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新时代高职院校档案工作能力提升浅议

一、引言

随着中国特色社会主义的发展,各项事业步入了新时代,呈现出一些新的特点。其中,“以人为本”的社会化服务特性和开放共享的利用模式这两大特点在新时代高校档案工作中特点较为突出[1],要求高校档案工作朝着数字化、重利用的方向发展。高职院校在这一发展过程中,因为各种因素的限制,在相关的档案工作能力方面有待提升。

二、高职院校档案工作特点

1.高职院校档案的特点。(1)档案类目多元。高职院校作为普通高等院校其中的一类,具有人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新的职能。多元化的职能决定了高职院校在办学过程中的多元化业务,多元化的业务也形成了高职院校档案类目多元化的特点。高职院校因为多项职能和内部管理的需要,在发展过程中档案涉及的内容基本涵盖了档案工作的所有类目。(2)档案数量庞大。从数量上来说,多元化的类目在一定程度上决定了高职院校档案的数量较多。另外,由于高校不同于行政单位,每一位学生都有个人的档案,国内高职院校学生数量多为上万甚至几万人,加上数十年的办学历史,由此产生的档案数量极其庞大。随着高职院校百万扩招计划的实施,原始档案数量的不断增长将对高职院校的档案管理工作带来新的巨大挑战[2]。(3)档案完整程度不高。高职院校中,相当数量的学校是由中等专业学校“升格”为高等职业技术学院,由初等教育的行列跨入到高等教育的行列[3]。根据国内的人事管理制度,人事档案大多从高中起建立,因此现今的许多高职院校在中职教育阶段,多存在档案缺失的情况,尤其是学生档案缺失严重,档案的完整程度不高。
2.高职院校档案管理的特点。(1)档案管理分散。高职院校档案数量多、类目多,为了方便管理和使用,档案管理多采取分散管理的形式。一方面,虽然各高职院校一般都设有档案馆或综合档案室,但专职档案工作人员较少,为解决档案管理的问题,除需要综合管理的档案外,学生档案、财务档案、人事档案等管理方式则较为分散。另一方面,学生档案的特点决定了需要进行分散管理。学生在校期间,学业发展、奖优评先、惩戒、休学等各个环节,随时要对学生档案进行更新,统一管理也会极大地增加综合档案馆的工作量。(2)档案工作外包量大。针对高职院校档案类目多元化、档案数量多,而专职档案工作人员少的情况,为了适应工作需要,高职院校档案工作外包情况较为普遍。档案外包的工作涉及档案的整理、数字化、档案室规划建设等多个领域。档案工作外包在一定程度上解决了专业化的问题,但是也存在泄密、丢失、损毁等风险。(3)档案查阅、借阅量急速增长。随着国家各项政治、社会生活的规范化,干部晋升、审计审查、人员调动、户口迁移、办理退休等各项工作对于档案的重视程度越来越高。近年来,高职院校的档案查阅量急速增长,档案利用程度大幅度提高,高职院校的档案管理也从传统的收集和管理向共享和开放转变。近年来,20世纪80年代的毕业生退休数量庞大,因当年档案管理的不规范,导致毕业生个人档案缺失较多,更进一步提升了高职院校档案的查阅量。

三、高职院校档案工作能力现状

实现新时代高职院校档案工作的目标,需要以专业化的档案干部队伍和资源为基础,但高职院校的档案工作能力整体水平不高。

1.档案工作服务意识不强。档案工作在高职院校的各项工作中,普遍被认为是较为边缘的,高职院校对于档案工作的重视程度普遍不高。高职院校的核心工作是人才培养,具体来说包括招生、教学和就业,档案工作作为管理工作中的一个环节,在档案应用程度不高的阶段,主要是完成对其他工作的资料收集和整理任务,形成了档案工作“不重要”的思维定式。随着档案查阅的需求提升,高职院校档案工作的服务职能体现越来越多,但如何提高档案查阅的效率,提升档案编研能力,如何变被动查阅为主动服务,对高职院校工作理念的转变提出了新的要求。

2.档案工作专业化水平不高。全面的档案管理的基础理论知识,档案管理学、档案保护技术学、文书学、专门档案管理、文献编纂学、自动化管理等专业知识和管理技能都是档案管理工作所需要的基本知识和能力[4]。在高职院校把档案管理作为普通的行政管理的一个环节的情况下,档案管理的专业化水平被大大低估了。这进一步导致了高职院校在招聘工作人员的过程中对于档案专业人才的忽视。

3.档案工作创新性不足。新时代的档案工作,不仅仅是新的数字化技术的引进,在档案的收集、整理、归档方式、管理方式等方面都是一个巨大的转变。而高职院校档案工作因受各方面因素的限制,多停留在被动地完成各项工作的层面,难以做到主动创新工作方法和管理模式。档案编研作为档案工作创新发展的一个方面,高职院校在这一方面还没有较为突出的成绩,在档案编研过程中存在着滞后性、编研成果单一性、工作消极性等各种问题[5]。四、新时代高职院校档案工作目标

1.价值目标。强化“四个服务”,发挥档

案工作服务经济社会发展的独特作用[6]。新时代背景下,档案不再是藏在库房里,而是要走到阳光下,实现服务经济社会发展的目标。高职院校档案工作,对内服务于学校教学、管理和发展大局,对外提供材料支撑和查阅服务,要实现服务中心工作、服务发展、服务民生、服务社会的“四个服务”目标。

2.工作目标。加快推进高职院校档案

管理工作的数字化、标准化、网络化的进程是新时代档案工作的主要目标。工作目标由价值目标所决定,要做好“四个服务”就要提高档案保管的长期性、查阅的便利性、编研的科学性。为实现这一目标,档案的数字化、标准化、网络化工作势在必行。五、制约新时代高职院校档案工作目标实现的因素分析高职院校的档案工作能力不高是受多方面因素影响的,部分因素在实现新时代档案工作目标的过程中,会起到极大的影响作用,需要进行客观的分析和重视。

1.部分高职院校档案工作人员专业能力不高。高职院校现有的档案管理人员多由其他管理岗位调入,而根据各高职院校的招聘公告显示,对档案管理工作所要求的工作能力,也被简单地提炼为档案的立卷归档和保密管理等基本能力。在高职院校专职档案管理人员不足的情况下,档案管理人员的人力资源开发也面临着服从基本工作需要的境况。专业人才的缺乏必然导致高职院校档案工作的专业化水平不高。高职院校档案管理分散化的特点,决定了众多档案工作人员为兼职人员。兼职档案员一方面专业性不够强,另一方面工作精力有限,如果没有较为严格的考核措施,档案收集、整理、归档的质量堪忧。

2.高职院校管理者及相关部门“重利用轻管理”。随着社会经济政治的发展,巡视、审计、户口迁移、退休办理等各项事务对档案的需求越来越多,档案工作受重视的程度也日益加深。但一些高职院校的管理者和相关部门对档案的重视存在着一定的误区,即重利用轻管理。对于档案工作以外的部门来说,对于档案工作重视的程度取决于档案查阅的效率。尤其对于领导层面来说,评价档案工作的好坏,首先着眼于所需求的档案能否即查即阅。但是对于档案工作来说,档案的查阅利用,仅仅是档案工作对外的一个窗口,而查阅的效率归根结底在于档案的收集、整理、归档、保管、数字化等一系列流程,这些前置工作做好了,档案查阅的便利性水到渠成,前置工作做不好,档案查阅将遇到重重困难。这种“重利用轻管理”的工作氛围,会造成“查到了是本职,查不到是失职”“批评多于关心,问责多于投入”的局面,不仅不利于档案工作获取各种资源,更容易造成对于档案工作者积极性的打击。

3.高职院校档案工作资源获取能力较差。高职院校本身相对于其他高校,人力、财力等各个方面资源较为缺乏,在院校管理者“重利用轻管理”思想的影响下,高职院校档案工作所能够获取的资源仅仅能够满足于档案工作的基本要求。专职档案工作人员缺乏、发展资金难以保障等都是高职院校档案工作所面临的常见问题。

4.高职院校电子化办公系统普及率不高。国内高校的电子化办公系统(OA系统)是从2002年起陆续构架并逐步投入使用的,经过数年的应用,部分高校尤其是高职院校在使用了OA系统以后发现全方位推广和实施具有非常大的难度,因此其工作仍然依靠传统模式进行,OA系统的使用仅仅限定在小部分工作人员中,甚至彻底成为一个发布信息的平台,成为摆设[7]。作为电子档案馆(室)建设的元数据中心系统,OA系统如果不够完善并得到使用,电子档案馆(室)的建设将无法进一步向前推进。5.数字档案馆(室)建设成功经验在国内尚未普及。国内现阶段建设较为成功的数字档案馆(室)大多是通过科技项目立项或者试点的形式建立,项目或者试点的形式本身具有巨大的资源优势,其经验难以大面积推广。《全国档案事业发展“十四五”规划纲要》中要求:“各级国家档案馆全面建成档案信息管理系统,大力推进数字档案馆建设,建设中央档案馆数字档案馆,新增150家高水平的数字档案馆。”[8]作为各地档案行政管理部门直属的档案馆,在数字化档案馆(室)的建设中尚未得到全国性的推广和应用,高校数字化档案馆(室)建设的优秀成果和成功经验则更加屈指可数。

四、新时代高职院校档案工作能力提升的路径

1.统一标准,切实推进电子档案管理系统的标准化。档案管理系统的标准进行统一,不仅有利于各层级档案室、档案馆之间的档案交接和数据对接,对于基础档案管理单位的档案系统建设有较强的促进作用。高职院校作为基础档案管理单位,档案管理工作的规范性、标准化主要以上级部门的文件要求和标准为准,决策者的重视程度受上级主管部门影响较大。对于档案管理系统的标准进行统一,可以促进高职院校在档案管理工作上的投入,从而提升档案管理能力。

2.加大高职院校档案管理工作的人力资源投入与开发。档案管理需要的专业化知识、沟通能力等,决定了高职院校档案管理工作的人力资源投入与开发将极大地促进高职院校档案管理工作的能力。档案管理的人力资源投入,首先应当保障专职档案工作人员的数量。高职院校的校区建设、师资配备、资产采购等工作大多数与学生数量联系较为紧密,高职院校专业档案工作人员的数量,可参考专职辅导员人员配比的方式进行,确保高职院校专职档案工作人员数量。档案工作随着办公自动化的发展,专业技能更新较快,高职院校档案工作人员的培训工作应当确保,并以新时代档案工作的技能为主。高职院校要为档案工作人员档案编研、职称评审等工作提供便利,确保档案工作能够出成果、出成绩,从而提高档案工作人员的积极性。

3.加快推进高职院校管理能力现代化。高职院校管理能力是制约档案工作能力提升的最主要因素。由于高职院校多由原中职学校升格而来,虽然建立了许多新的制度,但管理体系和运作方式还保留有浓重的中职学校的特色。虽然高职院校在人才培养方面以技能型人才为主,在这方面与中职学校有相似之处,但是高职院校的规模,科学研究、社会服务、文化传承创新的职能方面更加接近于高等学校,因此管理能力建设需要多参考高等院校,尤其是优秀的高等院校。在电子档案室的建立过程中,办公自动化系统的建立和全面推广显得尤为重要,没有一个完备的、全面运行的办公自动化系统,电子档案室的建设就缺少元数据的支撑,难以发展。高职院校档案工作能力的提升,要跟上新时代,以人力资源的投入和电子档案室的建设为重点,加快档案的信息化、数字化进程,开创高职院校档案工作新局面。

作者:林楠 单位:武汉铁路职业技术学院

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