农科院机构科研档案管理创新探究

科研档案管理具有科学化和规范化的特点。目前，国际上科研文件及科研档案的管理，趋向于将科研文件、档案管理纳入科研活动及信息系统和数字化管理工程，以提高科研管理的整体水平及管理能力[1]。国内科研档案依据国家科委、国家档案局印发的《科学技术研究档案管理暂行规定》，国家质监局印发的《科学技术档案案卷构成的一般要求》，各地区、各部门根据具体工作实践贯彻执行。在国内档案管理研究中，李建平在分析新形势下科研档案管理中管理意识薄弱、档案利用不足等问题的基础上，提出应积极创新档案管理方法、创新服务模式与提高档案管理人员素质等观点[2]。韩千红认为应将档案科研创新立足于服务，而非最大限度地保存原始记录，进一步提出引入社交媒体提供新形势、多层次的档案服务[3]。严颖波提出创新档案管理应提高档案信息的开发利用价值，提供多样化的档案信息查询，创新科研档案利用方式，对档案信息进行多重加工整合，编研多样化的文档资料等[4]。王羽佳提出档案管理中收集工作是问题凸显的环节之一，应进行精准化管控，逐一梳理工作流程的思路[5]。可见，目前大多研究认为，档案管理方式需要创新，创新应立足于服务，逐步梳理更新工作环节，进一步增加档案的开发利用价值。但是在众多的研究中，实例研究较少，档案管理具体环节的创新方式探索也少有提及。本研究在前人基础上，以省级农科院直属科研机构的档案管理工作为实例，立足档案服务，开展档案管理研究。我国各省有省级农业科学院，各省农科院下设若干直属科研机构。以黑龙江省农业科学院为例，全院直属32个分院（研究所）。作为直属科研机构之一，档案工作具有普遍性和特殊性，本研究力求为同类型档案管理提供经验积累。

一、黑龙江省农科院草业研究所科研档案管理现状

省院档案工作以黑龙江省农科院为全宗向省档案馆定期移交档案。省院档案材料由院机关各处室在履行工作职能时完成日常收集，定期进行补充收集。院机关档案室负责检查与组织归档，以便于保管和利用为原则，按照工作类别进行立卷，以省农科院机关工作实际为落脚点，符合档案管理要求。但传统的立卷方式对院直属科研机构来说，缺乏整体性与独立性。针对这一现状，我院于2010年号召全院各直属科研机构建立具有独立卷宗性质的档案。本研究立足10年间档案工作建设与管理，力图解决直属单位档案管理工作中借阅管理方式无法满足课题组保密需求、档案收集质量不高、服务科研利用不足等问题，以黑龙江省农科院草业所档案管理为例，探索科研档案管理模式创新。

二、以直属机构档案工作为例，分析科研档案管理现状

2011年底，我直属机构完成了科研档案建设工作，设有独立的档案库房。建设之初共有档案237卷，随后初步制定了部分管理方法，目前档案保存良好。但科研档案材料收集不足，不利于实现档案的实用价值，分析原因，以下几点有待完善。1.借阅管理有待改进。传统的借阅方式为，科技人员履行借阅登记手续，经档案主管领导审批后，可借阅档案材料。该方式的不足是，未考虑到课题组组别间相互借鉴与保密需求的平衡关系，无法保障课题组一定时期内对成果保密的需求，致使业务科室不愿移交材料或延迟移交，从而导致归档材料不完整，反而影响学术借鉴与交流的初衷。2.收集工作有待完善。（1）现行收集方式不利于保障归档质量。档案管理人员定期通知，组织归档。业务部门进行立卷、归档。该方式的不足是，课题组偶有发生文件间联系混乱、归档材料缺失等现象，致使档案材料利用，无法更好地满足本单位科研创新需求。（2）科研项目结束后立卷，整体性较好，但归档质量不佳。以往实际工作中，档案部门选择在项目结束后组织立卷归档。这是因为，一方面为保持文件间的有机联系，立卷完整；另一方面为课题组在项目周期内重复利用项目文件提供便利。但由于涉农项目周期较长，业务部门对档案材料的保管从空间和技术方面均有不足，时有文件散失和破损现象发生，反而不利于科研档案的完整和长期保存，归档效果不佳。（3）归档材料检查质量不佳。实际工作中，档案管理人员未参与科研文件形成过程，对文件间有机联系掌握不足，检查卷内文件排列、文件缺失等情况达不到预期效果。3.档案利用严重不足。以2011年度档案工作为例，全年设备、期刊等各类科研档案材料调阅仅41次，未充分挖掘档案利用功能，档案保管大于利用，档案利用功能未得到充分挖掘。

三、主动服务，探索直属机构档案创新管理模式

1.借阅方式的改善，提高文件保密性———“两级制审批”。为满足课题组一定时期内对科技成果保密性的需求，在规定时期内课题组以外人员借阅，均采用“两级审批”制度，即课题负责人与档案主管领导审批后，档案材料方可调阅。超过规定保密期后，只履行登记手续即可借阅。2.收集方法的创新——有的放矢收集材料。本研究以《科学技术研究档案管理暂行规定》为理论依据，结合工作实践，以归档工作有的放矢，辅助绩效考核为抓手，以期提高归档质量。（1）收集方法的创新。其一，科研项目在单位审批前，领取和签批《归档材料调查表》（见表1）。根据科研计划，备案归档内容、归档时间与归档人，档案管理员可按照预计归档时间，向归档人分阶段督导归档工作，有的放矢收集材料。归档材料调查表，以《科学技术研究档案管理暂行规定》规定的归档范围为依据，结合以往科研活动过程形成材料的归档情况，初步确定归档内容。表格由档案管理人员制定，研究所学术委员会监制。其二，根据《归档材料质量表》（见表2）对归档人的归档工作进行评定。设计量化分值，参与年底绩效考核，激发归档主动性。归档质量评定，在满分的基础上，根据不合规情况扣除分数。归档材料质量评定，考核5项内容：收集数量、收集时间、非原件数量、破损数量、缺页数量。总分30分，每个项目满分为6分，设为3个分数等级。根据具体归档质量，量化各项分值，计算总分，参与考核。（2）提高检查质量———必须掌握科研文件间有机联系这块高地。科研管理工作已由“管理”向“服务”逐步转化，最终以服务科研为落脚点。档案管理员在掌握档案学理论基础的同时，需加深对科研文件形成过程与文件间有机联系的理解，明确知悉“我要收集哪些文件”，“什么时间归档”，“哪些文件没有按照预定生成、发生延迟是合理的”，从而减少对课题组立卷的过度依赖，同时增加对课题组工作的理解，才能切实提高科研档案管理质量。一方面，科研档案的形成有规律可循，应深入研究归档材料。具体可分为项目研究材料、报奖材料、新品种审定登记材料、专利申请材料、成果转化材料、科研管理材料等若干类目，通过研究是可以掌握文件间有机联系的。另一方面，应积极推进档案管理员参与科研项目主要阶段这一建议的落实，至少参与1-2个重要文件的形成过程，或管理员需要加深了解的文件形成过程，将更能加深文件形成过程与形成规律的认识。3.利用方法的创新———主动服务科研。（1）结合绩效，深入挖掘档案价值。深度挖掘档案的服务科研功能，与绩效考核相结合，可强化档案的利用，进一步提高档案材料的完整性与归档质量。其一，以归档材料为依据，挖掘考核信息，量化绩效分值。以本单位工作为例，以往绩效考核，征集相关科技创新佐证材料原件或扫描件，核定绩效分值。现探索以本年度归档材料为依据，提取绩效考核信息。一方面可避免科研人员重复提供材料的繁琐；另一方面可以保证重要的、能够直接体现科研价值的原始材料及时归档。其二，以《归档材料质量表》为依据，设定档案工作质量分值，加人年度绩效考核中，充分肯定归档人的归档工作，激发归档主动性，提升归档质量。（2）公布档案目录，促进学术交流。定期公布已公开的档案归档材料目录，进一步增强档案的利用功能，促进学科借鉴与学术交流。

四、讨论

我国档案管理工作已由传统实体档案管理，向与数字化档案管理相结合的管理模式与互联网+档案内容管理的新模式发展[6]。2002年，国家档案局首次明确档案信息化建设的方向。2009年，起草了《电子文件管理暂行办法》；随后公布了《文书类电子文件元数据方案》等规范性文件和相关行业标准。随着国家档案局各项制度的制定，档案数字信息化建设工作已由试验阶段转向应用阶段[7]。同时，状肺炎疫情的发生将加速这一进程。尽管数字档案具有以下两方面优点：一是可以在一定程度上替代实体档案，减少其使用频率，增加保存时长，二是对于不涉密的档案材料，利用信息化传输手段及现代化检索方式，还可以极大提高档案服务的工作效率，但是由于科技活动具有先进性与创新性，某些在该领域具有竞争性的科研项目材料同时具有保密性，致使科研档案中数字信息技术的利用目前仍处于保守态势，科研档案数字信息化建设也未形成明文规定，未能采取统一与标准化的建设管理。科研档案数字信息化建设需以政策为引导，谨慎推进。以相关制度为技术指导，稳步推进科研档案数字信息化建设。本研究以实际管理工作中存在的问题为例，探索、完善管理模式，为同类型科研机构提供档案管理经验积累，有利于提升档案归档驱动作用。同时，在科技成果转化权属问题日益被重视的现实状况下，归档材料完整可以更好地发挥档案的法律凭证作用，在必要时更好地维护科研人员与本单位的实际利益。本研究在同类型科研机构档案管理工作中具有现实意义。

作者:杜优颖 单位:黑龙江省农科院草业研究所