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煤炭企业档案管理创新

摘要】档案工作作为一项基础性工作,在煤炭企业发展历程中起着非常重要的作用。如何在严峻的形势下做好企业的档案管理和服务工作,这是本文研究的课题。

关键词】煤炭市场;煤炭企业;档案管理

煤炭企业档案管理的重要职责是保管、开发和利用所管理的档案信息资源。随着数字化、信息化和网络化的不断深入,以及现代煤炭企业制度的建立,需要档案管理部门创新档案管理理念、模式和体制,为煤炭企业决策提供服务。

一、档案服务创新的必要性

(一)档案创新更有利于企业的各项工作开展

科学技术的发展和进步,如今煤炭企业档案种类从文书档案,发展到专业档案、视听档案、科学档案和物理档案等档案资料。随着文件类型的增加,访问文件和信息的时间增加,这就要求提高工作效率。传统的档案管理模式根本无法适应社会的快速发展。因此,积极主动负责矿山安全管理服务和生产经营服务工作,全面建立和谐的煤矿服务机制,创新档案和服务手段,不仅是形势发展的要求,也是档案工作中重要的一部分。

(二)档案创新可满足扩大资料收藏和管理范围的需求

现代能源矿井档案的来源和细节内容复杂广泛。档案工作带来的安全效益和经济效益相对较高。在矿区生产经营过程中,每天都有大量的纸质档案和电子档案,档案的不确定性和存储量不断增加,使得档案的收集整理不得不提高效率,通过档案业务的创新,有针对性地解决这个问题。

二、煤炭企业档案管理创新途径

(一)积极推进档案管理制度建设

1.加强组织领导。及时调整充实档案工作组织领导小组成员。公司由一名主要领导亲自抓档案工作,并建立由各科室负责人组成的档案工作领导小组,使档案工作做到横向有人抓,纵向责任明,进一步保障了档案各项任务的完成。2.确立奋进目标。公司加大对档案工作的力度,明确提出了档案工作要与矿井建设同步发展的目标和要求,拟定利用两至三年时间使档案工作在集团乃至同行业处于领先地位。3.加强制度建设。为适应现代化档案管理的需要,坚持以制度建设为保障,针对以往档案管理存在的问题,进一步修改和完善了《档案借阅制度》《档案库房管理制度》《档案安全管理制》《档案保密制度》《电子档案管理制度》等档案管理制度,确保了档案管理的制度化、科学化、规范化。制订档案管理人员岗位说明书,完善岗位责任制和档案工作流程。健全档案管理工作责任链管理体系,进一步明确了责任。制定档案考核管理机制和考核标准,将档案管理情况与工作人员绩效考评挂钩。建立定期调度、汇报制度。每月政工例会上汇报档案工作情况;在经理办公会上,对于重大工程和重大活动都对档案工作提出要求,并安排档案室工作人员参加活动,提高各级人员对档案管理工作的重视程度,档案管理工作不断向规范化、科学化方向发展。

(二)加强档案工作人员队伍建设

档案工作要跟上企业改革的步伐。为适应新时期社会发展的需要,档案工作者需要提高工作质量和工作能力。企业需要加强对档案工作人员的培训和引导。1.对档案工作人员进行定期的技能知识培训。在培养档案员的工作中要相互留意,不脱离中国传统档案的特点,同时要学会借鉴国外先进的管理经验,理论与实践相结合,培养一支多功能的综合档案管理人才队伍。企业应该组织和计划选拔优秀的档案工作者到大学、国外进行深造。企业向档案管理人员提出新目标、新定位,从而提升档案管理的整体水平。在教育培训领域,要有计划、有步骤地实施长期继续教育培训,着力培育档案管理行业的领导者,创造条件来鼓励他们走在前列。2.创新档案工作。随着社会的不断发展和变化,煤炭企业的体制结构也在不断地改革。企业更加注重细化的发展,员工数量的需求大大减少。但是,对工作的复杂性要求越来越高。档案的收集、整理、保管已经从原来的手工操作变成了如今的计算机管理模式,文件使用模式向网络发展,所以档案管理方式和使用档案管理方式比以前有了较大的差别,这是档案管理工作的一个新的再次测试。只有不断创新才能经受考验,如何进行煤炭企业档案的创新与发展,提出以下建议:为了创新档案工作的方法和手段,首先要提高档案工作者的档案工作者意识。有关工作人员必须意识到互联网时代带来的便利,并将其与档案工作相结合,促进档案管理工作的顺利进行。档案工作人员不仅需要不断自我检查、自学,不断充实自己的工作,还要懂得理论与实践相结合,使他们不落后于适用型人才的脚步。档案工作者要不断培养自己的创新意识,增强服务创新能力,适应企业的快速发展。

(三)创新煤炭企业档案服务模式

创新服务手段,不断拓宽煤炭企业档案服务新领域。第一,建立健全煤炭企业档案馆(室)官方网页,开展网上档案查询服务。加快煤炭企业电子文件全文数据库建设,实现档案信息资源的网络化管理。第二,开展在线服务功能,在网页设置档案数据库查询、电子信箱、在线解答等功能,便于网上信息交流,提供档案实时在线查询服务。第三是建立档案信息系统,在企业内部之间要实现档案信息资源共享,通过建立联合目录等形式,将企业所掌握的档案资源进行集中式、数字化管理,更好地满足煤炭企业发展的现实需要。

三、总结

总之,煤炭企业的档案工作需要每个人的努力,形势越是严峻,档案工作就越要抓严、抓细。只有这样,才能为煤炭企业战危机、渡难关提供优质的档案服务保障。 

参考文献

[1]乌亚萍.浅析煤炭企业档案管理的改革[J].才智,2012(30).

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[3]李桂芝.论加强油田企业档案管理的有效途径[J].中国管理信息化,2017(20).

[4]石永霞.浅析企业档案管理[J].供电企业管理,2008(03).

[5]彭桂珍.论规范供电企业档案管理[J].供电企业管理,2010(03).

作者:侯立新 单位:冀中能源峰峰集团党政办公室

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