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企业管理会计信息化建设浅谈

摘要:管理会计信息化建设是全面推进管理会计体系建设的重要组成部分,以信息化手段为支撑,实现会计与业务活动的有机融合,推动管理会计功能的有效发挥。本文主要从管理会计信息化建设的重要性、现状、体系建设等方面来阐述管理会计信息化建设。

关键词:管理会计;现状;信息化建设

一、管理会计信息化建设的重要性

当前的时代是信息化时代,随着我国经济的发展与转型、全球经济的一体化,整个环境的变化,给企业发展带来了机遇,同时也带来了挑战。要在这样竞争激烈、信息多变的环境下,企业想在市场上拥有一席之地,企业管理模式也要随之转型。管理会计作为会计的一个分支,主要服务于企业内部管理经营,可以提升企业管理水平与市场的竞争力,对企业经营发展越来越重要。管理会计信息化是管理会计与信息技术两者的结合,管理会计的信息化建设是推动企业财务管理水平重要手段,也是管理会计体系建设的重要支撑。

二、管理会计信息建设的现状

管理会计作为会计的重要组成部分,我国大约开始于70年代末、80年代初。在这二三十年里,我国管理会计在理论与实践两个方面都取得一定发展,管理会计逐建从部门管理上升到企业管理,战略管理,最主要是企业管理人员的意识的转变。由于管理会计发展时间较短,存在很多缺陷与不足,也未得到全部普及有效的应用。主要体现为以下几个方面:

(一)管理会计信息化缺乏整体规划

企业上下级认识不够统一,整体积极性不高,难以将团队力量发挥出来。企业架构不清晰,权限不明确,对自身企业的环境不够深入,引进系统,导致整体运行效率低下。

(二)各个系统之间的连接性不高

目前很多企业购买软件较多,各个软件之间连接性不够,数据不能相互查询、共享,了解一个数据需要查询多个系统才能完成。需要建立一个强大核心系统,这个系统可以跟其他系统互相打通,完成数据对接。

(三)管理会计信息化程度低

21世纪是信息化时代,计算机、互联网、通讯等技术的快速发展、普及、应用,企业对管理会计的信息越来越需要,迫切需要信息支撑企业做出各种决策。目前很多企业还停留在财务核算,管理会计的信息化建设投入少之甚少,管理会计信息化程度低。

(四)管理会计专业人员短缺

目前社会上有很多人员从事会计工作,大部分人员是从事我们传统财务会计核算,只有一部分人员从事管理会计的工作,企业对管理型会计人员的需要也得不到满足。目前很多人员考了会计上岗证,就去从事会计工作,整体人员的专业水平达不到管理会计的要求,影响信息化建设。

三、构建面向管理会计信息化系统的体系

(一)对管理会计信息系统进行规划

这是我们管理会计信息化的风向标,关系到我们管理会计信息化工作是否能顺利开展的前提。如果规划不合理,就会导致整体转型失败,浪费公司人力、物力。

(二)推进和组织管理会计信息化体系

当我们对管理会计信息系统有了规划后,明确管理会计信息化总体目标和行动方向后,我们需要对体系进行一个推进。通过信息化系统的改进、重组、重建等和流程固化、优化,财务权限设定来保证体系的运行。设立IT信息化部门,加快推进管理会计信息化建设步伐。

(三)建立财务共享服务中心

财务共享中心将集团公司各单位的财务基本账务处理集中进行处理,通过流程标准化,业务专业化分工,信息技术以及资源共享与整合,实现规模化效应。使得一部分财务人员可以脱离财务基础核算工作,可以专门从事与管理会计工作,为企业内部经营管理提供服务,提升内部管理经营水平。

四、得力集团管理会计信息化建设

得力集团创建于1988年,是中国最大的办公与学习用品产业集团,多工作场景整体解决方案的领导者。得力坐落在“中国文具之都”宁波市,目前有得力工业园、黄坛工业园、江北工业园、江东工业园、余姚工业园,在上述5块制造基地上承载着公司70多个系列2600多个产品的生产。近年来,得力集团能成为文具行业的佼佼者,这跟得力集团管理会计信息化建设是密不可分。公司为实现管理会计信息化,首先梳理了整个集团组织架构,明确各大工厂、分公司、职能部门等财务权限,同时将信息中心分离成立两个部门,专门成立IT应用部,推动公司的信息化建设,规划未来信息化的发展方向。

(一)财务主要软件探索历程

得力集团为了提升管理会计信息化水平,也是经历了一段不断探索的过程。主要软件实现了从ERP-U8、ERP-U9到SAP系统的更新换代。ERP-U8系统在一定程度上满足我们的需求,特别是财务系统方面的运用。但ERP-U8系统是基于C/S架构,随着得力集团的发展,产品品类不断增加,国内子公司、国内外分公司的建立,ERP-U8越来越不能满足得力集团发展。ERP-U9系统在ERP-U8系统上面做了很大提升,规避了ERP-U8系统很多缺陷。ERP-U9系统是基于B/S架构,即浏览器和服务器结构,适合多公司、多分销点、多制造厂的企业运用。为了打通各个模块之间信息连接,提升整个集团的运行效率、管理水平,公司及时引进了ERP-U9的系统。但ERP-U9系统在我们子公司试运行后,特别是成本管理达不到我们公司的预期。公司寻求更适合我们公司的发展系统软件,公司经过实地考察等方式,最终决定选择SAP系统,SAP系统最大的优点是其财务分析能力。在成本计算方面,细化到标准成本、实际成本,为成本分析提供全方位的支持;在费用核算方面,通过建立成本中心与成本中心组的建立,按照内部管理要求,将费用进行精细化管理;在经营利润方面,通过建立利润中心与利润中心组,可以对利润中心负责人设定目标,进行考核。SAP系统为我们企业发展提供了强有力的支持。

(二)得力集团管理会计信息化体系

得力集团为配合SAP系统顺利上线,从各大公司抽取精英人才,成立SAP项目组。为落实管理会计信息化建设,同时购买OA办公软件,该软件是企业内部各级部门之间以及内外部之间的办公信息的收集与处理、流动与共享,为做出正确的决策提供科学依据的信息系统。集团IT部门根据公司《财务权限表》设定OA各个业务流程审批节点,使流程更加标准化,为领导决策与日常业务提供服务,实现我们办公的信息化、网络化、科学化。为了利用专业化分工和信息技优势,提高企业管理会计水平,为公司的发展提供有价值的信息,公司在2013年7月对组织架高进行了重大调整,特别是财务中心架构。目前财务中心分为五大部门,分别为共享服务部、生产财务部、营销财务部、财务管理部、资金部。下面我们主要来讲下共享服务部、生产财务部、营销财务部。1.共享服务部共享服务部主要负责整个集团账务核算工作,按质、按量、按时为相关部门提供基础财务管理信息;通过优化流程与信息化技改不断提高工作效率。在付款业务方面将OA系统、SAP系统、直联平台打通,费用科与应付科根据业务流程,提交OA流程在SAP系统自动生成凭证,并返回凭证号至OA流程,同时将OA系统付款信息传递到直联平台,支付科根据费用科与应付科的凭证,直接审批款项,并返回是否支付成功的信息,改变手工做账与手工录入付款信息,提升工作效率。在开票业务方面将SAP系统通过甬航接口直接对接金税系统,只要SAP系统点击上传开票,金税系统就可以刷取数据进行开票,无需手工录入开票信息。在收款业务方面,直接将银行明细与SAP系统进行对接,系统根据银行客户名称与SAP系统客户主数据进行匹配,自动生成收款凭证。2.生产财务部生产财务部主要服务工厂,各家工厂设有FP(FinancialPartner),即财务战略合伙伴,岗位职能也从传统的财务会计转变为管理会计角色,主要负责分析公司经营情况,为公司发展提供有用的信息。生产财务部在信息化建设主要表现在工厂内部经营利润表、费用报表、车间阿米巴报表、各类成本报表自动取数。下面具体来说下工厂的成本管理,随着生产自动化提高,手工模式已经不能满足对成本管理的需求,完善成本管理的信息化建设,大大提高了我们生产财务部的工作效率。得力集团引进SAP系统,采用了作业成本法计算成本。首先我们要求每个工厂细分工作中心,工作中心主要根据机台设置,可以将类似的机台合并为一个工作中心,避免过多工作中心影响计划排产,根据工作中心建立成本中心,给每个成本中心设置五个作业类型价格,分别为计件工资、其他人工、设备费用、动力费用,其他费用。根据每个产品的BOM、工艺路线,建立标准成本。通过SAP系统软件,开发适合得力各类成本管理报表。通过开发成本汇总表,了解每个产品每批订单的标准与实际成本的差异报表,再通过明细报表的开发,查询分析差异的原因,从而进一步的管控业务流,使成本核算更加准确。通过开发产品类型,锁定新产品,从而更快了解新产品的成本核算情况。

(三)营销财务部

营销财务部下设电商、分销、海外营销、直销四大部门,下面以直销事业部为例探讨信息化建设。直销财务积极参与SAP系统搭建,并将业务的现实情况融入到SAP系统中。通过不断的融合,针对直销业务的特点,开发了一系列的管理报表,并将这些报表的使用要点和《财务权限表》编写了《直销业务财务操作手册》。主要包括以下几个方面:(1)直销采购合同及付款审批:主要针对直销采购合同、采购付款、费用报销各环节的审核要点、注意事项进行了说明,有利于各审批环节有据可依,避免操作风险,同时带来工作的便利性。常规类课程以内训为主,授课老师为相关部门负责人;(2)采购类报表:直销的采购业务遍布全国,有500多家供应商,月均付款次数超1200笔,通过设置采购对账单号的唯一性辨别,避免了供应商重复申请付款的难题;通过SAP清帐功能做到应付账款的账目清晰准确;开发SAP的《应付账款对账单报表》和《应付账款付款单报表》对未付和已付应付账款进行分析,及时发现付款中的问题。通过这些报表开发及管理措施,支撑了得力集团直销业务的快速发展。(3)销售类报表:整个直销业务全国各地有3000多个客户,没有有效的管理报表,是无法管理这些客户的应收账款,直销财务开发了《直销订单状态跟踪表》,根据客户每一个销售订单的发货、开票、收款,做到逐笔管理客户订单。

五、结论

企业在激烈的竞争环境中拥有一席之地,需要推动管理会计信息化建设,不断提高企业管理信息化水平。管理会计信息化建设体系的完善,使管理会计在企业发展中发挥了更大的作用,从而提升整个企业的竞争力。

参考文献:

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[5]边志新.管理会计信息化探讨[J].经济研究导刊,

作者:麻阳阳 单位:得力集团有限公司

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