信息技术下的药品库工作流程优化

[摘要]目的：基于信息技术进行药品库工作流程优化，实现从药品采购到入库、应用的全流程信息化管理。方法：部署数据交换前置机和数据库，改造完善药品库信息系统，完成与重庆市药械全程追溯体系暨医药智能物流公共信息平台的互联互通，实现医院药品线上采购、订单上传、验票收货以及电子入库工作的流程优化。对比分析药品库信息系统流程优化前后的各项工作耗时，并自制调查问卷调查流程优化的满意度。结果：流程优化后各项工作耗时明显缩短，其中每周大计划中的生成计划时间缩短87%，审核计划时间缩短93%，线上采购时间缩短89%；100种药品的票据查验时间缩短93%，药品入库时间缩短80%，入库审核时间缩短67%。药品库信息系统流程优化后工作人员满意率为89%。结论：药品库信息系统的改造及药品库工作流程优化，明显减少药品库工作人员工作量和工作时间，提高药品库工作人员满意度，可让医院更好地推行“两票制”。

[关键词]流程优化；信息技术；信息化；两票制；药品库；采购管理；库房管理

2016年12月26日，国务院医改办、国家卫生计生委等八部门联合印发《关于在公立医疗机构药品采购中推行“两票制”的实施意见(试行)》，要求各地结合实际制定实施细则，争取到2018年在全国全面推开[1]。2016年12月30日，重庆市卫生和计划生育委员会、重庆市发展和改革委员会等九个部门联合印发《重庆市公立医疗机构药品采购“两票制”实施方案(试行)》，要求2017年6月1日起，全市所有公立医疗机构正式全面实施“两票制”[2]。“两票制”具体是指药品生产企业到流通企业开一次发票，流通企业到医疗机构开一次发票。实施“两票制”后，因要求药品入库时票、货、账三者需完全一致方可入库和使用，相比“两票制”实施前，医疗机构药品库工作人员的票据查验工作量极大增加，工作效率随之降低[3-5]。具体表现在：需对每次采购的所有药品生产企业的各药品品种出库单和增值税发票进行比对，较“两票制”实施前只查验流通企业供应商的出库单和药品检验报告的工作量增加较多[6-8]；部分药品票据无法做到随货同行，导致收货时无法对票据进行查验核对，需补票后再补做查验工作[4-5,9]；部分票据复印件中批号及数量等关键信息不清晰，且医疗机构无辨别票据真伪的手段，增加了票据查验难度[3,9]；票据查验工作缺少信息化支撑，所有查验核对工作均需人工处理，工作量大、准确率降低[9-10]。《重庆市公立医疗机构药品采购“两票制”实施方案(试行)》要求，在推行“两票制”工作中，要充分运用重庆市药械全程追溯体系暨医药智能物流公共信息平台(简称“平台”)开展“两票制”电子监管工作，平台基于统一的接口标准，运用数据交换系统实现平台与医药生产企业、经营企业和公立医疗机构之间的数据交换与信息共享。为此，重庆医科大学附属第一医院借“两票制”实施契机，对药品库信息系统进行完善，对药品采购和(或)入库等工作流程进行优化，实现药品采购和(或)入库的全流程信息化。

1基于信息技术的药品库工作流程优化

1.1工作流程优化设计

流程优化前所有工作基本均手工完成。①每周大计划及补充计划仅能通过报表统计生成或人工制表，无法保存在系统进行下一步审核；②采购计划需打印为纸质版交负责人审核，负责人调整审核签字后，再修改为电子版形成最终的采购计划；③需登录平台网页端通过Excel导入方式上传采购计划下单，上传速度慢，非每周采购大计划需逐条人工下单；④药品分批送达后，人工查验纸质票据工作量大、效率低，且常因票据模糊增加验票难度；⑤药品入库时，所有入库信息均需人工录入，工作量大且易出错，审核工作量大。鉴于上述问题，医院对现行工作流程进行优化，对现有药品库信息系统进行改造完善，并完成与平台的对接[11-12]。优化流程后改造完善的药品库信息系统能实现在系统中生成每周大计划、可在系统中录入补充计划、在系统中调整审核计划、审核计划后能自动上传至平台生成采购订单、自动同步平台上的订单出库信息以及两票制备案信息及发票信息，实现了医院药品线上采购、订单上传、验票收货及电子入库的全流程信息化，提高了药品库管理员的工作效率，药品库工作流程优化前后比较见图1。

1.2工作流程优化网络结构

该流程优化除改造原有药品库信息系统以实现在系统中完成药品采购计划的生成、修改及审核外，最大的改动在于让审核后的采购计划能自动上传至平台并生成采购订单，且能同步平台上的订单出库信息、两票制备案信息及发票信息，实现票据的电子查验及药品的电子入库。为此，医院部署1台数据交换前置机，在其上分别部署医院信息系统(hospitalinformationsystem，HIS)和平台数据交换所需的中间数据库；为保证院内系统及前置机数据安全，数据交换前置机部署在医院内网，通过证书颁发机构(CertificateAuthority，CA)认证安全加密建立https协议安全通道，经防火墙再通过专线连接到平台服务器，其网络结构见图2。

2基于信息技术的药品库工作流程优化应用

2.1研究资料

收集2018年8-10月重庆医科大学附属第一医院完善药品库信息系统并优化流程前的生成计划、审核计划、线上采购、票据查验、药品入库及入库审核各项工作耗时数据，以及2018年11月至2019年1月优化流程后的相应各项工作耗时数据和流程优化涉及到的18名药品库工作人员对流程优化的满意度数据。

2.2分析方法

统计分析流程优化前后生成计划、审核计划、线上采购、票据查验、药品入库及入库审核的各项工作耗时数据；采用自制调查问卷的方式调查流程优化涉及到的18名工作人员对流程优化的满意度，问卷设置为满意和不满意2项内容，满意度为满意数占有效问卷总数的比例。

2.3应用效果

(1)各项工作耗时比较。采用新流程后，所有工作均在系统中完成，工作量减少、耗时缩短，工作效率明显提高。流程优化前后各部分工作耗时统计结果显示：流程优化后每周大计划中的生成计划时间缩短87%，审核计划时间缩短93%，线上采购时间缩短89%；100种药品的票据查验时间缩短93%，药品入库时间缩短80%，入库审核时间缩短67%，见表1。(2)药品库工作人员满意度。向18名在岗药品库工作人员发放满意度调查问卷18份，回收18份，问卷回收率100%，其中有效问卷18份，有效问卷率100%。调查结果显示：16名工作人员满意，占比89%，2名工作人员不满意的原因是优化后的系统在使用过程中还存在一些问题，需进一步完善。

3讨论

通过信息化的科学管理手段，完善药品库信息系统、优化药品采购和(或)入库等工作流程，能较好地完成“两票制”的推行工作[13]；可实现医院药品线上采购、订单上传、验票收货和电子入库的全流程信息化，减少药品库工作人员工作量，提高工作效率，节约人力物力资源。使用过程中也发现存在的一些问题，需进一步探索完善：①在电子查验中，部分药品发票上传不及时，导致无法从平台上同步两票制备案信息及发票信息，应将通过药品库信息系统与SPD(Supply供应，Processing加工，Distribution配送)对接，实现与大型药品供应商企业资源计划(enterpriseresourceplanning，ERP)系统对接，从而实现另一种方式的两票制信息电子查验[14-15]；②在扫码入库时，药品电子入库后虽无需逐条人工录入，但仍需根据药品的实际送达情况人工查找各药品的入库信息并进行调整。未来将通过药品库信息系统与SPD对接，实现药品的扫码入库，减少人工操作[15-16]。

4结论

药品库信息系统的改造及药品库工作流程优化，能明显减少药品库工作人员工作量和工作时间，提高药品库工作人员满意度，可更好地推行“两票制”并实现药品采购和入库的全流程信息化。

作者：鄢羽 潘方瑜 胡磊 肖明朝 单位：重庆医科大学附属第一医院信息中心