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水利工程建设项目档案质量体系研究

摘要:基于“水利工程建设项目档案内在质量的研究”科研项目,本文介绍了研究的缘由、方法、过程、主要内容、技术指标和解决的关键问题,总结了研究成果和意义,并提出成果推广应用的范围与前景,以期为水利工程建设项目档案管理工作提供借鉴,供工程技术人员和档案管理人员参考。

关键词:水利工程;项目档案;质量;研究

为了提高工程技术人员和档案管理人员对项目档案必要性、重要性的认识和做好项目档案的责任意识,推进广东省水利工程建设项目档案管理工作和促进工程质量安全,造就一批工程技术骨干和档案管理综合型人才,广东省水利厅政务服务中心开展科研项目“水利工程建设项目档案内在质量的研究”,已完成研究报告并于2019年9月通过了广东省档案局评审结题验收,获得了科学技术成果鉴定证书。

一、研究的缘由

随着我国社会主义市场经济的持续发展,工程建设项目特别是水利工程建设项目的数量、规模和投资逐年增加,水利工程建设项目得到有效管理,水利工程建设项目档案在社会经济发展中起着重要的作用[1]。广东省各级政府、档案行政管理部门和工程建设项目行政主管部门积极贯彻落实国家法律法规和部、省有关档案工作规章标准,采取有效措施积极推进工程建设项目档案工作,健全管理机制,落实工作责任,建立档案工作管理网络和档案管理制度,工程建设项目档案管理工作取得了良好的成效[1]。科研项目组成人员通过参加广东省档案局组织全省重大建设项目档案检查和广东省水利厅组织重点水利建设项目档案检查工作后,发现工程建设项目档案外在规范方面,档案文件材料的收集、整理、分类、编号、立卷、审核、归档、保管、查借阅、统计、移交等工作均比较完善,系统性达到规定要求,但在工程建设项目档案内在质量方面,其完整性和准确性还存在不少问题,特别是工程实施过程中,文件资料需改进完善,才能保证档案的完整、准确、系统、规范和安全[1]。为此,有必要开展水利工程建设项目档案内在质量的研究。

二、研究的方法和过程

立足广东省水利工程建设项目档案工作,选择较为典型的省内外工程建设项目档案进行调研,在具体场景中比较各单位所采用方法、技术、实施方式的优劣,在掌握大量现实资料的情况下总结规律,研究档案内在质量保障。运用档案学、管理学、计算机科学、水利工程学等多学科理论进行研究,克服单一学科研究的片面性系统进行归纳与总结,旨在为本行业工程建设项目档案管理工作提出建议。广东省水利厅政务服务中心职能之一是具体承担厅水利档案管理工作,负责厅机关综合档案管理工作,指导和督查厅直属单位和全省水利系统的档案管理工作,参与省重点建设项目的水利工程的档案专项验收工作,为本课题研究提供了基础[2]。科研项目组成人员结合工程设计、监理、招标代理、安全监管、质量监督、审查、咨询、档案、验收、决算、检查、稽查、鉴定等方面工作实践[1],在长期以来监督指导检查水利工程建设项目的工作积累,研究分析水利工程建设项目档案管理工作法规和参考文献,自2014年着手对档案质量的研究,从工程技术和档案管理专业分析项目档案外在规范和内在质量[1]。科研项目组结合省级在建水利工程建设项目档案的监督指导,同时到省内外水利工程建设项目开展档案工作调研,先后到珠海市竹银水源工程及城乡水利防灾减灾工程、江新联围礼东围龙泉滘水闸重建及新增电排站工程和广西大藤峡水利枢纽工程开展档案工作调研,并形成了调研报告。同时,注重研究成果的转化和推广应用,成果已通过刊物发表论文、水利工程建设项目档案工作培训班课程及在广东省水利厅网站发布课件、广东省水利水电专业工程技术人员继续再教育必修课课程《水利工程建设项目档案的质量保障》等形式进行推广应用,供工程建设项目行政管理、监管部门、建设管理、设计、监理、施工、检测、安全监管和质量监督等单位工程技术人员和档案管理人员学习参考,并取得了良好成效[1]。

三、研究的主要内容和技术指标

(一)主要内容一是项目档案必要性和重要性研究。通过剖析示范工程、获奖工程以及工程质量安全事故案例等,分析项目档案的质量与工程建设质量、运行管理安全、廉政风险防控等关系,以及档案内在质量与工程质量安全事故之间的关系,提出项目档案的必要性和重要性。二是项目档案质量控制体系构建。厘清项目文件与项目档案之间的关联,提出工程建设项目档案质量的标准、要求和内涵、外在规范及内在质量含义和要求。三是项目档案质量含义分析。剖析广东省工程建设项目,尤其是水利工程建设项目档案内在质量存在的问题,研究档案内在质量存在的问题与成因[1],提出项目档案质量管理建议。四是项目档案质量研究应用推广。提出档案内在质量管理在工程建设项目行政管理、监管部门、建设管理中的作用,为设计、监理、施工、安全监管、质量监督和检测等单位的工程技术人员和档案管理人员提供参考[1],探讨工程建设项目档案工作规划和工程建设项目档案管理工作报告编制[5]。五是项目档案信息化管理。利用信息化、数据分析等技术手段对档案质量管理提出双同步(项目档案形成与工程建设进度同步,纸质档案资料与电子档案资料同步)探索和档案安全管理要求。

(二)技术指标一是通过剖析示范(获奖)工程、质量安全事故案例以及水利工程建设项目档案内在质量的不足,分析项目档案的质量与工程建设质量、运行管理安全、廉政风险防控等之间的关系,研究档案内在质量存在问题与成因,提出项目档案必要性和重要性及项目档案质量管理建议。二是研究工程建设项目档案质量的标准、要求和内涵,外在规范及内在质量含义和要求、控制因素,提出工程建设项目档案资料检查审核工作的必要性及其方式方法、工作依据,构建项目档案质量控制体系[3]。三是研究项目文件与项目档案、项目文件质量与项目档案质量、项目文件内在质量与项目档案内在质量等关系,分析工程质量安全事故的原因,提出项目档案内在质量管理的启示[4],将违规违法违纪事件扼杀在萌芽状态或及时处理,保证工程质量安全、项目管理人员和参建人员安全[1]。四是通过电子档案规范前端控制、建设过程档案协同控制、电子档案闭环控制,档案内在质量信息化数据比对校核,有利于项目行政主管部门和档案管理部门做到事前指导服务、事中监督检查和过程监控[1]。五是探讨工程建设项目档案工作规划和工程建设项目档案管理工作报告编制,作为有效全面开展项目档案工作的依据和指导性文件,不断改进档案管理工作方式方法和完善项目档案成果[5]。

(三)解决的关键问题第一,通过剖析广东省示范工程、获奖工程以及工程质量安全事故案例等,分析工程建设项目档案的质量与工程建设质量、运行管理安全、廉政风险防控的关系,分析工程建设项目成果与项目档案关系、提出项目档案必要性和重要性。第二,通过实例剖析目前广东省工程建设项目,特别是水利工程建设项目档案内在质量存在的不足,研究档案内在质量存在的问题与成因分析[1]。结合国家档案局、水利部和广东省等关于工程建设项目档案质量有关要求,提出工程建设项目档案质量的标准、要求和内涵、外在规范及内在质量含义和要求[6]。项目档案质量内涵包括外在规范和内在质量两方面[7]。项目档案外在规范,也称外在质量,是指项目文件材料的收集、鉴定、整理、分类、编号、组卷、案卷与卷内文件排列、案卷编目、装订、卷皮与卷内表格制作等环节的工作质量;项目档案内在质量,也称内容质量,是指项目档案卷内文件材料的形成过程的质量和具体内容的质量[1]。第三,通过档案管理和工程管理两个维度,分析文件与档案的关系、项目文件与项目档案关系、项目文件质量与项目档案质量的关系、项目文件内在质量与项目档案内在质量的关系。通过分析工程质量安全事故的原因,剖析档案内在质量与工程质量安全事故的关系,提出项目档案内在质量管理的启示[4]。第四,通过项目档案内在质量主要控制因素研究,提出档案内在质量管理对工程建设项目行政管理、监管部门、建设管理、设计、监理、施工、安全监管、质量监督和检测等单位工程技术人员和档案管理人员的建议[1]。第五,结合电子档案规范前端控制、建设过程档案协同控制、电子档案闭环控制的研究,利用信息化、数据分析等技术手段对档案质量管理提出双同步管理(即项目档案形成与工程建设进度同步,纸质档案资料与电子档案资料同步)和档案内在质量信息化数据比对校核的探索。

四、研究成果和意义

第一,本项目尝试突破传统研究视角和研究领域的束缚,以新时代新要求新观念为基础,在总结典型实例基础上,对水利工程建设项目档案从形成、整理、组卷、归档等方面提出了一套完整的质量控制体系,有利于提高广东省水利系统工程建设项目档案质量和管理水平。第二,通过解析档案质量管理重点在于项目档案内在质量的控制因素,汇集了水利工程建设项目在档案管理方面存在的不足,并提出完善改进的经验做法,对水利工程建设项目档案管理工作提供了借鉴和参考,并及时将违规违法违纪事件扼杀在萌芽状态或及时处理整改,提高工程质量安全、项目管理人员和参建人员安全[1]。第三,通过分析项目档案内在质量与工程质量安全事故的关系,提出了档案内在质量控制在面向行政管理、建设管理、设计、监理、施工等单位(部门)的应用,改变档案质量管理的传统理念,转向落实各参建单位和工程技术人员按建设管理程序、工程技术规程规范编制形成并及时报送档案资料的责任管理。第四,探索提出项目纸质档案资料与电子档案资料同步管理和控制的方法,提出了电子档案规范前端控制、建设过程档案协同控制、电子档案闭环控制,档案内在质量信息化数据比对校核,同步管理、同步归档、数据分析、自动纠错的分析和研究,大大减少了工程后期档案整理、补充完善工作的劳务成本,加快了档案工作进度和保证工程质量安全。第五,项目对档案质量进行剖析,提出档案外在规范和内在质量的分类体系,拓宽了传统档案管理的研究视野,使得档案管理不仅仅局限于末端汇总,而是渗透进工程项目建设全过程,成为项目建设中的体温计和探测器,对工程质量安全保障起到一定的作用。第六,有利于推动水利工程建设项目档案质量的提高。从现行的国家和行业标准入手,结合调研研究成果,在实际工作中逐渐补充完善和更新档案质量标准和要求,探索出更具操作性的水利工程建设项目档案管理相关要求。本项目完成后对水利行业以及其他行业提供项目档案质量管理借鉴和参考,有利于建设单位和各参建单位更好地履行合同协议中工程档案管理主体责任,建立健全各单位内部档案管理制度,不断加强档案工作的组织管理,强化全员责任制和岗位责任制,从而推动水利工程建设项目档案质量的提高[8]。第七,有利于提高工程技术和档案管理人员的档案工作技能。通过项目档案质量标准、要求、内涵以及内在质量含义解析,有利于提高参建单位工程技术和档案管理人员档案专业技术水平和业务素质的重要性认识,有利于促进工程技术人员高度重视工程档案工作,熟悉掌握档案管理工作业务理论和知识技能,也促进档案管理人员了解掌握工程基础知识和熟悉掌握工程建设管理相关要求,为工程项目档案管理工作发挥主动作为的作用,为做好档案工作提供了坚强技术保障,为提升档案管理水平奠定了良好的基础[8]。第八,有助于档案学研究视野的进一步开拓。水利工程建设项目档案内在质量研究,属于项目档案的行业研究,但通过对其研究成果内在质量的含义和项目档案质量标准及质量管理要求,将为公路、铁路、航运、住建、市政等行业项目档案质量研究拓宽视野,为项目档案质量的管理和监督提供参考借鉴,有利于进一步推动工程建设项目档案质量管理工作[7]。

五、推广和应用

推广应用范围与前景:档案内在质量保障体系,确保档案工作与工程建设同步,确保建设工程档案是工程施工的真实记录和工程实体的真实反映,促进工程质量安全、促进工程规范管理、促进工程领域反腐倡廉工作取得良好成效[4]。有效控制水利工程建设项目档案内在质量,有利于推进工程建设进度,有利于保证工程质量安全,有利于有效控制工程投资,有利于工程提前发挥效益,有利于建设廉政工程项目,有利于造就一批工程技术骨干和档案管理综合型人才[3]。珠海市竹银水源工程项目档案荣获2016年广东省重大建设项目档案金册奖,是建设单位和参建单位高效开展工程档案管理工作的成果体现,也是工程建设项目实施全过程的档案完整、准确、系统、规范和安全的典型代表,尤其注重档案内在质量,其档案管理工作经验值得借鉴和学习[7]。先后有原广东省三防总指挥部办公室、广东省西江流域管理局、广东省乐昌峡水利枢纽管理处、茂名市水务局和廉江市水务局等十家建设单位率项目参建单位相关人员参观学习交流。该建设单位承担的珠海市城乡水利防灾减灾工程23个项目建设任务以来,推广普及竹银水源工程在档案管理方面的经验做法,为项目工程档案工作起到了良好的引领和示范作用,并取得了良好成效。通过《水利工程建设项目档案内在质量的研究》课题的研究,全面了解和掌握了全省水利系统工程建设项目档案管理情况,研究分析了水利工程建设项目档案质量存在的主要问题以及产生的主要原因,并提出相应的解决方法和建议;系统阐述了水利工程建设项目档案的含义、工程建设项目档案质量标准、要求和内涵、项目档案内在质量和外在规范的含义,以及项目档案内在质量与工程质量安全事故之间的关系,提出了做好工程建设项目档案管理工作重要性和必要性,对今后的水利工程建设项目档案管理具有借鉴作用;进一步推进档案信息化建设,利用数据分析、信息化等技术手段,对档案质量管理提出双同步(项目档案形成与工程建设进度同步,纸质档案资料与电子档案资料同步)的探索和档案安全管理要求。

参考文献:

[1]潘运方.工程建设项目档案内在质量探讨[J].广东水利水电,2015(12):63-70.

[2]陈璐,潘运方,陈光琳.水利工程建设项目档案监督管理的工作探讨[J].广东水利水电,2016(9):62-65.

[3]潘运方.工程建设项目档案资料检查审核审查工作的探讨[J].广东水利水电,2019(4):88-91.

[4]潘运方,黄坚.档案内在质量角度与工程质量安全事故的关系及启示[J].广东水利水电,2019(7):107-111.

[5]潘运方.编制重大建设项目档案工作规划的探讨[J].广州档案,2018(4):13-15.

[6]潘运方.工程建设项目档案质量标准研究[J].城建档案,2019(7):4-97.

[7]潘运方.工程建设项目档案质量的思考与实践[J].城建档案,2017(11):33-36.

[8]潘运方.珠海市竹银水源工程档案管理工作的启示[J].广东水利水电,2017(10):62-65.

作者:黄坚 潘运方 单位:广东省水利厅政务服务中心

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