机关单位档案管理工作问题及对策探讨

摘要：新时期下，我国机关单位职工数量明显增加，单位的管理压力也随之增大，在管理工作中，档案管理是非常重要的一个环节，但是，目前单位档案管理工作存在的主要问题就是创新的元素较少，使用老旧的方法进行管理，电子化技术使用非常有限，工作中的漏洞较多。为此，本文主要探讨单位档案管理的发展措施，探究提高档案管理水平的方法，希望能够为单位的档案管理工作提供一些帮助。

关键词：单位；档案管理；管理

当前，我国单位职工的数量逐渐增多，单位在此过程中，应当提升自身的管理能力，以适应这一形势。档案管理工作是将职工的在校表现做一个记录，评价职工的整体素质，对职工日后的发展起着非常重要的作用，当单位人数上升之后，单位在档案管理工作方面出现了诸多问题，例如管理效率低，管理方法落后等，这些问题的出现说明我国单位档案管理工作还有非常长的一段路要走，笔者结合自身的工作经验，探讨如何使用电子化技术进行单位档案管理，为实现档案管理水平提升做出一点贡献。

一、目前我国单位档案管理工作存在的主要问题

目前，电子化技术逐渐应用到生产和生活领域中，给人们的生活带来了许多便利，一些单位开始尝试使用电子化技术来管理职工档案，这是一种适应社会发展的工作思路，能够明显提升档案管理的效率，但是，多数单位还没有使用这一技术，其档案管理工作中的问题较为突出，具体表现在以下几个方面：

1、单位档案种类匮乏

现阶段，我国单位档案管理工作水平还有待提高，许多单位的管理者认为档案管理工作并不重要，其主要是记录职工的在校表现，只要记录完整就可以，但是，随着社会的发展，人们对档案更加重视，档案不仅要记录职工的学习成绩，还要保存更多的数据和资料，要增加管理社会普通阶层的内容，而实现这一目标的主要方法就是使用电子化技术。目前，大多数单位在这一方面做得较少，内容和数据采集效率较低，档案的使用价值和作用明显降低。

2、单位档案管理途径单一

我国的档案记载历史非常久远，从一定层面上说，历史书籍就是一种档案，虽然我国档案记录的时间非常悠久，但是记录的先进性明显不足，记录档案的目的是叙述一件事情，其他作用不是非常明显，档案工作管理途径依然很单一。例如许多单位的档案只是用来进行电话、传真查询，或者复印档案开具证明。单一的管理模式会削弱档案的作用，在互联网技术空前发展的今天，档案管理工作明显落后于形势需要。这说明单位档案管理工作应当更加注重管理领域拓展，要让档案发挥出应有的作用，从而为职工和单位发展做出贡献。

3、单位档案管理体制较为陈旧

单位档案管理工作体制是规范档案管理工作的重要内容，其领导和指引档案管理工作前进，但是，在一定层面上，体制也会限制档案管理工作模式的创新，如果体制不变，即使使用电子化技术进行管理，其也不会发挥出重要作用，体制会成为电子化管理的枷锁，因此，只有体制层面进行变革，才能接纳和吸收先进的技术和模式，才能帮助档案管理工作向前发展[1]。

二、单位档案管理工作的策略

1、创新单位档案管理内容

档案管理工作发展的首要目的就是增加档案管理的内容，拓宽档案的管理领域，充分发挥出现代化技术的优势，创新档案管理的管理内容，单位档案管理的管理内容包括很多，但是其主要的目的就是管理单位和职工，因此，管理内容的确定要以这两个主体为宗旨，探索更加实用的管理模式，满足职工和单位的发展需求，当然，在技术快速发展的今天，需要相关部门和人员进行不断的探索，借助技术的优势，实现单位档案管理模式的转变，以此实现单位的长远发展。

2、创新单位档案管理的手段

创新管理手段是提高档案管理水平的重要举措，只有手段进行创新和提高，才能增加管理的范围和内容，让单位档案管理水平得到提高。现如今，互联网、计算机技术等先进技术在社会中发挥着重要的作用，其是档案管理创新非常重要的环节，单位管理者应当将档案管理手段创新作为单位发展的重要内容，在工作中要将传统的管理手段转变为现代管理手段，促进单位档案实现快速发展，管理者要推进单位档案信息化管理建设的进程，通过增加互联网、计算机技术的应用，来实现档案管理整体水平的提升，提高档案的利用效率[2]。

3、创新单位档案管理的方式

众所周知，单位档案管理工作管理的主要对象是单位和职工，而单位不仅要使用档案，还要参与档案的制作，因此，在平时工作过程中，要将单位的需求作为工作的主要方向，从而提高档案管理水平。单位管理者应当建立一支高素质的档案管理队伍，该队伍应当具备以下能力：一是熟练使用电子技术的能力，要懂得计算机硬件、软件、互联网等各项技术，当出现问题时能够自行解决；二是要懂得专业的档案管理工作内容，能够熟练完成各项管理工作；三是要具备高度的责任心和使命感，能够在工作中兢兢业业，保证内容输入正确、完整；四是要增加档案内容维度，让档案信息更加全面，能够真实反映职工在单位的表现。另外，单位档案管理人员的工作心态也要进行相应的转变，要积极探究新的工作模式，发现实际工作中的不足，不断地熟悉单位档案管理各个方面管理流程，让管理工作模式得到改善，促进档案管理工作顺利实施，单位教职工、职工等主体应当努力为电子化档案工作提供帮助，合理做好档案资源的共享以及配置等工作，重抓单位档案的管理和管理，积极进行反馈调查，获得最真实的使用体验，从而有效地提高单位档案管理水平。总之，目前我国单位的档案管理工作还有许多不足之处，管理能力较低，管理意识较弱，管理方式较为落后，单位相关管理者应当正确认识档案管理工作的重要性，在平时管理过程中，要为档案工作投入更多精力，努力提高档案管理电子化水平，敢于使用先进技术，增加创新的内容，同时，要注意传统档案管理工作向电子化管理模式转变的过程中，避免出现档案丢失和损坏的情况，全方位提升档案管理的能力和水平。

参考文献

[1]孟凡蕾.强化档案意识,提升单位档案管理水平[J].黑龙江科技信息,2011（4）:31.

[2]武云娜.试论我国单位的档案管理工作[J].科技情报开发与经济,2011（3）:15.

[3]魏少辰.抓住单位升格机遇,加强档案管理工作[J].科技情报开发与经济,2011（13）:34.

作者：迟晓霞 单位：山东省乳山市国土资源局