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信息时代办公室的档案管理工作创新

摘要】传统档案管理过程繁琐,缺乏信息技术和计算机的支撑,导致资源的浪费,严重影响了办公室档案管理的效率。因此,在信息技术时代,利用先进的科学技术和硬件设备对办公室档案进行创新管理已成为新的趋势,在档案管理过程中,需要强化创新精神,提高办公室档案管理的效率。

关键词】信息时代;办公室;档案管理;创新

传统档案管理方法缺乏科学方法和技术支撑,在管理工作中,出现了很多人工的浪费,导致档案管理成本增大,管理过程复杂,流程较长,难以提高办公室档案管理效率。因此,在办公室档案管理方面进行创新,削减人员负担,减少开支,提升工作效率,促使信息技术下档案管理工作更加高效。

一、人员上的创新

档案管理工作需要人员支持,工作过程中人员自身的素质和创新能力是办公室档案管理工作质量提升的最主观原因。因此,在档案管理工作的创新上,人员创新是最直接最快速的方式,能在主观上解决办公室档案管理中的问题。例如,就档案管理工作,应该在人员上进行创新。首先,管理部门应该定期组织人员培训,培训内容首先应该是计算机技术。信息时代的档案管理工作涉及到较多的计算机操作技能,对管理人员的计算机素质要求较高,因此在管理过程中,可以对员工的计算机能力进行定期培训。其次,员工的管理概念需要及时进行更新,在人员培训的过程中,档案管理的理论知识需要进一步强化,实际管理案例的解析都需要进行加强。经过培训,员工的计算机操作技能会更加熟练,在信息时代,档案管理人员的计算机技能增强能够帮助其增强档案管理的效率和质量,促使管理人员通过计算机的操作来实施档案管理,提升档案管理的效率。信息时代的档案管理创新,在人员创新上实施了两种方案,计算机技能的提升和管理理论知识的提升,这两种方案都突破了传统档案管理工作只注重管理效果,忽略管理过程,对管理人员缺乏培训和管理的方式,能够在档案管理工作中提高效率,增强档案管理的质量,减少资源浪费,节约人力。

二、管理上的创新

传统办公室档案管理过程中,档案较多,排列缺乏规律,在管理方式上存在一些不合理之处,因此档案管理工作的创新,需要在管理方式上进创新,进行科学的管理方式学习,从而促进办公室档案管理的效率。例如,在传统的管理方法中,档案数量较多的情况下,常常出现档案丢失的情况。这会在很大程度上影响到档案信息的及时更新,影响管理信誉,造成严重的损失;另一方面,档案没有做好登记工作,导致在后续查找过程中,需要耗费大量人力物力,严重削弱整个办公室档案管理的效率。面对这种情况,管理方式的创新显得更加重要。比如,在档案归类过程中,管理人员不仅仅需要将档案进行分类,建立一个档案总系统,在总系统下根据档案的类别和所属性质将其进行分类,分派在每一个不同的子系统中,使得整个档案在宏观上层次分明,与此同时需要对档案进行细致的备份处理,并做好相关的保密工作,以此避免档案遗失造成的不必要损失。其次,整个档案在初次进入办公室档案系统时,相关人员要做好登记工作,将每一份档案的信息进行登记,建立独立的档案登记系统,将其和查找系统进行连接,在使用过程中方便查找,减少档案管理过程中出现的一些重复性工作,从而增强档案管理工作的效率。管理上的创新,强化了管理的重要性,理清了传统档案管理过程中出现的各种混乱,将整个档案放置于一个层次清晰的逻辑系统之下,促使整个档案管理工作在效率上有了巨大的提升,减少不必要的财力支出和人力浪费。

三、信息上的创新

档案管理是一个将大量信息进行整理、分类、管理的过程,繁杂的各类资料和相关信息更新速度较快,而档案管理人员在管理这些档案时,由于受到各种客观条件的限制,很难将整个档案信息搜集齐全,因此,在档案资料的更新上会出现资料和信息滞后的情况,这使得办公室档案管理体系缺乏及时更新的能力,难以达到管理需求。信息上的创新,是在档案管理过程中,管理人员可以建立共享信息资源系统,将多个部门同时纳入这个系统中,各个部门的信息更新会及时在这个系统中进行反馈,此时,档案管理人员能够在第一时间收集到需要更新的信息,能够及时对档案进行整理,各部门之间的探讨和交流能够促使管理人员提高管理方法,优化管理结构,从而改革管理模式,促使办公室档案能够在一个相对积极高效的环境下运营,全面提升管理效率。四、结语信息时代的到来,为大数据的管理提供了更加可靠、方便的技术支持,办公室档案管理在信息时代的背景下,能够通过人员创新、管理创新、信息创新等多种方式进行自我优化和改善,调整运营模式,从管理人员自身的技能、素质等主观方面和管理模式、信息资源等客观方面进行优化,全面增强档案管理的能力,提升办公室档案管理的效率。

参考文献

[1]陈黎.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务,2013(01):191+194.

[2]聂菊梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].城建档案,2016(03):57-58.

作者:卢伟 单位:山东鱼台经济开发区管理委员会   

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