疫情影响下的互联网与印章管理结合

摘要：为防控肺炎疫情传播，各地方政府采取延期复工等措施，各高校响应政府防控措施实施，采用互联网办公等形式。受疫情防控措施影响，各高校业务面临严峻的挑战，日常办公中纸质文件签署、印章加盖等操作存在困难，面临因人员接触可能导致感染疫情的风险。使用电子印章的方式对解决当下困境提供了出路，在特殊时期能提高高校办理业务效率，并降低疫情带来的风险，目前中国电子印章管理缺乏法律依据与统一技术标准，疫情形势下加强互联网印章管理建设具有重要意义。

关键词：肺炎疫情；互联网办公；电子印章；印章管理

肺炎疫情发生对高校日常工作产生了很大影响，对科研工作、政务工作带来很多不便。为做好疫情防控工作，高校可通过使用电子印章办理各项相关业务，为高校管理工作的开展提供便利，通过无接触审批，避免感染病毒的风险，实现“只跑一次”办理印章业务，缩短了业务办理时间。由于目前中国电子印章使用时间较短，缺乏完善的法律政策规范文件，电子印章使用中存在很多问题，疫情形势下，加强高校互联网印章管理具有重要现实意义。

1电子印章的优点

目前关于电子印章定义尚无统一标准，电子印章特点主要表现在具有信息安全技术支撑，与数字证书绑定，具有与传统印章一致的示信功能，可用于电子文件的签章。电子印章是以公钥密码体系为支撑，签印文具与传统印章有同样的表现，可对电子形态下数据电文进行电子签章的组织机构电子公章及配套使用签章软件与存储介质[1]。电子印章具有制作技术复杂、信用风险低、认证鉴定依据客观等特点。电子印章制作依赖于密码技术，制作者需具有较强的技术实力，需通过信息产业部门认证获得国家密码，管理部门颁发取得，伪造难度大，易被管理部门发现并追踪。电子印章可对签章行为设置密码保护，确认具有权限方可加盖印章。可降低印章保管风险，印章使用情况自动记录，发生印章丢失可通过网络挂失，提高签章行为不可否认性。使用电子印章签署文件，收到文件后可通过网络向可信第三方验证，第三方根据文件摘要等客观信息判断真实性，降低电子印章的风险。电子印章认证不依赖技术人员主观判断，以客观证据为依据，安全可靠。电子印章保存利用比传统印章更具优越性，其优势体现在查询方便、存储简单、管理规范、印章使用轨迹健全。用户可事前查询电子印章持有人相关信息，避免上当受骗。传统物理印章需出现事故后进行查询鉴定，产生不可挽回的损失。伪造印章的鉴别则需依靠专业技术的司法部门，鉴定周期长。存储电子印章的EK盘遗失可立即挂失停用，捡到者无密码不能登录系统使用，传统物理印章丢失会埋下巨大安全隐患。电子印章各种相关信息有专门计算机管理系统，传统物理印章受人为因素影响较大，合法用户可控制加盖安全电子印章文档的打印[2]。

2电子印章应用中的缺陷

中国电子印章应用起步于1996年，随着2005年《中华人民共和国电子签名法》（下称《电子签名法》）实施，为电子签名法律效力作出保障，很多国内信息技术企业开始研制电子印章产品，电子印章在政务与商务领域应用逐渐普遍化。电子印章蓬勃发展下也存在很多问题，直接表现是目前尚无电子印章通用机构，关键原因是电子印章法律地位不清晰，未建立电子印章的办理机制与服务体系。电子合同是电子印章在电商领域中的典型应用，是通过计算机网络系统订立，以数据电文方式生成的合同。《中华人民共和国合同法》（下称《合同法》）规定当事人采用信件等形式订立合同可在成立前要求签订确认书，《合同法》在1999年生效，现有《电子签名法》支持，电子合同可使用电子签名方式使合同成立。随着中国电商不断发展，企业对电子合同需求增多，但目前电子合同应用与电商发展存在差距，主要原因是缺少可在电子形态下使用合同生效的信用物证。很多企业借助互联网传送合同等经济文件，但最终签署需打印成纸，合作者签字盖章送回，导致过程烦琐，未利用信息技术带来的便利[3]。电子印章在电子政务领域应用潜力巨大，中国电子政务开始深层次应用，急需可在电子形态下保障政府权威性的信用物证，目前中国很多地区部门建立了互联网通用的电子政务网站，通过网络进行公文传递等活动，但具有法律效力的行为仍需通过纸质文件形式落实，即政府公文加盖章后生效，由于没有在电子形态下使电子公文生效的证物，政府公文交换未得到应用。现有电子印章只能在有限的范围内认可使用，其原因有多方面，如电子印章应用推广障碍包括法律地位不清晰、缺乏统一标准规范、认证体系不明确等。《电子签名法》明确电子签名法律地位，但电子印章法律效力不能成立，电子印章与电子签名关系未明确，要明确电子印章法律地位，必须明确电子印章是电子签名的应用。目前电子印章无统一技术标准，往往由印章制作单位自行研发，不同公司提供电子印章标准品质存在差异，成为电子印章走出单一行政区划的严重阻碍。目前电商中认证采用政府搭台模式管理，可信第三方机构为企业。企业通过工信部职能机构认证即可。但电子政务中电子印章不能应用，政府部门印章真实性不能由企业认证。中国电子签名法制定中考虑相关问题，第35条规定国务院规定部门可依法制定政府活动使用电子签名具体办法，为电子印章管理法制化提供了依据，表明政务活动中信用认证有待完善。

3疫情下高校印章管理存在的问题

印章管理工作涵盖印章制发、印章保管等多个环节，高校承担科研、科研成果转化及日常管理工作，存在印章审批涉及业务领域广、印章使用数量大、印章废止移交时谨慎度高等问题，现有传统印章管理中，由于各环节设计不合理，电子化程度低等造成存在潜在隐患，审批流程复杂导致行政效率低等现实困境。疫情影响下加强高校印章互联网管理尤为重要。高校办公室印章管理中的问题主要包括印章工具信息化程度低、审批程序设计过于烦琐、印章管理制度存在漏洞。传统高校印章工具为铜章，信息识别度低，印章分量重，落印靠人力手工，人工用印耗时长。大批量用章时，如毕业证书用印、学生各类获奖证书集中用印、科研项目呈报、科研成果转化时，人工用印耗时、费力，印章使用投入时间成本大，由于同一印章仅有一枚，在各项业务同一时间用印时造成印章缺位，大大降低用印效率。高校各单位使用学校印章时必须持有申请表，传统印章申请表设计存在审批漏洞，印章申请表基本体现用印原因、加盖类别等，实践中用印材料往往页数多，用印申请填写材料简称，难以体现对材料的审核度，分管部门审核不仔细，难以确保材料用印安全。高校办公室印章管理中均为专人保管，但实际用印中存在印章公用问题，多人管理现象为印章管理带来了困扰，日常工作时间及值班期间由于牵涉办公室管理人员数量多，印章经多人使用未完善使用记录，印章管理职责不清，不严格用印会对学校利益造成损害，责任落实难以追究。

4高校印章互联网管理对策

印章是高校办公室代表学校行使职权、对内施政及公务活动的重要凭证，印章法律性决定其非简单物件实体，是集权利义务、依据于一体的权力象征，无论高校公章还是法人签名章均赋予独特法律属性，行使高校权益，体现高校在科研教学中的施政方略。加强印章管理是有效开展高校行政工作的重要部分，是防控用印风险、遏制违规办事的重要防线，高校行政职能办公室是学校印章管理的归口单位，能否主动改进印章管理方法，确保规范安全开展印章管理工作，提高行政管理水平尤为重要。疫情期间高校通过使用电子印章能有效提高办公效率，在办理用印审批业务、印章加盖等方面提高了工作效率。由于电子印章自身存在许多不足，高校印章管理中出现许多问题，针对高校办公室印章管理中的问题，需要加强互联网电子印章管理，通过印章工具平台技术创新、印章审批流程设计改进、印章管理制度完善等方面加强高校印章管理，保证高校印章发挥应有作用，提升高校办公室在日常工作管理等方面的服务质量水平。首先要积极引入数字化先进技术，从工具层面推动印章监管实现技术创新，以技术创新推进办公室工作信息化。可根据用印管理需求选择性推广学校电子印章使用，使得印章有独特的编号，每份盖章材料有痕迹记录，可重点考虑筹划借助工业设计手段将印章与自动化结合使用，创造大批量用印流水线机械设计，可采用柜式服务机，包括使用者系统身份识别等，实现用印过程信息化全监控管理平台。要积极考虑印章使用申请所涵盖的内容，优化制定学校统一格式规范的《用章申请表》，在用章申请中体现严谨的用章审批程序特点，解决在设计中存在的模糊认知、责任不清问题。以学校为起点单位，对各单位用章统一编号，针对用印主要业务名称设计细化分类《用印申请表》，对用印申请进行功能完善，强化用印审批流程中的全程记录，过程追溯功能，避免在审批流程中出现风险。创造性地从制度上设计，创新印章管理工作。针对办公室内部管理人员建立高效的印章管理业务体系化培训，将印章管理培训纳入办公室行政管理业务培训课程中，通过学校印章管理文件规定学习，以案例分析的方式对印章管理人员进行知识培训，确立常态化培训体系，使办公室印章工作走上制度化道路。

参考文献：

［1］白鹭，王楠.创新高校办公室印章管理工作的路径思考［J］.办公室业务，2018（16）：43，49.

［2］李承国.电子印章管理法制化问题研究［D］.北京：中国青年政治学院，2013.

［3］唐跃进，胡雨.电子印章与传统印章的比较研究［J］.档案学通讯，2006（1）：62-64.

作者：王瑜 单位：吉林大学