图书馆外文期刊采购招标工作实践思考

【摘要】论文讨论了地方高校图书馆外文期刊招标采购的实际意义，论述了外文期刊招标采购的方法和步骤，详细说明了外文期刊招标的程序和流程，最后介绍了黄冈师范学院图书馆外文期刊招标采购情况。

【关键词】地方高校图书馆；外文期刊；招标采购

1地方高校图书馆外文期刊招标采购的现状

1.1招标采购是地方高校图书馆的大势所趋

近年来，原版外文期刊价格成几何级数的增长，有的原版外文期刊是影印期刊的10倍以上。各地方高校图书馆订购外文期刊的购置资金严重不足，不得不年年追加购置经费。黄冈师范学院图书馆采购外文期刊的经费也逐年增加，由2010年的9万到2019年的60万，还是不能满足学校教学和科研的需求。为了使图书馆在外文期刊采购中用有限的资金购得满意的期刊，争取合理的价格，享受更多优质的服务，最大限度地发挥资金的使用效率，必须进行采购招标[1]。

1.2政府采购为外文期刊招标采购提供了保障

随着会计事务的改革，报账流程的规范，要求地方高校图书馆的资金支出一律由政府采购。政府采购实行集中采购和分散采购相结合的模式，其中公开招标是政府采购的主要采购方式。政府采购规范了地方高校图书馆的外文期刊招标采购的形式，形成了图书馆采招的方法和步骤。同时，黄冈师范学院也成立了采招处，负责全校的采购招标工作，指导图书馆的采购招标工作。外文期刊采购行为可以有章可行，有法可依，保障了图书馆采购招标工作顺利进行。

2地方高校图书馆外文期刊招标采购的意义

2.1用有限的资金购得更多更好的期刊，发挥文献购置费最大的效益

因为外文期刊的特殊性和局限性，为了在外文期刊的采购购置中处于有利地位，必须选好供应商，保证期刊价格合理，做好规范售后服务。但很多期刊供应商在制订的订刊合同中，只是单方面对作为采购方的黄冈师范学院图书馆进行约束，而供应方违约则推卸责任，不认真履行合同的内容，需要提高地方高校图书馆在外文期刊采购中的合法权益。招标采购无疑是一种有效途径，有助于真正提高供应商服务质量，降低期刊价格，有利于发挥文献购置费的最大效益[2]。

2.2在新形势下有利于图书馆的形象建设

由于外文期刊价格昂贵，地方高校图书馆每年外文期刊采购费少则几十万，多则几百万，以往的采购方式不完善，存在一些漏洞。招标采购方式的改变，使外文期刊采购工作增加了透明度。有各职能部门共同参与，有关部门严格监督，外文期刊采购中拿到的价格优惠就变得明明白白，一目了然，从源头上杜绝了不正直之风。

2.3规范了采购和供应各自的责任，理清了采供的关系，有利于工作的开展

由于招标采购的招投标文件规定了对参与竞争的外文期刊供应商提出配套服务方面的要求，供应商必须提供的规定的服务。诸如馆藏章的加盖、贴磁条、UCMARC数据的免费提供等，大大减轻了期刊工作人员的工作量，节省了人力物力，有更多的时间来研究图书馆的藏刊建设，更好地为读者服务，有利于图书馆工作的开展。

3黄冈师范学院图书馆外文期刊招标采购的程序

3.1组建本馆外文期刊采购工作组

黄冈师范学院图书馆成立了工作组，由分管校长任组长，图书馆馆长和国有资产管理处处长任副组长，以及审计处、财务处、图书馆工作委员会成员和图书馆的专业技术人员组成。工作组的主要职责是：在全校师生中征集订购及荐购期刊，确定本馆外文期刊采购的刊名及订购数量，讨论、制定招标文件的基本要求和售后服务的规定。

3.2黄冈师范学院图书馆外文期刊采购招标的实施

图书馆外文期刊是馆藏重要文献，对接教学，服务科研。黄冈师范学院图书馆外文期刊的购置费年年增加。为了保证外文期刊资源建设质量，图书馆在外文期刊采购方面应更加合理、更加规范，享受更全面的信息服务，以有限的资金购得更多的文献资源，最大限度的发挥资金的使用效率，从而为图书馆的文献资源建设提供有力的保障[3]。外文期刊对于高校教学科研质量具有举足轻重的作用，长期以来，由于外文期刊的特殊性和重要性，专业性和学术性较强。为了确保外文期刊采购质量，提高外文期刊的利用率。我们开展了全校范围里师生进行自荐和互荐，利用微信、QQ等平台进行荐购。在充分荐购的基础上，黄冈师范学院图书馆分别就邀请函、投标须知、招标书、主要合同条款及售后服务情况和承诺开展工作，制定了招标文件。

3.3确定本馆外文期刊采购招标方式

政府采购方式有公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购询价等，由于外文期刊的特殊性和局限性，湖北省和外省的同类学校在采购招标方式走了许多弯路，经常流标，只能走单一来源途径，黄冈师范学院图书馆在时间紧、任务大的情况下，避免走弯路，采取单一来源。目前与黄冈师范学院图书馆长期合作的世界图书出版公司进行招标，其中世界图书出版公司北京公司负责外文社科期刊，世界图书出版公司上海有限公司负责外文自科期刊。黄冈师范学院图书馆采用了单一来源方式进行外文期刊的采购招标。

4黄冈师范学院图书馆外文期刊招标情况

4.1单一来源采购邀请函

世界图书出版公司是我国唯一一家经国家新闻出版总署批准可以从事购权重印或与国外出版机构合作出版外文期刊的出版社。世界图书出版公司自2002年以来以一定优惠价格购权引进数千种外文期刊，这些期刊在各自学科领域具有广泛的代表性和权威性，系广大专业人员经常使用和利用的核心刊物。黄冈师范学院委托湖北保都招标公司对外进行外文期刊采购招标工作，根据要求邀请了中国图书进出口集团北京公司和中国图书进出口集团上海有限公司，分别进行黄冈师范学院图书馆外文期刊中社会科学和自然科学项目的采购。对供应商的资质要求、响应文件的组成有相关的要求，对投标人进行了严格审查。

4.2项目实施要求

黄冈师范学院图书馆制定了采购的内容及基本要求。包括采购目录，要求供应商提供订购当年的外文期刊检索，所有期刊必须是影印正版，规定所到期刊无任何质量问题，无偿提供标准的UCMARC数据，应采取及时、准确、可靠、快速的发货渠道，并办理书面交接手续，提供所发期刊包装内应附有发货清单[4]。到货期刊如有破损、装订问题、印刷质量问题或严重污迹，应负责退换服务。如遇期刊出版变化（停刊、分刊、合刊、改变出版频次等），及时通知甲方，以便甲方告知读者。规定98%的到刊率，100%的投递率，保证自出版日2月内送到指定地点。

4.3洽谈步骤及合同的签订

应黄冈师范学院图书馆要求，保都公司组织了由黄冈师范学院图书馆专业人员和供应商，就项目采购的需求、质量和服务等内容进行了洽谈，各自就技术及服务承诺等主要内容进行阐述。同时要求招标采购合同中将服务承诺内容和违约责任以书面合同条款的形式固定下来。在遵守政府采购法与其他相关法令前提下，合同未尽事宜，双方协商解决。本协议一式肆份，经双方签字盖章后生效，双方共同遵守，最后成交和签订合同。

【参考文献】

【1】翁和永.我馆图书政府采购工作实践与思考[J].图书馆研究与工作,2005(4):29-30.

【2】顾江洪,阚应波.高等学校图书馆文献资源招标和竞价采购的利弊分析[J].华南热带农业大学学报,2006,12(1):92-94.

【3】刘航.高校图书馆外文期刊招标采购若干问题刍议[J].科技情报开发与经济,2007,19(29):76-78.

【4】陈静波.对高校图书馆期刊采购招标的思考[J].科技情报开发与经济,2007,17(14):36-37.

作者：杨德初 杨琰 单位：黄冈师范学院图书馆