企业人事档案管理工作加强实践思考

摘要：人事档案管理工作是企业开展人力资源管理的重要内容之一，对企业发展产生了重大影响。现阶段，随着经济高速发展，企业规模逐渐扩大，企业在发展同时出现了人才严重流失问题，为解决这一问题，企业需要积极开展人事档案管理工作，做好人事档案的接收、整理以及移交等工作，提高人事档案管理工作效率，从而提高企业管理水平，推动企业进一步发展。但由于部分企业，其人事档案管理工作中还存在诸多问题，例如重视程度不足以及档案管理水平低下等，严重制约了企业发展。在本次研究中，首先分析人事档案的具体内涵以及人事档案管理工作开展重要性，其次分析管理工作中存在的问题，最后针对具体问题，提出解决措施，完善人事档案管理工作，提升管理质量。

关键词：企业；人事档案；管理工作

当前在企业人力资源管理工作中，其人事档案管理工作难度较大。档案是个人学历、身份资料的重要文件，而从人力资源角度阐述，档案与员工薪酬、社会劳动保障等内容存在密切联系性。部分企业在人事档案管理中，缺乏重视程度与创新意识，管理方式较为落后，导致工作人员工作压力大，需要消耗大量时间在档案整理、统计以及管理中。由于人事档案数量多，工作量大，档案管理失误时常发生。针对这一问题，企业应当摒弃落后档案管理模式，加强人事档案管理工作开展，从而推动企业发展。

一、人事档案内涵与企业人事档案管理重要性分析

（一）人事档案内涵人事档案是中国人事管理制度中的一项重要内容，同时人事档案也是个人身份、学历等方面的重要体现，与个人工资待遇、社会劳动保证等方面具有紧密联系，具有一定法律效应，也是人生轨迹记录的重要体现。人事档案具有全面性、真实性、动态性、流动性以及机密性等特征。

（二）企业人事档案管理的重要性企业的高效发展离不开人才支持，企业需要重视人事档案管理工作开展，从人员以及资金等方面推动人事档案管理工作开展，在最大程度上发挥其作用。企业开展人事档案管理工作，其重要性可从以下几方面阐述。1.帮助企业充分把握人员情况。企业在开展人事档案管理工作中，会依据员工属性进行存放，例如在职、离职、退伍军人以及退休等，同时会制作分账。按照员工属性分类，退伍军人档案分类主要是为了响应国家组建退役军人事务部管理保障体系，在通常情况下，单独进行退伍军人人事档案分类管理，主要是为了便于企业掌握与利用。同时国家也提出，组建现役军人管理保障机构，能够在最大程度上为退役军人所服务。因此企业在开展人事档案管理工作时，也需要依据当前社会形势进行工作调整与创新，帮助企业更好掌握人员情况，并为企业提供相应服务。2.提供人事决策依据。在人事档案中，详细记载了员工的工作状态、奖惩情况、工作水平以及学历等各项信息，只需要查询人事档案，便能够在第一时间了解员工的各项信息。首先企业在招聘新员工时，需要考察员工的学历、专业以及品德等信息，从而帮助企业进行判断，综合分析是否满足岗位要求。企业有助于人力资源管理工作的优化，从而实现人力资源系统共享，保障企业人员流动的合理性，在最大程度上实现人力资源优化，推动企业发展。最后通过人事档案管理工作，便于企业人才选拔。企业在选拔人才时，可通过个人档案，了解员工情况，对企业制定人才决策时提供科学化依据。同时企业部分员工在达到退休年龄时，通过查询档案，从而确定准确退休时间，并确定退休待遇，有助于员工退休手续的办理与落实。

二、企业人事档案管理现状

（一）对人事档案管理缺乏重视企业在发展过程中，只注重企业运营中的经济效益，忽视人事档案管理的重要性。造成这一现象的主要原因是由于在人事档案管理过程中，经济效益体现不明显，同时也并未对企业发展产生贡献，因此企业管理者忽视人事档案管理的重要性。而企业员工则认为人事档案管理工作十分简单，只需要在日常工作中对相关资料进行整理与分类即可，并不需要浪费大量时间以及精力去分析档案的真实性与完整性。正是由于当前企业管理者以及企业员工对人事档案认识不够深入，缺乏重视程度，导致人事档案管理工作中存在诸多问题，制约企业发展。

（二）人事档案管理理念不够深入在企业实际运营过程中，出现部分档案管理人员逐渐向其他岗位流动的现象，人事档案管理人员流向其他岗位，则会导致大量经验丰富的档案管理工作人员流失，同时由于人员调动问题，导致档案内容无法及时更新与完善。存在新入职的档案管理者，其工作经验相对缺乏，无法独立完成人事档案管理工作，在工作过程中，往往会依据书本知识开展工作，创新能力不足，严重制约了工作效率。最后，由于部分单位其人事档案管理工作仍旧采用传统管理方式，例如手动整理资料与归类。我国目前已经步入信息化时代，在多个行业中都运用了信息技术，工作效率大大提升。在人事档案管理中，也应当积极采用先进管理方式，提高工作效率，传统管理方式工作效率低下，极易出现错误，这一管理方式已经逐渐被淘汰。

（三）人事档案管理人员管理水平有限当前，我国人事档案管理人员的专业技术相对较低，而企业管理者在企业运用过程中，为有效节约成本，通常会选择一部分未接受过专业培训的人员从事档案管理工作。由于档案管理人员专业能力不足，同时专业不对口，这部分因素严重制约了企业人事档案管理工作开展。同时由于企业档案管理部门对企业的贡献相对较小，且没有业绩成绩，导致档案部门中的员工纷纷选择调岗，档案管理部分人手不足，便会从其他科室借调人员辅助档案管理工作开展。这一现象则会导致档案管理工作十分混乱，在人事档案管理过程中，极易出现差错，导致档案管理工作效率低下，严重影响企业高效发展。

（四）人事档案管理不够规范性存在部分企业，虽然认识到人事档案管理工作对企业发展的重要性，也采取了多种措施推动人事档案管理工作开展，但由于在企业内部，缺乏管理制度，导致在实际工作开展过程中，出现分工不明确等问题，同时由于管理流程不清晰，管理工作过程中缺乏统一标准，人事档案管理工作开展效率低下。存在部分企业，其管理者自身观念落后，不了解人事档案管理工作开展作用，企业内部对人事档案管理不够重视，因而其工作人员在日常工作中，并未树立责任意识，在人事档案管理中，信息收集与整理缺乏完整性，甚至还存在随意放置档案材料的现象，严重影响人事档案管理工作效率，不利于企业人事工作开展。

三、强化企业人事档案管理举措

（一）强化档案管理意识企业管理者在日常工作中，应当起到一定榜样作用，积极转变自身思想认知，重视认识管理作用，重视档案管理工作开展。而人事档案管理人员，需要树立一定职业认知与职业观念，在日常档案管理工作中，需要遵守企业规章制度，同时还需要树立正确职业观念，提升工作效率。为有效提升企业人事档案管理的意识，可从三方面采取措施。首先需要责任到人，设立专门监督人员，负责档案管理工作开展，制定完善奖惩制度，并与员工工资、奖金相关联，调动员工工作积极性。一旦档案管理人员在工作中出现档案管理所失误等，需要采取一定惩罚措施。其次需要鼓励企业各部门员工提出意见与建议，从而推动改进管理工作开展。最后企业需要加大对档案管理部门的资金投入，及时更新硬件设备。

（二）全面引入信息技术当前我国已经步入了信息时代，信息技术高速发展，因此企业需要跟随时展步伐，将信息技术运用在企业人事档案管理工作中，其工作效率以及工作质量将得到进一步提升。例如在日常档案管理工作中，其工作人员可依据档案性质进行分类，继而将完成分类的档案录入到信息库中，运用计算机技术的准确性以及便捷性特征，对档案进行筛选，使得管理者能够快速找到相应人员信息，工作时间大大缩减，工作效率得以提升，还能够提升人事档案管理工作的有效性。此外由于档案管理工作具有一定参考与借鉴作用，因此档案管理部门的工作人员需要将整理好的档案进行打印，从而留档，便于后期使用。高速发展的信息技术运用在人事档案管理工作中，改善传统管理方式中存在的不足，保证档案管理的科学性以及准确性，提升工作质量，对企业发展起到一定推动作用。

（三）构建档案管理机制为保证企业人事档案管理工作高效开展，企业应当构建人事档案管理机制，运用制度规范员工行为，推动工作高效开展。企业在开展档案管理工作时，需要完善自身管理机制，保证在工作中做到有章可循。档案管理部门要想制定出科学管理制度，需要做好两方面工作。首先企业需要积极建立目标责任制。为有效激发人事档案管理人员的工作积极性，企业可针对表现优异的员工给予物质奖励，例如提高薪资待遇等，通过这一方式，能够从根本上调动员工积极性。其次企业需要构建监督机制，保证人事档案管理工作开展更加正规与合理。企业通过创新档案管理机制，对档案管理工作进行进度，能够从根本上推动档案管理工作开展。

（四）提高认识档案管理工作规范化水平企业在开展人事档案管理工作时，其基础工作内容为档案信息收集与整理，当企业员工出现变化时，需要以及实际员工情况进行档案补充，使得档案内容十分完。工作人员在档案归档处理工作时，应当认真审核，避免虚假信息存在，同时还需要审核档案信息与员工实际信息是否一致。此外工作人员在对档案进行分类时，需要按照分类标准进行分类，便于档案取用以及整理。最后企业应当对当前档案管理制度进行完善，从而保证其规范性，在这一基础上，企业还需要采取奖惩制度，针对档案管理中出现失误的员工需要进行惩罚，针对表现优异的员工，则可进行奖励。通过这一方式，员工工作积极性被调动，同时还能够保证档案管理工作的规范性。

四、总结

企业应当重视人事档案管理工作的重要性，并创新档案管理模式，顺应时展潮流，将高速发展的信息技术运用在档案管理工作中，对企业内部制度进行完善，实现人事档案管理工作顺利开展，同时带动企业进一步发展。

参考文献：

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作者：尹云飞 单位：中石化石油工程地球物理有限公司华北分公司