机关档案全文(5篇)
第1篇：机关档案范文
一、机关档案室人本管理模式
在现代信息管理中，档案管理系统始终作为一个独立系统，主要是由档案信息、档案设施、档案管理人员、档案管理目标和任务等相关要素组成。其中，机关档案管理人员是现代档案管理系统各个要素中最活跃和最重要的因素，因此在机关档案管理模式中，必须把管理的视角和关注点从“档案”向“人”进行转变，要树立“以人为本”的管理理念，在工作设计和管理方式等方面，要更多地考虑人的因素，要对人充分尊重和关心，对机关档案管理人员的工作积极性进行充分调动，积极思考和主动学习，从而实现机关档案管理系统现代化功能。首先，现代档案服务知识性新特点，要求机关档案室管理必须充分重视知识和人才。现代信息化管理是当前经济社会发展的必然趋势，这种信息管理服务的形式也是与电子化、信息化、智能化相互融合。档案服务的知识性特点，要求机关档案室工作人员必须具备更高的计算机网络知识与技能、现代信息技术开发与应用能力，必须从观念上转变传统档案管理的服务意识，要能够根据现代信息管理和档案知识性特点要求，对机关档案管理工作进行重新规划，更好地适应现代信息管理和服务要求。其次，现代档案的服务社会理念的建立，要求机关档案室管理必须具备更强的服务意识，以用户为中心。以用户为中心，是机关档案管理事业存在和发展的关键所在。但是，由于传统档案管理中的“重藏轻用、以藏为主”的档案管理理念影响深远，导致一部分档案管理人员的思想意识仍停留在传统的档案管理模式中。在现代档案管理中，强调“一切为了用户”的服务意识，要以档案用户为中心，积极开展各种档案服务活动。特别是随着我国档案管理体制改革的深入，对于档案服务有了更为全面的要求，档案用户对于档案管理部门的服务质量要求也更高，要求档案管理部门不仅要能够提供档案原始资料，还要能够快速编写其所需要的相关参考资料，开展档案信息二次加工，甚至是三次档案加工工作。这些都要求机关档案室必须转变档案管理模式，树立“以人为本”的人本档案管理新模式。
二、机关档案室“人本管理”模式构建策略
1.积极开展机关档案深层次档案信息服务。机关档案室人本管理模式构建，就是要以档案用户为中心，通过各种现代信息技术的应用，积极开展深层次机关档案信息服务工作。社会管理需要是机关档案管理开展的前提。机关作为非盈利社会组织，其所有工作的开展都要以为社会提供服务作为基础和前提，档案管理工作也必须更好地服务社会。机关档案室只有在对自身价值和定位有准确认识的基础上，坚持服务社会和服务机关的宗旨，并在为社会和机关提供档案服务中不断发展，在不断提升档案服务质量中获取档案管理工作的长足发展。因此，机关档案室的档案管理工作要尽可能满足社会和机关档案需求，尽可能更多地参与社会管理和服务活动，从而使机关档案室工作人员对机关档案重要性和价值有更加清醒的认识，认识到机关档案是机关服务社会的重要组成部分。机关档案使用需求是机关档案室开展机关档案管理工作的前提和基础，机关档案室是否能够为使用者提供优质档案服务，是衡量机关档案管理工作的主要标准。首先，机关档案室要做到自我加压，练好内功，自觉接受档案使用人员的监督。机关档案室作为机关档案使用者查档唯一场所，档案管理人员的服务态度、服务质量、对馆藏资源熟悉度，都是体现机关档案室服务质量和形象的重要方面，因此机关档案管理人员在提供档案服务中，要热情、熟练，给档案使用人员一种轻松氛围，使其感觉机关档案室并不“神秘”。其次，机关档案室要采取各种措施加强与档案使用者之间的沟通与联系，如设立机关档案室意见建议箱，在机关档案管理人员和使用人员之间建立良好的沟通渠道，广泛收集档案使用人员的合理建议，要让档案使用人员乘兴而来、满意而归。
2.充分尊重机关档案管理人员的工作兴趣。国内心理学家在研究中发现，在人们日常工作的重要性排序方面，晋升机会、工作满足感和成就感、责任感等非物质激励因素占据比较重要的地位与作用。因此，机关档案室在人本管理模式建设中，必须为机关档案室工作人员提供更多的发展机会，使他们可以向着既定的目标和方向发展，同时也要根据档案管理人员的个人兴趣与性格特点，为其提供更多的晋升与发展机会，并配合机关档案管理人员培训，使他们能够以更加积极和饱满的工作热情投入到机关档案日常管理和服务工作中。通过机关档案技能培训，大大缩减机关档案管理人员和机关档案管理需要之间的能力差距，使档案管理人员成为机关档案室人本管理模式转型发展的重要资源。
3.建立健全机关档案室人本管理激励机制。第一，要建立机关档案室人本管理物质激励机制。机关档案室在人本管理模式建立过程中，必须充分认识到物质激励的重要性，特别是针对机关档案室的地位和机关档案管理人员物质收入，采取相应的物质激励手段，如奖金、福利待遇等方面，给予相应的补偿，使其能够充分感受到自身价值所在，从而以更加积极的态度投身于机关档案管理工作中。第二，要建立机关档案室人本管理精神激励机制。对于机关档案管理人员而言，物质激励虽然比较重要，成就感和认同感的精神激励发挥的作用也是不可忽视的。机关档案室要为机关档案管理人员提供更多的晋升和发展机会，使他们对自身的工作成就感更加认可。第三，要建立机关档案室人本管理领导行为激励机制。对于机关档案室人本管理模式的建立，领导者发挥的作用是十分明显的，机关单位领导要以身作则，以自身良好职业操守引导机关档案管理人员的行为，稳定机关档案管理人员的心理与情绪，更好地激发他们的工作积极性，使机关档案管理人员更加真切地感受到领导行为的感召力，从而更加自觉地增强自身工作的责任感。
三、总结
机关档案室人本管理模式的建立，更加强调要以档案用户为中心，充分尊重机关档案管理人员的兴趣爱好，突出机关档案管理工作的中心地位，营造尊重和关心的良好氛围，推动机关档案室长远发展。
参考文献
[1]阴宏光,姜滨菊.浅谈企业档案室管理模式的转变[J].兰台内外，2007（3）：36-37.
第2篇：机关档案范文
关键词：机关档案；档案宣传；档案管理
机关档案工作还存在着不少问题：例如一部分领导忽视了档案的重要性，造成档案工作发展缓慢，缺乏活力和后劲；档案库房配备、设备设施长期得不到改善，档案业务经费严重不足；专职档案工作人员少，而且在精简机构时专职档案人员还有可能被裁减；大多数单位的档案人员都是身兼数职，顾及档案工作的时间少的可怜，不能踏下心来做档案工作；由于机构的不断调整，档案管理人员的更换也相对频繁，刚熟悉工作就又被调走；只重视文书档案，科技档案、声像档案、实物档案、照片档案等归档困难；一部分科技档案留存在个人手里。人是社会进步的决定性因素。影响档案工作发展的众多因素中，人是最积极最活跃的因素。这里我从人的方面谈谈我对机关档案工作的思考，我认为可以从以下三个方面着手：
（一）加强档案宣传工作，尤其是对领导干部的档案培训工作
由于领导干部对档案工作思想认识上的不足，还会造成机关自身档案意识淡薄，对档案工作的重要性缺乏足够的认识，直接影响档案管理工作成效。因为档案工作不同于其它一线工作，作用直观，效果明显，可以创造效益。档案工作大多数收效甚晚，有些档案的价值要经过漫长的岁月才能显现出来。同时档案工作从档案库房建设（房间调配、密集架、防磁柜）、现代化管理设施（计算机、扫描仪、复印机）到卷盒、备考表的购置都是花钱的事。正是这种高投资、漫长的回报，甚至无回报，使档案工作被人们，尤其是领导干部所忽视，提不到议事日程上。档案工作者工作热情再高，能力再强，领导不支持，档案工作也开展不起来。在档案事业飞速发展的今天，领导干部对档案事业的忽视和冷漠必然会严重阻碍档案事业的快速健康发展。档案宣传是机关档案室扩大影响力，提升地位，促进档案工作的重要途径。宣传工作做得如何直接关系到人们参与的积极性和重视程度，直接影响下一步工作能否收到预期效果的问题。长期以来，档案工作的宣传往往着重于相关法律法规的宣传上，多强调重要意义、工作要求，这些说教式的宣传，既不直观形象，又缺乏“艺术性”，往往引不起人们的重视，也就达不到预期的宣传效果。我们可以通过档案资料展览、老照片、DV摄像、Flash动漫作品甚至微信、博客，这些宣传形式来诠释档案法律法规，这样既生动活泼，又直观易懂。同时还要制定档案法制宣传工作的“全方位”战略，机关档案室不仅要利用档案答卷、展板、宣传栏作为档案宣传的渠道，还要利用局域网来进行宣传。近年来随着机关办公自动化的推广，网络成为人们获取信息的最重要的平台，互联网和局域网这种新的认识工具和交流工具能量无限。目前，档案局对档案工作人员的培训抓得很紧，但是却没有针对各单位领导干部的培训工作。当务之急是要注重领导干部观念的更新，特别是局级领导干部。通过对领导干部档案思想认识的培训，形成从领导干部到档案工作人员直至全体职工的档案意识，认识到档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作，档案是一种资产，是机关财富的另一种体现，为维护好机关资产，每个人都有义务向档案室移交档案的良好风气。
（二）增强档案工作管理思路的创新，培养战略眼光
长期单调的工作方式使许多档案工作者缺少创新意识，墨守成规，日常档案工作也只满足于每年立卷归档多少案卷，提供利用服务多少人次，而没有档案工作如何主动、超前地服务于机关工作的意识。信息时代要求档案人员转变思想观念，从单纯保管文书档案，不断向深度和广度进军。科技档案、照片档案、声像档案、实物档案、专业档案等的数量与日俱增，各种不同载体的档案资源正被发掘。办公自动化进一步的发展和深化，在网上传递公文、分布通知、进行文件的上报和审批，电子文件应运而生，电子档案的发展前景十分远大。经济的发展，社会的进步，呼唤档案工作走出“后台”，到历史的前台。不仅仅是保管档案，而是站在全局的高度统领全机关档案管理工作，这就要求档案工作者转变思想意识和传统观念，提高认识，将现代化管理理念和服务理念融入日常的档案管理工作中。档案工作者一方面要耐得住清苦，继续踏踏实实工作；另一方面也要开拓创新，主动参与机关工作，用新的观念、新的方法、新的意识做好档案各项工作。档案工作者首先要能够把握大势。如果我们具有了发展眼光和战略思维，善于从自身的小天地里跳出来，做到眼界宽广，胸有全局，从而更自觉的在大局下行动，正确的把握发展态势，始终走在时代的前列，我们的事业就能无往而不胜。其次学会辨证思考。学会用辨证的眼光看问题，就是学会立体的、全方位的、多角度的观察问题，就是要学会马克思主义立场观点方法去思考问题。因此既要从全局的角度看问题，也要从局部的角度想问题，既要从横的方面观察问题，也要从纵的方面思考问题，全局和局部总是相互依存的。最后研究重大问题。面对不断涌现的新变化、新情况，面对新的历史使命，能否保持头脑清醒沉着冷静，正确的把握时代的发展要求，把档案事业不断的推向全局，关键是我们要不断的学习，及时充电，永远使自己保持一种充满活力和动力的思想，接收新事物，研究新问题。
（三）充分认识档案室的特性，提高档案人员的职业道德和各种能力
档案工作连续性强，许多工作特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习和实践，积累经验，才能逐渐适应和逐步完善。琐碎、枯燥、重复、平凡的工作，没有一线工作的“光”与“热”，档案人员的频繁调动，无疑影响档案工作的连续性。而默默无闻、无私奉献是档案工作的突出特点，没有很高的政治素质和强烈的责任感是无法担此重任的。这就要求年轻档案工作者养成忠于职守、任劳任怨、甘当无名英雄、无私奉献的敬业精神。档案工作者除了有熟练的档案业务工作能力，还应具备如下能力：
1.具备组织协调能力
档案室的工作不再是单纯的保管档案，而是把全机关各单位、各部门的基层档案人员组织协同起来，按照已定的工作决策和部署共同实现工作目标，完成工作任务，发挥组织协调作用，着眼于全局，确保档案工作运转畅通。因此，需要档案工作者有较强的组织协调能力，确保档案工作运转流畅。
2.熟练掌握计算机及网络技术
随着办公自动化、数字档案室建设，电子文件的产生、传递、存储、归档、著录、保管、利用都将由计算机辅助管理。这就需要熟练网络知识，能够胜任办公自动化工作的技术人才。信息技术、网络技术在档案领域的应用，电子文件、电子档案的安全问题，对档案工作者提出了更高的要求。档案工作只有同网络结合起来，才能产生新的生机和活力。
3.掌握至少一门外语
第3篇：机关档案范文
关键词：政务云机关档案管理系统设计
2018年10月11日，国家档案局的第13号令《机关档案管理规定》指出，档案数字化已经成为政府治理和公共服务的经常性业务，机关单位应建立档案数字化常态机制，互联网利用将是机关档案当前的发展趋势。[1]利用政务云平台可以有效提升档案信息化水平。[2]但是，政府部门关于档案的实际工作中存在着各自为政、建设标准不统一、档案数据处理平台落后等现象，致使重复建设、资金浪费、“信息孤岛”和效率较低等问题产生。构建机关档案管理系统设计框架，设定统一标准，可以打破档案数据管理碎片化、主观性强的局面，对各单位政务云平台档案数据进行优化、整合，使之相互融合联通，夯实信息共享基础，节省政府采购资金，提升政府档案管理水平。因此，本文以科学、系统、动态、高效为原则，构建政务云环境下机关档案管理系统的总体框架模型，阐述了系统主要功能模块设计，以期为数字档案管理提供新思路，为建设服务型政府提供有力支撑。
一、系统框架设计
（一）系统设计原则机关档案管理系统是机关部门用户、档案服务者、云计算、数字档案信息资源四者有机联系的整体，机关档案管理系统功能设计也要应需而变。因此，在构建机关档案管理系统时须遵循科学性原则、系统性原则、动态性原则和共享性原则。1.科学性原则。科学性原则指在云环境下进行档案信息化时必须遵循客观规律，体现档案信息管理的特殊性。[3]机关档案管理系统的构建不仅需要设置细致的岗位职责和日志记录，建立完整的规章制度、严格的资料管理制度、部门管理制度和人员管理制度等，还需要考虑到政务云环境下档案资源所属单位的分散性。因此，在实际运行中，机关档案管理系统尤其需要科学的管理，各个单位要对自己单位的档案资源进行合理的控制和共享，这不仅需要明确的规章制度，同时也需要技术上的支持。[4]2.系统性原则。机关部门用户和档案服务者需要突破传统的封闭体制观念，建立机关档案管理专项团队，具备系统规划的思想，建立跨部门的协同合作交流机制。运用云计算进行档案管理是一项复杂的系统工程，只有站在系统和宏观的角度去审视档案管理系统，才能真正提高档案管理工作能力。数字档案信息资源建设必须通过系统规划来保障，这就要求实现资源的跨系统、跨层次、跨地域的无缝链接，进行开放性整合。3.动态性原则。机关档案管理系统在本质上是开放的动态系统，而非孤立的静态系统。随着时间的推移，系统的结构、功能都会发生变化。开发系统的这种动态性决定了在研究系统时应从一个连续的动态发展过程来认识。因此，在设计机关档案管理系统时，应考虑功能模块增加和系统规模扩大等情况。[5]当系统出现变化时，相应的用户需求、档案资源和安全防护策略也要随之不断变化和更新。4.共享性原则。在机关档案管理系统建设时，需要考虑共享性原则中的共有共享、平等共享和安全共享。具体来讲，共有共享是对现有各部门档案资源进行整合，实现档案资源在部门之间共享，使档案资源价值以及效益最大化；平等共享是各部门间平等地查询利用共享的档案资源，同时其他部门积极配合，以更好地满足利用者的需求；档案作为原始记录具有机密性，因此，利用档案资源时应遵循安全共享原则，使共享的档案数据控制在一定范围之内，并利用技术来保证系统存储和传输过程中的安全性。[6]
（二）系统总体框架在全国各地正在推广政务云的背景下，综合考虑机关局域网对档案服务的安全需求以及国家对档案管理信息化的有关规划要求，基于湖北省楚天云政务云平台，本文设计了一个“三平台+四中心”机关档案管理系统[7]，系统架构如图1所示。系统整体架构共分五层：基础设施层、数据资源层、应用支撑层、业务应用层、用户及服务层。1.基础设施层。该层包括电子政务网络、互联网与局域网、服务器设施、计算及存储设备、信息安全措施等硬件基础设施，优先依托楚天云政务平台进行集约化部署建设。该层以统一标准为主线，发挥内部电子政务网络和外部互联网双向循环信息流作用，使档案信息流充分相互流通。2.数据资源层。基于政务云系统资源目录和数据交换，该层可以实现数据资源共建共享，为机关档案服务提供统一的数据支撑；汇聚用户信息库、档案信息库、共享信息库、电子证照库、元数据库等数据资源库，为信息定向传输和形成基础信息资源库提供支撑。3.应用支撑层。该层包括OCR服务、元数据管理、电子印章、容灾备份管理、工作流引擎、用户数据共享、消息服务、数据转换、统一目录管理、全文索引、日志管理、报表引擎等工具及功能，以满足用户多样化多层次的应用需求。该层通过优化和巩固OCR服务、电子印章等常用档案软件应用模块，积极拓展统一目录管理、报表引擎等新应用模块。4.业务应用层。该层分为数据收集平台、综合业务管理平台和机关档案服务平台三个平台，包括机关档案管理平台中各业务办理系统，以实现机关档案办公一体化管理功能，推进收集、管理、归档等应用协同。5.用户及服务层。该层分为外部采集中心、备份容灾中心、历史档案查询中心和现行文件查阅中心四个中心，实现档案数据的收集和征集、对数据库进行备份和容灾保护、提供历史及现行档案的查阅服务等功能。用户通过该层的信息数据前置区域，承担着整个平台的对外服务功能，包括数据库、文件、消息队列、在线填报、离线填报、WebService、Web浏览等交换方式。
二、系统主要功能设计
（一）个人中心个人中心包括协同管理、档案订阅、我的收藏、个性设置功能。1.协同管理：记录待办或已经办理的流程单据以及用户保存的未填写完毕的审批单，用户可以打开待发协同，继续填写或直接发起协同。2.档案订阅：实现档案查询用户对现有档案门类中的已有或新增档案信息的订阅功能。3.我的收藏：类似Web浏览器中的收藏夹功能，档案查询用户在检索到感兴趣的档案条目信息后，可以在查询结果中选择并收藏到个人的收藏夹中。4.个性设置：不同用户可以自行修改个人密码、定义配置项、开机自启动。
（二）档案收集档案收集包括收集与整理、文件上传、文件归档、离线著录功能。1.收集与整理：它是收集待归档数据的一个平台，是待归档数据的集结地、临时存放库。2.文件上传：批量导入档案数据条目，然后通过文件上传功能将扫描加工后的电子文件原文上传到档案系统服务器。3.文件归档：把OA归档的文件或者各部门兼职档案员收集的材料归档到档案库。4.离线著录：为偏远的无法访问B/S网络的用户导出一个数据著录工具包，进行数据的离线著录。
（三）档案管理档案管理包括档案著录、借阅利用、档案统计、移交接收、档案编研、库房管理功能。1.档案著录：档案正式库，主要是用于存储归档后的档案信息。2.借阅利用：对档案实体的借阅申请进行登记并审批，对到期借阅记录进行提醒，并提供到期归还和续借功能。3.档案统计：包括馆藏统计、自定义统计、年报管理等功能。4.移交接收：包括移交管理、接收管理以及移交接收统计，用来统一管理每个用户自己发起的移交单信息并管理该用户权限范围内可以接收的或已经接收的移交单数据。5.档案编研：档案编研是档案部门根据馆藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著。6.库房管理：包括3D库房、档案保管、档案销毁功能。
（四）档案利用档案利用包括全文检索、分类检索、编研成果功能。1.全文检索：通过全文检索可以检索条目信息、电子文件信息，并且能够对检索结果提出申请利用。2.分类检索：一种基于目录树的数据检索方式，可以在选定的业务中跨库检索信息资源。3.编研成果：通过查看编研文档功能来查看档案编研管理和档案专题编研中生成且了的编研文档。
（五）系统管理系统管理包括全宗维护、机构用户、权限维护、业务维护、工作流维护、利用维护、电子文件管理、数据安全、系统监控以及其他管理功能。1.全宗维护：定义使用档案系统的所有全宗单位的模块，系统支持多全宗。2.机构用户：用来设置组织的机构层次及管理机构下的用户，用标准的树结构显示。3.权限维护：包括角色管理、功能授权、数据授权、接收权限、表单授权、按钮授权功能，通过集成系统促进平台的功能实现。4.业务维护：包括分类库维护、分类结构维护、结构模板维护、元数据维护、主题词维护、报表维护、库房维护、文件归档配置功能。5.工作流维护：包括工作流管理和表单管理功能。6.利用维护：包括借阅模板设置、索引库管理、全文词库维护、关键词维护、同义词维护功能。7.电子文件管理：包括格式注册、文件服务器和运行监控功能。国家安全保密性单位不允许使用FTP协议，而允许使用HTTP协议，故在系统中增加配置HTTP协议的文件服务器。8.数据安全：包括电子文件校验、水印管理、光盘制作、数据回收站功能。其中，本系统中采用MD5算法实现对文件完整性的校验。9.系统监控：包括流程监控、日志管理、消息管理功能。10.其他管理：包括信息管理、系统参数配置、任务调度管理、系统菜单维护等功能。
三、结语
随着信息技术的发展，档案管理模式的不断创新是必然趋势。本文结合政务云的大环境，提出了一个“三平台+四中心”的机关档案管理系统模型架构，并对系统功能进行了讨论，以期在原有的机关档案管理数字化工作的基础上助力档案管理水平的提高，为各级政务部门建设政务云平台提供一定的参考价值。
参考文献：
[1]丁德胜，邹杰.机关档案信息化建设——《机关档案管理规定》解读之十三[J].中国档案，2019（12）：40-43.
[2]国家档案局.国家档案局办公室关于档案部门使用政务云平台过程中加强档案信息安全管理的意见[EB/OL].
[3]俞志华.高校档案信息数字化策略与方法研究[J].机电兵船档案，2011（6）：56-58.
[4]王上铭.专题档案资源库建设研究[D].南京：南京大学，2015.
[5]祝成.档案信息系统安全防护体系设计原则[J].中国档案，2017（11）：70-71.
[6]孙亚楠.云南省国家综合档案馆数字档案信息资源共享服务研究[D].昆明：云南大学，2018.
第4篇：机关档案范文
关键词：机关档案；数据分析；管理新模式；管理风险防范
随着信息技术的发展，互联网在各方面的应用日益广泛，在多个领域均是采用互联网之间的关联进行信息的传输和管理，尤其是在档案管理方面，互联网的出现使得档案管理变得更加便捷。当前我国机关档案管理机构主要以机关档案室为主，机关档案室是管理基层档案最普遍的形式，机关档案室是收集管理档案的机构。该机构具有将档案材料积累，将重要的，具有长远保存价值的档案移交给国家档案机构的作用。我国机关档案建设的组织形式主要有在机关内部设立档案室，该机关档案主要是负责管理档案和保管档案的职能。再就是机关内只建立档案库房，不设立专门的档案行政管理部门，这是机关档案库房式的基本管理模式，目前我国机关档案管理由纸质版逐渐实现电子版转化，电子档案管理主要依赖于网络资源共享。电子档案具有可共享性，复制性，传输性等特点，能够从一定程度上弥补纸质档案的缺点。当然，数字化管理档案具有易丢失、易更改而且容易被黑客盗取有价值的信息而泄露信息，所以电子档案的一定缺点这就会让我们的机关档案的重要信息受到一定的威胁。那么如何加强机关档案数字化管理成为机关档案部门管理工作的一大挑战，这就需要在数字化档案的数据分析和数据存储方面来加强风险防范。
一、机关档案数字化管理的重要性
机关档案一般是指具有原始性和法律性效用的档案材料，主要是国家机关、企事业单位等在工作活动中所形成的文件资料以及人事档案等档案信息。机关档案理部门是保存和办理机关档案的重要部门机构，这是从事档案管理人员的基本工作。机关档案管理工作是与机关单位利益以及工作人员个人利益具有紧密联系的，既需要承担档案管理工作，同时还需要确保档案管理质量。实行分级、分专业管理国家档案的工作原则，能够对国家档案开展分专业分层管理，这种专业机关档案室是基于该原则构建的，能够从一定程度上利于在专业系统内实现档案流转，确保档案的完整性，安全性，也利于实现规范化档案管理。
二、目前机关单位档案管理的新模式——联合档案室
纸质版档案主要是印刷在纸张上，只是把档案占据上的空间，在查阅过程中难度大，很难实现转移，同时很容易受到水、火、虫等影响，容易出现档案丢失的问题，但相对来看纸质档案保存时间长，会受到空间距离产生的不利影响，进行大量档案移交时通常会花费大量的人力、物力以确保档案无损转移，相比纸质版档案来说电子档案成本较低，所占的空间更小，也更利于环保。电子版档案与纸质版档案的差异性有许多不同，一是电子版档案与纸质版档案存储信息的介质不同，电子档案可储存在计算机相应路径中，包括硬盘光盘，U盘等，通常计算机储存量大，可容纳大量文件信息，据统计一个光盘可容纳约7万页纸质版内容。但由于电子版信息依赖于网络建设，部分内容会由于长时间储存而出现的流失二是相比纸质版来说，电子档案移交方式存在差异，在管理档案时很难避免不同部门出现档案转移翻阅的问题，而相比纸质版档来说，电子档案在移交和递送过程中流程较为简单，比如对一些保密档案来说可通过光盘介质复制，移交，无需保密档案可直接通过互联网传输且档案传输速度较快，无需花费大量人力、物力去移交。三是查阅档电子档案的检索方式与纸质版权的差异，纸质版档案整理归档后在查阅过程中只能依靠人为开展翻阅，这个过程会花费大量的人力、物力，尤其对于一些保存年代较久的档案查阅难度较大，而电子档案通常储存于相应的计算机路径中，只需要检索关键词便可以准确查阅，可以节约人力、时间。
三、机关档案管理存在的问题
（一）电子档案保存存在的问题。机关档案室是机关重要的内部组织之一，是由机关内部资源进行经费分配的，由于不同机关其职权不同，因此在财力支配方面也会存在差异，机关电子档案主要储存于计算机相应路径中，包括硬盘，光盘，U盘等，这些硬盘保存期为5年左右，相比一些纸质版档案来说保存时间显著缩短，同时电子储存原件使用周期较短，制造材料稳定性差，很容易受到火、水的损害。其次，在读取和使用电子档案时需要依靠计算机软件，互联网，通常储存计算机无法使用时，也无法正常读取电子档案信息。（二）机关电子档案可能存在的安全性问题。电子档案成本相对较低其所占空间小，能够从一定程度上利于环保，进而实现广泛应用，但由于其具有较强的便捷性，因此也存在较大安全漏洞，从一定程度上来看，电子档案具有双面性，在安全性方面会受到网络病毒感染，病毒感染是电子档案损坏中常见问题，由于电脑病毒感染会连带损坏储存于计算机中的文档，其次在受到计算机网络攻击时这对于机关档案来说是比较严重的，由于黑客对于一些重要文件具有较大的攻击性，导致部分重要机密档案信息泄露、损坏，给当事人带来严重的经济损失，由于机关电子档案具有一定的独特性，因此档案部门在管理过程中既考虑其便捷性，同时还需要考虑面临的挑战。
四、机关档案管理新模式——数字化管理措施
（一）妥善保存储存器。由于对于计算机档案储存原件来说很容易受到外界环境，包括温度、湿度影响，因此在保存时需要选择合适环境，防止受到磁场、尘土、强光照射或剧烈震动，同时还需要注意介质保存期，定期需要对储存价值进行检查，对于达到使用期限的介质需要及时更换，由于电子导航很容易丢失，因此需要定期进行重要档案备份，可以在不同储存器或者计算机完成信息备份。（二）提高机关档案管理员工作的能力和创新性。由纸质版到电子档案的变化也从一定程度上标志着档案管理发展，对于从事相关工作的管理人员提出了更高的管理创新要求，培养管理人员的创新意识，倡导管理工作内容和工作方式的创新性，为提高档案专业人员信息化工作的能力，进一步在岗位职责中规范电子文件归档与电子档案管理的相关工作，档案管理部门需要定期对从事档案管理的工作人员进行制度技术培训，而工作人员还需要积极配合参与档案管理部门举办的相关业务培训学习，提高自身的管理能力，适应新时代的管理者，更好地服务本单位。当然在基于创新意识下，需要按照档案管理程序有序开展档案的管理归档、保存，进而能够避免由于人为因素导致出现档案遗漏问题，确保档案的完整性，安全性。（三）建立机关电子档案的目录数据库。因为机关内各种人事档案不仅数目多类型也多，完善的数字化目录数据库可以把众多档案信息存储到云盘端，这有利于经过网络传输给客户，既方便了客户根据自己的需要进行目录检索查询，也方便档案管理员的统计整理，完善数字化目录数字库对建立机关档案非常重要。机关电子档案形成数字化的前提是完善机关电子档案的目录，因为建立电子档案目录可以方便从繁多的档案当中查询目标档案信息，详细具体的电子目录可以使数字化的检索功能更为条理化和规范化。
五、小结
总之，针对机构电子档案在管理过程中是与工作人员个人利益以及国家机关机密息息相关的，在日常开展机关档案管理时需要不断完善档案管理制度，能够从一定程度上促进机关档案管理模式实现可持续性健康发展。
参考文献：
[1]肖鹏,张栋.新时期档案管理工作的模式[J].中国档案,2015(8):50-51.
[2]张晓斌.机关事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].办公室业务,2016(6):132.
[3]卢秋蓉.机关事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].办公室业务,2017(8):167.
[4]王海娟.浅谈公司档案管理现状与实现档案管理数字化的要求[J].黑龙江史志,2013(17).
[5]麦燕红.浅谈事业单位档案管理的优化与现代化路径[J].黑河学刊,2011(10).
[6]付艳杰.机关事业单位档案管理工作现状及对策研究[J].档案天地,2017(04).
第5篇：机关档案范文
1机关后勤档案管理工作现状
一是后勤档案管理重要性持续强化。近年来，机关后勤档案管理工作取得重要进展，各级党委政府对档案工作的重视程度越来越高，各单位档案室建设日益标准，工作环境得到不断改善。二是档案管理信息化程度不断提升。档案工作的信息化建设有了新的发展，结合电子政务档案，档案管理系统软件逐步改版升级，档案工作信息化技术含量全面提升。三是档案培训专业化程度不断增强。对档案人员的培训工作细致深入，档案人员综合素质、专业化程度不断提高。四是后勤档案管理面临高质量发展新挑战。随着政府机关职能的转变、业务范围的不断拓展及部门间沟通交流的增多，机关后勤档案的信息数据呈现爆炸式增长，数据类型向多样化方向发展，档案管理工作内容发生了质的变化，档案管理者必须具备更专业的档案知识，掌握一定的信息技术处理能力，才能更加适应岗位的需求。
2机关后勤档案管理存在的问题
2.1机关后勤档案管理人员整体素质有待提升
现阶段机关后勤档案管理人员存在思想观念不与时俱进、专业化程度不高、档案管理效率较低的问题。档案管理工作者对自身的职业认同感较低，在实际工作中，部分档案工作者存在全局意识不强、开拓创新精神不足、对信息化专业知识钻研不深、在实践中提高自己的工作能力干劲不足等现象，这些落后的思想和行为降低了机关后勤部门档案工作的效率，对推进“服务型政府”的建设也造成了一定影响。2.2机关后勤档案管理与先进技术不接轨机关后勤单位目前仍然实行封闭式的服务体系，服务对象主要是政府里的机关干部，对外接触少，档案管理人员走出去培训和学习的机会不多，大多数单位机关后勤工作依旧遵循传统的老路，档案整理、登记、归类、存储方式缺乏科学方法和先进技术支撑，导致机关后勤档案管理服务功能发挥不足。
2.3机关后勤档案管理信息化制度体系不健全
国家档案局对档案信息化管理工作提出明确要求，为新时代机关档案管理信息化发展指明方向。但是机关后勤档案的实际信息化水平不高，新的制度体系仍不完善，结合信息技术的新制度、新技术更加欠缺，存在着档案的扫描、传真、保密及网络等技术比较落后的现象。部分机关后勤部门档案管理工作效率低下，导致一些重要的文件、数据无法按时存储和归类，甚至造成缺档、丢档的现象。
3加强机关后勤档案管理工作的对策建议
3.1牢固树立宗旨意识，提升机关后勤档案服务水平
一是后勤部门的档案管理要“暖人心”。档案管理员应该做到主动、热情、积极地为对方提供档案信息服务，做好档案查阅登记工作，遵守相关档案查阅规章制度，解决查阅人的实际问题。二是后勤档案管理人员要“细心”。要注重突出档案的规范管理，按照《中华人民共和国档案法》《机关文件材料归档范围及要求》等法律法规，专门对文书、会计、财务、声像等各门类档案进行补充分类和整理保管，把各项工作做到精准到位，严格把关和监督检查。对档案室基础设施及时进行排查检修，并定期检查档案材料，每天注意观察档案室温湿度，做好记录，防火防盗工作有没有做到位等，做到档案安全工作万无一失。三是后勤档案管理人员要“热心”。机关后勤部门本身就是服务部门，档案管理更应该将相关模式和经验应用到实际服务当中去。例如，机关后勤单位的餐厅和接待部门的档案管理员平日应注意收集就餐和会务人员的信息反馈、对就餐和会务人员的兴趣爱好等建立考核小组，建立职工就餐微信群等，随时征询相关人员意见，及时整理成册并加以整改。
3.2增强机关后勤档案人员专业能力，推动档案管理工作转型升级
重视档案管理员的学习和培训。将参加上级档案管理部门组织的业务培训和本单位业务培训学习有机结合，熟练掌握政府金宏网与其它政务网的相关程序，对档案的收发、归档、存放、查阅等能准确、方便、快捷的操作。对于机关后勤的公务用车管理应当利用公车平台收集各单位公车信息，对单位所管辖公务用车有一个信息化和标准化的监督作用，通过查看档案材料中的备案合同、公务活动车辆租赁审批单等相关手续及制度建立情况，不但可以规范各部门的车辆租赁行为，而且可以提升公务用车使用效率，降低出行成本；而对于机关后勤单位的办公用房管理也应该发挥其档案管理的能动性，收集所管辖单位的办公用房面积、人员编制等信息，及时将公房相关数据上传到上级机关事务管理部门汇总。通过建立公房档案，对各个机关单位的办公用房使用标准、台账登记备案、动态调配管理等制度进行细化完善，以制度规范促进管理规范，促进机关后勤档案工作转型升级。
3.3夯实机关后勤档案基础建设，提高信息化管理水平
