标准合同在企业合同管理中的作用

摘要目前，标准化合同已经成为现代商法中契约定型化特征的具体表现之一，它是现代商事交易关系向简捷化发展的必然要求。本文以海洋石油工程企业为背景，探究标准合同在企业合同管理中的基础作用以及重要意义。

关键词标准合同企业合同管理企业标准

一、合同文本的种类及标准合同的基本概念

《合同法》第十条规定，“当事人订立合同，有书面形式，口头形式和其他形式”。在企业经营活动中，只有书面合同，才能更好的保障交易安全和利益。再好的权利义务安排，如果不能形成书面合同，就会变成水中月、镜中花。按照现有的法律法规及企业的合同实践，合同书分为特定合同文本、示范合同文本和标准合同文本。特定合同文本是针对特定的业务一事一议而起草的文本，一般不进行大量重复使用；而示范合同文本，一般是国家行政部门、行业协会、国际团体或企业等的，可以反复使用，但是不需要强制使用的文本；与特定文本和示范文本不同，标准合同文本是合同制定单位以最大程度满足己方利益为宗旨，针对某类业务，强制推行使用的文本。一部分观点认为标准合同也被称为格式合同，合同对方没有谈判、修改的空间。例如航空公司的机票格式合同、保险公司的保险合同、银行的开户协议、供水/供电/供气等单位提供的文本。本文中讨论的标准文本与此有所不同，虽然由处于有利谈判地位的企业制定和强制使用，但是合同双方可以针对业务特点和价格等因素，对合同部分条款，有商务谈判空间，合同双方可以经过商务博弈形成最终文本。标准合同，在石油、工程、化工、运输等各行各业被广泛使用。

二、标准合同在企业合同管理中的基础作用

海洋石油工程企业属于施工类企业，与业务单一企业不一样的地方是它涉及到设计、采办、建造、安装等多个板块业务类型合同。在海洋石油工程企业实行标准合同的推广使用，规避因合同文本选择不当引起的合同风险，提高合同管理部门审核效率，为业务操作提供指引，有利于降低企业管理成本，提高企业防范风险的能力和维护企业自身的合法利益。同时它还有利于树立良好的企业商业形象，从而为企业带来经济效益。标准合同在企业合同管理中的基础作用具体表现为：1.标准合同是经过实际业务较长时间的反复运用而总结出来的，能够科学地反映特定业务的基本需求和对标准合同制定方关注的合同风险点进行全面保护。标准合同具有使用广泛性，在某类型业务中适用，其适用面大，适用频率高，适用时间长，适用相对方较广。同时，标准合同规范了合同内容，节约了谈判时间，降低了交易成本，提高了合同交易效率。2.在企业推广标准合同，掌握标准合同制定的主动权，在出现合同纠纷时，可以通过完善的合同条款有效地防范与化解经营上的风险，维护企业的权益。3.标准合同有利于提高企业内部员工的工作效率。企业加强标准合同相关工作，为合同人员的工作起到指导作用，从而提高效率。4.标准化的合同管理，有助于企业形象的提升。企业采用标准化合同有助于让合作伙伴感受到企业合同管理的规范与秩序，也能够让其感受到企业员工的效率，从而帮助企业建立良好的商业信誉，提升企业形象。总的来看，在企业建立起标准化的合同体系是企业解决合同管理相关问题的重要举措。

三、企业标准合同管理存在的问题

海洋石油工程企业往往涉及的合同种类较多，合同周期长，项目实施风险大，虽然合同的风险管理已经形成了较为成熟的管理体系。我们也可以看到企业在标准合同管理工作中还是容易存在一些不足：1.对标准合同制定的认识存在片面性。在实际的工作过程中，一部分观点认为，标准合同就是法律部门的工作，缺乏与法律部门进行良好的互动沟通。2.标准文本不能及时修订、更新。企业一些合同使用人员在使用标准合同过程中，如果没有形成合同风险总结和分享的长效意识，则很难将经验教训固化下来，也难以为合同的标准化工作提供源源不断的素材。3.标准合同的制定跟不上企业国际化速度。在标准合同的制定过程中，如果一味地秉着保护合同制定方利益，有着设置霸王条款的思维，这也难以跟上企业国际化的进程。4.合同的部分经办人业务能力参差不齐。其合同风险意识淡薄，也缺乏基本的合同法律知识，对标准文本条款的理解上也不够全面。选用标准文本后，有着一劳永逸的懒惰思维。针对项目独有风险点，不能及时完善和修改条款，没有将项目的实际风险与标准文本进行很好地融合

四、加强企业标准合同管理的办法

对企业标准合同的多年工作经验总结，同时汲取同行业单位的一些通行方法，企业加强标准合同的相关具体的措施如下：1.一份优质的标准文本的制作，是需要企业法律、商务、财务、QHSE、技术等相关部门的配合才能顺利完成。针对国际市场业务的需求，需要适用不同国家的法律，则需要聘请专业的法律团队与企业内部管理人员共同起草合同。聘请律师或专业人员与内部人员共同协作，有利于从源头上保证合同的质量。2.标准合同管理工作，是一项长期的，系统的工作。需要有专业的部门和团队实施相关工作，也要有年度的制定和修订计划，以保障标准合同工作能够持续、稳定进行。合同实际执行人员和标准合同制定人员的沟通渠道要有效畅通，形成长效沟通工作机制。在标准文本的使用过程中，针对不同业务和项目风险特点，不断发现条款上的缺点或漏洞，及时进行更新和完善。标准合同文本既要反应业务的实际需求，也得体现国家法律法规的新的变化。3．合同条款的设置，要兼顾合同法的平等、自愿、公平、诚信、合法五大原则，在保护企业利益和符合交易规则之间取得平衡。企业在制定和使用标准合同的过程中，也要根据主营业务需要，如国际工程建设，就应当充分借鉴国际上成熟的建设工程标准合同文本的优点，从结构和内容上对已有的标准文本加以充实和改进，根据承包的不同方式、工程的不同规模和性质、投资的不同类别及适用法律不同来制定文本。4．企业需要持续加大合同和法律人员的培训力度，通过“走出去，请进来”等多种方式，持续提升人员的专业水平和职业素质。只有合同和法律人员的专业素质的不断提高，才是企业合同管理不断朝着朝气勃勃发展的软实力。企业需要建立一套规范、严格的合同管理制度与流程，合同风险的防范也需要贯穿合同的全生命周期，标准文本的管理工作亦是如此，也是需要嵌入制度、合同动态管理的全过程。标准合同的推广工作，也要与企业的市场谈判定位进行匹配。如果企业在业务实际过程中，因为谈判地位处于劣势，如市场承揽合同，合同相对方一般不会接受企业提供标准文本，那企业可以用标准文本的相关条款为谈判提供参考。一流的企业做标准。企业深化改革，提质增效，推进国际化的过程，合同标准化是有效的工具和手段。做好合同标准化工作，对增大企业商务影响力、掌握市场谈判主动权、扩大企业海外市场都会有很大的支持作用。

作者:龙志 单位:海洋石油工程股份有限公司