规定加强项目档案管理工作。省交通、林业、水利、电力等重点建设项目较多的行业主管部门领导高度重视本系统重点建设项目档案管理工作，将档案质量提到与工程质量、资金安全同等重要的位置来抓。湖北省水利厅领导对长江堤防工程建设档案管理，明确提出要求：要做到“三个一”，即:创一项优质工程、交一个清白财务、建一份明白档案。成立档案工作领导小组，并建立了分管领导负总责、办公室主任负全责、领导小组成员各负其责、专兼职档案人员具体负责的档案工作组织网络。领导亲自参加项目档案专项验收，及时向档案行政管理部门汇报工程进展情况、档案同步管理情况，有效地保证了档案行政管理部门对工程档案监管工作的顺利进行。
辽宁：竣工档案验收监理制度
要做好重点工程档案工作，关键之一就是必须有一批业务能力强的档案监理人员，以落实竣工档案验收监理制度。为此，根据辽宁省档案局、省建委、省计委联合的《辽宁省基本建设项目竣工档案验收规范》，他们每3年一次，联合举办了5期竣工档案监理培训班，邀请国家档案局、省发改委、省建委、省经贸委相关处室的领导和专家授课；请项目档案工作先进单位介绍经验。由省档案局、省发改委等单位联合聘任“辽宁省重点建设项目竣工档案验收监理”，颁发监理证。由省直单位联合聘任监理，加大了监理员在监督指导工作中的力度和权威。竣工档案验收监理员持证上岗，活跃在全省各个国债建设项目档案工作的第一线，为确保全省重点建设项目档案完整、准确和系统作出了重要的贡献。
江西：竣工档案专项验收制度
第4篇：项目档案管理方案范文
一、重大投资项目档案工作的现状及问题分析
项目档案验收是项目竣工验收的必备和先决条件，档案验收不合格则项目竣工验收就不能通过，做好重大投资项目档案的管理工作非常重要。
(一)现状
重大投资项目档案从形成到收集归档，需要设计、施工、监理、竣工验收等多个单位共同配合完成，是一项复杂的系统工程。虽然各参建单位对项目档案工作都非常重视，但是由于项目档案自身的特点及各项目组的主观因素，项目档案工作仍存在许多问题，具体表现在：
1、重大投资项目建设周期长，涉及面广，时间跨度较大与承建单位较多等特点易造成档案的丢失。一个重大投资项目建设周期短则一两年，长则可达十多年，项目档案工作一直处于运动和补充状态，再加上承建单位较多，使得项目文件很难做到及时归档，极易造成档案丢失。
2、项目建设人员主观认识不足，重视红头文件和结论性文件的管理，疏忽对过程性文件的控制，造成过程性文件缺失。项目人员都知道红头文件很重要，但是对项目建设过程中形成的一些过程文件、随机文件则不太重视，对这部分文件的处理比较随意，常常用后即弃。
3、文件材料收集归档难。部分参建单位或图自用方便，或因产权归属问题，找种种借口，拒绝移交归档。
4、档案完整性、系统性不足，档案验收不合格，影响项目竣工验收。由于项目档案形成的分散性和阶段性特点，以及项目建设人员对档案工作认识上存在误区等主观因素，导致文件材料归档难，档案收集不齐全，完整性、系统性得不到保证，档案验收难通过等问题。
(二)问题分析
项目档案收集难、归档问题多，原因有多个方面，根本原因还在于档案人员无法对项目建设的全过程进行有效跟踪，难以对过程性文件做到全面监管。要解决这个问题就必须认真研究有效的应对策略，建立科学、合理的全过程档案管控模型，通过对项目建设流程进行跟踪，从而对文件产生流程进行管控。
二、项目档案管控应对策略
(一)健全项目档案管理机制，理顺档案管理与项目管理的关系
在项目建设过程中，项目建设人员往往不认可档案工作也是自身本职工作，档案管理与项目管理之间常常脱节。究其原因，就是档案管理与项目管理的关系没有理顺，项目建设人员没有认识到档案管理本身就是整个项目管理的一部分，档案管理应当与项目建设同步进行。任何一个工程项目决不是为了形成档案而去建设的，其产生的档案材料都是服务于该项目本身的，因而不可能将档案工作单独分割开来，档案管理与项目管理之间是一个有机联系的整体，属于包含于与被包含的关系。项目建设单位应当建立健全项目档案管理制度，建立项目档案工作领导责任制，指定专人管理项目档案，将项目档案工作纳入项目年度计划，纳入项目管理程序，纳入项目建设人员的职责，从根源上确保档案工作与项目建设的同步进行，从而确保档案材料始终处于管控之中。
(二)档案部门要转变思路，提前动手主动介入，变事后收集为事前知晓和事中管控
档案工作在传统上属于工作流程的最末端，在工作层面上处于后台位置，档案部门要想在末端的位置控制前端刚刚生成或尚未生成的文件，就必须转变工作思路，提前介入到工作流程的前端。首先，在制度层面，建立项目档案备案制度，项目建设单位应在项目立项审批后向档案部门备案，使档案部门在后方也能事前知晓前方的工作。档案工作无法对项目建设进行同步跟踪，关键的难点就在于档案部门事前不了解项目建设方的情况。其次，档案部门在备案后应立即组织人员对项目负责人和项目档案管理人员进行档案知识培训，一方面培养他们的档案意识，另一方面使其掌握必要的档案管理技能。此外，建立项目档案工作信息通报制度，强化对项目档案工作的监督指导，做到事中管控。
(三)认真研究项目档案的产生和流转规律，建立有序可控的文件控制体系
全程管控理念的目标是将项目档案工作贯穿于项目建设的全过程，使项目建设的每个阶段、每个环节产生的每份文件都处于受控状态。这就要求档案人员熟悉项目运作流程，准确把握项目文件的产生和流转规律，做到文件运转与材料归档无缝衔接，文件在某阶段运转完毕即进入归档程序，即使归档不全，文件也可处于可追踪状态，从而确保文件可控。档案人员可以根据项目建设的流程图，对应地设计一个文件产生、流转和控制图，在项目建设的不同阶段跟踪相关的文件材料，做到项目建设与档案工作同步，避免文件流失。
(四)建立项目档案验收制度，赋予档案部门否决权力，加大档案工作约束力度
按照国家有关规定，在项目竣工前必须进行项目档案专项验收。档案专项验收是项目竣工验收的必备条件之一，档案验收赋予档案部门一票否决权力，让档案工作在项目管理中占有一席之地，使项目建设单位不得不重视档案工作。然而在实际工作中，许多单位并未真正落实该项制度，档案部门是服务部门，对建设单位既无约束权力也无有效约束手段，除由国家或有关省部委投入的重点项目上级要求必须组织档案验收外，一般情况下建设单位对档案验收既不邀请也不配合，档案验收制度成了一纸空文。这就要求档案部门加强与项目主管部门的协同配合，借外力推动项目档案工作的发展，档案行政主管部门要转变思路，与各业务主管部门多协调沟通，在立法和制度层面上明确档案部门的权力，档案收集工作才会真正得到保证。
三、重大投资项目档案的控制方法与模型研究
(一)控制思路
总体思路是前端控制，过程跟踪，全程管控。
传统项目档案收集工作是在项目竣工验收前才开始进行突击收集归档，这种事后收集的做法必然会导致许多文件材料归档不全。我们要打破这个模式，从项目立项开始对每个环节的文件进行管控，项目建设完成档案收集工作即完毕，整个建设过程文件都处于跟踪和监控当中，真正做到档案工作与项目建设同步进行。
(二)控制方法
1、前端控制：制度控制
前端控制的关键在于制度控制，即在项目起动时从顶层框架上设计出一种符合项目建设的档案管理制度，在制度上理顺关系、明确职责、规范做法，把档案工作的基本要求与工程管理的相关要求有机结合，从源头开始将项目文件纳入到管控范围之中。档案制度的建设和贯彻落实是项目档案管控的核心，是做到项目档案全过程控制的保证。
2、法律控制：合同控制
法律控制主要是采取合同明文规定的方式，明确把项目档案的收集归档纳入到合同当中去，运用法律手段约束参建单位，为档案的管控取得主动权和法律保障。在合同条款中明确规定参建单位的档案收集义务、归档的具体要求、档案工作的进度及档案工作不合格的惩罚性措施等，通过法律条文为档案工作提供刚性保障，规避拒不归档的各种借口，从数量、质量、内容和时间等方面保证档案的完整性，从而最大限度地防止档案的流失。
3、人员控制：责任控制
人员控制主要是从相关人员自身责任的角度明确有关档案工作的义务。从项目建设开始，建立对口的档案机构，组建各参建单位组成的档案管理网络，明确项目负责人、项目档案管理员、设计施工监理人员、开箱人员的有关档案责任。项目负责人作为总抓人员应当从全局角度督促做好档案工作；指定的项目档案管理人员负责具体档案业务，要想方设法协调各方人员进行档案移交，从根本上保证档案的完整；设计施工监理等参建单位应按合同或协议要求提交经系统整理的项目文件；参与设备开箱的文件管理人员应当清点检查随机文件，并及时向档案人员进行移交。
4、过程控制：环节控制
过程控制是确保项目档案齐全完整的关键，指定的项目档案管理人员应当要跟踪和掌握项目建设的进度，从项目立项到项目竣工每一个阶段都应做到项目建设与文件材料形成归档同步进行，确保过程文件完整。指定的项目档案管理人员应当是参与项目建设、熟知项目运作流程的项目人员，项目档案管理员能够参加各种会议，动态掌握项目文件的流向，能够根据项目建设的不同阶段科学地编制出对应的文件归档范围，协调各方人员按照归档范围及时归档文件，对于流失的文件材料有能力进行追踪和补救。通过对项目建设分阶段、分环节的控制，达到对过程文件的控制，最终达到对整个项目建设的全程控制。
(三)控制模型
项目档案的管控主要从项目建设流程、项目文件产生流程和文件的管控方式三个层面来进行建模，通过梳理和优化文件管控和归档流程，建立一个流畅、有序、可追溯的文件管控模型。
参考文献：
1、丁洪、张小玲：《略谈重点建设项目档案的系统控制》，《档案与建设》，2005(10)。
第5篇：项目档案管理方案范文
【关键词】民生；重点项目；工程档案
工程档案作为项目建设全过程原始、真实的记录，是宝贵的信息资源，更是一种潜在的生产力[1]。通过对它的管理、开发和利用，可极大地推动以民生重点项目为代表的城市建设发展，在民生重点项目建设中发挥了无可替代的作用。
群力西区易地安置暨保障住房项目——民生尚都，作为全国最大的棚改易地安置暨保障性住房项目，占地面积2.32平方公里，规划总建筑面积447万平方米。概算总投资193.96亿元。项目分两期实施，全部建成后可提供各类保障性住房3.8万余套。本人有幸参与了民生尚都项目的工程档案管理工作，结合实际谈些工作体会。
1.工程档案的实际应用
1.1加强组织领导
项目一期工程建设规模达200栋、231万平方米。9家设计单位，62家建筑企业，9家监理公司和7家开发企业作为代建单位参与项目建设，项目工程档案管理难度巨大。为使项目工程档案管理工作规范化、长期化，项目建设推进办（以下简称推进办）成立工程档案领导小组，统筹项目档案管理工作。同时，抽调专业人员组建工程档案室，负责工程档案专项管理工作，划拨一座建筑面积500平方米的单体楼作为工程档案室办公场所。制定并先后出台了《民生尚都项目工程档案管理方案》和《民生尚都项目工程档案管理规定》，要求各参建单位主要领导作为负责人，配齐内业档案人员，在经费、办公场所和办公设备上予以倾斜。定期召开由推进办工程部及各参建单位主要负责人参加的工程档案专项会议，确保工程档案管理工作顺利进行。
1.2强化过程管理
项目建设体量巨大，而受地域气候因素的影响，建设工期十分紧迫。为保证今后档案整理和移交工作的顺利进行，将过程管理作为工程档案管理的重点来抓。要求相关各单位注意收集，前期手续、施工记录、竣工验收资料及维修保养记录等档案材料。为方便档案整理，将整个项目划分为可行性研究报告报批阶段、初设批复阶段、施工图审查及完善阶段、施工阶段及后续验收竣工阶段等，分阶段整理归类各类型档案。[2]按照各个阶段编制项目工程档案目录，并印发《关于统一民生尚都项目工程档案目录格式的通知》，要求各单位按照通知要求整理相关档案、编写目录信息。同时，购置专业工程档案管理系统。录入各类档案信息，建立项目档案信息库，方便档案的查询与使用，使档案管理工作更加的科学化、规范化。
1.3做好档案移交工作
工程档案移交至市城建档案馆，是项目工程档案管理的一项重要工作。为做好此项工作，推进办先期与市城建档案馆进行沟通，共同商定档案移交的原则、标准、程序和计划。邀请市城建档案馆专家来现场指导，按照市城建档案馆提出的标准，整理一整套完整的工程档案，并以此为样本指导全项目的档案整理工作。对那些填写不规范、装订粗糙、缺项漏项、分类不科学的工程档案，要求各相关责任单位立即按要求予以整改，并确定整改期限。对未按时完成档案移交工作的单位，延后其工程决算。
2.存在的问题
2.1缺乏对工程档案的前端管理
项目一期工程建设任务繁重、建建设工期紧迫，部分分项工程是在同步设计同步施工的情况下完成的。由于现场状况复杂，存在部分图纸档案归类混乱甚至遗失的情况发生。为了应付工程竣工，建设单位想方设法补齐相关资料，而这些资料往往不能体现工程施工时的实际情况，给后续档案整理工作带来极大地困难。同时，也给今后的维修保养带来了极大地不便。
2.2缺乏对工程项目的跟踪
项目建设始终处在一个不断变化的过程。从项目的规划、设计到施工、验收，档案一直处于”活跃”的状态，直到竣工验收后才能处于稳定状态。[3]项目土建、装饰、消防、给排水等分项工程涉及众多施工队伍，这些施工队伍对档案工作重要性的认识十分肤浅，对档案工作的有关规定、要求一知半解。工程建设文件材料及图纸的管理工作杂乱无章，没有按照相关法规、制度来管理工程档案，导致工程档案的完整度、准确度降低，造成工程档案材料的系统性差，严重影响了重点项目工程档案质量。
2.3档案管理队伍亟待加强
大多数建设单位没有配备专职工程档案管理人员，档案从业人员往往是由内业管理人员兼职，或是即将竣工验收时临时聘用的人员，从业人员在数量上无法保证。而工程档案管理对人员素质上也有较高的要求，既要精通档案管理法规与技术标准和工作程序，熟练运用计算机和工程档案管理软件；更要了解规划、土建、配套工程及设备安装等知识。就目前看，现有从业人员还无法完全达到上述标准。
3.改进措施
针对项目一期工程档案管理实践中出现的问题，在项目二期建设伊始就采取了一系列措施予以改进。
3.1加强队伍建设
在项目二期招标文件中明确约定：各投标单位要配备档案管理专职人员。对工程档案管理人员，定期开展工程档案业务培训。讲解相关政策法规、技术标准，分析工作中遇到的共性问题，并就提出解决方法。同时，对在工程档案管理实践中摸索出的经验进行交流。有效利用项目冬休期，组织项目工程档案管理人员到市城建档案馆和工程档案先进单位进行观摩学习，开拓眼界，更新知识结构。
3.2完善工作流程
在项目规划设计之初，就要求工程档案管理人员提前介入，全程跟踪收集相关档案材料。对施工过程中的变更设计，采取备案制。未进行备案的视为无效变更，不予进行签证。同时要求档案管理人员，对相关变更既要保留图纸等技术资料又要注意留存相关声像档案。在竣工验收时，严格按照《民生尚都项目工程档案管理规定》对相关单位提报的档案材料进行查验，不合格的坚决不予验收。
3.3落实工作责任
严格按照《民生尚都项目工程档案管理方案》中的有关规定，落实档案管理责任制。要求各参建单位一把手，对本单位的工程档案管理工作负总责；相关工程档案管理人员具体负责的两级责任体系。定期对项目工程档案展开检查、监督，对发现的问题限期进行整改。对那些不按规定移交工程档案的单位和主要负责人，在项目建设范围内予以通报批评，并停止进行工程决算。
第6篇：项目档案管理方案范文
【关键词】科技 项目 档案 管理
科技计划项目是政府促进科技和经济发展目标的有力手段，是政府运用资金和政策调控，组织和协调各类科研机构的活动，解决对地方发展有重大意义的科技问题的重要措施。随着创新驱动发展战略的深入实施和科技创新体系日益完善，地方政府对于科技计划项目的实施也提出了更高的要求。科技计划项目档案作为科技档案的一种，是在科技计划项目实施全过程中直接形成的具有保存价值的第一手材料，是项目实施过程的完整、真实的反映。合格的科技计划项目档案可以为科技计划项目全生命周期的管理提供及时、有效的信息，是对科技计划项目执行、管理、监测、评价的重要依据。因此，做好科技计划项目档案工作具有重要的现实作用和历史价值。另外，《档案法》、《政府信息公开条例》等法律法规的颁布实施，也对科技档案工作提出了更高的要求。因此，在新形势下如何进一步做好科技计划项目档案管理就显得尤为重要。
1 科技计划项目档案的概念及特点
（1）科技计划项目档案一般是指政府部门、社会组织或个人在科技计划项目活动中形成的档案。“科技计划项目活动”主要包括对科技计划项目的管理活动以及项目实施过程中开展的科研活动。因此，科技计划项目档案不仅包括科技计划项目管理活动中形成的文书档案，也包括科技计划项目在研究过程中形成的技术档案。
（2）科技计划项目档案贯穿了整个科技计划项目的生命周期，真实记录和反映了科技计划项目从申报、立项、研究、结题以及实施跟踪管理的各项工作内容，是重要的科技信息资源，也是对科技计划执行和管理情况进行监测、评估的直接依据。而且，淮安市每年立项的科技计划项目数量就达数百项，项目实施周期也较长（一般为1年及以上）。因此，淮安市的科技计划项目档案具有专业性、成套性、数量庞大及形成周期长等特点。
2 淮安市科技计划项目档案管理现状
2.1 淮安市科技计划项目体系
淮安市科技计划项目主要包括：应用研究与科技攻关、产学研协同创新、知识产权战略推进、软科学研究（发展战略研究）等四个基本专项和科技创新平台与产学研载体建设、科技成果转化、科技金融等三个重点专项。但是，每年，淮安市科技局会根据国家和省科技厅的科技计划项目指南并结合实际情况进行相应的调整。以2015年度为例，淮安市设立的科技计划项目体系如图1所示。
2.2 淮安市科技计划项目档案分类
淮安市科技计划项目的活动过程主要包括：项目申报、项目受理、项目评审、项目立项、项目实施、中期检查、项目结题验收、成果转化、跟踪管理等。因此，淮安市科技计划项目档案主要可以分为两大类，一类是项目管理档案，主要由项目管理部门保存和归档；一类是项目科研档案，主要由项目承担单位保存和实施归档。
2.3 淮安市科技计划项目档案管理现状
由于科技计划项目类别多，数量多，实施周期长（至少为1-2年），涉及到的项目承担单位和主管部门也较多，因此，目前淮安市科技计划项目档案管理现状主要为分散管理。科技计划项目主管部门保存在项目申报、立项、结题验收等过程中形成的档案材料，项目承担单位主要保存项目在申报、立项、科研、结题验收过程中形成的档案材料。目前，淮安市科技局作为市级科技计划项目的主要管理单位之一，主要保存在项目申报、受理、评审、立项、监管、服务及结题验收和后期持续跟踪等过程中形成的档案材料，而不同类别的科技计划项目档案又由各业务处室（根据职能）分别保管和归档。
3 淮安市科技计划项目档案管理中存在的问题
3.1 项目档案管理不规范
跟项目档案相关的制度制订不完善，项目档案的归档范围和管理方式没有明确规定，或者有了规定也未能坚决执行。
3.2 项目档案材料不完整或缺失
少部分项目资料由于未能及时归档，已经查找不到。很多项目档案材料存在缺胳膊少腿的问题，不能体现项目实施的全过程，不利于实施项目监管和促进科研成果转化。
3.3 档案管理方面投入不到位
由于部分领导不够重视或者经费紧张等方面的原因，导致档案工作人员配备不到位，档案工作经费投入不足等，不能保C档案工作的正常开展。
3.4 部分人员保护项目档案的意识不强
觉得项目档案可有可无，在项目活动过程中，不能及时的收集和归档项目材料，项目结题验收之后，更是将项目实施材料归档抛之脑后。
3.5 档案管理方法落后
淮安市科技局作为科技计划项目组织实施和管理单位，在档案管理方面仍然主要以纸质材料归档为主，未能全面实现档案的数字化管理，给科技项目档案的利用带来了一定的局限。
4 关于做好淮安市科技计划项目档案管理工作的几点建议
4.1 加大宣传和培训力度
加大《档案法》、《政府信息公开条例》等相关法律法规的宣传，提高档案管理工作的积极性和主动性。对项目管理和项目实施相关人员要加大档案专业知识的培训力度。
4.2 加大档案管理方面的投入
确保档案人员的配备到位，强化档案人才队伍建设，提升档案管理工作人员的素质，并提供足额的档案管理工作经费。
4.3 在科技计划项目合同中，针对科技计划项目材料的归档，对项目承担单位提出明确要求
市级科技计划项目管理单位及项目主管部门在项目实施过程中，要定期或不定期地对项目档案材料的形成过程进行跟踪、管理。
4.4 制订和完善淮安市科技计划项目档案管理相关制度
明确归档范围、归档方法和保管年限等，并确保制度执行到位。
4.5 加快推进档案数字化
档案数字化有利于提高科技计划项目档案的利用率、有利于档案材料的保护、有利于促进政府信息公开。
第7篇：项目档案管理方案范文
【关键词】 总承包项目档案管理 思考
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
纵观我国火电基建项目总承包行业的发展史，大部分总承包企业都是由原来的设计单位发展起来。西南电力设计院作为设计行业第一个敢于吃螃蟹的人于上世纪八十年代就承担了江油电厂三期工程的总承包工作，工作内容涵盖项目前期研究、招、投标、设计、采购、施工管理、调试运行等工程建设全过程的所有范围，打破了单一设计的局面。
总承包项目档案管理立足于项目工程管理的基础上，是基建项目档案管理的一部分，与建设单位项目档案管理相比，有一定的相通性，也存有不同之处。
1 总承包项目档案管理与建设单位项目档案管理的相通性
1.1管理期及范围基本一致
建设单位的项目档案管理期是从项目前期研究开始至项目档案专项验收结束。
工程总承包项目的实施管理是指自合同签订至雇主颁发项目竣工证书的全过程管理。通过对这句话的理解，我们认识到总承包项目档案管理的管理期即自合同签订之日起至项目整套启动；并在项目整套启动后三个月内将整理完毕的总承包项目档案移交给建设单位，总承包项目档案管理工作全部结束（或以合同规定的期限为准）。实际上，无论合同是否约定项目档案管理的结束时间，由于总承包方负有对基建项目总体质量负责（含项目档案）的职责，在建设单位押有一定的质保金，总承包项目档案管理工作实质是在建设单位进行项目档案专项验收通过，甚至机组达标后，方告结束。由此可见，建设单位与总承包单位的项目档案管理期基本一致。
同时，建设单位与总承包单位的文件管理范围趋于一致，都是负责本项目前期指导、过程控制、归档接收勘察、设计、招投标、施工以及整套机组启动中产生的文件材料。
1.2执行标准一致
无论是建设单位还是总承包单位所执行的档案标准是一致的。
（1）国家档案局颁布的《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）》、《科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822-2000)》；
（2）《火电建设项目文件收集及档案整理规范（DL/T241-2012》；
（3）建设单位档案管理企业标准。
1.3工作目标一致
总承包单位作为项目参建单位之一，工作目的就是尽可能满足建设单位的要求，为业主争取更大利益，因此建设单位项目档案管理的目标就是总承包项目档案管理的目标。
1.4承担的责任基本一致
（1）建设单位与总承包项目档案管理部门需负责收集、整理本公司（项目管理）各阶段过程中产生的文件材料。
（2）建设单位档案管理部门对各参建单位、总承包项目档案管理部门对分包单位还负有前期指导、过程控制与移交验收的职责；并对在项目档案专项验收中检查出的问题，同样负有督促、整改的职责。
2总承包与基建项目档案管理工作的差异性
2.1管理层面不同
作为建设单位的项目档案管理人员工作只需向建设单位主管领导负责，专业技术方面以地方档案局与总公司档案主管的管理规定为准。
总承包项目档案管理人员则以建设单位的档案管理标准为工作指南，档案管理工作向建设单位项目档案管理部门负责。
作为建设单位的合同单位，总承包单位应认识到在遵循国家档案管理标准的同时，对建设单位的企业标准也不容忽视。一般说来，不同的火电企业在不违反国标的基础上，根据本地区档案主管部门及总公司档案主管的要求，均制订了一整套档案管理标准，并且在最后的档案专项验收工作中，以此为标准进行检查。因此，如果总承包单位罔顾建设单位档案部门的管理要求，必然导致最后全盘整改。同时，总承包项目单位也一定要遵循档案管理无小事的原则，要求业主单位以正式行文的形式下发管理标准，作为日常工作指南。并且在工作过程中对不确定问题时时与业主单位进行沟通，避免出现后期发生问题时，责任不明确的情况。
2.2工作细节不同
建设单位除对本单位在工程建设中产生的文件材料进行收集整理归档外，工作重点在于管理（指导、监督各参建单位的立卷归档工作）并验收（项目竣工后验收各参建单位移交的档案）。
总承包单位负责工程总承包范围内的项目文件材料形成、收集、整理、归档和保管工作。在管理（指导、监督分包单位项目文件材料立卷归档）的同时，还要汇总、整理（分包单位提交的项目档案资料）与移交（项目竣工后向建设单位移交完整、准确的项目档案）。
2.3移交份数不同
建设单位在工程前期就会与各参建单位就移交份数进行确定，因为这将涉及到流通文件的份数确定，以及工程移交文件原件的份数，对于基建项目档案管理工作来说，是一个不容忽视的细节问题。一般说来，建设单位要求移交两份原件，如工程在城建范围之类，还要将厂区规划，管网布置等相关文件移交市城建档案馆一份，参建单位移交建设单位就是三份文件。
总承包项目在移交时，份数就会增加一份，因为总承包单位还会留存一份，因此，分包单位在移交工程竣工文件时就是四份（含城建档案）。
3如何做好总承包项目档案管理工作
总承包项目档案管理与设计院技术档案相比，它的特殊性在于：管理时间长，涉及面广、归档内容多，分包单位档案管理人员良莠不齐。
如何做好总承包项目档案管理工作,已成为总承包单位亟待解决的问题。
3.1项目档案基础管理工作是做好总承包项目档案管理的基础
3.1.1基础网络建立。工程伊始，在建设单位档案管理的指导下，确立以“总经理全面负责、总工程师（党委书记）负责档案管理工作，各部门及参建单位行政负责人为档案管理第一责任人”的领导责任制，把档案工作列入总承包项目部（以下简称总包部）领导工作的议事日程，纳入相关人员岗位职责。建立由总包部领导直至各参建单位文件中心档案管理网络，设置专、兼职档案员岗位。使档案管理工作在组织上有了强有力的保证。
3.1.2基础设施齐备。将档案管理基础设施建设纳入总包部基建期工作规划，使之能充分满足项目档案管理的需要，为今后业主的达标创优打下良好基础。
3.1.3人员配置与培训。要求各参建方配置符合要求的档案管理人员，组织上岗学习与培训，做到全现场档案管理专职人员持证上岗。
3.2档案管理工作标准化是总承包项目档案管理及时，完整、准确收集的保证措施
3.2.1制度建设。制定完善的档案工作管理制度，建立相应管理台帐，做到监督考核及时。将项目档案的过程管理纳入总包部工程管理、质量管理制度，明确工程部专工对施工技术文件的完整准确负责，档案室对案卷质量负责，以确保归档工程档案齐全完整、数据准确，案卷质量合格。
3.2.2落实责任。完善档案管理岗位职责，建立档案工作分工表，做到分工明确、责任落实。
3.2.3建设初期，可聘请有经验的基层档案管理人员参与项目档案管理工作规划，并按阶段定期或不定期聘请地方档案局以及中电建协档案专家到现场指导工作，依托专家的技术支持与指导，对档案管理工作进行统筹策划、技术指导等全方位管理，避免档案管理走弯路。
3.2.4现场协调。针对档案工作中出现的问题，组织现场办公会，及时处理遇到的问题及做好内部沟通工作。
3.3档案管理与工程同步，是做好档案管理的关键
档案人员坚持深入各参建单位进行归档工作的超前指导，确保归档文件材料的规范化，使档案管理工作层层把关。
3.3.1加强跟踪。实行项目档案分项、定人、台帐管理原则，将项目档案按前期依据性、招、投标、合同、设备、工程管理、施工技术等文件进行分类，落实至专人管理，并建立相应的移交台帐，以便于跟踪管理。
3.3.2过程融入。对施工、安装、调试、监理竣工文件，总包部工程部专工与档案管理人员应将达标创优工作融入工程建设的过程中，严格按《火电机组达标投产考核标准》要求监督、检查和验收资料。档案管理人员应充分发挥“三勤”：即“嘴勤”、“眼勤”、“脚勤”的工作作风，对项目档案实行全过程跟踪服务，采取《单位工程竣工文件验收记录表》等形式，以确保文件材料的完整、准确、系统，并进行闭环管理，将预控措施落在实处。
3.3.3体系运作评价。为加强项目档案的过程控制，总包部档案室可制定《分包商档案管理体系运作评价管理制度》。从档案体系与管理、协调与控制、质量与要求、检查与验收几个方面对分包商当月的档案管理情况进行评价，交监理单位审核，业主确认。确保档案管理体系运作正常，管理到位。
3.3.4重点监督。竣工图是工程档案中的重头戏。应严格按照《火力发电厂工程竣工图文件编制规定》的要求，细化竣工图管理流程。重点监督、跟踪其编制工作，避免竣工图的审查流于形式。
3.3.5严格要求。档案管理人员应做到归档文件当天移交、当天入库，严把归档三率。确保档案管理系统数据完整、准确，在线查阅无遗漏。
3.3.6严把验收关。竣工档案移交前总包部档案室应组织各编制方、监理单位、总包部工程部专工等对竣工文件完整性、准确性进行逐卷册会审，并对存在的问题进行限期整改，整改完毕经建设单位确认后办理交接手续。并将竣工资料的验收归档纳入工程进度考核与工程结算中。
以上几项措施可有效控制项目档案移交不及时、不规范这一难题，并确保了项目档案的完整性、准确性和系统性。
3.4勤于思考的工作，是做好档案管理的有效因素
任何工作都不是一成不变的，在工作中，应勤于思考，敢于挑战权威。以工程设备资料的移交为例：设备资料的移交均按照国家档案局的“三同步”之“与设备开箱验收同步”，基本采取档案管理人员参加开箱验收，设备资料当场由档案管理人员拿走归档的方式。而实际工作中设备资料的来源途径大致有三种：
一种是中小型设备，资料大都随设备到达，此类设备可采取开箱验收移交的方式；第二种是大型设备如三大主机，资料量大，一般采取部分随机到达，大批量采用邮寄方式，此类设备生产厂家系大型公司，标准化程度高，第一份文件是资料清单，通过资料清单可以保证该设备资料齐全、完整；第三种是部分中小型设备，存在厂家小，管理不规范，资料有随机来的，有直接寄到设备代保管单位的，有寄到建设单位物资管理部门的，有寄到建设单位工程部专工的，来源渠道广泛。
由此可见，档案管理人员至现场开箱验收不能保证设备资料移交齐全、完整，而且拿回的设备资料是使用在几号机组、什么系统更不能确定。
通过多年的现场实践，总包部可采取实行设备资料专业控制管理，由设备采购部门相关人员负责收集、整理、移交设备资料的方式。加强与物资部、工程部及生产部门等设备使用单位密切联系，发现问题及时反馈，做到图纸到达当天即分发给各分包单位及相关职责职能部门。另一方面，通过组织协调，将文件资料的归档作为付款结算的依据之一，从而加大执行归档制度的力度，较为彻底地解决了少数设备厂家对档案收集工作不重视、不配合和归档资料不完整的问题，完整的设备资料为机组调整试运以及投产后的正常运行做好了技术储备工作。将控制关口前置，实行设备成套单位组织移交，工程部专工审查其完整性的管理模式，已在粤电惠来、国华宁东等电厂实施，效果良好，确保了各家电厂设备资料的齐全、准确、完整。
综上所述，要做好总承包项目档案管理工作，只有建立完整档案管理网络，制定良好档案管理制度，树立牢固的档案意识，配备齐全的软硬件设施。注重前期指导与过程控制，严把质量关，并将工程档案的过程管理纳入工程与质量管理制度，保证档案在形成、收集、整理、归档、利用的各个环节均有章可循，有法可依。才能确保项目档案的系统、完整、准确；确保总承包项目档案管理更上一层楼。
【参考文献】
第8篇：项目档案管理方案范文
档案科技从无到有，不断发展，成效显著
1978年，邓小平同志提出“科学技术是生产力”的论断，迎来了我国科学的春天，档案科学技术的春天也到来了。档案科技从无到有，经过广大档案工作者的努力，不断发展，取得了显著成绩。
1．档案科技从无到有，不断发展
改革开放的第二年，即1979年，我国恢复了国家档案局档案科学技术研究所，重新开始了档案科研工作。正式设立专门的档案科技管理机构，要追溯到1986年，随着邓小平同志提出“科学技术是第一生产力”、“我们要实现现代化，关键是科学技术要能上去”等著名论断，我们党对科技和教育的认识不断深化，为了推动科学技术的全面发展，我国从1986年至2000年，每年划拨给各部门一定的科技三项费用，用于组织、资助各系统开展科学技术研究工作，这为档案科技的发展提供了条件、奠定了基础。国家档案局于1986年正式成立科技处，开始有组织、有计划地开展档案科技工作，负责全国档案科技宏观管理。国家档案局对科技工作非常重视，从1987年开始至今（1992年机构改革除外），国家档案局每年都有计划地组织档案科技立项，开展档案科技奖励和科技成果推广工作。“十五”之初又提出了“以科教振兴档案事业，加强档案信息化建设”的方针，进一步推动了档案科技工作的发展。可以说，档案科技工作从无到有，不断发展。
2．档案科技硕果累累，成绩喜人
从1987年至今，广大档案工作者开展档案科研工作的积极性、创造性不断提升，创新意识不断增强，取得的科技成果数量不断增多，水平不断提高，档案科技对档案事业的贡献率不断增大。20多年来，国家档案局每年组织科技项目立项评议工作，组织人员研究提出年度科技项目立项选题指南，组织专家对各地档案部门申报的科技项目进行评议，选择“创新程度高、研究方案科学可行、技术难度大、在档案部门能够普遍应用”的项目进行立项资助，有近550个项目列入国家档案局年度科技项目计划，资助科技经费1400多万元。“档案纸张去酸技术研究”、“新型载体档案防霉除霉技术研究”、“档案灾害预防及其抢救技术研究”、“计算机档案管理系统研制”等项目被列入国家计划；在为延长档案寿命而进行的档案保护技术研究、为决策科学化而进行的软科学研究、为提高档案管理的现代化水平而进行的计算机等信息技术在档案管理中的应用等方面，取得了一批高水平、有分量的科技成果，有的项目达到了国际先进水平。自1987年实施档案科技进步奖励制度以来，共有547项档案科技成果获得国家档案局科技奖励（2000年起为国家档案局优秀科技成果奖），其中有11项档案科技成果获得国家科技奖励，具体是：“强化科技档案管理”、“档案信息管理系统”、“LC蓝墨水字迹显色固色剂”、“中型机档案资料管理智能软件系统及革命历史档案目录数据库”、“计算机光盘档案管理系统”、“DA91多效杀虫灵”、“大亚湾核电站文件档案管理系统”、“珍贵档案、手稿及书画原貌的恢复与保护”、“军队公文档案信息网络系统”、“受损航测数据磁带档案恢复与光盘转储”、“灵香草的防虫作用及档案防虫剂的试验研究”，档案科技可谓硕果累累，成绩喜人。
档案科技记录了档案事业的重大成就，
展示了档案事业发展的历程
长期以来，广大档案工作者在档案科技工作中积极吸收、引进、采用现代科技与理论成果，不断改变档案管理的传统模式，极大地提高了档案管理现代化水平；档案信息化建设全面展开，档案信息资源开发利用工作进一步向纵深推进，档案工作正逐渐从以档案实体管理为主向以档案信息管理为主要内容转变。档案科技作为档案事业的重要组成部分，生动记录了档案保护技术、档案管理现代化水平、档案信息技术等方面的重大成就，充分展示了档案事业发展的历程。
1．延长档案寿命，让记忆永存
为了最大限度地延长档案的寿命，国家档案局一方面积极组织档案工作者对档案的传统载体（纸张、字迹）进行研究。如“退色蓝黑墨水字迹的恢复技术”、“纸张去酸技术”等项目；另一方面，组织对档案新型载体材料（光盘等）的研究，取得的成果有：“影响光盘信息读取的环境因素研究”、“存档光盘寿命定量检测技术研究”等等。同时，不断探索虫霉防治新方法，如：“‘诱集棒’诱杀白蚁”的研究、“冷冻杀虫”的研究。正是这些研究，得以使党和国家的珍贵记忆长久保存。
2．利用先进技术手段，加快档案管理现代化
档案科技工作始终致力于研究档案事业行政管理科学化和档案管理现代化方面的问题，利用先进的技术手段，积极研究解决档案管理中遇到的各种问题。 “档案修裱机”的诞生，标志着中国传统手工档案修裱进入到机械化档案修裱的新时代。“档案修裱机智能控制系统的研制”项目，实现了档案修裱的智能化；一批优秀档案管理软件的成功开发，智能电动密集架和智能光盘柜等新型档案装具、创新的档案管理方法手段等科技成果的推广应用，使档案管理现代化水平有了很大的提高。
3．紧跟社会信息化的步伐，推动档案信息化建设
在信息技术快速发展的今天，加快以传统载体保存的档案等信息资源的数字化进程，同时，对办公自动化条件下形成的电子文件的集中管理、长久保存和有效利用进行探索研究，给档案工作提出了更高的要求，是档案工作者更艰巨的使命。“电子文件归档及电子档案管理方法研究”、“电子文件归档及电子档案管理系统”等项目，不仅从理论上对电子文件和电子档案管理方法进行了研究，同时，根据档案部门的实际，从技术上解决了电子文件归档和电子档案管理问题。“军队数字档案馆研究”项目，创造性地实现了对数字档案馆建设的总体设计。“数字档案馆关键技术研究”项目，是国内投入使用的第一个数字档案馆，实现了进馆的数字档案信息在线(离线)移交进馆，馆藏档案资源数字化管理，以及面向社会的馆藏档案信息服务体系。传统载体档案数字化、政务信息资源管理、已公开现行文件利用、企业档案信息资源开发利用、公共文献基础数据库建设、档案信息资源社会化服务等方面探索出的创新思路和工作模式，使档案信息资源开发利用工作进一步向纵深推进。
坚持科技先行原则，
为档案事业的发展决策提供依据
一直以来，档案科技工作紧紧围绕档案事业发展的中心任务，积极组织力量研究解决档案事业发展中遇到的重大理论和关键技术问题，本着科技先行的原则，为档案事业的发展提供支撑，为决策提供依据。
科学研究的目的在于为事业的发展提供支撑，为决策提供依据。国家档案局一直坚持以科技先行为原则，对起点高、难度大、可行性强的项目重点关注，进行前瞻性、战略性、创造性的研究。列入2001年国家档案局科技项目计划的《档案事业建设指标体系研究》项目，为档案事业指标体系的建设提供了依据，为档案事业综合评估工作的全面开展奠定了基础。电子文件归档及电子档案管理方面的一系列项目的组织和研究，为国家档案局《电子文件归档管理规范》、《电子文件归档管理暂行办法》等标准规范的出台，奠定了基础，使电子文件的归档管理工作有章可循。档案信息化及其相关方面的项目研究，如档案信息化建设导论、实务等科技著作的出版，为《全国档案信息化建设实施纲要》的出台提供了依据，为档案工作者指明了信息化建设的发展方向；数字档案馆建设理论与关键技术研究项目以及第一个数字档案馆的成功建设，为落实“十一五”国家信息化规划任务――全国数字档案馆建设打下了良好的基础。
充分发挥科技工作的导向作用，
促进档案事业的发展
国家档案局在档案科技工作中，充分发挥档案科技的导向作用，积极引导档案工作者研究解决档案事业发展中遇到的关键技术问题。对于关系到档案事业发展的重点领域，给予政策倾斜，把科技工作与档案事业发展的总体目标相联系，推动档案事业的发展。
最大限度地延长档案寿命和提高档案管理现代化水平是档案科技工作者的主要任务。国家档案局从科技工作开展之初就把档案保护技术和现代化管理方面的研究作为科技工作的重点内容。从1987至“八五”末，奖励档案保护技术方面的成果75项，占奖励成果总数的31.3%；档案现代化管理方面的成果70项，占奖励成果总数的29.2%。20世纪80年代末90年代初，随着社会科技的发展，各部门办公自动化的实施，电子文件归档和电子档案管理问题显现出来。国家档案局第一时间开始组织对电子文件及其管理方面的问题进行探索性研究，“九五”期间，国家档案局一方面继续把档案保护技术和现代化管理方面的研究作为档案科技工作的重点内容，另一方面组织对电子文件和电子档案管理方面的研究。从1999年至今，每年都有电子文件归档和电子档案管理方面的项目获得国家档案局科技奖励。电子文件管理研究从最初对存储在软盘上的文件管理到在网上生成、传输、归档、利用的文档一体化的综合管理，在此基础上，探索区域电子文件中心建设，截止到目前，组织完成电子文件管理方面的研究项目40余项，为以电子文件中心建设为标志的具有中国特色的电子文件管理体系的初步建立打下了坚实的基础。2000年年底，原国家档案局局长王刚同志提出，要加强档案信息化建设，认真研究和处理信息化带来的电子文件归档和电子档案管理等新情况，积极探索和解决信息化进程中出现的信息安全等新问题……“十五”期间，为了更好地推进档案信息化工作，国家档案局积极发挥档案科技工作的引领作用，明确提出科技工作的重点是档案信息化及其相关方面的研究项目；通过科技工作的导向作用，鼓励档案工作者以科研带动档案信息化工作的开展。“十五”期间，在国家档案局奖励的141项档案优秀科技成果中，档案信息化方面的研究成果大幅度上升。由2001年的10.7%增加到2005年的64.0%，增加了5倍。在众多档案信息化科技项目的拉动下，电子档案归档管理、电子档案远程利用等技术方法有较大突破，档案数字化进程加快，档案网站在全国范围内普遍建成，电子文件中心、数字档案馆建设正在全国蓬勃兴起。
第9篇：项目档案管理方案范文
关键词：建设项目；档案管理
工程项目的建设是地方、国家的发展需要，是大事、要事和百年大计之事。随着我国经济的持续快速发展，工程建设项目逐年增多，规模也在不断扩大。基础设施建设和技术改造项目在全国各地如火如荼地进行，众多新建、续建的建设项目应运而生。如何管理好、使用好建设项目档案成为摆在建设单位面前的一个重要课题。建设项目档案是建设项目的宝贵财产，它记载着建设者智慧的结晶，是历史的真实见证。项目管理者要本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的宗旨，共同做好建设项目档案管理工作。
一、建设项目档案
建设项目档案是从项目提出立项、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购安装、试运行、竣工验收等全过程管理中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的应归档的各类文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。建设项目档案主要包括基建文件、监理文件、施工文件和竣工文件。基建文件是由建设单位在上述项目建设全过程中形成并收集整理的具有归档保存价值的文书档案和各种形式与载体的记录。监理文件主要是监理单位在工程建设监理过程中形成的监理管理资料、施工监理资料、竣工验收监理资料等向建设单位移交的档案。施工文件主要是施工单位在工程施工过程中形成的资料,包括施工技术文件、施工物资资料、施工测量监测记录、施工记录、施工试验记录、施工验收资料、质量评定资料、竣工图等向建设单位移交的档案。竣工文件包括工程规划验收、消防验收、人防验收、环保验收、档案验收文件、工程竣工验收备案文件等。
项目档案是一个有机载体，其特点主要有三：（1）成套性。它记载和反映建设活动的全过程和成果，与总体的基建程序和专业内容衔接，构成项目完整的成套性整体；（2）专业性。不论是生产性建设项目档案，还是国防性建设项目档案还是民用工程，它都是专业技术活动的真实记录，包括了从工程的酝酿、决策、设计、施工、竣工到建成使用的全过程；（3）现实性。它具有较强的现实使用性，是全面考核建设工作设计质量、工程质量的重要环节，是竣工验收的依据，是工程建设、使用维护和技术改造的不可缺少的现实性依据。
二、如何加强建设项目档案管理
建设项目档案是工程建设的客观真实记录，它不仅能静态反映项目建设的全貌，而且能动态反映项目建设过程的变化和发展情况，它记录了项目建设中间的每一个环节，这种客观真实的记录对单位的建设与发展，安全与生产科研，对总结建设项目工作经验、分析失误和提高项目管理水平，都有十分重要的意义和作用。因此确保项目档案与项目施工和实施过程相符，保证建设项目档案的齐全、完整、系统，是科学管理建设项目档案的基础。
1、充分认识建设项目档案的重要性
根据国家档案局、国家发改委联合的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可见，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。此外，项目档案对项目建成后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。项目管理团队要高度重视项目档案工作。工程建设是百年大计，工程建设项目档案同样是百年大计，因此从项目立项开始，就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作。
2、制定符合实际情况的档案管理规章制度
首先要加强对建设项目档案工作的组织领导。根据建设项目的规模、特点和需要，合理配备档案管理人员或建立相应的档案工作人员网络体系；其次是加强建设项目档案管理制度建设，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。俗话说“没有规矩，难成方圆”，建设项目由于规模大、工期长、形成资料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠建设项目档案管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，依据不同项目特点制定符合该项目实际情况的档案管理组织架构和管理程序，就成为做好建设项目档案管理工作的根本保障。第三要坚持做到“四同步”，即：项目下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作。
3、对项目管理人员进行档案知识业务培训
一个单位建设项目档案管理的好坏，不仅与本单位的档案管理规章制度健全与否，主管档案领导的思想观念，档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。项目档案未形成时，档案资料都散落在各经办人手中。项目建设单位应根据实际情况，定期对各有关人员进行档案知识的业务培训，让项目管理团队从思想上重视档案管理，掌握项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等，不要等到工程项目需要进行档案验收时，才知道项目档案还有整理的标准和安全保管要求，这时往往积累了很多工作需要处理，搞得很被动。因此，建设单位应及时跟踪项目建设进度，及早介入项目档案工作，进行业务指导，保证档案在形成过程中的完整性，为最终建设项目的验收打下基础。
4、掌握建设项目档案收集的方法
建设项目档案收集是否完整齐全, 整理是否科学规范直接反映工程建设的质量和水平。档案收集方法应体现全程跟踪收集和管理的原则。特别是投资大、周期长的项目，往往参建单位众多，形成的文件材料门类繁多，如果都由建设单位来整理是不现实的。因此建设单位在与设计、勘察、施工、监理、设备供货安装等各参建单位签署各类合同、协议时, 要明确规定工程档案应具备的质量和数量要求、移交时间等，或在工程招标合同中设专门条款说明对工程资料的要求，把项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，明确图纸资料移交的具体要求和处罚条款。项目档案管理人员应对上述移交资料进行检查、验收和鉴定工作，符合存档要求才可办理移交手续。据以往经验，一些重要的声像材料，如项目开、竣工仪式的照片、录音（像）带等是收集的难点；竣工图章的签署也不容忽视，实际工作中竣工图多数是从施工图直接转化而来，有些单位就简单地将施工过程未做改变的施工图直接作为竣工图保存，这里要强调的是，施工图可以作为竣工图保存，但必须要加盖并完备签署竣工图章，否则施工图就不能作为竣工图来保存。建设项目档案收集是建设项目管理中的薄弱环节, 注重建设项目档案的管理工作必须从重视收集工作开始。
5、定期开展资料整理检查与监督
由于资料琐碎，不直接产生经济效益，建设项目施工现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如不认真进行督导检查，到最后很可能一塌糊涂，甚至有大量资料流失。所以要定期召开建设项目档案工作会议，对建设项目中的各种资料应定期或不定期进行检查评比，引起各方面重视。项目建设单位应对建设项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排部署下步工作。
6、严格把握竣工验收的质量
根据《重大建设项目档案验收办法》，建设项目档案的验收内容包括三个方面：一是项目档案的基础管理工作；二是项目档案的完整、准确、系统情况；三是项目档案的安全状况。建设单位要按照这三个方面在项目竣工验收前组织项目管理团队进行自查，审阅工程档案是检查的法定内容，工作的重点为项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等。在档案初验阶段，各项归档材料要切实做到“图实相符”、签字手续完备。对初验中发现的问题，要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上，要坚持高标准、严要求、不马虎迁就，以确保项目档案的质量。
三、对做好项目档案管理的思考
一个项目的建设过程，凝集了设计者、建设者、组织者等很多人的心血，从项目的酝酿、决策、设计、施工、竣工到投入使用需经历很长一段过程，期间所保留的文字、图纸、图表等各种形式与载体的文件材料经过移交整理形成完整的建设项目档案。在现实中存在的一些问题，一直困扰着项目档案管理工作者，例如部分领导或项目执行者不重视建设项目档案管理，有可能因为平时忙于其他事务而放松了对建设项目资料的收集与整理。因此档案管理者一定要强化基础管理，注重过程控制, 要主动参与项目建设的全过程，健全建设项目档案工作细则，使各方人员确实履行职责，认真做好收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。
加强建设项目档案管理工作，是一项长期和艰巨的任务。首先我们要从宣传建设项目档案的重要性入手，加强各级人员的重视程度，并在保管与利用过程中体现出建设项目档案的价值和作用。在领导支持的同时，取得各方人员的理解和帮助，确保建设档案的完整、准确。其次在档案管理过程中档案管理者不但要积极探索，及时总结，不断创新，更要善于学习借鉴其他单位、其他项目的经验，少走弯路，在工作中不断发现新问题，找出新方法，适应发展与各种变化，才能更加科学地管理好建设项目档案，提高专业工作水平，为单位的科研、生产、管理服务。
参考文献：
[1]白思俊. 现代项目管理（上、中、下）. 机械工业出版设，2002.
[2]GB/TS0328-2001建设工程文件归档整理规范[S].
