信息时代档案管理工作面临的问题

摘要：现阶段，人们对于档案管理的要求已经日益严格，从而使档案管理效率的提升意义非凡。毋容置疑，只有在档案管理工作顺应社会发展需求的基础上，档案管理才可以做到与时俱进，获得更好的预期效果。现代化信息技术的日益进步发展，已经给档案管理带来了全新机遇，与此同时也带来了较大挑战。所以说，若要提升档案管理水平，必须要加快管理的网络化以及数字化，有效应对电子文件重大挑战，从而为经济建设提供更为优质的服务。本文就信息时代档案管理工作面临的问题及对策展开详细论述。

关键词：信息时代；档案管理；问题；对策

目前，我国已经进入到了互联网发展时代，无论是信息管理方面，还是信息公开方面都有着相对较高的科技发展水平。然而，就档案管理而言，本身就是工作量大且复杂性强的工作，借助信息技术可以在一定程度上促进档案管理效率的不断提升，确保档案信息安全化[1]。然而，我国在档案管理信息化应用方面的时间相对来说还比较短，实际应用期间问题重重，严重困扰着相关档案管理人员。因此，为了更好解决上述问题，相关工作人员必须要寻找合理化的解决方案，从而使档案管理可以紧跟时代步伐。

一、信息时代档案管理中的问题

（一）管理软件缺乏系统性

从某种程度上讲，我国档案管理期间所使用到的相关管理软件实质上是不具有统一性的，而且每个部门的管理软件或者是系统都存在较大差异性，这种情况下将会给档案管理软件研发带来非常严重的影响，增加研发难度。初次之外，档案管理的相关系统也存在较大的不一致性，难以在电子政务或者是办公自动化等系统中做到统一研发，这种因管理软件不统一带来的问题，将会导致现有档案管理期间部分信息难以得到及时化共享，最终给档案信息化发展带来一定的消极影响。

（二）管理标准相对较低

目前，我国各地为在档案网站管理方面没有形成完整化的规范标准，因此，导致档案管理后期网站建设方面存在较大差异化，难以采用同一标准来加强档案管理，进而造成档案管理工作的相关标准要求比较低，且管理标准存在不同，很难从根本上提升管理效率。

（三）档案管理保密性相对较差

现有档案管理大部分都是运用信息化管理手段开展日常管理工作的，这样会大大降低档案管理工作人员的实际工作量，效果显著[2]。然而，在实际工作过程中，网络黑客攻击现象却层出不穷，有的时候甚至会遭受到病毒植入，进而造成档案资料丢失，甚至还会造成档案管理系统瘫痪，所带来的损失是不可估量的。所以说，信息化时代的档案管理是非常容易遭受网络环境影响的，从而使档案管理所具有的保密性减弱。

二、信息时代档案管理的对策分析

（一）注重软件的兼容性

强化信息化建设属于档案管理的重要内容。从专业化角度出发，档案管理信息化的最终目的在于档案资源共享，进而发挥档案资源的价值。所以，为实现资源共享，档案管理相关工作人员必须要促进信息技术的大力引进，加强管理模式创新，进而实现档案的自动化处理，从根本上提升档案检索效率[3]。比如，档案资料存储工作中，相关部门可借助信息管理系统、资源管理系统与ERP系统等实施软件编程，然后借助计算机技术对文字档案或者是图像档案实施自动化识别，然后存储到档案信息库，做到软件兼容。接下来，运用网络化平台加强档案资料的有效传输，进一步实现资源远距离甚至是无障碍共享，这样就会增加档案资源储量，防止档案资料管理损毁或者是老化问题的出现。

（二）合理规范管理标准

在科学技术快速发展的前提下，为了提升档案管理水平，相关管理部门应制定出科学化的管理标准与体系，并编制出合理化的档案管理细则，严格贯彻落实，实现管理的规范化以及专业化[4]。此外，档案管理中应明确各岗位职责，将不同门类以及不同载体的档案实行统一管理，强化档案管理同步考核以及同步发展。

（三）增强档案管理的保密性

从某种程度上讲，现代化信息技术发展，就信息来说具有两面性，尽管可以在客观上加快信息竞争，然而却非常容易引发档案资料的安全隐患[5]。所以，档案管理人员要实现档案管理的保密性以及安全性，则必须要在管理观念上进行更新，增强网络安全意识，并采用合理化的措施避免不法分子侵入，禁止不法分子窃取档案信息。此外，档案管理部门还应该借助用户身份验证等方式，强化信息管理，全方位监控网络系统，增强档案信息保密性。

三、结语

总而言之，对档案管理工作实施信息时代管理，主要是在信息技术以及网络技术基础上建立而来的，这也是信息时展过程中的必然要求，更是档案管理工作向着更远方向发展的关键。虽然现在的信息时代档案管理工作中存在诸多问题，但只要我们根据问题的原因所在，找到相应的解决对策，一定能将信息时代档案管理工作给做好，并保障档案信息的安全性，让信息时代档案管理工作开展的更加顺利，工作质量和工作效率都提高上来。

参考文献：

[1]张在奎,王丰霞.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].中国集体经济,2017,12:31-32.

[2]朱乔芙.信息时代档案管理工作面临的问题及对策分析[J].科技传播,2015,719:104-105.DOI：10.16607/j.cnki.1674-6708.2015.19.065

[3]王学武,马迎秋,于长海.信息时代档案管理工作面临的问题及对策探析[J].中国卫生产业,2017,1417:65-66.DOI：10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.17.065

[4]李爱英.信息时代下档案管理工作面临的问题及对策[J].城建档案,2017,06:67-68.

[5]都业慧.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].赤子(上中旬),2017,07:208.

作者:鲁明君 单位:山东省嘉祥县疾病控制预防中心