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事业单位会计信息化建设问题与对策

事业单位会计信息化建设问题与对策

根据《关于贯彻实施政府会计准则制度的通知》(财会〔2018〕21号)的文件精神,各部门、各单位要推动经济业务与会计管理的深度融合发展,以政府会计准则制度实施为契机,加强信息化建设,推进业务信息系统与会计信息系统的有效对接,为政府会计准则制度实施提供技术支撑,确保单位会计信息系统所生成的信息能够满足政府会计改革的需要。各级财政部门和有关行业主管部门应加强对单位会计信息化工作的指导,积极引导软件厂商为单位会计信息化工作提供高质量技术服务。目前,大部分事业单位业务信息系统与财务信息系统相互分离,会计账务处理工作仍然依赖初级会计电算化核算的操作方式,报销结算工作仍然以会计人员人工核算,业务经办人填制纸质凭证的方式开展。

事业单位会计信息化建设的重要性

有利于传统核算会计向新型管理会计转型目前,事业单位财务人员数量有限,且会计信息化程度较低。财务人员的工作重点和精力仍然放在基础的会计核算和账务处理工作上,工作重心难以向预算管理方向转移。会计信息化建设的开展,有利于财务人员从传统核算会计向新型管理会计转型。有利于提高单位的运行效率业务信息系统与会计信息系统的有效衔接,有助于单位内部信息资源共享,避免业务、财务部门和其他行政部门的重复性工作。大量涉及简单的“一元式”财务标准的报销行为,可通过会计信息系统进行流程管控,在确保准确性的同时,减少非必要沟通成本;降低人员工作量,提高财务及单位整体运行效率。有利于提升会计审核的准确性事业单位会计审核过程中涉及的元素较多,内容复杂。落实会计信息化系统建设工作,通过系统流程设计对元素进行把控,有利于提高会计审核工作的准确性。

事业单位会计信息化建设存在的主要问题

部分事业单位对会计信息化建设工作重视程度不够,会计信息化仅满足于初级的记账、算账和报表需要。业务系统和会计信息系统相互分离,会计核算和账务处理环节信息化程度较低,与单位全面信息化建设相脱节。不能适应繁琐的会计核算需要首先,以业务人员出差为例。由于业务和会计信息系统相分离,在出差时间和路径统计上会存在以下问题:一是实际出差时间与领导批准的出差时间不符,部分业务开展周期较长,在进行事前审批时难以预测所需时间;二是出差行程路径不清晰。上述情况都将增加补助发放额核算难度。其次,由于部分事业单位未建立会计核算信息系统,全凭会计人员进行人工审核。在核算各类补助时会出现以下问题:一是各类补助在报销时存在重复或漏报现象。这样就要求会计人员,要根据业务人员所开展的工作内容分类进行核算,还要针对每位实施项目的人员,综合其业务工作开展情况,核算其应发补助总额,逐人逐笔发放到位。二是核算业务人员应发补助的变量并不是唯一的,这就给会计人员增加了较大的核算量,对会计人员核算的准确率也提出了更高的要求。第三,由于每个项目的合同履约阶段不同,收付款比例也不相同。财务人员每次在收付款阶段都要在账务系统查询核实合同的履约情况,还要根据合同总额,核算该阶段对应的收付款金额。其过程繁琐,在无形中增加了不必要的时间成本。第四,由于受到空间限制,传递纸质单据进行报销的方式给事业单位职工带来了极大不便。部分事业单位由于事业发展需要,人员大幅增加,不得不增加其他办公区域。通过传递纸质单据进行报销,给职工办理报销业务造成了极大不便。账务处理系统不健全由于预算管理一体化系统的建设工作处于初级阶段,存在如下问题:一是该系统功能不健全。一体化系统软件供应商设计水平和运营能力与其建设要求尚有差距,造成了该系统功能不健全、运行能力较弱。具体表现为系统运行流畅度低,单位与单位之间,单位内部一体化系统的模块与模块之间数据传输困难等。二是各单位前期系统建设投入力度不同,因此难以实现单位间信息资源流通、数据共享。各单位前期使用不同的财务软件产品,业务情况也全然不同,这就使账务软件结构和资金支出口径等不尽相同,造成各单位之间难以实现“上通、下达、中互通”的流畅衔接。三是实现系统自动记账较为困难。参与一体化建设的单位众多,各个单位对于细节的要求不尽相同,因此要做到完全适配难度较大。

完善事业单位会计信息化建设的对策

构建“集中控制系统”针对在会计核算阶段较为突出的问题,应采取构建“信息集中控制”系统等措施解决。第一,针对由于差旅时间延期、路线和行程统计不便等,给计算差旅补助等问题,应采取如下策略:应该在单位内部构建“信息集中控制”系统,促进各部门间信息资源共享,减少不必要的重复性劳动;针对出差时间超期的问题,业务人员可在审批系统中提交出差延期申请,经过领导电子审批同意后,方可执行延期计划;针对出差行程路线不清晰问题,出差人员可在审批系统上传交通票据,由系统自动辨别出差路线是否连续。结合以上两步,经过数据传递,报销系统便可自动获取实际出差天数,并且根据差旅费统一的补助标准,自动核算差旅补助发放数额。第二,针对各类补助报销有重复或漏报的问题,应采取如下对策:相关人员可在报销系统中,维护好差旅补助、业务补助等各类补助标准信息,再由系统按照业务人员的类型进行分类统计。最终,单位只需把握每位业务人员实际工作天数这一个要素,即可通过系统自动核算出每位业务人员的应发补助数额。第三,针对事业单位合同管理信息化水平较低,收付款需要根据合同履约阶段人工比对核算金额,增加了不必要的时间成本的问题,应采取如下对策:应在合同管理系统中为每位项目负责人设置对应项目合同信息的维护权限,只需在首次维护或签订补充协议时上传一次合同扫描件至系统,并且维护好收付款次数和每次收付款金额,以后每次只需要发起阶段性付款申请,即可传送对应的金额至审核系统中,领导签批收款信息或同意阶段性付款后,再将信息传递至报销系统,财务人员根据信息核对银行到账金额或执行付款命令,这便大大降低了非必要的沟通成本和时间成本,提高了单位内部工作效率。第四,针对不同的办公区受到空间限制,使职工报销不便利的问题。信息集中控制系统可以打破空间限制,解决传统通过人工传递纸质单据进行报销,而造成的报销不便问题。完善一体化系统针对账务处理阶段出现的诸多问题,应当集中各方力量,激发各方潜力,推进一体化系统建设。应分别采取完善一体化软件厂商准入机制、统一各单位财务软件架构、引进复合型人才、动员业务人员完善业务活动相关信息等措施进行解决。第一,针对预算管理一体化系统功能不健全的问题,应强化系统建设软件供应商的准入机制,从软件流畅性、兼容性、安全性、与政策制度的相关性等多维度进行考评,择优选取。第二,针对由于各单位前期对会计信息化系统建设投入力度不一,难以实现各单位之间信息资源流通、数据共享的问题。应在同一部门内共同选择同款财务软件产品,或者由各家财务软件公司之间签订战略合作协议,开放相关权限,完备数据传输口,以确保数据衔接流畅,达到信息资源互通、数据共享的效果。第三,针对所期待的系统自动记账的效果短期内难以完全实现的问题。由于参与一体化的单位众多,应该进行如下几步操作以达到高效、便利的数据统计效果:一是从顶层重新分类部门,不仅以行业进行区分,更应该以业务相似度进行区分,业务类型相近或趋同的单位划入同一类部门,进行数据的共同统计。二是统一各单位会计信息化的建设模式,同一部门使用同一软件架构。三是让账务处理变得轻快,应该按照业务特点分类各部门,统一账务处理结构,尽量减少辅助核算项,减少一级经济分类的类型。四是增加人力资源的支持力度,引入信息技术和财务复合型人才,专门进行兼容性调试和账务的细节处理。五是配合软件公司不断优化一体化系统。软件系统只能处理固定的规则,应不断进行新的账务处理数据收集,以便对财务软件公司提出细节需求,优化其标准软件产品,以较高的效率达到最大程度的适配。一体化系统建设工作的持续开展需要动员业务人员的加入,而业务人员的参与意愿将决定工作开展的顺利程度。即使是简单的资金支付行为,也将不仅仅是财务人员的工作,而是需要业务人员在系统上上传支出相关的数据。只有业务人员从采购和报销环节就开始录入数据,才能最大程度的减少不必要的重复性劳动,缓解财务部门因人力资源不足而带来的压力。信息化管理模式构筑和经济发展二者是相辅相成、相互促进的关系。信息化管理模式的出现是经济发展的必然趋势,也正是信息化管理模式的到来提高了各行各业的工作效率,推动了经济发展。会计信息化属于信息化管理模式的一部分,具有可行性和必要性。同时,会计信息化建设任重而道远,依然还有很多任务摆在面前、亟须完成。然而随着事业单位会计信息化建设的逐步完善,在信息系统接过了大量的重复性、机械性劳动,从而节约了数据采集成本后,作为财务人员更应该不断提高自己各方面的素质,包括提高计算机技术方面的应用能力和财务方面的理论水平,加强学习新的财务知识,造就财务战略思维,从而顺利达到由传统核算会计向管理会计转型的目标。

作者:葛晨

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