信息化建设在国有企业档案管理的作用

摘要：近年来，随着社会的不断发展以及市场经济总体环境的变化，我国绝大部分中小型国有企业旧有的企业档案管理模式已不适用于企业当前的发展，其档案管理效率与管理水平都需要加以优化提升。而笔者针对这一问题，选以中小型国有企业档案管理信息化建设力度为切入点，并对企业档案管理信息化建设的主要作用加以分析。

关键词：信息化建设；中小型国有企业；档案管理；作用分析

1信息化建设在中小型国有企业档案管理中的具体作用分析

1.1提高了中小型国有企业档案信息数据的安全性

在我国部分中小型国有企业早期档案管理工作开展过程中，对于所管理的档案信息数据都缺乏必要的重视性与安全管理意识，整体管理模式较为粗放。例如在企业生产运行过程中，会将各项生产技术的具体工序流程、企业发展过程中所制定的决策计划等具有一定程度保密性要求的信息数据加以档案管理。但是在档案管理工作开展过程中，管理人员与企业往往将所管理的各项纸质信息管理数据进行分类管理，但却没有开展相应的权限管理工作，中小型国有企业的管理者与基层工作人员都可以接触到具有较高保密性质的文件数据，这也在一定程度上对中小型国有企业造成了经济损失与其他消极影响。而随着我国中小型国有企业档案管理工作的信息化建设发展，通过构建企业档案电子数据管理库，将各类信息数据按照其保密等级与重要程度进行划分，不同的访问用户只能翻阅权限范围内的信息数据，从根源上避免了上述问题的出现，极大提高了中小型国有企业档案信息数据的安全性。

1.2降低了中小型企业档案管理工作的运行成本

在以往中小型国有企业档案管理工作开展过程中，不但需要配置大量的工作人员，进行高重复性的档案整理、数据信息抄写记录等工作，还需要投入大量企业运营资金与固定资产。例如档案管理工作的开展需要占用企业内部办公面积来构建档案管理库，为防止纸质档案信息出现潮湿损坏，还需要采购配置抽湿机等电气设备。因此在中小型企业运营过程中，传统档案管理工作的开展也对企业造成了一定程度的财务压力。而随着我国中小型国有企业档案管理工作的信息化建设发展，中小型国有企业仅需要投入一定的资金与人力资源，用于采购计算机、服务器等相关信息化电子设备，以及研发中小型企业的内部档案管理系统平台，便可以开展更为高效的档案管理工作，不但其运行成本有所降低，还不会出现所储存档案信息出现损毁的问题。

1.3提高了中小型国有企业的决策合理性

在企业发展运营过程中，企业管理者所制定的企业发展决策计划，往往需要对档案管理工作开展过程中所采集、汇总整理的各项信息数据加以参考，并在此基础上制定出最为合理的企业发展决策计划。而在我国中小型企业早期档案管理工作开展过程中，对于各项信息数据的采集与记录为人工模式，因此受到工作量与人工因素影响，所记录的信息数据并不全面、且时常出现信息数据抄写记录错误问题，这也在一定程度上降低了中小型国有企业所制定发展决策计划的科学性与合理性。而随着我国中小型国有企业档案管理工作的信息化建设发展，一方面，在数据采集层面上，得以借助大数据挖掘技术等信息化电子技术，从庞大的潜在数据信息库中高效率挖掘出潜在商业价值较高、或重要程度较高的信息数据，从而为中小型企业发展决策计划制定工作提供了更为全面、参考价值更高的信息数据；另一方面，在数据信息记录层面上，不但可以替代人工开展高重复性、高错误率的信息数据记录备份工作，且中小型国有企业所构建的信息化档案管理系统普遍具有数据智能纠错功能模块，确保了所记录管理信息数据的准确性与真实性。

2在中小型国有企业档案管理信息化建设过程中，存在的问题与优化策略

2.1部分中小型国有企业档案管理工作人员素养有待提升

首先，当前我国中小型国有企业在档案管理团队配置层面上，普遍存在着绝大部分管理人员工龄较长，虽然有着传统档案管理模式下极为丰富的工作经验，但是对于信息化电子技术以及企业档案管理平台系统缺乏正确认知与深入了解，并没有很好地适应企业档案管理信息化建设的发展。此外，在企业档案管理人员配置上，部分中小型国有企业并没有根据档案管理实际工作情况加以针对性配置，而是根据国企相关体制规定而粗放化管理与配置工作人员。笔者提出以下两点优化策略：第一，对企业现有的档案管理工作人员开展信息化管理模式的考核作业，将专业水平与岗位要求差别过大的工作人员进行调岗处理，并对剩余工作人员开展系统性、全面性的培训工作；第二，企业根据档案管理实际工作情况与工作需求，针对性调节档案管理工作团队的配置比例，优先选择吸收经过系统性学习培训、对信息化电子技术有着深入了解的高级专业人才。

2.2中小型国有企业信息化档案管理体系尚未构建

当前我国中小型国有企业虽然纷纷开展了档案管理的信息化建设，但是在档案管理工作体系层面上，仍旧运行着旧有人工模式下的管理体系。而旧有管理体系上并没有规定如对所配置信息化电子设备的维修保养等环节的管理流程，这也在一定程度上降低了中小型国有企业信息化档案管理工作的管理水平。笔者认为中小型国有企业应对大型国有企业与西方发达国家企业所构建信息化档案管理体系加以适当参考与学习，并根据企业档案管理工作与运营实际状况，来针对性制定符合企业发展的信息化档案管理体系。

3结束语

笔者为提高我国中小型国有企业的档案管理与企业管理水平，实现对国有企业核心竞争力的提升，因此对信息化建设在中小型国有企业档案管理中的主要作用与存在的问题开展深入分析，并针对性提出上述提高人员素养、优化人员配置、构建信息化档案管理体系的优化策略建议。

参考文献

[1]马洁.计算机信息技术在企业档案资源管理中的应用[J].信息与电脑，2018（06）：177-179.

[2]黄燕燕.新时期如何创新国企档案管理工作的若干思考[J].现代国企研究，2019（02）：168.-61

作者：杨佳颜 单位：秦皇岛市市政设计院