企业人事档案管理问题及解决对策

一、人事档案管理相关概述

（一）含义

人事档案管理的实质就是人事档案整理、存储、应用等活动人事档案为人事管理活动中产生的，记录与反映个人业务能力与经历，基于个人为主构成的文件资料。一般是由人事、劳资、组织等部门在招聘、培养等工作活动中产生的，是个人学历、道德素养、工作情况、社会关系等方面的初始记录。在新时期下，企业内部管理内容与需求发生了变动，进而人事档案管理内容也随之发生了变动，需要在新的背景下不断创新、优化。

（二）内容

构建完善的保管机制是保管人事档案的要点，其内容主要包含5个方面，其中有转递制度、统计制度、归档制度、核对制度、保密制度。1.归档制度。新生成的档案需要及时归档，归档的流程为：第一，鉴别材料，探究其是否满足归档的实际要求。第二，依据材料内容和属性，明确其归档的位置。第三，在目录上将材料名称等内容补登上去。第四，把最新材料归放到档案中。2.核对制度。核对为检验人事档案是否安全、系统的主要方法。需要检查的内容有很多，不但要检查人事档案本身，如是否有虫蛀与霉烂等，还需检查人事档案存储环境，如库房门窗的完整性，有没有错放等。检查核对的工作大都每周一次。但在下述状况下，也需开展核对检查工作：第一，发生突发事件，如火灾与丢失。第二，档案受损，如发现虫蛀和霉烂的情况等。3.保密制度。具体要求为：第一，对于大型企业，通常都会设专人管理人事档案，配备先进的存档设备。第二，库房布设防潮与防火器材。第三，保证档案柜的清洁性，不能存放其他物品。4.转递制度。它是同档案转移投递相关的制度。档案转移多半是因为工作原因造成的。5.统计制度。需要统计的内容有下述几方面：第一，人事档案的数量。第二，档案整理的具体情况。第三，档案存储情况。

二、新时期企业人事档案管理中存在的问题

（一）对人事档案管理不够重视

因为受传统理念影响较大，之前企业人事档案管理工作相对较片面，只重视个人政治面貌、受教育程度、家庭背景以及社会关系等基本资料收集，这些已无法满足当前社会发展的新需求。目前部分企业对人事档案管理工作依旧认识不全，未意识到该项工作的重要性，认为档案管理工作不过是资料收集和归档工作，未给予信息化建设高度重视，上述这些都会影响我国人事改革的进程，不能满足新时期背景下的管理需求。

（二）人事档案神秘性严重

一直以来，企业人事档案管理都秉承封闭式管理原则，过度强调人事档案管理的保密性与政治性，未重视人事档案管理的其他作用，如社会化作用。另外，企业档案管理意识缺乏，思想保守，没有积极宣传档案管理的服务性，不能为企业员工提供有效服务。在工作中会发生档案查阅难的问题，为此企业内部员工对人事档案充满了敬畏感与神秘感，不能便利地获取个人档案。

（三）信息化建设力度不足，未实现信息共享

目前，企业在信息数据库建设方面缺少资金投入，在实际建设中还有数据录入不全、更新不及时、检查不到位的问题。此外，因为网络的不稳定性，部分计算机病毒、网络犯罪还会影响档案数据库的整体安全。另外，人事档案数据同网络建设形式不一致，导致人事档案管理的规范性不强，使人事档案信息共享受阻，严重制约档案信息化建设的步伐。

（四）人事档案管理者的综合素养有待提高

在互联网迅速发展的背景下，人事档案管理慢慢实现了信息化处理，这便需要档案管理者的综合素养提升到新高度。从整体看，企业人事档案管理队伍的综合素养还相对低下，管理人员的业务能力与道德素养都亟需加强。因为缺少应用型档案管理人才，加上对档案管理者的培训力度不够，导致企业具备计算机技能与专业知识的人才少之又少，无法满足新时期企业人事档案管理的需求。

三、解决新时期企业人事档案管理问题的对策

（一）创新人事档案管理理念

基于新时期背景下，以往以保密为主的管理方法已不能满足企业人事档案管理的需求。为此，人事档案管理者需要积极转变管理理念，树立新兴的服务意识，增强档案管理工作的实效性，从单一的收集归档变成主动开放的应用档案的理念。在人事档案管理中，需严格遵守以人为本的原则，充分发挥档案管理者的积极性，转变以往的档案管理模式，让人事档案管理同企业人事工作同步，创造新的工作局面。

（二）转变滞后的管理方法

目前，企业人事档案管理工作方法相对滞后，严重阻碍人事档案管理工作效用发挥，为此需不断创新管理模式，促使人事档案管理工作朝着现代化方向发展。如添加新兴的打印设备与计算机设备增强人事档案信息化建设，构建高效且系统的管理系统，让人事档案资料可以得到及时存档，能够利用系统及时输进输出。此外，需提高人事档案管理的层次性，从手工管理过渡到智能化管理，重视工作人员对人事档案现代化管理手段的掌握，切实加强管理的实效性。

（三）提高信息化管理的安全性

若想确保企业人事档案信息化管理整体安全，需做好下述三项工作。第一，需构建健全的人事档案管理法规，对人事档案的安全标准与管理机制进行严格规范，不断优化信息安全保证体系。第二，企业需加大人事档案管理者培训力度，从思想意识上加强人事档案管理者的安全意识。第三，需加强人事档案管理的规范性，制定健全的管理规则与标准，并积极优化人事档案信息化管理系统，做好定期维护与更新工作。

（四）加强档案管理者的综合素养

人事档案管理工作为一项十分繁杂的工作，有较强的技术性与政策性，是保密性与服务性的有机结合体。为此，企业领导需给予人事档案管理工作足够重视，讲档案管理团队建设当作是重点工作进行。需构建档案管理小组，加大对档案管理者监督力度，从制度的层面约束档案管理者的工作。另外，还需增强人事档案管理者培训，提高管理者的专业技能与道德素养，通过组织一系列活动来推动档案管理队伍工作水平上升到新高度，用现代思想来武装管理者金的头脑，让其树立正确的三观，坚守自己的岗位，严格遵守纪律，全面落实《档案法》规定。不同不断实践来增强档案管理者的综合素养，充分发挥档案管理者的效用与价值，为提高企业整体管理效率提供有利条件。综上所述，对于企业长远发展来讲，加强人事档案管理十分重要，其不但能够保证人事档案的实效性，还能提高企业整体工作效率。基于此，相关人员需加大人事档案管理力度，让其存在的价值在企业日后发展中发挥出最大化。

作者： 马鹏程 单位：航天万源实业有限公司