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成人教育档案建设问题思考

一、高校成人教育档案建设存在的问题

笔者从事高校档案工作多年,在工作中发现了一些成人档案建设中存在的问题,概括起来主要有以下几方面:档案散存、乱存现象严重;档案内容缺失严重;档案管理的模式陈旧,水平低下。仔细分析,我们会发现以上存在的问题,与人员内部调动、部门撤并调整有关,还与高校成人教育档案仍然沿用陈旧的管理方法,管理人员不专业,硬件条件的不足有关。下面就此作一简单分析。

成人教育档案建设存在问题,首先源于对成人教育教学档案管理意识不强。我们知道,在高校教育教学中,重视的是普通全日制教育的学籍档案管理,对成人教育则多重视教学工作和其它管理工作,成人教育档案管理工作不仅不重视,有的连相应的工作都没有安排,有的高校虽然设置了成人教育档案管理中心,但不是专兼职人员配置不足,就是在人员培训上简化,虽有成人教育档案管理部门,但也形同虚设。加之管理人员对成人教育档案工作缺乏正确的认识,这就形成了成人教育教学过程中,大量有价值的,可为用人单位提供参考的文档或不能及时整理归档,或材料流失,成人教育教学档案应有的作用不能充分发挥。

其次,在成人教育档案建设中还存在着制度不健全,管理不规范的问题。我们知道,高校成人教育档案管理同普通全日制教育一样,其专业技术性都比较强,但在实际工作中,成人教育档案管理工作还没有严格的规章制度,管理也不规范。或在存档移交时没有严格的核对档案材料,造成不完整;或收集工作不到位,形成归档不齐全,不能完整地反映档案全貌。

再次是档案管理人员业务水平较低,不能对成人教育档案做科学建设,造成建档质量不高。高校成人教育往往是一个附属部门,档案部门不仅人员编制有限,而且档案管理工作没有专职人员,更没有把专职工作与档案管理工作分开,职责不清,致使成人教育档案管理工作无法考核,至于工作人员的专业培训,知识提高,提升服务质量更无从谈起,那么出现不懂档案管理业务,文件管理有标准而不执行,成人教育档案管理工作不规范,也就不足为奇了。

第四是成人教育档案建设中存在着设施陈旧,管理手段落后的问题。由于以上几方面的原因,多数高校的成人教育教学档案建设还停留在低水平的状态中,档案是纸质的,保存还是用柜子;现代信息管理手段很少或基本不用,近年也有了计算机,但对计算机等现代化设备的使用技术缺少掌握,也仅限于软件操作和一般的文档处理,深层次开发档案管理软件和进行程序设计的人员几乎是空白。不能适应现代化条件下的信息查询,给教学档案资源合理配置及充分利用造成了很大的困难。

二、完善成人教育档案建设的方法

针对上述问题,笔者认为,要完善成人教育档案建设应该从以下几方面着手:

(1)要加强学习有关文件要求,不断提高思想认识。高校领导和各部门员工,要认真学习《档案法》、《档案实施办法》和《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》等相关档案工作的法律、法规,充分认识档案综合管理工作的重要性和必要性,坚决贯彻执行档案法律、法规,增强领导和员工学法、懂法的积极性,提高其执法能力,从而强化领导和教职工群体的档案管理意识,为更好地做好高校档案工作奠定坚实的思想基础。

(2)要不断加强制度建设,细化考核机制。成人教育档案管理部门要严格遵循档案管理条例,在文件材料管理有序、文件合理分类存放等方面要真正做到来龙去脉清晰,以此为立卷归档工作奠定良好的基础。同时,要建立各项规章制度,明确归档内容要求,建立各级档案网络组织,使管理工作有章可循,有条可查,并以此为考核的依据,加强对员工的考核,以形成人人负责,齐抓共管的良好局面,为提升服务质量奠定基础。

(3)加强成人教育档案硬件设施建设,实现信息化网络化管理。为了更好地适应现代信息技术的发展和社会对成人教育档案管理的需要,高校的成人教育档案建设必须应用信息技术手段进行档案管理,用电子化、网络化对档案进行收集、整理、保存和查询,从而实现成人教育档案的信息化与资源共享。我们知道,随着计算机技术和网络技术的发展,各高校都有自己的校园网,为实现成人教育的学籍电子档案管理网络化、一体化提供了可靠的硬件保障,这就要求,成人教育档案管理部门应尽可能地组织技术力量开发出适用于本校的学籍电子档案管理系统,以加强新生报到管理、在校生管理、成绩管理、教材管理、毕业生管理,并使之能准确、系统、及时、省时地为成人教育工作服务。

(4)努力提高成人教育档案管理人员业务素质,提高档案服务水平。高校成人高等教育档案管理者的业务水平、自身素质直接影响档案管理工作的质量。加强档案管理队伍的培训,提升员工对成人教育档案工作性质和重要性的认识,自觉地钻研业务,学习新知识,提高工作能力是十分必要的。要鼓励员工善于学习,运用档案学科新理论、新技术指导和改进档案工作,为成人教育档案规范化管理提供保障。这里要特别强调的是,要求员工通过不断的学习,熟悉和掌握现代信息技术,并结合成人教育电子档案管理的工作实际,善于总结摸索出成人教育电子档案管理的基本规律,在此基础上不断创新,在树立“以学生为本”的服务意识的指导下,以科学的精神规范成人教育档案的管理,形成完整、准确的成人教育档案,全面提高成人教育电子档案管理的服务水平。

作者:韩国晔 单位:集宁师范学院

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