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深度工作法在提升员工工作能力应用

摘要:深度工作法是一种高效、科学的员工工作效率提升方法,小组成员在专家建议下从大量文献当中整理出较为可靠的理论并将其应用于合作企业当中,对比前后员工工作状态,结合实际情况修改革新原有理论方法,得出最适合我国企业员工的深度工作指导方案。目前影响我国企业员工进入深度工作状态的原因有:管理者与员工普遍认为工作时间长就是对工作认真,网络信息的影响和对关键任务与非重要性事务界定不清晰。提升我国企业员工深度工作能力的方法为:严格实行八小时工作制度,只关注重要信息提示和时间象限管理能力的建立。

关键词:深度工作;企业员工;互联网

1绪论

1.1研究背景

在互联网时代,员工在工作时始终被各种信息所干扰,并且多数员工缺少正确对待工作的理念和工作方法,工作效率无法得到提升,使企业发展和个人能力发展都受到了一定的阻碍。员工出现此类问题时,多数管理者只会采取较为激进的方式处理,例如辱骂、开除等,但是从心理学的角度分析,这样的行为不仅不会促成员工改正,还会导致其内心轻视自身水平,缺乏自信,以及工作压力增长。

1.2研究方法

小组成员在大量的文献之中收集有关深度工作的理论方法,并经过专家评审筛选,得出较为可靠的方案,再将其应用于合作企业之中,对比使用方法前后员工工作状态,详细记录并进行数据分析,根据实践结果革新原有方案,最终整理出最适合我国企业员工的指导性深度工作法。

1.3深度工作与肤浅工作定义

深度工作指在没有任何干扰的环境之中,专注地从事本职工作,使自身潜力得到最大程度的挖掘,这种工作往往是不可替代、高质量、对人类发展有帮助的。肤浅工作(ShallowWork)指对个人工作专注度要求不高的事务,普遍情况下可在杂乱有多种干扰的环境下进行,这种工作多为可替代性强、缺少创造力、对人类发展帮助小的。

2影响我国企业员工进入深度工作状态的原因

2.1管理者与员工普遍认为工作时间长就是对工作认真

根据小组成员调查分析得出,我国多数企业管理者与员工都对工作认真的衡量标准有着一定的误区,认为加班、周末不休息等就可以提升企业效率,实际上延长工作时间能提升效率只是个人的一种感觉,同样的工作量在八小时上班中完成与十二小时完成据调查分析其实质量相同,并且由于员工内心认为加班时仍然有大量时间可以完成工作,还会助长员工在八小时工作时的懒惰情绪,不能积极快速地完成任务,进入下一轮任务当中。在《深度工作》一书当中有这样一则案例:硅谷一家公司将工作时间调整为每周四日,遭到了其他公司的反对,认为原本工作时间较长的互联网公司一旦缩减工作时间将势必导致收益下降。而提出四日工作制度的这家公司回应,虽然为员工缩减了工作时间,但是其原本的工作量并没有发生改变,员工因为拥有了极强的时间观念并希望得到假期而努力工作,不仅仅使员工的休息时间更多,有了更好的精力投入新一轮工作,还使公司的工作氛围得到了改观。

2.2网络信息的影响

现如今手机、电脑等电子产品日益普及,人们越来越依赖网络,实际上长时间使用电子产品会导致人类大脑出现心智残疾现象,即平日里大量的时间随时关注手机信息,导致在希望专注时无法得到专注。根据小组成员调查,在我国的企业之中经常会出现员工在工作时间不停翻看手机的情况,虽然在合作企业实践时有员工和管理者反馈,不停翻看手机是为了及时回复顾客信息,但是据观察员工每翻看33次手机时,真正对工作有帮助的信息只有1次,而另外翻看32次时多是查看朋友圈点赞以及查看公众号文章等。在网络当中有这样的一则潜规则,为他人点赞数量越多时自身发朋友圈时也能得到更多地回应,形成了一种对虚假存在感的需求。而现如今的公众号文章与朋友圈内容质量与报纸、杂志等根本无法相对比,因为一本杂志的出版,即使是最简单的故事性杂志也会经过多次编辑与审核,而公众号文章与朋友圈内容往往只是随笔,个人心情的当时所想,缺乏可推敲性,员工在翻看这样的内容时也不会学习到任何对自身有帮助的技能,还会因为不停翻看信息的习惯导致自身专注度严重下降,形成前文所述的延长工作时间现象。员工为每33次翻看手机时才有的1次有效信息而耽误大量的时间,实际上是十分无益的,是为自身所寻求的遮掩理由,提升工作效率应当拒绝无效信息。

2.3对关键任务与非重要性事务界定不清晰

多任务时间重叠,每件事情的项目负责人都认为是紧急的,各事情的紧急性和重要性分辨不清楚,导致时间及人力投入回报率低,即没有将力气用在刀刃上。重要不紧急任务投入的时间比紧急不重要的时间多,人员工作状况出现长期被动“救火”的情况,同样,在解决20%问题时,没有带来80%的收益。

3提升我国企业员工深度工作能力的方法

3.1严格实行八小时工作制度

根据对比实验表明,任务的产出质量与工作时间长短无关,所以企业内应当避免员工加班熬夜现象的出现,才能高效利用八小时工作时间。企业可采取制定规章制度的方式要求员工在下班时间必须交付当天任务。在心理学当中,人们之所以会出现拖延现象实际上就是任务的完成时间过长或未规定完成时间,给予一定的压力,会使其工作积极性更高。当然采取此类方法也是为了能够使员工在工作时间进入深度工作状态,更加积极的完成任务,在有时间限制的情况下员工能够主动寻求解决任务当中存在问题的解决方法,对培养员工自身思维方式是有益的。当然企业自身也需要制定科学严谨的任务分配制度,期盼员工在一日八小时工作之中强制完成两日或多日任务是不现实的,企业的发展是需要循序渐进的,给予员工过高的压力,期盼能够在短时间内业务量与地区影响力激增是不可能也不现实的。员工的成长离不开企业对其的培养,管理者不能只将提升员工能力当作员工自身的事情,这是不负责的行为。只有双方共同努力,才能达到预期的目标,这是员工深度工作的重要因素。

3.2只关注重要信息提示

不断翻看手机信息会导致自身大脑思维方式出现改变,小组成员在合作企业调查时发现,多数员工会认为自身在需要专注的时候可以很快地进入状态。但是根据美国科学家所做实验表明,在日常多数时间都无法保持专注的员工,在需要进入专注状态时也很难保持专注,心中会依然思考多余的信息,但是企业之中保持与顾客的联系也是极为重要的,倘若严格禁用手机、电脑等工具,或在工作场所设置屏蔽装置,实际上都是不现实也不可靠的,所以需要提倡员工为顾客信息设置专用提示铃声,这样可使员工在工作时能够在翻开手机前清楚地判断是否为重要信息。经实践得出这种方法对降低员工翻看手机的无效时间有着显著效果,一方面可以提升员工工作时的专注度,使任务不再延长至休息时间;另一方面能够使大脑更加适合于专注思考,最大限度地避免心智残疾现象,使员工在任何时候都能够快速进入工作状态,这对员工自身的能力提升和职业发展都是有好处的,毕竟思维与处事方式才是一个人能否成功的根本要素,专业水平的作用往往没有这两点对个人发展的帮助大。此外,还可以鼓励员工删除一些手机当中的应用软件,虽然在为顾客设置专用铃声之后,降低了翻看手机的次数,但是仍然会有员工禁不住手机各种各样的诱惑,删除掉一些应用软件降低手机的多功能性,才能使其对员工的吸引能力降低。在所收集的文献当中对于短视频类软件是特别鼓励员工删除的,因为此类短视频软件每条视频或多或少会存在博人眼球的目的,经常会出现原本只希望十分钟短视频却出现观看数个小时的情况。消除干扰员工的各种信息,才能真正地带领员工进入深度工作状态,不断优化自身水平,提高公司整体业务能力。

3.3时间象限管理能力的建立

在有限资源情况下(人力资源,时间资源),通过对重要、紧急事情进行排序,员工调整四个象限的时间分配,以此提高整体工作效率。可以通过下面方式提升员工时间管理能力:(1)理论知识培训:全员学习时间“四象限”管理方法理论知识共3小时。导读《高效能人士的七个习惯》并安排学习分享会。(2)情景式培训:设计在线情景式时间“四象限”管理模型程式,对核心员工进行模拟训练共30天时间完成明确与不明确目标、关键活动识别、什么是重要性任务及重要性任务顺序、什么是紧急性任务及如何排序、事情该亲力亲为还是委托他人等在线情景训练,让员工确定需要完成的事项,以及完成任务的先后顺序,从而以最有效的方式实现主要业务目标。对于紧急但不重要的事情,委派或优化/缩小规模,尽量减少投入,找出最简单省时的方法,确保了解所需结果即可。不紧急不重要的事情,原则以拒绝、规避的方式处理,但实际工作中,直接拒绝会影响合作,建议在拒绝时清楚地陈述自身的理由。

作者:王睿思 贾钰卿 桑泓 吕晓萌 吴一帆 单位:山东财经大学 公共管理学院西北大学外国语学院

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