信息时代档案管理创新研究

1.信息时代下档案管理创新的重要性

信息化的时代下，档案管理还实现了电子文件的自动上传与收集，这一技术的实现，有效的保证了工作人员的工作效率，使得工作人员可以在第一时间收到并且储存相关的信息。另外，档案管理工作的创新还顺应了信息时代的发展的需求，例如档案与现代网络技术和查询系统的相互结合，使得人们可以及时准确的获取丰富准确的知识，实现了档案信息的网上查询阅读，这种获得信息的方法方便快捷准确，而且获得信息的速度非常快、效率高。这种在线服务的开展，满足了信息化社会下人们对信息的需求，展现了信息的时效性。利用互联网进行信息化的档案管理手段非常科学，在我们建立起相应的数字档案室后，人们可以利用网络信息技术将相关的数据或者文件进行整理，将其汇编成专题，利用数据库查询、电子信箱服务等服务方式，实现网上快速通讯，强化信息交流，尤其是随着档案室查询资料的人员不断增多，这种做法可以使公民快速准确的查询到自己的资料，这对于公民来说可以更好的维护自身的利益，这种做法无疑符合社会的发展需求，顺应了时代的形式。由此可见，在信息时代的大前提下，档案管理的创新十分的重要。

2.信息时代下带给档案管理的弊端

信息化时代的档案管理是一个对管理的机构以及人员要求较高的工作，但是从目前的状况来看，档案管理工作的人员并没有“与时俱进”，他们依旧停留在档案的收集、分发查询阶段，并没有深刻的了解信息化时代下档案管理的精髓，而且他们对现代化的档案管理的基本知识和操作技能比较缺乏。其次在档案管理的基础方面，一些单位做得也不好，他们没有认真的进行档案的归档、编目，甚至对于一些中小型企业来讲，由于他们对于档案管理工作的不重视，他们甚至无法进行档案的检索。还有一些企业根本就是将档案管理工作当作是公司可有可无的一部分，他们经常选择性的“遗忘”档案管理工作，或者是雇佣一些兼职人员去解决这些工作，敷衍了事。他们的这些做法已经表明了他们对档案管理工作的不重视，他们认为只要做好档案文件的归档、保管、无泄漏即可。但是他们却不知道在信息时代的档案管理工作非常重要，员工往往可以通过网络获取档案中的一些知识从而达到丰富自己学识、提高自己的能力的目的，而档案管理部门的领导却没有认识到这一点，这使得他们投入到档案管理工作的资源少，而档案管理的一些必备设备也处于紧缺状态。

3.信息时代下档案管理工作的创新

要想进行档案管理工作的创新，首先我们应该从思想观念上入手。只有在档案管理的思想观念上进行创新，我们才可能在档案管理的行为上做到创新。为此我们要认识到在信息时代的大环境下，档案管理工作的发展需要突破工作环境的封闭性、后端性。我们要运用创新的思想观念，以另外的角度来看待档案管理工作，我们要避免档案管理工作的墨守成规，一定要有新意，打开工作的新局面，充分发挥档案管理工作在新时代下的作用和功能。我们要知道档案管理工作的创新没有任何的经验可以借鉴，必须要通过解放思想，勇于大胆尝试，更新工作观念，不断摸索，不探索中前进，促进档案管理工作在创新工作中得以快速发展。首先我们要明确档案管理工作都需要在什么方面实行创新，在笔者看来，首先，随着信息化社会的发展，档案管理工作的服务对象需要“创新”，在如今，到档案室查询资料的人员不断增多，他们有的是出于自身的利益考虑，想要查明一些资料从而更好的维护自身的合法利益。还有的是想要及时的了解相关的政策信息，以便于为自身的发展做打算。但无论是怎样，档案管理工作的服务领域扩大了是不争的事实。为此我们希望档案管理工作要跟紧时代的步伐，扩大服务的范围，档案管理部门需要将档案资料面向政府机关或者是企业单位或者是个人，即尽全力的面向社会中需要利用档案信息的组织个体。同时，档案管理人员也要发掘档案信息的潜在价值以便于吸引更多的群众走入到利用档案信息的群体中来，相信在经过科学的规划与处理后，广大的群众一定会从档案信息中汲取到更多的知识，这会让档案管理工作的服务对象变得更多，也会让档案管理工作的价值最大化。除了档案管理工作的服务对象需要“创新”之外，档案管理工作的服务技术也需要创新。无论信息时代下的档案管理工作的服务面有多么广、作用有多么的大，档案管理工作的技术始终是档案管理工作的基石，我们只有将档案管理工作的服务技术创新，我们才能?从中获得源源不断的档案管理动力，推进档案管理工作的发展。首先，我们要加强电子文件的自动上传与收集。“工欲善其事，必先利其器”，若想做好档案管理工作，我们先要有一个资源深厚的档案管理库，也就是说我们要做好电子文件的自动上传、收集、整理等工作，当然与传统的纸质文件不同的是，电子文件只要通过上传或者是下载就可以实现有效的管理。为此我们可以通过信息技术建造一个能够自动上传、收集以及整理电子文件的程序，再加以工作人员进行一定的操作，相信这种电子文件的收集和整理一定会十分的整齐有效，而且效率较人工而言高出很多。其次，在拥有了一个资源丰富的档案库后，我们要懂得高效准确的去利用他们，我们可以通过开展在线服务，让人们可以通过网络技术和信息系统获取他们想要的资源，例如知识、时事、政策等。我们可以通过建立数字档案室的方法实现这一目标，这样人们就可以在网络上通过检索得到他们想要的信息，他们也不用再通过专门的人员到档案室内去查询文件，这对于人们来说即省时又省力，还高效的利用了档案室的资源。由此可见档案管理信息技术的创新也十分的重要。

作者：陈志新 单位：黑龙江省黑河市爱辉区二站乡卫生院