内部控制高校合同管理研究

摘要：本文依据上级主管部门对行政事业单位内部控制相关规定，对合同管理存在的风险点进行梳理。从内部控制的角度对高校合同管理工作现状进行分析，查找存在的问题，并从制度建设、理论掌握、人员培训以及信息化等方面提出建议措施。

关键词：内部控制；高校；合同管理

一、引言

随着财政部《行政事业单位内部控制规范（试行）》的实施，高校内部控制建设得到重视，合同管理是其中一项重要内容。经济合同内部控制管理体系以防范经济损失、法律纠纷、名誉受损为目的，根据合同类型分类确定归口管理部门和合同执行部门；明确签订合同的业务和事项范围以及合同授权签署权限；明确合同拟定、审批、执行、登记保管等环节的程序和要求；定期检查和评价合同管理中的薄弱环节，采取相应控制措施，促进合同有效履行；加强合同信息安全保密工作，切实维护学校的合法权益。随着相关主管部门对教育经费使用的规范化程度和使用绩效的重视，经济合同管理日趋重要。

二、合同管理内部控制的目标

1.合同内部管理制度体系完整。合同实行归口管理、分级负责，合同授权审批和签署权限明确。合同业务所涉及的岗位设置合理，符合不相容岗位相分离原则，各岗位职责分工明确。合同归口管理部门、财会部门与职能部门之间有畅通高效的沟通协作机制。2.合同调查充分。详细调查合同相对方的主体资格，对其资信、信誉、经营状况及履约能力有明确的掌握。合同谈判准备充分，合同内容与条款按照自愿、公平原则经过充分磋商，双方权利义务和违约责任明确，确保实现业务目标，学校权益得到可靠保障。3.合同文本准确表达签订双方的真实意思。合同文本有严格的审核程序，法律关系复杂或后果影响大的合同文本适用会审制度。合同审批签署权限合理，有规范的授权制度，合同签署在签署人的权限范围内。合同用印程序规范合理。4.合同履行全程跟踪监督管理，确保得到全面有效履行。合同价款支付严格按照合同约定执行。合同纠纷在合规合法的前提下及时得以解决，维护学校利益。合同执行过程中，履约条件发生变化能够及时根据需要得以调整。合同补充与变更的授权审批权限明确，报告及时。5.合同签订、履行、变更等情况登记完整、准确。合同签订、履行、变更等情况登记完整、准确，合同和相关资料被及时统计、分类、归档和妥善保管，合同信息安全保密工作到位，合同管理检查评估机制健全，合同实现全过程封闭管理。

三、合同管理控制风险点

（1）合同内容存在重大疏漏和欺诈，导致合同存在风险隐患。（2）对须报经国家有关主管部门审查或备案的文本合同，未履行相应程序。（3）合同的授权审批权限不明确，出现未经授权或越权审批，可能造成学校经济损失和法律诉讼的风险。（4）合同文本拟人员和合同审核人员责任划分不清晰，缺乏有效沟通和协调，导致合同审核人员发现的合同不当内容和条款未能被纠正。（5）合同审核审批滞后，可能导致合同存在的问题不能被及时发现，造成学校经济损失和法律诉讼的风险。（6）合同的签署权限不明确，出现未经授权或越权签署合同，可能造成学校经济损失和法律诉讼的风险。（7）合同签订授权书缺少授权范围、授权时间、授权人签字盖章及被授权人个人信息，可能导致被授权人滥用授权，造成学校经济损失或引起外部法律纠纷。（8）未按规定程序加盖学校合同专用章，或未经授权在合同上加盖学校各二级单位的公章、合同专用章，可能造成学校经济损失或引起外部法律纠纷。（9）合同条款中存在未明确约定的事项或约定不当事项，没有及时补充、变更协议，导致合同无法正常履行。（10）对合同履行缺乏有效的监督，未能及时发现已经或可能导致单位经济利益受到损失的情况；或未能采取有效措施弥补损失，致使单位遭受损失；或由于疏于管理，未能及时催收到期的合同款项等。（11）未能详细登记合同的订立、履行和变更情况。（12）未对合同履行情况进行有效监督并跟踪记录，可能导致合同纠纷处理时无依据可追溯。（13）合同变更未按规定严格审核审批或者审核审批流于形式，可能导致合同无法正常履行，造成学校面临经济损失和法律诉讼风险。（14）合同纠纷处理意见未经审核，可能导致纠纷无法处理或处理不当，造成学校在诉讼或仲裁中处于不利地位。（15）合同及相关资料的登记制度不健全，可能导致合同登记混乱，合同序号不顺，或未详细登记合同的订立、履行和变更情况，影响合同的正常履行和纠纷处理工作。（16）合同及相关资料归档不规范，可能导致合同资料丢失，影响合同的正常履行和纠纷处理的举证工作。（17）因保管不当导致合同泄密，导致单位或国家利益遭受损失。

四、高校合同管理现状

高校内部控制体系建设开展时间短，无论是在理论还是在经验、意识方面都存在欠缺之处。1.在管理机制方面。大部分高校负责合同监督管理的归口管理部门、归口管理职能不明确，缺少合同履行监督机制，未对合同履行过程进行监管。学校未建立适用于全校范围内的合同纠纷处理机制，无法对合同经办部门的合同纠纷处理提供指导，合同经办部门遇到合同纠纷自行处理而无需经学校审核，可能因处置不当给学校带来声誉、法律、经济等损失。2.在合同订立环节。同类型经常性业务没有制定统一文本的格式合同，不能有效规避合同文本拟定过程中的风险；对合同当事人资信状况和履约能力调查不够充分，容易造成履约困难的风险；在合同签署环节无权越权签订合同，可能会造成合同失效、业务不能正常开展。3.在合同履行环节。各业务部门、职能部门各行其是，合同签订、审查、监督、法务等工作分散进行，缺少统一管理，松散的管理方式极易导致合同履行方面的风险发生。比如合同违约条款未能按实际违约情况履行，分步实施的合同未能按既定时间节点履行到位，收入合同因不涉及预算支出考核而无人追讨款项等情况。4.在合同管理内部控制方面。由于对内部控制的理论方法掌握不透彻，认为控制效果与控制流程的环节多少成正比，参与流程控制的部门环节越多，控制效果就越好。基于这种认识基础之上的合同管理内部控制，往往导致程序烦琐、影响工作效率。同时参与控制流程的各部门相互依赖，反而影响内部控制质量。5.专于合同管理的人力资源匮乏。合同管理工作、内部控制流程的实施，都要依靠具有相应专业能力的人力资源。高校经济业务、合同管理的参与者大多为教师兼任，除了部分专业技术岗位外，都较缺乏会计、审计、基建、法律等方面的专业知识，即使有足够数量的业务培训也难以达到较高的专业水准，往往导致内控管理流于形式，控制质量因为人力资源的匮乏而受到相当制约。6.合同管理内部控制信息化建设滞后。没有建立完善的内部控制信息化平台系统，将合同管理的相关业务流程和关键风险点控制嵌入到信息系统加以固化。即使使用了信息化的合同管理系统，也存在信息孤岛的现象，单一地进行合同业务管理，没有做到与其他信息系统的互联互通，因此无法有效解决业务管理与内部控制两张皮现象。7.缺少对合同执行过程的跟踪管理。合同管理具有持续性、动态性的特征，尤其对履约阶段多、时间跨度大的合同。目前的合同管理内部控制，对合同磋商、签订及保管等方面关注较多，对履约过程关注不多，履约过程中主要依靠项目实施部门自我监督，既是裁判员又是运动员，控制薄弱。

五、加强高校合同管理的对策与建议

（1）强化制度建设，明确合同归口管理部门，组织对合同业务的统一管理，使得松散的合同管理工作形成有机的整体；由其负责拟定合同管理相关制度并监督参与合同管理的各业务单位、职能部门严格执行以确保合同管理水平；建立合同归口管理部门主持、相关职能部门参与的合同履行过程监督机制，对合同履行情况跟踪管理；对于学校日常发生的经济业务，牵头相关业务部门制定学校统一条款、经过相关职能部门尤其是法务部门审定的格式合同，规范合同签订。（2）加强对内部控制理论的学习理解，全面把握合同管理过程中的关键风险点，区分不相容岗位，在此基础上合理设计合同管理内部控制流程，既要避免烦琐的程序影响工作效率，也要确保流程的控制效果达到要求。同时，只有对内部控制理论理解透彻，才能实现对内控流程有目的、有方向的动态调整，推动内部控制程序不断优化发展。（3）重视加强合同管理流程参与部门、人员的内控意识、内控能力培训。任何系统、流程的运转都离不开人的因素。人力资源在合同管理流程中既是实施控制管理的主体，又是被控制管理的客体。因此合同管理控制对参与其中的人员提出了更高的要求，不仅要求业务水平高的复合型人才，更要对内部控制相关理论理解透彻，同时也要具备良好的内部控制职业道德。（4）通过计算机系统的应用，将合同管理流程加以固化，既涵盖了合同管理的整个生命周期，极大提高了合同管理业务的处理速度，也减少了差错和舞弊的发生，从而更加规范、更加高效。同时通过信息化管理系统的运用，使合同业务相关数据规范管理、互联互通，为高校实现标准化、规范化的数据管理提供了良好的平台支撑。

参考文献

1.代利刚.高职院校合同管理现状及对策分析.商业会计，2019（10）.

2.刘馨阳.从内控角度初探高校合同管理机制.现代经济信息，2019（01）.

3.陈东霞.基于内控视角下加强高校经济合同管理的相关思考.行政事业资产与财务，2018（24）.

作者:刘培明 单位:扬州工业职业技术学院