人事档案管理的价值分析与讨论

摘要：基于对人力资源管理工作中人事档案管理的价值分析与讨论的研究。对人力资源管理与人事档案管理的基本概念，以及两者的关系进行阐述。在人力资源管理工作中的人事档案管理具有推动企业人才的利用、推进人力资源部工作、明确人力资源部需要、有效培训员工，提高员工综合素养、促进企业地区文化管理、采取有效激励方式、有助于员工进行职业生涯规划的价值作用。

关键词：人力资源；企业；人事档案

人事档案对企业以及员工自身具有重要作用，人事档案对员工的学历、工作经历以及工作能力等都进行相应记载，它反映着员工的基本情况。而企业在选拔人员时，会通过员工个人档案对该人员进行大致了解。伴随着我国经济的迅速发展，企业中的人力资源部门已经成为企业重要组成部分。而人力资源管理工作中的人事档案管理，是推动其发展的重要前提，它为企业的更好发展带来重要影响。本文主要针对人力资源管理与人事档案管理，以及人力资源管理工作中人事档案管理的价值进行基本阐述。

一、人力资源管理与人事档案管理

1．人力资源管理基本概述

在一个企业当中，人力资源管理具有重要作用。它主要是采取科学合理的方式方法，并在企业的正确引导下，以人力资源的计划、职位研究等为前提。对员工进行招聘、考核、培训、规定、鼓励、安全、调整等展开工作，从而充分发挥员工的自身能力为企业带来更多效益，推动企业更好发展。对员工进行招聘、培训、管理、调整等都是人力资源的管理范围。

2．人事档案管理基本概述

企业中的人事档案记录员工的学历，工作经验以及家庭等基本内容。在档案中也可以反映出员工的道德品质、工作经历以及工作态度等。对人事档案进行管理最主要目的是对工作人员有基本了解与管理，并且发挥档案最大价值。

3．人力资源管理与人事档案管理两者联系

人力资源管理中的人事档案管理是其最基础的工作部分，人事档案管理工作的有效进行能推动人力资源管理的更好发展。企业可以通过员工的人事档案，对该员工的工作态度、工作内容等有大致了解，它也是企业挑选人才的重要参考。人事档案同时又记载着员工的学历、家庭情况、工作经历等基本内容，而人力资源对员工进行招聘、岗位调动等是人事档案的根源，两者之间相辅相成。

二、人力资源管理工作中人事档案管理的价值

1．推动企业人才的利用

人力资源部门能否对人事档案进行有效管理，直接关系到档案能否发挥自身最大价值。企业在进行人才选拔，岗位调动等，通常都会以人事档案作为基本参照。通过人事档案了解该人员的家庭情况、学业水平、道德素质、工作状态等。所以对认识档案进行有效管理，能促使企业在用人之前对该人员有个大致掌握，从而为其分配合理、适合的工作，发挥其自身最大价值。并且人事档案内容真实全面，避免了人才被遗漏任用的现象。与此同时员工任职在适合自身的岗位中，能调动其工作积极性，发挥自身的专业技能，从而为企业带来更多效益。人事档案的有效管理，能更好促进企业选人，用人，从而推动企业的更好运作。如果对人事档案管理不能进行更好管理，那么档案则很难发挥自身价值。

2．推进人力资源部工作

一个企业如果想要寻找适合工作并且专业知识过硬的人才，让该人员在岗位上将自身价值发挥到极致，那么就需要从人事档案中掌握员工的基本情况。例如道德品质、工作经历、学习经历、学业水平、家庭情况、工作态度等。从而让人力资源部对其进行科学合理的分配工作岗位，促进企业良性发展。尤其企业在进行人才选拔和用人时，相关人员需要参考档案，根据档案中的内容，挑选适合的工作内容，那么员工才会将所学专业完美的融入到工作当中，为企业带来更大效益。在人力资源部进行招聘时，很多人喜欢推荐朋友或者亲人，即使他们可能完全不符合工作要求与性质，盲目进行推荐。致使企业招聘的人员素质大大降低，还有可能为企业发展带来不利影响。但如果在推荐之前将其档案内容进行了解，那么将会避免人员素质过低这一现象的产生，推动人力资源部工作的有效进行。

3．明确人力资源部需要

科学合理的人事档案管理，能使企业高层领导对人力资源部门的工作情况，以及人员的基本配置进行有效了解。从而明确人力资源部的内部需求，是企业选拔人才，征用人才的重要参考。企业可以通过对人事档案的有效运用，可以及时的对员工的工作情况、工作内容，以及员工的道德品质等进行整体分析。从而做出合理分配，使企业人事的工作更加公平化、公开化、规范化，避免出现人才的浪费与流失。

4．有效培训员工，提高员工综合素养

在员工在进行工作之前，企业都会对其进行相应的培训。但是如果在培训前对该人员的档案先进行了解，例如学历、年龄、工作经历等。那么企业在进行培训时就可以设置有针对性的培训问题。比如培训年轻人时，可以向他们传授一些公司理念、工作性质与工作内容等，这样在培训时也不会枯燥无味，也使其对企业的历史与未来发展有基本掌握，激发年轻人的一腔热血，从而进行更好的工作。在培训一些稍微年长的人时，除了传授基本理论知识，还可以向他们传授一些有关健康的知识。让他们在工作中保持一个健康的身体，致使企业内部有良好工作氛围，促进企业更好发展。在一个企业的招聘工作中，人力资源的工作涉及到内部招聘以及外部招聘。在企业内部进行工作优秀的员工招聘就是内部招聘。外部招聘则是通过人才市场、网络或者高校进行的招聘。但是在企业内部招聘中，往往有员工利用人脉关系进行升职，对员工的工作水平以及道德素质没有进行正确评判，从而导致企业内部员工的整体素质不高，企业自身形象造成严重威胁。与此同时，企业内部的管理也会因此造成混乱。如果对人事档案进行管理，那么企业在选人，用人之前可以对该人员档案先进行一番了解。比如在档案中了解其工作经历、道德素质、学业水平等，从而保证招聘的员工较高素质。在企业的内部招聘中，也防止员工利用人脉关系进行优秀员工选拔。

5．促进企业地区文化管理

一个企业内的员工会来自五湖四海，他们拥有着地方特有的文化内容，以及风俗习惯等，同时也会为企业带来不同的地区文化。所以在企业管理过程中，管理人员需要利用好人事档案，对每位员工进行充分了解。了解其不同的风俗习惯，以及文化背景等，这样就能很好的避免，员工之间因为地域文化不同产生的矛盾。通过人事档案对员工性格特点以及生活背景等进行有效分析，可以对员工之间有可能产生的矛盾进行判断，从而制定出相关的解决策略，促进员工之间友好相处，推动企业更好发展。

6．采取有效激励方式

人在一生中会有很多需求，包括生活需求、社会需求以及尊重需求等，而每个人在不同的阶段都会产生不同的需求。所以人力资源的管理人员可以通过人事档案中记载的内容，并结合日常工作，对员工进行充分了解。了解员工的家庭状况、学历水平、工作内容、工作态度等。管理人员可以通过将这些信息进行有效分析，从而了解员工在工作中有怎样的工作需求，结合员工自身性格特点。进行帮助、鼓励等。从而调动员工工作积极性，为企业创造更多效益。

7．员工进行职业生涯规划

在人事档案中不仅反映该员工的工作调动、学业水平、家庭情况等。还记载着员工的工作内容、工作态度以及在企业中的薪资情况。而企业的相关关系人员则可以通过人事档案中记载的内容，为其寻找一个适合该员工发展的岗位，这样该员工在自身岗位中才能发挥最大价值。比如，某员工在企业工作五年并且工作态度良好，积极工作，帮助员工，为企业带来诸多效益，这时，人力资源部的管理人员就可以对其进行更高职位的培养。人力资源的有效管理，可以为企业招收优秀员工、培养人才，能促进企业的正常运作，所以在企业中具有重要意义。

三、结束语

综上所述，人力资源管理与人事档案管理相辅相成。企业对人事档案进行有效管理，可以推动企业的更好发展。并且能够在公司选拔人才时，为企业领导人作为重要参考，从而避免人才浪费，与人才流失这一状况的产生。在市场竞争日趋激烈的当下，人事档案管理工作需要改变以往管理模式，与时俱进不断创新，适应当今社会发展。人事档案管理工作也是整个公司能够更好运作下去的重要保障，也是人力资源部门更好利用人才的重要依据。所以企业管理人员需要重视人事档案管理这一问题，从而提高企业员工整体素质，使企业内部更加规范化、合理化，推动企业更好更快发展。

参考文献：

谢淑梅．人力资源管理中人事档案管理的作用及其有效发挥［J］．卷宗，2016，6（3）

作者:刘小西 单位:湖南涉外经济学院