信息化高校人事档案管理对策分析

一、人事档案管理信息化

1.信息化管理方法

人事管理部分由管理员和操作员负责。管理员负责将师生的人事档案分类入库，系统化管理;操作员负责将师生的档案进行计算机化、规范化处理，并入库管理，促进档案的完整、准确和全面。档案的计算机化的好处在于，在这个互联网时代，人们只要在有网、有电脑的地方就能方便快捷地调出自己的人事档案，而不用像以前一样，到哪里工作都要带着自己的档案，从而避免了档案的流动性带来的弊端。由于档案还具有机密性，所以操作员在将档案资料入库的时候，会对每个人的信息进行加密保存，这就意味着除了档案所归属的本人，一般情况下没有人可以看到其他人的档案信息，也不会轻易篡改当事人的信息。档案的真实性要求档案必须具备说服力，即使是当事人也不能随意添加或删除自己的信息。如果要修改，也是在提供相应证明的情况下，由相关管理人员审核通过后方能改动。而档案的动态性要求档案能够时时更新，以往的纸质档案的更新基本上是没有规律的，不仅信息更新慢，而且不利于保管，而现在的信息化管理会在规定的时间立即更新。档案的全面性和现实性更是要求信息的更新速度不能太慢，导致档案归属人生活和工作中的不便。

2.加强信息化的档案安全管理

铁皮柜的保存方式会让档案在存放过程中出现受潮、腐烂等问题，而且在流动过程中容易丢失。信息化档案管理虽然没有了传统保存方式的弊端，但互联网时代，国家机密信息系统也会遭到黑客入侵，导致国家或者个人信息被盗。所以在信息化系统中人事档案的保密工作尤为重要，应该把它作为档案管理工作人员工作的重要环节加以重视，随时查阅信息是否完善。在大学，师生的档案通过层层设密来保证安全，譬如指纹识别或者人脸识别。提前录好新生的指纹和人脸入库，这是一项庞杂、烦琐的工作，但也只有如此，才能保证师生档案的安全。如果教师和学生想读取自己的档案，只需要指纹和人脸识别就可以，但是如果想要修改信息，则需要相关的证件证明或者档案管理的工作人员才能做出修改，这比以往在纸质档案上随意修改的说服力要大。

3.档案信息的撤销

以往的纸质档案上如果有不良信息需要撤销，通常的工作程序是:先去档案所在地提取档案，再到需撤销信息记录地获得许可并找相关单位签字盖章，随后拿到现档案所在地进行修改。而档案被收录入库后，便不用这么麻烦，不仅可以省去长途的奔波，也不用将档案提出又存入，避免了档案在流动过程中的安全问题。

二、重视档案管理部门的工作

1.管理员

档案管理员要严格按照《中华人民共和国档案法》的规定，对学生的档案进行有序严格的管理，而要使管理有力，负责档案管理的工作人员必须要具备专业素养和业务素质，对待管理工作一丝不苟。首先，作为工作人员，自身必须热爱本职工作，只有喜爱这份工作才能做好这份工作。其次，要具备一定的专业素养。虽然高校目前还没有针对档案管理开设专业课程，但是作为高校档案管理工作人员，必须认识到工作的重要性，通过多种渠道学习专业知识，提高自身的专业素养。最后，管理员还应该提高业务素质，对待他人的档案，秉承客观公正的工作态度，对于有机会接触解密文档的人员，绝不徇私枉法。

2.管理配置

在档案管理室，要为档案管理员专门配备相应的办公用品，还要为专职的工作人员配备专用的办公场所和档案存放库，从而在硬件和软件上保证档案管理的质量。

3.管理素养

知识不能只凭实践总结，还要靠系统化的学习，唯有进行专门的管理培训，才能有效提高管理人员的管理素养。因此，对档案管理员的专业知识培养势在必行。建议由国家来牵头，尽快制定对管理员进行专职培训的相关规章制度，而这项工作可由学校的管理部门负责落实。再则，在档案管理信息化普遍化后，高校也应设置相应的管理课程，作为相关专业的必修课程，将档案管理的重视程度提高到一个新的层次。

三、高校档案管理对策

1.增强高校人事档案管理的责任感

同志曾说:“档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。”因为学校档案管理这一工作领导不重视，晋升机会少，所以管理员容易懈怠。因此，学校领导应重视档案部门的工作，加大对管理员的培训力度，提高他们的待遇水平，培养责任感，让工作人员有意识地提高自身的素质，认真对待档案管理工作。

2.加大硬件配备力度

在南通大学，档案管理工作室毫不逊色于教师办公场所，在档案室设备条件上，在档案管理人员的配备上，在档案资产投入上，在档案工作宣传上都十分重视，只有这样，人事档案才能得到有效管理，而加大宣传力度，能够扩大舆论监督，使档案的机密性得到保障。南通大学有一个特别值得效仿的管理方法就是，他们不仅会把所有师生的档案信息化，而且还会完好地保存师生的纸质档案，作为原始参考文件。这样有效避免了纸质文件的丢失，或入库到互联网的文件被盗或者更改。这些工作虽然会消耗大量的财力、物力和人力，但由此也可看出，南通大学对信息化下人事档案的管理投入也是相当重视的。

四、结束语

档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，是社会信息系统的基石。作为教育机构的档案部分，应从传统的管理方式向现代化、信息化转变。国家也应该尽快地将信息化档案管理规范纳入到法律法规中，使档案管理有法可依。而对于工作人员，应加大对他们专业素养的培训力度，特别是信息化档案管理操作方法，让管理人员做到与时俱进。

作者：侯光兰 单位：福建生物工程职业技术学院人事处